9 Kỹ thuật quản lý nhóm hiệu quả cho các nhà quản lý dự án
Đã từng có một thời gian khi bạn làm việc như một thành viên bình thường của một nhóm, nhận đơn đặt hàng và làm việc điên cuồng để hoàn thành công việc đúng hạn. Cho đến một ngày, bạn đã được thăng chức quản lý và không có gì giống nhau nữa. Những gì đến như một niềm vui sớm sớm biến thành một trách nhiệm đáng lo ngại đối với việc dẫn dắt, truyền cảm hứng và thúc đẩy những người dưới sự quản lý của bạn.
Rốt cuộc, không phải tất cả những gì lấp lánh là vàng. Và điều tương tự có thể được nói cho các nhà quản lý dự án. Quản lý đội hiệu quả đòi hỏi sự phát triển cá nhân và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, phát triển cần có thời gian và kinh nghiệm. Vậy làm thế nào bạn có thể làm người quản lý dự án, giải quyết sự năng động của quản lý nhóm hiệu quả khi bạn phát triển thành vai trò của mình?
Dưới đây là 9 kỹ thuật sẽ giúp bạn chăm sóc điều đó:
1. Tuyển dụng một cách khôn ngoan, chỉ định một cách khéo léo
Rất nhiều được đầu tư vào cách một đội nên được quản lý để đạt được kết quả mong muốn. Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi nói với bạn, rằng gần 50% quản lý đội tốt có thể dễ dàng thu được bằng cách xây dựng một đội tốt, để bắt đầu với?
Tất nhiên, xây dựng đội ngũ không phải là thứ có thể đạt được qua đêm. Đây là một quy trình bất cứ lúc nào cần nhập liên tục trên một phần của người quản lý dự án. Nhưng có những điểm bắt đầu nhất định có thể giúp bạn bắt đầu với một đội sẽ dễ dàng quản lý sau đó xuống đường.
Một trong những điểm bắt đầu này là tuyển dụng. Làm bài tập về nhà của bạn và đánh giá thành viên nhóm nào sẽ phù hợp nhất với một vai trò nhất định. Thực hiện sự siêng năng về chuyên môn cần thiết cho một vai trò, cũng như chuyên môn mỗi thành viên sở hữu.
Kết quả là, bạn sẽ không chỉ sử dụng tối đa các tài nguyên của mình, mà các thành viên trong nhóm của bạn cũng sẽ biết rõ rằng họ đã được bổ nhiệm một vai trò mà bạn đã khen ngợi bộ kỹ năng của họ. Cuối cùng, một tình huống cùng có lợi.
Tuy nhiên, hãy tuyển dụng một cách khôn ngoan và sau đó chỉ định một cách khéo léo, không phải lúc nào cũng đơn giản như âm thanh. Đây là lý do tại sao các tổ chức sử dụng một mô hình quản lý đội gọi là Vai trò nhóm của Belbin .
Vai trò nhóm của Belbin hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc chủ động quản lý nhóm của họ bằng cách hiểu các vai trò khác nhau trong một nhóm và các tính cách mà họ dự kiến sẽ thực hiện.
Mô hình nhóm Belbin nhấn mạnh 9 vai trò mà mỗi đội cần thực hiện. Điều này không có nghĩa là mọi đội cũng nên bao gồm 9 thành viên trong nhóm. Nó phụ thuộc vào cách Trình quản lý dự án hiểu các vai trò này và sử dụng các tài nguyên có sẵn để thực hiện chúng.
Vai trò nhóm của Belbin với tính cách và đóng góp tương ứng được tóm tắt trong bảng dưới đây.
2. Bản đồ & amp; Căn chỉnh: Timelines, mục tiêu và mục tiêu
Đối với quản lý nhóm hiệu quả, bạn phải chứng thực tốt quản lý thời gian cũng.
Đính kèm các mốc thời gian cụ thể vào vai trò của mỗi thành viên trong một dự án và liên kết nó thành các mục tiêu hàng tuần. Giữ các thành viên trong nhóm theo lịch trình xác định cho phép họ theo dõi hiệu suất và hoạt động của riêng họ với vòng đời của dự án.
Một cách để quản lý các mốc thời gian cá nhân là bằng cách sử dụng Phần mềm quản lý dự án[số 8] .
Quản lý tác vụ UDN[số 8] là một Công cụ quản lý nhiệm vụ miễn phí Điều đó cho phép bạn gán một ngày đáo hạn cho mỗi nhiệm vụ và dự án được tạo. Khi ngày đáo hạn sắp xảy ra, bạn sẽ nhận được thông báo cho một lời nhắc nhở. Ở trong Quản lý tác vụ UDN[số 8], bạn cũng có thể theo dõi tiến trình của từng dự án, liên quan đến từng nhiệm vụ trong dự án dưới dạng biểu đồ Gantt .
Thứ hai, tạo một mục tiêu duy nhất xác định phạm vi dự án là không đủ. Hãy chắc chắn rằng bạn sắp xếp mục tiêu đó với các mục tiêu của nhóm để mỗi thành viên biết cách liên quan đến các mục tiêu được chỉ định riêng của họ cho hình ảnh lớn hơn. Nếu không, các thành viên trong nhóm của bạn có thể lái theo hướng ngược lại.
Năm 2015, một cuộc khảo sát của Công ty rõ ràng Báo cáo rằng 97% nhân viên và giám đốc điều hành tin rằng sự thiếu liên kết trong một nhóm ảnh hưởng đến kết quả của một nhiệm vụ hoặc dự án.
Hầu hết các CEO sử dụng Mục tiêu và phương thức KẾT QUẢ CHÍNH (OKR), một khung đo lường hiệu suất của một công nhân đối với mục tiêu của mình trong một dòng thời gian nhất định.
Làm thế nào để viết công ty okrs để thiết lập mục tiêu hiệu quả?[số 8]
3. Áp dụng B.E.C.C với nhóm của bạn
Như một người quản lý dự án, bạn phải thành thạo với chóp vàng của truyền thông khi nói đến quản lý đội bóng hiệu quả. Mặc dù mẹo này vẫn còn vàng và bình đẳng mang tính xây dựng, nó không còn đủ ngày của riêng mình. Để trở thành một người quản lý dự án cũng mới lạ, bạn cần phải áp dụng B.E.C.C với nhóm của bạn. B.E.C.C là gì?
B = Bond, E = thông cảm, C = Connect và C = Giao tiếp. (B.E.C.C)
Có nhiều phong cách lãnh đạo ra khỏi đó để được nhân đôi và được thông qua. Nhưng để có một nhà lãnh đạo thực sự chuyển đổi, bạn phải cả ba: chỉ thị, hỗ trợ, và có sự tham gia.
Để thực hành lãnh đạo có sự tham gia, trao quyền cho nhóm của bạn, và trao cho họ những món quà của tự chủ. Khuyến khích sự tham gia của đội ngũ bằng cách cho phép ra quyết định để thoát khỏi cuối cùng của bạn để họ, vì vậy nhóm của bạn cảm thấy một cảm giác của sự giải thoát trái ngược với bầu không khí khác nghẹt thở của hướng dẫn sau đây nghiêm ngặt.
Để thực hành lãnh đạo Hỗ trợ, hiển thị / vạch mặt bên con người của bạn. Hãy để nhóm của bạn biết rằng bạn quan tâm đến họ.
Sundar Pichai, Giám đốc điều hành của Google, chia sẻ một trong những chiến lược lãnh đạo ủng hộ của mình:
“Để không chỉ nhìn thấy sự thành công của bạn, nhưng để tập trung vào sự thành công của người khác.”
Cũng đọc:
Quản lý Đội ảo: Thách thức, Mẹo & amp; Ảo Công cụ Quản lý Đội[số 8]
Ông giải thích rằng một phần lớn trách nhiệm của nhà lãnh đạo là tập trung vào làm cho người khác đạt được thành công của họ, thay vì tập trung vào anh / cô sở hữu. Điều này thường đòi hỏi như thế nào quản lý dự án biết các thành viên trong nhóm.
Của chúng điểm mạnh và điểm yếu , Thích và không thích của họ, làm thế nào một cách dễ dàng mà họ được thúc đẩy và các khu vực mà họ quan tâm. Bạn càng được giao với những khía cạnh của thành viên trong nhóm của bạn, thành công hơn bạn sẽ làm cho tại giải quyết vấn đề của họ và đưa họ vào dòng kết thúc.
Và để thực hành Chỉ thị lãnh đạo, áp dụng một cách thức mà bạn xuất hiện dễ tiếp cận cho các thành viên nhóm của bạn. Thiết lập một hệ thống thông tin phản hồi mà họ có thể tiếp cận bạn với các ý kiến và đề nghị của họ.
Đi nó từ Tim Cook, CEO của Apple , Người được biết đến rộng rãi vì đã cho một tai nghe cho người dân làm việc đó ở bên cạnh anh ấy. Ông tin tưởng và đánh giá cao ý kiến của họ và hỗ trợ phong cách lãnh đạo của ông bằng cách khẳng định rằng một trong những đặc điểm lớn của một nhà lãnh đạo tốt là rằng ông là khiêm tốn.
Không chỉ sẽ loại thái độ cho ra đời một trái phiếu thân mật giữa các đội và lãnh đạo của họ, nhưng nó cũng tạo động lực cho họ cộng tác với ông chủ của họ.
4. Rs đúp: Nhận & amp; Phần thưởng
Hãy tự hỏi này: bạn sẽ đặt trong một số lượng lớn các công việc khó khăn vào công việc của bạn nếu kết quả là sự công nhận nhỏ, lợi ích cá nhân không đáng kể và unacknowledging thông tin phản hồi từ đồng nghiệp của bạn Trong Có lẽ không đúng. Hãy tưởng tượng tương tự cho thành viên trong nhóm của bạn. Có lẽ cách đặt mình vào vị trí của họ và sau đó nhận ra những gì là cần thiết cho việc quản lý nhóm hiệu quả, là kỹ thuật mạnh mẽ nhất mà bạn có thể sử dụng.
Mỗi con người có nhu cầu, ham muốn, và các ưu đãi đó là động lực cho lý do của họ để làm việc hướng tới một cái gì đó.
Bạn phải xem thành viên trong nhóm của bạn như là không có ngoại lệ.
Họ cũng có nhu cầu.
Họ cũng cần động lực.
Và họ cũng muốn được công nhận cho công việc khó khăn của họ.
MỘT Nghiên cứu công nhận toàn cầu tiết lộ rằng 78% người lao động ở Hoa Kỳ báo cáo rằng được công nhận thúc đẩy họ trong công việc của họ.
Một pat miệng nhỏ ở mặt sau đi một chặng đường dài trong việc thúc đẩy đội bóng để tiếp tục với sự cống hiến của họ. Xét cho cùng, nhóm của bạn chịu trách nhiệm trước sự phán xét của bạn vào cuối ngày, nó chỉ là nhưng đặc trưng của họ để mong đợi bạn để cho họ biết làm thế nào tốt của một công việc họ đang làm.
Nhiều tổ chức đã áp dụng ERG (Sự tồn tại, Quan hệ & amp; Growth) Lý thuyết tại nơi làm việc của họ để hiểu những động cơ của người lao động và làm thế nào để tạo ra động lực trong đó. lý thuyết ERG của Alderfer là một kim tự tháp miêu tả 3 bộ nhu cầu mỗi người đều có.
Động lực bắt nguồn từ ưu đãi và khuyến khích xuất phát từ nhu cầu. Để trau dồi động lực trong nhóm của bạn, bạn cần phải giải quyết nhu cầu của họ đầu tiên.
Đây là nơi mà một phần tiền thưởng của Rs đúp do thỏa thuận.
Nói rằng bạn đã nhận ra một thành viên cho kết quả tuyệt vời, cuối cùng sẽ thúc đẩy anh ấy / cô ấy tiếp tục sản xuất cùng mức kết quả trong 5 tháng nữa? Tuyệt đối không.
Bạn cần sắp xếp các phần thưởng hữu hình có thể tăng cường đạo đức làm việc của nhóm.
Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi Báo chí Đại học Deloitte , Khi được hỏi những gì sẽ khiến họ ở tại nhà tuyển dụng hiện tại của họ, 44% nhân viên đã trả lời thêm tiền thưởng hoặc ưu đãi tài chính.
5. một nền văn hóa thúc đẩy tinh thần đồng đội
Xu hướng vốn nhân sự của Deloitte 2016 , một nghiên cứu đã khảo sát hơn 7.000 công ty, báo cáo rằng việc tái cấu trúc văn hóa tại nơi làm việc là một trong 3 xu hướng hàng đầu được coi là rất quan trọng bởi 86% số người được hỏi.
Một trong những mục tiêu chính của quản lý nhóm hiệu quả là đảm bảo rằng nhóm hoạt động hiệu quả trong sự vắng mặt của bạn vì nó sẽ trong sự hiện diện của bạn.
Trong các công ty lớn, các nhà quản lý không thể có mặt mọi lúc để theo dõi các đội của họ. Bằng cách xây dựng một nền văn hóa hợp tác tích cực, hợp tác tại nơi làm việc, một người quản lý có thể cho phép đội của anh ấy / cô ấy thực hiện tốt như nhau khi anh ấy / cô ấy không ở bên.
Xác nhận các công cụ Messenger xã hội mà nhóm của bạn có thể sử dụng để giao tiếp với nhau hàng ngày.
3 trong số các công cụ xã hội được sử dụng phổ biến nhất của các đội để cộng tác là:
Khảo sát Viện Toàn cầu McKinsey 2016 , Báo cáo 93% số người được hỏi cho biết các công ty của họ sử dụng ít nhất một công nghệ xã hội.
Hãy nhớ rằng, quản lý đội hiệu quả không phải là một cuộc dạo chơi một lần trong công viên. Đó là một cuộc đấu tranh liên tục để ứng biến, thích nghi và sửa đổi các chiến lược của bạn khi nhóm của bạn phát triển và thay đổi.
6. Quản lý xung đột.
Một khối lớn Đội ngũ quản lý liên quan Quản lý người có lợi ích khác nhau, tính cách và niềm tin. Khi những người có nền tảng đa dạng đến với nhau, cả xung đột cá nhân và chuyên nghiệp đều có thể phun trào. Có đến 85% nhân viên ở tất cả các cấp đã được báo cáo để trải nghiệm một số loại xung đột trong một tổ chức.
Một phần của các kỹ thuật quản lý nhóm hiệu quả là khả năng xử lý xung đột và vô hiệu hóa các quan điểm khác nhau có thể dẫn đến những bất đồng.
Nếu được xử lý khéo léo, thông qua tập hợp các công cụ và chuyên môn phù hợp, sẽ xem xét thêm về tình huống có thể tránh được.
Một số cách mà người quản lý dự án có thể xử lý xung đột là:
7. Đầu tư vào các hoạt động xây dựng đội
Đầu tư vào một số Hoạt động xây dựng đội ngũ có thể là một kỹ thuật quản lý đội hiệu quả. Thỉnh thoảng, để phá vỡ sự đơn điệu tại nơi làm việc, và mang lại cảm giác thống nhất trong số các nhân viên, các hoạt động xây dựng đội nên được thực hiện.
Để quản lý đội hiệu hiệu quả, các nhà quản lý dự án nên quyết định cẩn thận các hoạt động cần được thực hiện theo văn hóa của tổ chức và tính khí của các thành viên trong nhóm liên quan.
Những hoạt động này có thể dao động từ các hoạt động xây dựng giao tiếp ngắn đến những hoạt động giải quyết vấn đề phức tạp hơn, tất cả tùy thuộc vào mục tiêu bạn có trong tâm trí. Nếu các hoạt động xây dựng đội được tổ chức và thực hiện với quy hoạch thích hợp, nhiều lợi ích quản lý nhóm có thể được gặt trong một khoảng thời gian ngắn.
8. Đại biểu và phát triển
Là người quản lý dự án, bạn nên chịu trách nhiệm đủ để ủy nhiệm các nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm theo chuyên môn và lĩnh vực chuyên môn hóa của họ. Mặc dù nhân viên nên được phép thử nghiệm trong các lĩnh vực khác để có được kinh nghiệm, nhiệm vụ công việc cốt lõi sẽ duy trì liên quan đến các kỹ năng cụ thể của một người.
Đo lường các nhiệm vụ theo các thế mạnh riêng lẻ là chìa khóa để tăng năng suất của nhân viên. Nó dẫn đến việc có được một lượng công việc phù hợp được thực hiện trong thời gian thấp hơn, do đó tăng sản lượng tổng thể của nhóm.
Một cách để thực hiện điều này có thể chỉ định các nhà lãnh đạo nhóm, những người có thể tương tác với các nhân viên ở cấp độ cá nhân hơn và hiểu sức mạnh của họ tốt hơn. Điều này có thể là tuyệt vời để đạt được các mục tiêu nhỏ hơn quá.
Một trong những kỹ thuật quản lý đội hiệu quả nhất liên quan chặt chẽ với Đoàn Nhiệm vụ là sự phát triển chuyên nghiệp của nhân viên. Để xây dựng và duy trì mối quan hệ chặt chẽ giữa bạn và các thành viên trong nhóm của bạn, sự phát triển chuyên nghiệp phải là một trong những mối quan tâm quản lý nhóm chính của bạn.
Nhóm của bạn nên có cảm giác rằng các kỹ năng của họ đang được phát triển hơn là khai thác. Để đạt được điều này, các buổi đào tạo công việc thường xuyên hoặc ngoài công việc có thể được tổ chức để nhân viên tận dụng tối đa thời gian của họ. Cuối cùng, khóa đào tạo này sẽ có lợi cho các mục tiêu tổng thể.
9. Hỗ trợ Phản hồi có giá trị
Phản hồi là một phần không thể thiếu trong bất kỳ môi trường làm việc. Là một người quản lý dự án, bạn nên nuôi dưỡng một nền văn hóa nơi phản hồi được hoan nghênh. Điều này sẽ hoạt động cả hai cách, nghĩa là, nếu một nhiệm vụ đang được thực hiện thành công, đừng ngần ngại đánh giá cao các thành viên trong nhóm của bạn, và nếu có một số thiếu sót, các thành viên trong nhóm nên mong đợi những lời chỉ trích mang tính xây dựng từ bạn.
Về mặt lật, nhân viên của bạn không nên miễn cưỡng chia sẻ phản hồi của họ về công việc với bạn. Rất có ý nghĩa là bạn có được loại phản hồi phù hợp, đúng lúc, từ các thành viên trong nhóm của bạn để bạn có thể lên kế hoạch và hành động phù hợp.
Ngay cả khi không có phản hồi nào để cung cấp hoặc nhận, lấy cơ hội để kiểm tra với các thành viên trong nhóm và nhận phản hồi thông thường. Phản hồi không chính thức này là một cách tuyệt vời để có được những người đứng đầu về tiến trình của tất cả các nhiệm vụ và cũng có thể hoạt động như một nguồn tài nguyên có giá trị để thu thập thông tin từ các thành viên trong nhóm.
Phản hồi thường xuyên từ kết thúc của bạn cũng có thể hoạt động như một công cụ học tập tuyệt vời cho nhóm của bạn phát triển chuyên nghiệp cũng như cá nhân. Trong các tổ chức không phân cấp, có thể trở nên khó khăn để thực hiện các phản hồi thông thường, nhưng đối với các kỹ thuật quản lý nhóm hiệu quả để thanh toán, thì đó là thông số phản hồi được thực hiện nghiêm túc.
Các câu hỏi thường gặp
Trưởng nhóm là một người theo dõi và hướng dẫn các thành viên trong nhóm khác nhau đang thực hiện dự án. Họ là những người hướng dẫn đội thể thực hiện các nhiệm vụ của họ và hướng dẫn họ nếu họ bị mắc kẹt ở đâu đó.
Dưới đây là một số vai trò mà đội trưởng đội phải chơi để quản lý các đội của họ.
Sau đây là 5 kỹ năng quản lý chính mà một trưởng nhóm cần phải có.
Sau đây là bốn yếu tố quan trọng mà một nhóm phải phải thành công.
Xem thêm:
5 mẹo hàng đầu của chúng tôi về cách quản lý mọi người
