Projektledningsprogramvara

Projektledning Programvaruöversikt

Förena ditt team och förbereda dem för att fungera som en enhet är integrerad med dina projekts framgång. Men utan korrekt program för projektledning kan du fördubbla dina ansträngningar istället för att optimera dem. Tänk på hela tiden du har spenderat jongleringskalkylblad och hanterar din överflödiga inkorg. Med rätt verktyg kan du vara mer strategisk med dina resurser.

Det finns två grupper av verktyg som är utformade för att hantera arbetet mer effektivt: arbetshantering / samarbetsverktyg och personliga produktivitetsverktyg.

Projektledningsverktyg kan variera från lag till lag, men de flesta är datorprogram som hjälper användarna att planera, utföra och hantera projekt på en centraliserad virtuell plats.

Du kan använda program för projekthantering för något av följande:

Vem ska använda projekthanteringsverktyg?

Den som hanterar projekt kan dra nytta av projekthanteringsprogram. Även om du inte kör formella projekt eller har titeln "Project Manager", kan projekthanteringsprogramvara fortfarande vara användbar.

Många företag som inte driver formella projekt använder programvara för att planera, organisera, spåra, övervaka och utföra sitt arbete.

Dessa verktyg kommer i många olika former, precis som själva själva. Till exempel kan några av dina planer vara enkla processer som bara involverar dig och en annan person, medan andra kan ta flera lag månader (eller till och med år) för att slutföra. Här är tre typer av verktyg som kan hjälpa till att hantera uppgifter och lagarbete.

Ett verktyg som tillåter människor att prata eller videochatt med avlägsna kollegor i realtid är viktigt för alla affärer. Du måste höra dina kollegor i möten, och det är ännu bättre om du kan se dem också (för, som vi alla vet, är icke-verbal kommunikation lika viktig i dessa situationer).

Det finns intensiv konkurrens på den omedelbara meddelandemarknaden. Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter, och Facebook Messenger dominerar fältet tillsammans med ett växande antal mobila-första applikationer.

5 WS av virtuell kommunikation

3 Videokonferens Skräckhistorier & Amp; Tips för att undvika dem

5 Bästa videokonferens & amp; Möte apps för ditt lag

Föreställ dig en plats att lagra ditt lags kombinerade visdom, tillgänglig av alla medlemmar via en sökbar databas. Du kan uppnå detta med kunskapsbasverktyg som interna bloggar eller wikis (något UDN Task Managerkan göra mycket bra). Dessa verktyg gör att du kan dokumentera processer och spela in kompetens eller bästa praxis för att dela med laget, så informationen är tillgänglig för alla.

Hur man skapar en Wiki Knowledge Base medUDN Task Manager

UDN Task ManagerProjektledningsfunktionerna förbättras med Wiki

3 typer av data som hjälper till att undvika projekthanteringsfel

Varför måste du spela in dina projekthanteringsläror: Tips & Amp; Mall

För att arbeta med samarbetande behöver du enkelt att dela filer.

Du kan bifoga filer till e-post, men det ärMycket avskräcktEftersom det ofta leder till problem och bortkastad tid. Fil-delningsverktyg gör att du enkelt kan spara, synkronisera och dela filer med ditt lag. Många alternativ är tillgängliga, inklusive ruta, dropbox, onedrive och Google-enhet - som allaintegrera direkt medUDN Task Manager . Om du använderUDN Task Manager, Du kan enkelt bifoga filer från dessa tjänster till dina uppgifter.

5 virtuella dokumentationsfel du gör

Cloud Project Management Software vs Online File Storage: Vad är skillnaden?

Förhandsgranska dina filer innan du hämtar med vår Box See Integration

Fäst dina OneDrive-filer direkt tillUDN Task ManagerUppgifter med den nya integrationen

UDN Task ManagerHjälp: Fäst filer

Personliga produktivitetsverktyg

Den genomsnittliga arbetstagaren ärdistraherad var 11: e minut. Det kan vara utmanande att bekämpa avbrott och fokusera enbart på jobbet, varför många vänder sig till hjälpsamma produktivitetsverktyg. Produktivitetsapps kan döda varningar och meddelanden, tvinga dig att fokusera på en webbläsarflik åt gången, drunkna ut på kontoret (eller hemmakontoret) buller runt dig och organisera ditt arbete. Vi har listat 10 användbara verktyg här: 10 gratis produktivitetsapp för att få saker gjort .

Men många organisationer finner att dessa verktyg inte är tillräckligt flexibla för att passa alla typer av projekt. Enbart med hjälp av e-post och gruppmeddelanden för projektledning leder till förlorad information, dokumentversionsproblem och brist på klarhet på prioritering och uppgiftsberoende. Här är där projekthanteringsprogramvara kommer in.

Fantastiska produktivitetsresurser för Procrastinators

5 skäl till varför ditt lag inte får saker gjort

3 Notoriska produktivitetsmördare och hur man bekämpar dem

50 Produktivitets tips för att öka din hjärnkraft

16 enkla motivationstips för att få mer gjort

Ska vi ha det här mötet?

4 konstiga sätt att lura dig själv för att vara produktiv

5 Inspirerande produktivitetstips från boken Hantera din dag-till-dag

E-posthantering: 10 smarta tricks för att slå in inkorg noll

Produktivitet Hacks gör förskott till handling

Varför använda Project Management Software?

Hantera ett projekt utan korrekt programvara är möjligt, men det ökar risken för fel och ineffektivitet i processen. Projekthanteringsprogramvara möjliggör enkel synlighet och samarbete.

Medan det är möjligt att använda kalkylblad för projektspårning,Det kräver mycket tid och ansträngning. Manuell uppdatering av kalkylblad ökar risken för fel och, för resten av laget för att se uppdateringen, måste kalkylbladet återförsäljas och återuppladdas till en central plats.

Andra frågor Projektledare kan ha med kalkylblad är:

Projektledningsprogramvara hjälper dig att övervinna alla dessa problem.

Här är15 ytterligare skälVarför folk väljer att använda Project Management Software:

Hur kalkylblad kostar dig tid och pengar

Most Wished Project Management Software Funktioner: GetApp Report

Hur framgångsrika lag använder Project Management Software

Cloud Project Management Software vs Online File Storage: Vad är skillnaden?

Varför (och hur) ett litet företag väljer projekthanteringsprogramvara

Vilka är fördelarna med Project Management Software?

Projektledningsprogramvaraär fördelaktigt för alla företagsom hanterar projekt, oavsett organisationsstorlek eller industri. Programvaran tillhandahåller projektplanering och resurshanteringsmöjligheter som alla kan använda, inklusive företag som inte driver formella projekt.

Alla företag som behöver en effektiv metod för uppskattning, planering, spårning, leverans och fakturering för sina tjänster kan dra nytta av att man antar projekthanteringsprogram. Det låter dig skapa, implementera och hantera effektiva och optimerade processer för ditt lag och företag.

Här är tre av de viktigaste fördelarna med att implementera projekthanteringsprogram:

Projektledningsprogramvara skapar en central arbetsyta och kunskapsbas för ditt lag. Centralisering gör det lättare att spåra uppgifter och projekt, minska förvirring och felaktighet.

Denna synlighetFörbättrar planeringen och uppskattningen av framtida projekt. Tidsloggar gör att du kan granska tidigare projekt och förutsäga hur långsiktiga uppgifter kommer att ta, hjälper dig att beräkna fakturerbara timmar. Du kan också använda denna information för att avgöra om potentiella projekt kommer att vara lönsamma.

Projektprogramvara minskar också arbetet och den tid som krävs för att spåra och kompilera data manuellt. Med manuella metoder som kalkylblad finns det alltid risken för mänskligt fel, förseningar i uppdateringar och med flera versioner av samma fil. Med programvara kan du enkelt behålla en enda källa till sanningen.

Projektledningsprogramvara kan hjälpa lag att samordna uppgifter och automatisera arbetsflödet. Det meddelar lagmedlemmar när de behöver börja arbeta, vilket minskar förseningar och behovet av go-betweens.

Projektledningsprogramvara ger också inblick i framsteg, vägspärrar och framgång. Nummer ettFördel för projektprogramvara för småföretagär tidsspårning. Att se var varje minut går hjälper småföretagare att identifiera och ta bort flaskhalsar. Denna funktionalitet möjliggör också den tidiga identifieringen av förseningar och problem.

Utan en centraliserad bas för samordning och kunskapsdelning kan du och ditt team bli offer för felplacerade dokument, felkommunikation och gissning kring ansvar och framsteg. Projektledningsprogramvara säkerställer att kvaliteten inte lider och uppgifterna tar inte längre än nödvändigt.

Strömd kommunikation är en av de viktigaste fördelarna med projekthanteringsprogram. Företagen ärförlita sig mer än någonsin på avlägsna lag, kontraktsarbetare och frilansare. Det blir allt viktigare att företagen kaneffektivt kommuniceramed lagmedlemmar på kontoret och bortom.

Med molnbaserad projekthanteringsprogramvara kan virtuella lag och intressenter logga in på din centrala arbetsytor från var som helst, när som helst. Med 24/7-anslutningen kan du enkelt kommunicera över länder och tidszoner.

Projektledningsprogramvara ger alla nyckelpare direkt tillgång till uppdateringar, lägesrapporter och projektmeddelanden oavsett var de är. Intressenter kommer aldrig att behöva vänta på att någon ska maila dem en gammal rapport. En centraliserad nav låter alla lämna feedback på uppgifter, eliminera långa, svåra att följa e-trådiga trådar.

Hur kalkylblad kostar dig tid och pengar

5 vanligaste misstag i hanteringen av flera projekt: programvara och amp; Teknologi

6 Fördelar med samarbetsledning

Hur man väljer den bästa projektledningsprogramvaran

Det finns många typer av projekthanteringsprogram på marknaden, men att välja rätt för dig och ditt lag är kritiskt. Här ärNågra frågor att frågaVid bedömning av program för projektledning:

En av de viktigaste sakerna att tänka på när du väljer din programvara är din långsiktiga strategi. Att få ditt lag bekant och bekvämt med projekthanteringsprogramvara tar tid och resurser. Du vill se till att du väljer en som kan växa och anpassa sig med ditt lag, inte begränsa det.

När ska du investera i Project Management Software?

Det är vettigt att investera i projektledningsprogramvara när du ser deadlines missade, processer som faller ifrån varandra, och felkommunikation förekommer - men det kan det redan vara för sent. När allt kommer omkring, när du har fått till det härstaden, lider du redan de negativa effekterna.

För bästa resultat bör du investera i programvara innan den blir kritisk. Medan det kan vara svårt att förutsäga när du är på väg att växa mer rudimentära verktyg,som kalkylblad, här är tre tecken på att det är dags att investera.

En betydande faktor i ditt beslut att investera i projektprogramvara ärtillväxthastighetenDin verksamhet genomgår för närvarande. Om dina projekt och lag växer i storlek eller nummer, kommer du sannolikt att behöva projekthanteringsprogram. Kommunikationen blir svårare som lag växer och sprider geografiskt. Du kan också behöva anta nya sätt att samarbeta, till exempelasynkron kommunikation, vilket är svårare utan rätt verktyg.

Projektledningsprogramvara är också fördelaktig när man planerar att skala ditt företag. Om du tar på dig större, mer komplexa projekt, måste du anta mer robusta projekthanteringsverktyg. Att växa ditt företag kräver automatisering av repetitiva administrativa uppgifter. Utan medel för att effektivt fungera som du växer, kommer du säkert avfall av pengar och ansträngning.

Processer blir också mer komplicerade när du växer, så att ha ett verktyg för att hantera alla bitar och intressenter är avgörande. Du vill inte missa kritiska projektuppgifter eller förbise några problem - det kan vara skillnaden mellan ett projekts framgång och misslyckande.

Agility är också viktigt eftersom ditt företag utvecklas. Det är naturligt att behöva ändra processer och metoder, och program för projektledning kan stödja dig hela med minimalt omarbeta och ingen förlust av historiska data.

I små företag kan anställda arbeta individuellt eller i små samlokaliserade grupper. Dessa förändringar som företag blir större och mer varierande och komplexiteten och behovet av samarbetet ökar.

Även när din organisation inte växer kan förändringar i funktionella strukturer eller fysiska platser signalera behovet av projekthanteringsprogram. Kommunikation och integration blir mer utmanande om du börjar använda entreprenörer eller avlägsna arbetstagare.

En ökning av externa partnerskap med intressenter som leverantörer, leverantörer och kunder kan också lägga till komplexitet för dina projekt. Om du till exempel gör ett projekt som kräver en underleverantör för att slutföra 35% av arbetet, kan ledningen och övervakningen snabbt bli svårt utan rätt programvara och processer på plats.

Utan projekthanteringsprogramvara spenderar anställda mer tid att göra manuella uppgifter som att skriva in data i kalkylblad. Det tar inte bara mer tid på förhand, men det ökar också sannolikheten för omarbetande på grund av fel och felplacerade data.

Projektledningsprogramvara minskar behovet av manuella och repetitiva uppgifter, frigör ditt team för mer analys och storbildsplanering. Denna funktionalitet hjälper också att se till att de inte överbelastas och att människor är engagerade och glada.

När allt kommer omkring tenderar folk att vara mer uppfyllda i sina jobbNär de gör något av värde, snarare än att slutföra små, repetitiva uppgifter om och om igen. Ingen är glad när deras kalkylblad kraschar, och de förlorar rapporten de tillbringade de senaste tre timmarna poring över.

Om dina lagmedlemmar kämpar mer och mer med ökade arbetsbelastningar och enkla verktyg som smuler under vikten av stora och komplexa filer är det dags att investera i projektledningsprogram.

6 frågor att fråga vid utvärdering av den bästa programvaran för projektledning

Använd det eller förlora det! De bästa projektledningsprogramvarans antagande tips

Varför ditt kreativa lag inte använder din projekthanteringsprogramvara

Hur mycket kostar arbetshanteringsprogramvaran?

Priset på program för projektledning, eller arbetshanteringsprogram som det ibland kallas, varierar. Faktorer inkluderar:

De flesta Project Management Software-leverantörer erbjuder flera olika förpackningsalternativ, separerade av företagsstorlek eller tilläggsfunktioner. Kolla uppDe bästa provisionsleverantörernaoch granska deras prissättning för att se vilket paket som uppfyller dina behov.

Det finns gott om gratis projekthanteringsprogramvarualternativ på marknaden, men de kommer ofta meddolda kostnader. Många gratis alternativ erbjuder inte utbildning och support, vilket innebär att du måste spendera mer på att genomföra och behålla systemet än du skulle med en betald lösning.

Det finns också kostnaderna för att inte ha projekthanteringsprogram. När vi pratade om i det sista avsnittet, utan projekthanteringsprogram, kommer du att öka både tiden som slutförde uppgifter och chansen att fel, vilket kostar dig pengar.

Projektledning programvara gör kommunikation och samarbete enkelt. Och när du anser att dåligt samarbete och kommunikationkan kosta ditt företag upp till $ 62,4 miljonerPer år, även den dyraste projektledningsprogramvaran börjar se mycket överkomliga ut.

Den dolda kostnaden för gratis projektledning programvara

Kostnaderna för att ha fel arbetshanteringsteknik

Att göra ingenting för att förbättra arbetshanteringen kostar dig pengar

Viktiga funktioner när du väljer en projekthanteringsprogramvara

Ditt lag kan behöva ett verktyg med några specifika funktioner eftersom de antar projekthanteringsarbetsflöden. Här är några saker att leta efter:

50 viktiga projekthanteringsprogramvarufunktioner

Större synlighet med nya och förbättrade instrumentpaneler

Skapa, hitta & amp; Använd de rätta filerna snabbare medUDN Task Manager

Så länge, Silos! 5 Verktyg Marknadsförare bör centralisera via arbetshantering

Most Wished Project Management Software Funktioner: GetApp Report

GetApp & amp; FinancesOnline RankUDN Task ManagerSom den bästa projektledningsprogramvaran

Slutsats

Projektledningsprogramvara kan ge betydande fördelar och kostnadsbesparingar för ditt företag. Om du är redo att uppleva alla fördelar med projekthanteringsprogramvara som är enkel men kraftfull, se till att välja ett verktyg som är värt din investering.