Hướng dẫn về Bảng điều khiển Executive: 10 Mẹo báo cáo và lợi ích

Tóm lược

Bảng điều khiển Executive là giao diện máy tính tùy chỉnh hiển thị dữ liệu của công ty bạn theo cách có tổ chức và đồ họa. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích những gì một bảng điều khiển điều hành là gì và tại sao công cụ báo cáo này có lợi. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp các mẹo về cách nhận giá trị tối đa khi xây dựng bảng điều khiển Executive của riêng bạn.

Các tổ chức trên toàn thế giới đã sử dụng dữ liệu trong nhiều thập kỷ để giải quyết một số vấn đề cấp bách nhất thế giới. Khi các phi hành gia trên Apollo 13 đã phát tượng vào Trung tâm vũ trụ Johnson và nói, "Houston, chúng tôi đã gặp vấn đề", kiểm soát nhiệm vụ của NASA nhanh chóng thu thập dữ liệu của họ và sử dụng nó để tạo ra một kế hoạch cứu hộ.

Có rất nhiều cách để xem dữ liệu trong thời gian thực. Khi các tổ chức có thể xem dữ liệu ở một nơi, các giám đốc điều hành sẽ dễ dàng thực hiện phân tích và đưa ra quyết định hành động. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích những gì một bảng điều khiển điều hành là gì và tại sao công cụ báo cáo này có lợi. Chúng tôi cũng sẽ cung cấp các mẹo về cách nhận giá trị tối đa khi xây dựng bảng điều khiển Executive của riêng bạn.

Bảng điều khiển điều hành là gì?

Bảng điều khiển Executive là một giao diện tùy chỉnh hiển thị dữ liệu công ty của bạn theo cách có tổ chức và đồ họa. Bạn có thể sử dụng dữ liệu để quản lý mục tiêu của nhóm, cải thiện, xác định xu hướng, đưa ra dự đoán, v.v. Bằng cách trình bày dữ liệu quan trọng nhất của công ty bạn trong thời gian thực, bảng điều khiển Executive của bạn tạo điều kiện cho việc ra quyết định chiến lược mà không cần thêm, nghiên cứu không cần thiết.

Bảng điều khiển Executive sẽ cung cấp thông tin phù hợp nhất từ tổ chức của bạn trong khoảng thời gian nhất. Thông tin liên quan cho tổ chức của bạn có thể bao gồm Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và bất kỳ số liệu nào biểu thị sức khỏe của tổ chức của bạn.

Các loại bảng điều khiển điều hành

Có bốn loại bảng điều khiển điều hành chính. Các loại này khác nhau dựa trên thông tin bạn chọn để hiển thị trong bảng điều khiển của mình và những gì bạn dự định làm với dữ liệu của mình.

CHIẾN LƯỢC: Bảng điều khiển chiến lược tập trung vào các chiến lược dài hạn và có thể sẽ bao gồm các số liệu cao cấp. Là người quản lý, bảng điều khiển chiến lược của bạn có thể bao gồm một lần xem hàng năm về số lượng khách hàng hoặc doanh thu của công ty.

Phân tích: Bảng điều khiển phân tích chứa một lượng lớn thông tin và các nhà phân tích sử dụng loại bảng điều khiển này để xác định xu hướng hoặc đưa ra dự đoán. Bảng điều khiển này có thể bao gồm dữ liệu tài chính hoặc số liệu sự hài lòng của khách hàng.

Hoạt động: Bảng điều khiển hoạt động hiển thị khung thời gian ngắn hơn và các quy trình hoạt động, chẳng hạn như Ngân sách dự án , Tổng ngân sách chi tiêu trong khoảng thời gian hàng quý và chi phí cho mỗi lần mua lại.

Chiến thuật: Bảng điều khiển chiến thuật được sử dụng để theo dõi hiệu suất của nhân viên hoặc hiệu suất dự án. Các số liệu trong bảng điều khiển này có thể bao gồm các lần nhấp, hiển thị, chi phí cho mỗi thuê và đầu ra nhân viên.

Một số bảng điều khiển điều hành có các thành phần rơi vào nhiều loại. Ví dụ: bảng điều khiển của bạn như một trình quản lý dự án có thể có cả thành phần chiến lược và chiến thuật, trong khi bảng điều khiển của CFO có thể bao gồm các thành phần chiến lược và phân tích.

5 mẹo để xây dựng bảng điều khiển Executive của bạn

Bạn có thể sử dụng các mẹo này để xây dựng bảng điều khiển điều hành đáp ứng nhu cầu của nhóm. Biết những thông tin nào để hiển thị và cách hiển thị nó là chìa khóa nếu bạn muốn xây dựng bảng điều khiển giúp bạn có một nhà lãnh đạo hiệu quả.

1. Xác định khán giả của bạn

Bạn sẽ sử dụng các số liệu chính trong bảng điều khiển Executive của mình để giúp một đối tượng cụ thể trong tổ chức của bạn. Ví dụ: nếu bạn là một quản lý dự án , bộ dữ liệu của bạn có thể được áp dụng cụ thể cho các dự án của bạn và các thành viên trong nhóm của bạn. Bước đầu tiên khi xây dựng bảng điều khiển Executive của bạn là xác định đối tượng mà bạn hy vọng sẽ phục vụ với dữ liệu của mình. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định sáng suốt nhất và điều chỉnh bảng điều khiển của bạn cho khán giả đó.

Hỏi những câu hỏi này để xác định chính xác người dùng cốt lõi của bạn:

Dữ liệu nào sẽ giúp tôi trở thành một nhà lãnh đạo tốt hơn?

Khi bạn biết khán giả của mình và có thể trả lời các câu hỏi trên, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo, nơi bạn sẽ xác định Số liệu thành công cho bảng điều khiển điều hành của bạn.

2. Đặt KPI của bạn

KPI của bạn là các số liệu hiệu suất mà bạn sẽ thấy trong bảng điều khiển Executive của mình. Bạn có thể chọn xem các biểu đồ, bảng hoặc biểu đồ này, nhưng KPI bạn chọn sẽ phục vụ đối tượng mà bạn đã xác định trong Mẹo số một.

Ví dụ: nếu bạn là người quản lý dự án về nhóm tiếp thị, một trong những mục tiêu nhóm của bạn có thể đa dạng hóa việc sản xuất nội dung trên tất cả các kênh tiếp thị. Để dịch mục tiêu này thành dữ liệu, hãy viết nó như một Mục tiêu thông minh . Ví dụ, phiên bản thông minh của mục tiêu đó là tạo ra 10 phần nội dung cho mỗi kênh mỗi tháng, với các kênh là phương tiện truyền thông xã hội, email và trang web.

Trong ví dụ này, bảng điều khiển KPI của bạn sẽ bao gồm các số liệu sau:

Các dự án không đầy đủ được sắp xếp theo kênh và thành viên nhóm được chỉ định

Các dự án chưa được phân phối được sắp xếp theo kênh và quyền ưu tiên

Bảng điều khiển Executive của bạn cũng có thể bao gồm các KPI khác cung cấp cho bạn tầm nhìn cấp cao của nhóm của bạn và Mục tiêu của công ty chiến lược . Bạn có thể muốn bao gồm các số liệu đo lường hiệu suất của thành viên nhóm hoặc thành công tổng thể của công ty trong tiếp thị.

3. Tùy chỉnh bảng điều khiển của bạn

Bộ dữ liệu của bạn không phải là điều duy nhất quan trọng khi xây dựng bảng điều khiển của bạn. Điều quan trọng không kém là đảm bảo bạn đang nhận được biểu diễn trực quan để trải nghiệm người dùng của bạn là Top-Notch. Cách bạn xử lý thông tin có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định của bạn. Thiết kế bảng điều khiển của bạn sẽ trông khác nhau dựa trên loại hình hoạt động kinh doanh mà bạn tham gia. Xem xét các loại bảng điều khiển khác nhau được đề cập ở trên.

Ví dụ: thiết kế bảng điều khiển của phân tích dữ liệu sẽ bao gồm một lượng lớn thông tin, vì vậy họ sẽ cần xác định cách tốt nhất để hiển thị trực quan thông tin đó để tiêu hóa nó và xác định xu hướng.

4. Cung cấp một thông báo rõ ràng với dữ liệu của bạn

Dữ liệu trong bảng điều khiển của bạn nên kể một câu chuyện gắn kết. Tạo bảng điều khiển dữ liệu không hữu ích nếu bạn không thể xóa trực quan hóa dữ liệu và rút ra kết luận từ nó.

Quay trở lại ví dụ của chúng tôi, mục tiêu của bạn là tạo ra 10 phần nội dung mỗi tháng cho các kênh truyền thông xã hội, email và các kênh trang web. Trong ví dụ này, bảng điều khiển của bạn sẽ trả lời:

Chúng tôi đã hoàn thành bao nhiêu dự án và cho những kênh tiếp thị nào?

Có bao nhiêu dự án không đầy đủ và cho những kênh tiếp thị nào?

Bất kể ai đang xem bảng điều khiển của bạn, họ sẽ có thể trả lời những câu hỏi này với dữ liệu được hiển thị.

5. Sử dụng phần mềm báo cáo

Phần mềm báo cáo là cách tốt nhất để tự động hóa bảng điều khiển của bạn và hiển thị Analytics dữ liệu thời gian thực. Một số công cụ báo cáo Hiển thị các loại thông tin cụ thể, như SEO và lưu lượng truy cập trang web. Cách khác, Công cụ báo cáo phổ quát Tổng hợp các loại dữ liệu khác nhau để tạo các báo cáo tập thể. Với phần mềm báo cáo phổ quát, bạn có thể tạo bảng điều khiển quản lý theo dõi cách thức hoạt động trên các tiến trình của tổ chức của bạn.

5 lợi ích của việc sử dụng bảng điều khiển Executive

Có nhiều lợi ích khi sử dụng bảng điều khiển Executive, bất kể bạn đang ở vị trí quản lý nào. Vì bảng điều khiển kinh doanh có thể tùy chỉnh, bạn có thể hiển thị chế độ xem cấp cao nhất của bất kỳ bộ phận nào, từ đường ống bán hàng đến quản lý quan hệ khách hàng.

1. Cung cấp cái nhìn sâu sắc

Lợi ích chính của việc sử dụng bảng điều khiển Executive là nó cung cấp cái nhìn sâu sắc mà bạn có thể không có. Dữ liệu cho phép bạn có được dạng hạt với các đánh giá của mình và sao lưu các quyết định quản lý của bạn với sự thật. Không có bảng điều khiển Executive, thật khó để đặt các mảnh ghép dữ liệu của công ty bạn lại với nhau và xem hình ảnh lớn hơn.

2. Tiết kiệm thời gian

Có tất cả thông tin bạn cần ở một nơi có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian khi đưa ra quyết định kinh doanh quan trọng. Trên thực tế, công nhân kiến thức trung bình dành 60% thời gian của họ Khi làm việc về công việc, bao gồm tìm kiếm thông tin và nhảy giữa các công cụ.

Ví dụ: nếu bạn cần đo hiệu suất của nhân viên hoặc xác định tổng ngân sách chi tiêu mà không cần sử dụng bảng điều khiển của mình, bạn có thể phải nhấp vào giữa các màn hình khác nhau trong phần mềm báo cáo của bạn. Phần mềm báo cáo Giảm công việc thủ công và cung cấp cho bạn thông tin bạn cần chỉ bằng một nút bấm. Bảng điều khiển giữ thông tin phù hợp nhất ở một nơi, vì vậy bạn có thể phân tích nó một cách nhanh chóng.

3. Đo lường hiệu suất dự án

Không có dự án nào hoàn tất mà không có Số liệu thành công Để đánh giá hiệu suất, và đó là nơi một bảng điều khiển Executive xuất hiện. Như đã đề cập ở trên, dữ liệu của bảng điều khiển của bạn sẽ trình bày một thông báo rõ ràng hoặc kể một câu chuyện. Nếu bạn tùy chỉnh KPI của mình một cách chính xác, bạn có thể thấy nền tảng của dự án, trạng thái hiện tại và tương lai tiềm năng tất cả ở một nơi.

4. Cải thiện hiệu suất của đội

Bảng điều khiển Executive của bạn có khả năng cải thiện hiệu suất của đội vì dữ liệu cung cấp cho các thành viên trong nhóm thông tin sâu sắc về cách thức hoạt động của họ góp phần vào các mục tiêu lớn hơn. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn có thể thấy họ đang tiến bộ về mục tiêu của họ như thế nào và mục tiêu của họ đang hỗ trợ như thế nào, họ có thể sẽ làm việc chăm chỉ hơn.

5. Cung cấp cơ hội để cải thiện

Mục tiêu của bạn như một người quản lý dự án phải luôn luôn cải thiện các quy trình nhóm và trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả hơn. Bảng điều khiển Executive của bạn cung cấp cho bạn chế độ xem mắt chim về cả nhóm và hiệu suất của dự án, có thể giúp bạn thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào nếu gặp sự cố.

Sử dụng báo cáo phổ quát để xây dựng bảng điều khiển Executive của bạn

Bạn có thể sử dụng một công cụ báo cáo phổ quát để kết nối tất cả Quy trình làm việc của đội và phân tích thành viên nhóm và hiệu suất dự án trong thời gian thực. Khi bạn đã xây dựng bảng điều khiển điều hành tùy chỉnh của mình, bạn sẽ có chế độ xem cấp cao, bạn cần dễ dàng thực hiện các quyết định dựa trên dữ liệu.