Quản lý dự án Excel (quy trình, mẫu, lựa chọn thay thế)
Wes Brumpe.
Bạn muốn biết thêm về Quản lý dự án. với Excel?
Hoặc bạn đang tìm kiếm một hữu ích Mẫu quản lý dự án Excel Trong
Bạn đã đến đúng nơi!
Microsoft Excel.là một công cụ cực kỳ linh hoạt mà bạn có thể sử dụng cho một số tác vụ khác nhau. Tuy nhiên, nó không phải là không có nhược điểm của nó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xétSử dụng Excel để quản lý dự ánvà cung cấp cho bạn một số mẫu Excel tiện dụng để sử dụng ngay lập tức.
Hãy bắt đầu.
Excel tốt trong quản lý dự án là gì?
Microsoft Excel.là một công cụ tiện dụng có thể thực hiện nhiều điều khác nhau để giúp bạn và nhóm dự án của bạn. Và vào những ngày tốt đẹp của nó, Excel có thể hoạt động như mộtnền tảngCông cụ quản lý dự án.
Đây là những gì nó có thể cung cấp cho bạn:
1. Bảng tính chi tiết
Đây là lý do rõ ràng nhất để chuyển sang Excel.
Excel là tuyệt vời để chế tạo chi tiếtbảng tính.với hàng tấn dữ liệu dự án. Phân loại thông tin dễ dàng, làm nổi bật các phần quan trọng và thậm chí tạo các bảng riêng biệt trong bảng tính.
Ví dụ: Excel là hoàn hảo cho một danh sách dài triển vọng để theo dõi các chi tiết của họ.
Bạn cũng có thểTạo một bảng chấm công trong ExcelĐể giữ cho nhóm của bạn chịu trách nhiệm hoặc duy trì chi phí trên một mẫu ngân sách.
Khi nói đến việc ghi dữ liệu, Excel vẫn là một trong những công cụ tốt nhất trong doanh nghiệp!
2. Định dạng có điều kiện
Một tính năng Excel tuyệt vời khác làĐịnh dạng có điều kiện. .
Bạn có thể biến dữ liệu dự án đơn giản thành những hiểu biết mạnh mẽ.
Có hàng tấn công thức Excel, bạn có thể sử dụng để tự động hóa quy trình ghi dữ liệu và tạo các tính toán chi tiết. Với công thức phù hợp, bạn có thể tổ chức một lượng lớn dữ liệu trong vòng vài giây.
Nói lời tạm biệt với khoa học phức tạp đó máy tính Những
Ví dụ: Excel có thể quản lý ngân sách dự án hoặc bảng chấm công của bạn một miếng bánh với các công thức toán học tiên tiến.
Vấn đề duy nhất với Định dạng có điều kiện. là nó sẽ mất một thời gian để làm quen với .
3. Lưu trữ dữ liệu và phục hồi
Excel có thể xử lý tất cả các dữ liệu liên quan đến dự án.
Từ ngân sách dự án của bạn đến dòng thời gian của bạn, bạn có thể lưu trữ nó trong Excel mà không phải lo lắng về việc mất nó.
Ngoài ra, giống như hầu hết các công cụ Microsoft khác, Excel có chức năng sao lưu dữ liệu tích hợp. Vì vậy, nếu, ví dụ, dữ liệu dòng thời gian của bạn sẽ bị xóa, bạn luôn có thể khôi phục nó!
Top 9 mẫu quản lý dự án Excel tiện dụng
Excel là khá nhiềuSiêu nhâncủanền tảngQuản lý dự án, đủ mạnh để đảm nhận hầu hết các nhiệm vụ mà bạn phải phải vật lộn với thủ công.
Tuy nhiên, giống nhưSiêu nhân, Excel có Kryptonite riêng để đối phó với.
Khi nó đếnquản lý dự án, Tờ Excel không thể:
Không có gì đáng ngạc nhiên, vì Excel vẫn chỉ là một công cụ nhập dữ liệu.
Microsoft Excel. không bao giờ được thiết kế để quản lý dự án.
Đừng lo lắng.Siêu nhân không được giúp đỡ trên đường đi quá?
Excel cũng có, có riêng của nóJustice League.Trong quản lý dự án tiện dụng ExcelMẫu và tài nguyên .
Nó có nhiều mẫu tích hợp có thể xử lý các nhu cầu cơ bản nhất cho các nhà quản lý dự án:
Từ một mẫu đơn giản đến mẫu quản lý giá trị kiếm được, Excel có các mẫu cho mọi lĩnh vực!
Vậy làm thế nào để bạn truy cập các mẫu Excel?
Chỉ cần nhấp vào tab "Mới" ở bên trái màn hình và nhập "Dự án" trong thanh tìm kiếm bật lên.
Công cụ sau đó sẽ chỉ cho bạn tất cả các mẫu quản lý dự án Excel Preset của nó, chẳng hạn như mẫu hoặc mẫu biểu đồ Gantt Excel với biểu đồ thanh hoặc bảng xoay.
Nếu bạn không hài lòng với mẫu Excel miễn phí tích hợp, bạn luôn có thể tìm thấy một vài mẫu Excel quản lý dự án hữu ích trên Internet.
Dưới đây là một số ví dụ về các mẫu và tài nguyên quản lý dự án Excel:
A. Mẫu biểu đồ Gantt
Bộ não của bạn phản ứng tốt hơn để kích thích hình ảnh, và mộtBiểu đồ GANTT không là gì ngoài đóNhững
Nó cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan đầy đủ về một dự án, tất cả cùng một lúc.
MỘTMẫu dự án biểu đồ GanttLàm cho nó dễ dàng để lập bản đồ ra một khóa học của dự án.
Sử dụng nó để giữ trên hết các cột mốc dự án, phụ thuộc và các nhiệm vụ dự án còn lại trước ngày kết thúc của bạn.
Tải về đơn giản nàyMẫu Gantt Biểu đồ Excel .
Đọc hướng dẫn của chúng tôi về việc tạo mộtBiểu đồ GANTT trong ExcelNếu bạn cần giúp đỡ thêm.
B. Mẫu Dòng thời gian dự án
Khi dự án bắt đầu, tất cả mọi người sẽ nghĩ đến là thời hạn.
Nhưng làm thế nào để bạn theo dõi chúng?
MỘTdự án Mẫu dòng thời giantương tự như mộtTờ cột mốc dự án .
Sử dụng nó để theo dõi tiến trình dự án khi bạn tiến tới hoàn thành. Với dòng thời gian dự án chính xác, bạn sẽ có thể biết giai đoạn nàoKế hoạch dự ánđang ở trong mọi lúc
Gantt. Biểu đồ và thời gian âm thanh khá giống nhau, phải không?
Xóa sự nhầm lẫn và đọc về sự khác biệt giữa hai .
Tải về nàyMẫu dòng thời gian dự án Excel .
Cần thêm trợ giúp với mẫu này? Đọc chúng tôiHướng dẫn dòng thời gian dự án Excel .
C. Danh sách nhiệm vụ hoặc mẫu theo dõi dự án
Bạn sẽ không đi mua sắm mà không cần một danh sách mua sắm.
Vậy tại sao không mang theo một danh sach cong viec Cho dự án của bạn quá?
MỘTdanh sach cong viecCung cấp cho bạn một danh sách các giao hàng để hoàn thành, cùng với thời hạn của họ.
Sử dụng mẫu theo dõi tác vụ này để theo dõi cấu trúc phân tích công việc (WBS) và các giai đoạn dự án để theo dõi lịch trình dự án của bạn.
Nhưng WBS là gì? Kiểm tra Ra ngoài nay phân tích chi tiết của một phạm vi dự án tài liệu Để tìm hiểu về WBS của bạn.
Tải về nàyMẫu theo dõi dự án .
D. Mẫu theo dõi nhiều dự án
Mẫu theo dõi dự án nhiều trong Excel cho phép bạn có được tổng quan về tất cả các dự án hiện tại đang được tiến hành.
Siêu hữu ích để quản lý danh mục đầu tư dự án của doanh nghiệp hoặc thực hiện quản lý dự án doanh nghiệp của tổ chức của bạn!
Bạn có thể nhập tất cả dữ liệu của dự án vào bảng dữ liệu và xem tiến trình chung của gói dự án trong bảng điều khiển. Hơn nữa, bạn có thể lọc theo các cột riêng lẻ và xem tất cả các nhiệm vụ trong biểu đồ GANTT.
Tải vềNhiều mẫu theo dõi dự án .
E. Mẫu phân tích SWOT
Danh sách phụ kiện đơn giản có thể giúp bạn quyết định kỳ nghỉ tiếp theo của mình.
Nhưng bạn cần nhiều hơn khi nói đến quản lý dự án.
Trong quản lý dự án, bạn cần cháu con!
MỘTSWOT (S.cách mở rộng,Nhưebeakness,Vả lạipportunity, và T. hreats. ) Mẫu phân tích được sử dụng để theo dõi điểm mạnh và điểm yếu của dự án khi đánh giá kế hoạch dự án của bạn.
Sau khi bạn thực hiện phân tích này, cải tổ hoạt động dự án, các giai đoạn dự án và cung cấp để phù hợp với kết quả của bạn.
Tải về Excel nàyMẫu phân tích SWOT .
F. Mẫu ngân sách dự án
Mẫu ngân sách dự án này chia thành hàng WB của bạn. Bạn có thể nhập chi phí dự kiến của từng tác vụ tùy thuộc vào cột nào nó vừa vặn.
Với mẫu này, bạn có thể theo dõi lao động, vật liệu và chi phí cố định, cũng như giữ một xung về chi tiêu thực tế.
Khi chi phí thực tế phát sinh, các công thức tiện dụng của mẫu này sẽ cho bạn biết bạn đã kết thúc hay dưới ngân sách.
Tải vềMẫu ngân sách dự án .
G. Mẫu quản lý lợi ích chi phí
CácMẫu quản lý lợi ích chi phíCho phép bạn đánh giá thành công của dự án trước khi bạn bắt đầu nó. Bởi vì nếu một cái gì đó chi phí nhiều hơn mức tăng, nó đã mất.
Hãy nhớ rằng, thực hiện phân tích lợi ích chi phí không cần thiết cho tất cả các dự án phát triển phần mềm.
Tuy nhiên, nó có các ứng dụng trong một số ngành công nghiệp sử dụngQuản lý dự án Agile.. Hơn nữa, biểu đồ này trong Excel rất quan trọng đối với các nhà lãnh đạo cấp cao phụ trách các tài khoản và ngân sách dự án.
Tính giá trị của giao hàng của dự án so với ngân sách dự án là gì và sử dụng thông tin dự án này để lên lịch kết cấu công việc hiệu quả về chi phí (WBS) với các giai đoạn dự án chính xác.
Tải về Excel.Mẫu quản lý lợi ích chi phí .
Mẫu quy hoạch dự án H. Agile
Muốn nói lời tạm biệt với các phương thức quản lý dự án truyền thống như Thác nước và vào Nhanh nhẹn. Realm?
Tốt cho bạn. Bạn sắp cung cấp kết quả tốt hơn, nhanh hơn.
Và đó không phải là những gì mà mọi kế hoạch dự án muốn?
Tuy nhiên, điều đó chỉ có thể nếu bạn thực hiện nó trong một công cụ quản lý dự án hỗ trợ và nâng cao sự nhanh nhẹn của nhóm bạn trong suốt vòng đời dự án.
Trong khiChúng tôi không bao giờ khuyên bạn nên làm điều đó trên Excel, mẫu phù hợpcó thểChỉ cần làm thủ thuật cho bạn.
Bắt kịp Dự án Agile sự quản lý và Phát triển phần mềm Agile .
Tải về nàyQuản lý dự án Agile Mẫu Excel .
I. Mẫu biểu đồ Burnup
Trong An.Dự án Agile, Mộtbiểu đồ burnup.là một phần thiết yếu của Arsenal của bạn.
Nó giúp bạn theo dõi tất cả những gì bạn đã hoàn thành trong mỗi lần chạy nước rút và giữ cho bạn tốt trongphạm vi dự án .
Cần một sự bồi dưỡng? Đây là một Hướng dẫn về biểu đồ burnup .
Nhưng đây là điều.
Đặt biểu đồ burnup đòi hỏi các tính toán cẩn thận về từng khía cạnh của chạy nước rút của bạn.
Vì vậy, bạn có thể bắt đầu đặt sang một bên một thời gian mỗi ngày để xử lý các số.
Hoặc bạn có thể tải xuống một mẫu biểu đồ Burn Up đơn giản cho Excel.
Tải về nàyMẫu biểu đồ Excel BurnUp .
Kiểm tra các hướng dẫn Excel khác mà chúng tôi đã tạo:
Tại sao Excel không phải là một giải pháp lý tưởng để quản lý dự án
Trong khi các mẫu Excel thêmmột sốChức năng cho tệp Excel tiêu chuẩn của bạn, chúng khôngGiải pháp quản lý dự án lý tưởng .
Dưới đây là ba lý do quan trọng tại sao:
A. Không phải là một phần mềm quản lý dự án chuyên dụng
Nhớ lại,Excel đã không được xây dựng để quản lý dự án.
Nó là một tuyệt vờiquản lý dữ liệucông cụ có thể bổ sung quản lý dự án của bạn.
Nhưng đó là về nó.
Vậy tại sao nên sử dụng mẫu báo cáo Excel khi bạn có quyền truy cập vào các công cụ tốt hơn nhiều để quản lý các dự án miễn phí?
Từ việc tạo ra bạnđiều lệ dự ánĐể quản lý các dự án và phân tích cấu trúc sự cố của bạn,Quản lý tác vụ UDNCông cụ quản lý có thể xử lý tất cả!
B. Một mẫu quản lý dự án Excel rất khó để tùy chỉnh
Làm việc trên các mẫu Excel giống như mua sắm giày.
Có Không tùy chỉnhNó một khi bạn đã mua chúng.
Vì vậy, bạn không có nhiều tính linh hoạt khi tùy chỉnh các mẫu cho Excel theo nhu cầu của dự án của bạn.
Ví dụ: bạn có thể đang sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng hoặc mẫu báo cáo ngân sách nhưng không thể điều chỉnh nó để phản ánh giao diện ngân sách dự án mà bạn muốn chính xác.
C. Không có mục nhập dữ liệu tự động
Tất cả các mẫu trong Excel yêu cầuĐầu vào thủ công tại tất cả các điểm .
Không có cách nào để sắp xếp lịch trìnhtự độngCập nhật hoặc tạo thông báo trên toàn nhóm như Công cụ quản lý dự án có thể.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng mẫu lịch trình, bạn sẽ không thể điều chỉnh lại các phụ thuộc nhiệm vụ và thời hạntự độngsau khi thay đổi lịch trình.
Hãy nhớ rằng, các mẫu Excel có thể giúp đỡ, nhưng họkhông thểGiải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quản lý dự án Excel.
Hãy để khám phá những hạn chế này và các giải pháp với một công cụ quản lý dự án miễn phí chuyên dụng: Quản lý tác vụ UDN
8 hạn chế Excel chính vàQuản lý tác vụ UDNCác giải pháp
Đây là một cái nhìn gần hơn tại sao Excel không phải là cách lý tưởng để quản lý các nhiệm vụ dự án của bạn.
Nhưng nếu có một vấn đề trên đường chân trời, Quản lý tác vụ UDN luôn luôn xung quanh!
Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách một phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhưQuản lý tác vụ UDNCó thể giải quyết tất cả các vấn đề bạn có thể gặp phải khi sử dụng Excel để quản lý dự án.
1. Không có danh sách việc cần làm cá nhân
Tạo ra mộtlàmDanh sách là một thành phần không thể thiếu của quản lý dự án.
Nhóm dự án của bạn cần tạo các danh sách này để theo dõi những gì cần phải thực hiện và các phụ thuộc dữ lý nào còn lại.
✖.
Nhóm của bạn không thể tạo danh sách việc cần làm của họ trên bảng tính Excel. Tất cả những gì họ có thể làm là xem những gì được gán cho họ và tạo danh sách kiểm tra của riêng họ trên một ứng dụng khác.
Trong khi bạnlàmCó tùy chọn tạo một ô mới với một Tiểu thư mục trong đó, nó sẽ thực hiện tệp Excel của bạn quá tắc nghẽn!
Ví dụ: giả sử bạn đang duy trì trình theo dõi vấn đề trong bảng Excel của bạn.
Nếu mọi thành viên nhóm dự án tiếp tục thêm các ô và các ô vào mẫu Trình theo dõi vấn đề của bạn, nó sẽ không thể đọc được vì số lượng dữ liệu theo dõi vấn đề mà nó chứa!
Đọc thêm về khó khăn trong việc tạo ra mộtDanh sách đơn giản để làm trong Excel .
✔
BằngQuản lý tác vụ UDNđược hướng đến quản lý dự án, nó có thể tạo một danh sách việc cần làm dự án ngay lập tức.
Bạn có tùy chọn củaTạo một riêng biệtbài tập danh sáchcủaTiểu phụ Đối với mỗi dự án trong phễu của bạn để tổ chức tất cả các hoạt động dự án của bạn một cách dễ dàng.
Ngoài ra, các nhà quản lý dự án có thể chỉ định các mục nhiệm vụ này cho các thành viên trong nhóm, vì vậy họ biết phải làm gì mọi lúc.
Họ có tùy chọn chuyển sang " ME "Chế độ nơi họ sẽ chỉ nhìn thấy những thứ được gán cho họ. Điều này làm cho việc theo dõi những gì cần được thực hiện trong danh sách việc cần làm siêu dễ dàng!
2. Cập nhật nhiệm vụ yêu cầu theo dõi thủ công
Khi bạn đang quản lý một loạt các hoạt động của dự án, điều cần thiết là phải theo dõi tất cả các cập nhật tiến độ dự án này.
Bạn cần biết mỗi trạng thái dự án có được ý tưởng về việc hoàn thành sẽ mất bao lâu.
✖.
Thật không may, không có tích hợptự độngTrình theo dõi dự án Excel.
Bạn sẽ phảibằng tayTheo dõi các cập nhật nhiệm vụ,có thể cực kỳ không hiệu quả .
Hãy suy nghĩ về nó.
Để quản lý một dự án, bạn sẽ phải:
Không có cách nào để dễ dàng ghi lại từng trạng thái dự án hoặc thiết lập các bản cập nhật tự động cho chúng.
Hơn nữa, tình trạng dự án có thể không chính xác.
Ngoài ra, tờ có thể không chính xác. Vì nó dựa vào mục nhập thủ công, ai đó có thể đã quên cập nhật nó, dẫn đến mộtquản lý dự ánNhìn vào tình trạng dự án không chính xác!
✔
Quản lý tác vụ UDNLàm cho bạn siêu dễ dàng để bạn cập nhật và quản lý các dự án của bạn.
Thay vì dựa vào báo cáo tình trạng dự án clunky, hãy sử dụngQuản lý tác vụ UDN 'S Trạng thái tùy biến .
Mỗi dự án có một trạng thái có thể được cập nhật bởi bất kỳ ai trong nhóm dự án của bạn để giữ cho tất cả mọi người trong vòng lặp về các dự án của bạn trong thời gian thực.
Ngoài ra, bạn có tùy chọn gán C Ustom. S Tatuses.đến nhiều dự án. Điều này đảm bảo rằng bạn không giới hạn ở trạng thái "đang tiến hành / gửi cho khách hàng" thông thường.
Ví dụ: bạn có thể tạo trạng thái dự án của mình theo quy trình công việc dự án nội dung:
Bất cứ khi nào ai đó kiểm tra một nhiệm vụ hoặc tiểu thư trongQuản lý tác vụ UDN, các thành viên trong nhóm tuân theo nhiệm vụ đó sẽ nhận được một thông báo.
Bằng cách này, họ sẽ dễ dàng cập nhật với các cập nhật nhiệm vụ cho mỗi dự án.
Vì họ không còn chờ đợi một người quản lý dự án để thông báo cho họ bằng tay, họ có thể bắt đầu vào bộ phụ thuộc tiếp theo ngay lập tức.
3. Các mẫu Excel rất khó để tùy chỉnh
Có một công cụ quản lý thích ứng với nhu cầu và sở thích của bạn là điều cần thiết.
Đó là bởi vì phong cách làm việc của mọi người là khác nhau, và mọi dự án đều cầnđộc nhấtcách tiếp cận.
✖.
Vấn đề chính với các mẫu Excel là họkhông thể tùy chỉnh .
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng mẫu Lịch chiếu dự án, bạn sẽ phải thích ứng với nó chứ không phải cách khác. Điều này có thể làm cho quản lý dự án vô cùng khó khăn.
Kết quả là, chỉnh sửa nó để phù hợp với nhu cầu của bạn sẽ là một quá trình rất tốn thời gian.
Thật không may, điều này thường không phải là một tùy chọn vì bạn cần phải là một excel whiz thậm chí để cố gắng chỉnh sửa một trong những mẫu excel này!
✔
Quản lý tác vụ UDNcung cấp cho bạn nhiều. lượt xem để phù hợp với mọi phong cách làm việc.
Xem cùng một dự án trong tất cả các quan điểm khác nhau chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Quản lý tác vụ UDNXem bảng của bảnglà sự thay thế hoàn hảo cho Microsoft Excel.
Và trong khi nó có thể trông giống như tờ Excel điển hình của bạn, nó có thể làm nhiều hơn nữa.
Đây là những gì bạn có thể làm trong đó:
Đó là cách hoàn hảo để lấy cổ phiếu của tất cả dữ liệu của bạn trên một, tờ đơn giản để đọc!
Quản lý tác vụ UDNcó hai.Lượt xem nhiệm vụ cần thiếtgiải quyếtQuản lý dự án Agile.và quản lý dự án dựa trên danh sách:
1. View View.
CácView View.là chế độ xem bảng điều khiển quản lý dự án hoàn hảo nếu bạn là một fan hâm mộ củaQuản lý dự án Agile.. Của nóBảng KanbanGiao diện kiểu cho phép bạn dễ dàng kéo và thả nhiều dự án vào các danh mục khác nhau để theo kịp nhu cầu của dự án Agile.
2. Danh sách View.
Với.Danh sách View., bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các nhiệm vụ cụ thể và đối phó với chúng một cách hiệu quả. Khi chúng được sắp xếp cho bạn trong một danh sách, dễ dàng xáo trộn chúng và đặt lại chúng như bạn muốn.
Bây giờ bạn sẽ có thể quản lý bảng điều khiển dự án trongGtd.(hoàn thành công việc) phong cách.
CácXem hộplà một cách tuyệt vời để có được một cái nhìn tổng quan cấp cao về những gì nhóm dự án của bạn đang lên đến. Khi người được chuyển nhượng sắp xếp các nhiệm vụ, bạn có thể theo dõi các nhiệm vụ và tiến trình theo dõi của mọi người.
Quản lý tác vụ UDN 'S Lịch Quang cảnhlà cách hoàn hảo để quản lý lịch trình của bạn một cách dễ dàng.
Bạn thậm chí có thể chuyển đổi giữa các lượt xem trong lịch của mình, chẳng hạn như:
Chế độ ME cho phép bạn xem các mục chỉ được gán cho bạn trong không gian làm việc của bạn.
Bây giờ bạn có thể tập trung vào quản lýcủa bạnChỉ các dự án và nhiệm vụ.
Bằng cách này, mọi thành viên trong nhóm đều có thể có chế độ xem không gian làm việc phù hợp với phong cách làm việc và nhu cầu dự án của họ.
Trên thực tế,Quản lý tác vụ UDN là công cụ duy nhất cho phép bạn chuyển đổi giữa các lượt xem chỉ bằng một cú nhấp chuột!
Nhớ lại, Quản lý tác vụ UDNthích nghi với đội của bạn, không phải theo cách khácNhững
4. Xem di động rất khó khăn trong Excel
Trong khi quản lý dự án về việc di chuyển không phải là một lựa chọn 15 năm trước, bây giờ là siêu thiết yếu.
Đó là lý do tại sao phần mềm của bạn cần thân thiện với thiết bị di động để giúp bạn trên đường đi.
✖.
Trong khi Microsoft có ứng dụng di động cho Excel, nó không lý tưởng.
Đó là bởi vì xem bảng tính lớn trên một màn hình nhỏ nằm cạnh không thể.
Trừ khi bạn mang theo kính hiển vi có kích thước công nghiệp ...
Điểm của bảng tính là để có được một cái nhìn tổng quan về tất cả dữ liệu trong một lần, phải không?
Với sự bừa bộn của ứng dụngBảng điều khiển quản lý dự án Excel, Bạn sẽ phải cuộn cẩn thận qua các phần và phóng to và thu nhỏ để thử và tìm dữ liệu. Quản lý các dự án có thể trở nên vô cùng khó khăn, và điều này thực tế làm hỏng mục đích của bảng tính Excel.
Trên thực tế, đây không chỉ là một vấn đề cụ thể của Excel.
Bạn sẽ thấy siêu khó để điều hướng và hiểu một bảng hoặc sổ làm việc trên ứng dụng di động Excel và Google Sheets.
✔
Các công cụ quản lý dự án đầy đủ nhất có ứng dụng di động, và Quản lý tác vụ UDNkhông khácNhững
Bạn sẽ có tất cả các chức năng ứng dụng máy tính để bàn trên điện thoại và sẽ không phải lo lắng về việc mất dấu vết của bất cứ điều gì.
Khi bạn đang xử lý các dự án riêng lẻ và không phải bảng tính, hãy làm việc với chúng từ thiết bị di động của bạn sẽ siêu dễ dàng.
Tại sao đối phó với một phức tạp Bảng điều khiển Excel Khi bạn có thể sử dụngQuản lý tác vụ UDNThay vào đó, giao diện được sắp xếp hợp lý?
5. Excel gây ra khoảng trống giao tiếp
Khi nói đến quản lý nhiệm vụ, nhóm của bạn cần có thểgiao tiếp với các nhiệm vụcó hiệu quả.
Tuy nhiên, chúng tôi không có nghĩa là các cuộc gọi điện thoại dài và các cuộc họp hàng ngày.
Họ phải đặt câu hỏi hoặc chia sẻ các bản cập nhật liên quan và tệp dự án.
Không có thông tin liên lạc dự án hiệu quả, dự án của bạn sẽ không bao giờ đi bất cứ nơi nào vì không ai có thể cộng tác với nó!
✖.
Thật không may, Excel không quá hợp tác.
Vì nó chỉ là một tờ, không có nơi nào cho các thành viên trong nhóm của bạn thêm ý kiến hoặc chia sẻ các tài liệu dự án có liên quan.
Do đó, nhóm của bạn phải dựa vào các ứng dụng liên lạc bên ngoài để phối hợp các nhiệm vụ. Điều này sẽ dẫn đến những khoảng trống liên lạc lớn như một người nào đó chắc chắn sẽ bị bỏ lại vòng lặp.
✔
Quản lý tác vụ UDNlàm cho sự hợp tác trên các nhiệm vụ cực kỳ đơn giản.
Mỗi nhiệm vụ có riêng của nóBình luận Tiết diện,Trường hợp các thành viên trong nhóm có thể giải quyết các truy vấn và chia sẻ các tài liệu quan trọng. Các thành viên trong nhóm sau đó sẽ được thông báo nếu một cái gì đó được chia sẻ ở đó và có thể kiểm tra nó.
Vì có các phần bình luận riêng cho từng nhiệm vụ, bạn có thể yên tâm rằng tất cả các cuộc hội thoại này được sắp xếp gọn gàng.
Ngoài ra, bạn có thể cóMô tả nhiệm vụ chi tiếttrongQuản lý tác vụ UDNcó thể phác thảo những gì mỗi người cần phải làm. Điều này làm giảm khả năng xảy ra sai tai. Nhưng ngay cả khi nó làm, bạn có phần bình luận để sắp xếp nó.
Quản lý tác vụ UDNcũng có thể tích hợp với các công cụ nhắn tin nhưChùngĐể đảm bảo rằng nhóm của bạn vẫn đang sử dụng một ứng dụng giao tiếp, họ sẽ thoải mái.
Bây giờ họ sẽ có thể sử dụng Slack trong khi nhận được chức năng được thêm vào của một Công cụ quản lý dự án Những
6. Không báo cáo nâng cao
Có một sự phá vỡ công việc chi tiết về tiến trình dự án của bạn và biết cách nhân lực của bạn đang biểu diễn là vô giá trong quản lý dự án, đặc biệt là trên các dự án nhỏ hơn.
Điều này không chỉ cung cấp cho bạn một ý tưởng tốt về nơi bạn đứng bây giờ, mà nó cũng có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho dự án tiếp theo.
✖.
Bảng tính như Excel và Google Sheets cung cấp cho bạn không có khả năng báo cáo chi tiết nào khác ngoài dữ liệu trên màn hình.
Bạn không có cách nào để theo dõi một nhiệm vụ đang thực hiện trong bao lâu hoặc bao nhiêu công việc của một thành viên trong nhóm. Kết quả là, xây dựng hiệu quảKế hoạch quản lý công việclà không thể nếu bạn chỉ sử dụngExcel hoặc Google Sheets .
✔
Quản lý tác vụ UDNcó thể cung cấp cho bạn hàng tấn củaBáo cáo chi tiếtđó bao gồm các khía cạnh của dự án như:
Với báo cáo này, bạn sẽ có một bức tranh chính xác về những gì tất cả các thành viên trong nhóm của bạn đang làm việc. Bạn sẽ biết những dự án mà họ đã hoàn thành và những dự án nào còn lại.
Với báo cáo này, bạn có thể đo lường tiến trình nhiệm vụ và ước tính xem bạn sẽ đáp ứng thời hạn. Ngoài ra, bạn sẽ có thể thấy thành viên trong nhóm hiệu quả như thế nào.
Mọi người yêu một chút cạnh tranh thân thiện, phải không?
Đó là lý do tại sao báo cáo này có thể chơi game tất cả các nhiệm vụ đồng đội của bạn đã làm việc, chẳng hạn như thông báo được xóa, các nhiệm vụ được thực hiện, v.v. Điều này có thể biến quản lý tác vụ thành một trò chơi thú vị của những người có thể làm nhiều nhất!
Thay vì dựa vào mẫu theo dõi dự án không thực tế, chỉ cần sử dụngQuản lý tác vụ UDN 'S Gantt. Biểu đồ.Những
Quản lý tác vụ UDN 'S Tính năng biểu đồ Gantt mạnh mẽrất hữu ích cho việc lập lịch trình và theo dõi dự án hiệu quả!
Sử dụngQuản lý tác vụ UDNBiểu đồ Gantt để theo dõi tiến trình dự án và quản lý lịch trình dự án ngay lập tức. Vì mỗi dự án đi kèm với biểu đồ Gantt của riêng mình, nó làm cho nhiều dự án theo dõi một làn gió.
Xem dòng thời gian của bạn, quản lý phụ thuộc và giữ cho mọi thứ đánh dấu chỉ bằng một cú nhấp chuột!
Những biểu đồ này cũng đi kèm với hàng tấn tự động hóa:
Quản lý tác vụ UDNCũng đi kèm với mạnh mẽBảng điều khiển.Đối với tổng quan cấp cao về tiến độ dự án của bạn.
Đây là một cái nhìn nhanh chóng vềBiểu đồ khác nhauBạn có thể thêm vàoQuản lý tác vụ UDNBảng điều khiển của:
7. Phần mềm MS Excel sẽ liên tục bị sập
độ tin cậylà một trong những điều quan trọng nhất để tìm kiếm trong một công cụ quản lý.
Vì có rất nhiều danh sách kiểm tra quan trọng và nhiệm vụ dự án ở đó, bạn không đủ khả năng để mất bất kỳ dữ liệu dự án nào.
✖.
Một trong những vấn đề với việc sử dụng Excel để quản lý dự án là nó không được xây dựng cho nó.
Nếu quá nhiều người truy cập vàotương tựBảng tính Excel cùng một lúc, công cụ có xu hướng gặp sự cố.
Đây có thể là một vấn đề lớn vì bạn không chỉ có thể mất bất kỳ thay đổi chưa được lưu nào, mà là sự cố liên tục khiến nó hầu như không thể sử dụng Excel để quản lý dự án.
✔
Quản lý tác vụ UDNđược xây dựng choĐám mây dựa trênquản lý dự án. Đó là lý do tại sao nó không có vấn đề xử lý nhiều người truy cập vàocùng một không gian cùng một lúc.
Trong thực tế, vớiQuản lý tác vụ UDN, Bạn sẽ có 99,99% thời gian hoạt động. Đó là hầu như không có sự cố!
8. Quyền truy cập không thể được tùy chỉnh
Khi nói đến các dự án, bạn muốnbên phảinhững người làm việc trên nó
Bạn không muốn liên quan đến những người không liên quan đến dự án. Nhưng bạn cũng không thể rời khỏi những người không thể thiếu đối với dự án.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là có các tùy chọn tùy chỉnh cho quyền truy cập trong công cụ quản lý dự án của bạn để hợp tác hiệu quả.
✖.
Vấn đề với Excel là bạn chỉ có hai tùy chọn:
Vấn đề với điều này là không có trình theo dõi để xem ai đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu hoặc sổ làm việc (trừ khi bạn đang sử dụng Office 365).
Ngoài ra, điều này đặt ra một vấn đề bảo mật vì không phải mọi nhân viên đều cần quyền truy cập vào sổ làm việc, đặc biệt nếu nó chứa thông tin dự án nhạy cảm như ngân sách của khách hàng của bạn.
Vấn đề ở đây là điều này có thể tạo ra một nút cổ chai dự án.
Như một người chỉ có thể thay đổi một tờ, bạn đang chờ đợi chúng mọi lúc.
Nhân viên của bạn có thể có dữ liệu sẵn sàng để đi nhưng sẽ phải chờ người quản lý dự án đăng nhập và thực hiện các thay đổi đó.
Cả hai lựa chọn này là lý tưởng, phải không?
✔
VớiQuản lý tác vụ UDN, bạn có toàn quyền kiểm soát quyền sử dụng và khả năng truy cập của dự án.
Ngay cả các thành viên trong nhóm cũng làm việc trêntương tựDự án có thể có.khác nhaumức độ tiếp cận để đảm bảo rằng người phù hợp có quyền truy cập vào những điều đúng đắn.
Trong khi hầu hết các công cụ quản lý nhiệm vụ chỉ giới hạn quyền truy cập cho các thành viên của tổ chức của bạn,Quản lý tác vụ UDNcó thểThêm kháchđến các dự án của bạn quá!
Bạn có thể tùy chỉnh những dự án nào họ có thể truy cập và đảm bảo rằng họ không tham gia vào các dự án, họ không phải là một phần của.
Bằng cách này, bạn có thể hợp tác với những người làm việc tự do và các bên liên quan mà không phải lo lắng về một điều!
Thoát khỏi bảng tính
Trong khi Excel có nhiều ứng dụng,Quản lý dự án không phải.một cái gì đó nó làm rất tốt
Ngay cả với các mẫu Excel, bạn vẫn sẽ có một thời gian khó khăn quản lý các dự án của mình trong Excel.
Trong khi có nhiềuExcel thay thếđể xem xét, sự lựa chọn thông minh hơn sẽ là sử dụng một công cụ quản lý nhiệm vụ chuyên biệt nhưQuản lý tác vụ UDNthay thế.
Đó là bởi vì Quản lý tác vụ UDNlà một công cụ được thiết kế để quản lý dự án. Các tính năng của nó được thiết kế để giúp bạn quản lý các dự án của mình hiệu quả hơn với mức giá rất thân thiện!
Vậy tại sao khôngcố gắngQuản lý tác vụ UDNmiễn phívà trải nghiệm nó?
