Quản lý dự án tiếp thị: Làm thế nào để cấu trúc chiến lược của bạn

Tóm lược

Quản lý dự án tiếp thị là một phương pháp luận được sử dụng để giữ các chiến dịch tiếp thị theo dõi và các bên liên quan được thông báo trong vòng đời của dự án. Nó cung cấp sự rõ ràng giữa các đội, giữ cho các dự án của bạn trong phạm vi, và giúp các thành viên trong nhóm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về những thách thức của các chiến dịch tiếp thị và giải thích cách quản lý dự án tiếp thị có thể giúp bạn thành công.

Các sáng kiến tiếp thị có thể rất quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh của bạn bởi vì họ cho bạn cơ hội nói với câu chuyện thương hiệu của bạn và gửi dẫn xuống phễu bán hàng. Không có tiếp thị hiệu quả, bạn có thể đấu tranh để mang lại doanh thu và an toàn cho khách hàng trung thành. Một kế hoạch tiếp thị tập trung đảm bảo rằng thông điệp của bạn cộng hưởng với khán giả của bạn để bạn có thể rời xa mọi chiến dịch cảm thấy tự hào về công việc mà đội của bạn đưa vào.

Trong phần này, chúng ta sẽ giải thích quản lý dự án tiếp thị nào và cách bạn có thể sử dụng nó để quảng bá hợp tác nhóm , tạo ra chất lượng cao giao hàng. và thực hiện một cấu trúc quy trình làm việc .

Quản lý dự án tiếp thị là gì?

Để quản lý các dự án tiếp thị, bạn sẽ bắt đầu với các nguyên tắc quản lý dự án tương tự mà các đội khác và các ngành công nghiệp sử dụng. Nhưng quản lý dự án tiếp thị khác với truyền thống Phương pháp quản lý dự án Trong một vài cách, chúng tôi sẽ bao gồm bên dưới.

Trong quản lý dự án tiếp thị, bạn sẽ thêm một giai đoạn chiến lược tiếp thị, nơi bạn sẽ thu thập nghiên cứu và dữ liệu thị trường và sử dụng kết quả của mình để đặt gói dự án của bạn trong chuyển động.

Tại sao quản lý dự án tiếp thị quan trọng?

Quản lý dự án tiếp thị rất quan trọng vì cách bạn quản lý các tác động của dự án mà mọi người tham gia với chiến dịch tiếp thị. Khi bạn sử dụng phương pháp đúng, những người khác sẽ theo dõi sự dẫn dắt của bạn và gặt hái những lợi ích của sự lãnh đạo mạnh mẽ của bạn.

Hình ảnh chính mình ở trung tâm của dự án. Khi vòng tròn mở rộng, nhiều người tham gia vào dự án. Khi bạn nhận ra bạn chỉ là người đầu tiên trong vòng đời dự án, sẽ dễ thấy hơn khi quản lý dự án rất quan trọng.

Phải mất một ngôi làng để quản lý một dự án tiếp thị. Ba nhóm các bên liên quan quan trọng nhất là:

Trình quản lý dự án tiếp thị: Là người lãnh đạo và người hỗ trợ các chiến dịch tiếp thị, bạn đang ở trung tâm của tất cả mọi thứ xảy ra trong một dự án tiếp thị. Điều này bao gồm những thứ như Dòng thời gian dự án sự chậm trễ, xử lý sự cố tiếp thị qua email, và Kpi. giám sát.

Các bên liên quan nội bộ: Nội bộ Các bên liên quan là các thành viên trong nhóm trong tổ chức của bạn, những người có cổ phần trong dự án của bạn. Những người này có thể bao gồm các giám đốc điều hành, đại diện bán hàng, quảng cáo hoặc kỹ thuật viên. Cách bạn quản lý chiến dịch tiếp thị của bạn ảnh hưởng đến các bên liên quan nội bộ. Họ thường tham gia vào chiến dịch tiếp thị, bị ảnh hưởng bởi các sản phẩm giao hàng của chiến dịch hoặc thông báo về các mục tiêu tổng thể của bạn.

Các bên liên quan bên ngoài: Các bên liên quan bên ngoài là những người bên ngoài tổ chức của bạn, những người có cổ phần trong dự án của bạn. Những người này có thể bao gồm các nhà cung cấp, người dùng cuối, khách hàng hoặc nhà đầu tư. Có thể bạn sẽ cần kỹ năng quản lý dự án Để giữ cho các bên liên quan bên ngoài được thông báo và hài lòng với các sản phẩm dự án của bạn.

Quá trình quản lý dự án tiếp thị

Phương pháp quản lý dự án tiếp thị có 10 bước chính. Trong khi cơ quan tiếp thị của bạn có thể giải quyết các dự án phức tạp ở các khu vực thích hợp như SEO hoặc phương tiện truyền thông xã hội, bạn có thể sử dụng các bước này như một khung chung cho hầu hết các chiến dịch tiếp thị.

Bạn có thể chia 10 bước dưới đây thành năm giai đoạn dự án. Năm giai đoạn này giống với các giai đoạn quản lý dự án truyền thống, nhưng họ cũng bao gồm các chiến lược tiếp thị bổ sung để đảm bảo bạn đang thiết lập bản thân và dự án tiếp thị của bạn để thành công.

Mục tiêu và phân tích

Mục tiêu của các mục tiêu và giai đoạn phân tích quản lý dự án tiếp thị là tập trung vào việc lập kế hoạch chiến dịch tiếp thị của bạn. Điều này liên quan đến việc xác định các mục tiêu kết thúc của dự án và phác thảo các số liệu thành công.

Xác định mục tiêu kết thúc: Làm cho mục tiêu kết thúc của bạn rõ ràng ở đầu mỗi dự án bạn làm việc. Bằng cách đó, các thành viên trong nhóm biết những gì để phấn đấu trong quá trình thực hiện dự án và các bên liên quan biết những gì mong đợi.

Nhận định Số liệu thành công : Điều quan trọng là xác định KPI ở đầu chiến dịch để bạn có thể sử dụng các số liệu này để theo dõi tiến trình của mình trong suốt vòng đời của dự án.

Chiến lược tiếp thị

Sử dụng các mục tiêu dự án của bạn từ Giai đoạn một để thúc đẩy chiến lược tiếp thị của bạn. Trong giai đoạn này, bạn cũng sẽ sử dụng nghiên cứu thị trường và dữ liệu để tìm ra cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu chiến lược .

Xác định đối tượng của bạn: Xác định đối tượng mục tiêu của bạn là bước đầu tiên để đạt được ROI cao. Đối tượng mục tiêu của bạn là nhóm những người có nhiều khả năng cộng hưởng với thương hiệu của bạn. Nếu bạn có thể tiếp cận đối tượng này, bạn sẽ tăng cơ hội bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.

Đặt tin nhắn và CTA: Xác định thông điệp bạn muốn gửi đến đối tượng mục tiêu của bạn. Tin nhắn của bạn nên bao gồm các cuộc gọi chiến lược để hành động cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.

Lập kế hoạch dự án

Chiến dịch tiếp thị của bạn có thể yêu cầu tài sản sáng tạo và một kế hoạch chi tiết về cách phân phối các tài sản này. Trong giai đoạn lập lịch dự án, thành lập một nhóm để hỗ trợ bạn tạo tài sản.

CLARIFY phạm vi: Làm rõ của bạn phạm vi dự án Vì vậy, mọi người đều biết những hạn chế của dòng thời gian, tài nguyên và ngân sách dự án của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo các bên liên quan nhận thức được phạm vi dự án để hạn chế các yêu cầu thay đổi.

Nhiệm vụ ủy thác : Công việc ủy nhiệm là rất quan trọng nếu bạn hy vọng được tổ chức và tránh công việc trùng lặp. Tạo một dòng thời gian dự án và gán nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Sử dụng một biểu đồ Gantt hoặc công cụ quản lý nhiệm vụ khác để các thành viên trong nhóm có thể hình dung các cột mốc dự án và phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.

Khởi chạy chiến dịch

Sau khi bạn đã lên lịch chiến dịch của mình, hành động bắt đầu. Đây là giai đoạn khi nhóm của bạn phát triển tài sản sáng tạo của mình và gửi chúng đến hàng loạt. Phần này của quản lý dự án tiếp thị rất thú vị vì bạn có thể thấy chiến lược của mình trong chuyển động.

Tạo dự án cung cấp: Sản xuất các giao hàng sẽ vượt trội đối thủ cạnh tranh của bạn và Wow khán giả của bạn. Sử dụng một nhóm các nhà văn và các nhà thiết kế đồ họa có thể cung cấp tin nhắn của bạn bằng cách sử dụng bản sao mạnh mẽ và hình ảnh ấn tượng.

Phân phối trên các kênh tiếp thị: Xác định các kênh tiếp thị nào sẽ giúp bạn đạt được đối tượng mục tiêu của mình và khi họ ở bên họ. Đặt các giao hàng của bạn trên các kênh này để bạn có nhiều mắt nhất có thể.

Giám sát và xem xét

Sử dụng các số liệu thành công mà bạn đã đặt trong giai đoạn lập kế hoạch dự án để theo dõi tiến trình dự án của bạn. Khi bạn đã theo dõi tiến trình của mình, bạn cũng có thể sử dụng kết quả hiệu suất của mình để Tìm hiểu các bài học cho các dự án trong tương lai .

Màn hình kết quả: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi KPI của bạn trong thời gian thực. Khi bạn đã khởi chạy chiến dịch tiếp thị của mình, bạn có thể đánh giá chiến dịch của bạn hoạt động tốt như thế nào và những điều chỉnh nào bạn nên thực hiện đối với chiến lược tiếp thị trong tương lai của mình.

Đặt tiêu chuẩn trong tương lai: Sử dụng bất kỳ bài học nào bạn học được từ việc theo dõi chiến dịch của mình để thiết lập các tiêu chuẩn cho các dự án trong tương lai. Ví dụ: nếu chiến dịch của bạn hoạt động kém với một khung tuổi cụ thể, hãy đặt giới hạn đối tượng trong nhóm này để các chiến dịch trong tương lai.

4 thách thức phổ biến trong tiếp thị

Nhiều đội tiếp thị phải đối mặt với những thách thức khi thực hiện các chiến dịch tiếp thị của họ. May mắn thay, những thách thức phổ biến nhất có thể phòng ngừa hoặc dễ bị giảm nhẹ với quản lý dự án tiếp thị.

Sử dụng các giải pháp cho những thách thức dưới đây như một phần của quy trình quản lý dự án tiếp thị của bạn.

1. Rủi ro dự án

Chiến dịch tiếp thị Trải nghiệm rủi ro trong nhiều lĩnh vực, và rất khó để dự đoán những rủi ro này sẽ là gì hoặc khi chúng sẽ xảy ra. Nhưng nếu bạn không sẵn sàng giảm thiểu rủi ro dự án một khi nó giữ, vấn đề có thể ảnh hưởng đến chất lượng dự án. Một số lĩnh vực phổ biến của rủi ro dự án bao gồm:

Rủi ro kỹ thuật: Rủi ro kỹ thuật đặc biệt có thể ảnh hưởng đến các chiến dịch tiếp thị email hoặc kỹ thuật số. Sự cố bảo mật, cyberattacks, hành vi trộm cắp mật khẩu hoặc mất điện dịch vụ có thể trì hoãn một chiến dịch tiếp thị hoặc biến đổi hoàn toàn.

Rủi ro thị trường: Đây là những rủi ro ảnh hưởng đến toàn bộ thị trường. Chúng có thể bao gồm nguy cơ suy thoái, rủi ro lợi nhuận, rủi ro lãi suất và rủi ro tiền tệ. Trong khi những rủi ro này không thể kiểm soát được, nhóm của bạn có thể chuẩn bị cho họ để bạn có thể phản ứng nhanh nếu chúng xảy ra.

Rủi ro tổ chức: Rủi ro tổ chức xảy ra từ các vấn đề với các hoạt động nội bộ. Các sự kiện thuộc danh mục này bao gồm thiệt hại uy tín, thất bại liên lạc, vụ kiện và gián đoạn chuỗi cung ứng.

Giải pháp: Sử dụng Quản lý rủi ro dự án để ngăn chặn và giảm thiểu rủi ro trong các chiến dịch tiếp thị của bạn. Trong giai đoạn lập kế hoạch, thiết lập một Phân tích rủi ro để đánh giá những rủi ro dự án nào có nhiều khả năng xảy ra, cũng như rủi ro nào là ưu tiên cao nhất. Sau đó, sử dụng những hiểu biết để định hình chiến dịch của bạn và chuẩn bị cho những rủi ro tiềm ẩn.

2. Phạm vi creep.

Phạm vi creep. Xảy ra khi chiến dịch tiếp thị của bạn mở rộng vượt quá những kỳ vọng ban đầu mà bạn đã đặt. Các chiến dịch tiếp thị thường bị creep phạm vi vì các đội không thiết lập các yêu cầu rõ ràng trong quá trình lập kế hoạch dự án. Nếu bạn không truyền đạt những hạn chế của mình đối với các bên liên quan, họ có thể yêu cầu những thay đổi mà nhóm dự án của bạn gặp khó khăn trong việc theo kịp.

Giải pháp: Định nghĩa mục tiêu dự án Trong giai đoạn ban đầu của chiến dịch tiếp thị của bạn và chia sẻ các mục tiêu này với các bên liên quan của bạn. Duy trì các dòng giao tiếp rõ ràng để các bên liên quan của bạn hiểu các yêu cầu dự án của bạn, bao gồm giới hạn của dòng thời gian dự án của bạn và ngân sách . Nếu cần thiết, bạn cũng có thể thiết lập một Thay đổi quy trình kiểm soát để điều chỉnh các yêu cầu thay đổi.

3. Giao tiếp kém với các bên liên quan

Giao tiếp kém với các bên liên quan là một thách thức nhiều đội tiếp thị phải đối mặt. Bạn có thể thấy ở trên rằng thử thách này có hậu quả, với phạm vi creep chỉ là một trong những hậu quả đó. Những hậu quả khác của các vấn đề truyền thông bao gồm:

Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý dự án để thiết lập một dòng truyền thông mạnh mẽ với các bên liên quan. Chia sẻ các cập nhật theo thời gian thực với tất cả mọi người tham gia vào chiến dịch tiếp thị của bạn và khuyến khích các bên liên quan cung cấp thông tin phản hồi trên đường đi. Đặt mốc dự án như điểm kiểm tra để đánh giá tập thể của chiến dịch.

4. Không có nguồn gốc duy nhất

Các đội tiếp thị dựa vào trò chuyện trực tiếp, email, điện thoại hoặc video để liên lạc với các bên liên quan sẽ gặp những thách thức khi quản lý các chiến dịch tiếp thị của họ. Bạn không nên nghỉ hưu các hình thức giao tiếp truyền thống này, nhưng họ không cung cấp các yếu tố cần thiết như:

Chiến lược tiếp thị của bạn nên minh bạch cho tất cả các bên liên quan. Tăng cường minh bạch đội liên lạc và cải thiện chất lượng dự án.

Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý dự án là nguồn gốc duy nhất của bạn. Có nhiều Các loại quản lý dự án với các cấp độ khác nhau của chức năng. Một số công cụ biên dịch thông tin dự án của bạn, trong khi các công cụ khác biên dịch thông tin từ các nguồn bên ngoài. Sử dụng một công cụ như Quản lý tác vụ UDN Để tùy chỉnh chế độ xem dự án và giữ mọi người từ các thành viên trong nhóm đến các bên liên quan trên cùng một trang.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án để cấu trúc chiến lược tiếp thị của bạn

Quản lý dự án tiếp thị có thể loại bỏ một số thách thức phổ biến mà các bộ phận tiếp thị phải đối mặt. Khi bạn sử dụng phương pháp quản lý có cấu trúc, bạn sẽ cải thiện luồng giao tiếp và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình. Sử dụng phần mềm quản lý dự án để thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan và thiết lập một nguồn sự thật duy nhất.