Hãy thử timeboxing: Chiến lược quản lý thời gian mục tiêu theo định hướng
Tất cả chúng ta đã có điều đó nhiệm vụ 30 phút mà xoắn ốc ngoài tầm kiểm soát và chiếm làm việc cả ngày. Khi bạn không đặt những hạn chế hoặc giới hạn về thời gian của bạn, thật dễ dàng cho công việc để có được kéo ra khỏi trong quá trình cả ngày. Thậm chí còn có một tên cho điều này:Luật của Parkinson, Trong đó nêu rằng “việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành nó.”
Timeboxing là một trong những chiến lược quản lý thời gian để giúp bạn kiểm soát trở lại của lịch trình của bạn. Thay vì mất giờ để nhiệm vụ dễ dàng, timeboxing có thể giúp bạnchiến sự trì hoãn, Đòi lại năng suất bị mất, và tập trung vào công việc mà vấn đề này. Với timeboxing, bạn sẽ thực hành giao từng nhiệm vụ một số tiền cụ thể về thời gian, do đó bạn có thể dành nhiều thời gian công tác quy hoạch và ít thời gian hơn trong dòng chảy.
timeboxing là gì?
Timeboxing là một chiến lược quản lý thời gian mục tiêu định hướng để giúp bạnTăng năng suấtvà giảm sự trì hoãn. Khi bạn tạo một “timebox,” bạn đang thiết lập một mục tiêu để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định.
Kế hoạch bao lâu một nhiệm vụ cần thực hiện trước khi bắt đầu vào nó cho phép bạn có cố ý về nơi bạn đang dành nhiều thời gian của bạn và những gì bạn đang làm việc. Này có thể giúp giảm bớt công việc về công việc, hiện chiếm60% thời gian của chúng tôi. Thay vì đuổi theo xuống phê duyệt hoặc tìm kiếm tài liệu, bạn có thể đảm bảo bạn có tất cả mọi thứ bạn cần ngay trước mặt bạn khi bạn bắt đầu timebox của bạn.
Bạn có thể sử dụng timeboxing để sắp xếp các nhiệm vụ cá nhân, giúp đỡ nhóm của bạn được tổ chức, hoặc quản lý các cuộc họp hiệu quả hơn. Cả ba chiến lược timeboxing kéo từ phương pháp tương tự. Nhưng không có vấn đề gì bạn đang sử dụng timeboxing cho, bước đầu tiên là để xác định xem bạn đang thiết lập một “cứng” hay “mềm” timebox.
Cứng vs timeboxing mềm
Trước khi tạo một timebox, trước tiên bạn cần phải quyết định nếu đó là một khó khăn hoặc một timebox mềm. Một timebox cứng có nghĩa là nhiệm vụ hoặc hoạt động của bạn phải dừng lại khi timebox của bạn được cập ngay cả khi bạn chưa hoàn thành nhiệm vụ. Tạo timeboxes khó có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn dễ bị cầu toàn và bạn thường xuyên mệt nhọc trên công việc đó đã được hoàn thành. Trong một bối cảnh đội bóng, tạo ra một timebox khó có thể đảm bảo bạn giải quyết tất cả các nhiệm vụ trong việc tồn đọng, tương tự như của bạn, trong một cuộc họp, sử dụng timeboxes cứng có thể giúp bạn đạt tất cả các mục trong chương trình nghị của bạn.
Một timebox mềm, mặt khác, là linh hoạt hơn. Trong một timebox mềm, phần cuối của timebox là một gợi ý mà bạn nên quấn lên những gì bạn đang làm và chuyển sang công việc tiếp theo. Bạn có thể sử dụng timeboxes mềm cho công việc phức tạp, đặc biệt là nếu bạn không chắc chắn chính xác nhiệm vụ sẽ mất bao lâu khi bạn bắt đầu. Là một đội bóng, tạo timeboxes mềm cung cấp cho cộng tác viên của bạn linh hoạt hơn trong khi vẫn giúp đỡ tất cả mọi người class trên khi làm việc cần được hoàn thành. Trong một cuộc họp, sử dụng timeboxes mềm có thể giúp bạn ở lại theo dõi mà không làm gián đoạn cuộc nói chuyện, cách một timebox sức khó khăn.
Quyết định có nên thiết lập một timebox cứng hoặc mềm phụ thuộc vào những gì các mục tiêu công việc của bạn là-và bạn không chỉ phải sử dụng một hay cách khác. Vào đầu mỗi timebox bạn thiết lập, quyết định nếu đó là một timebox cứng hoặc mềm, và giữ cho mình để kỳ vọng rằng cho phù hợp.
Làm thế nào để thiết lập một timebox?
Để thiết lập một timebox, hãy bắt đầu bằng cách xác định một nhiệm vụ hoặc cơ thể của công việc mà bạn cần phải được thực hiện. Sau đó:
Tìm ra cách dài mà cơ thể của công việc nên dùng.
Đối với timeboxes cá nhân hoặc nhóm, hãy tìm một thời gian trong lịch của bạn để làm việc đó.
Quyết định xem đó là một timebox cứng hoặc mềm.
Bắt đầu timebox.
Tránh phiền nhiễu trong timebox để duy trì tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay.
Kết thúc, sau đó nghỉ ngơi.
Bao lâu là một timebox?
Không có quy tắc thiết lập cho một timebox nên là bao lâu. Trong thực tế, một số đặc biệt đội-inđội Agile-Sử dụng “timebox” đến vài tuần trung bình hoặc tháng làm việc tại một thời điểm. Nhưng đối với một timebox thực sự có hiệu quả, kế hoạch để tạo ra một khoảng thời gian mà bạn có thể nhảy vàocông việc sâu, về nhà trong nhiệm vụ cụ thể đó, và chảy vào dòng chảy. Khi bạn hoàn giờ công việc, bạn sẽ có thể báo lại thông báo với các tính năng như "không làm phiền" và tập trung mà không có phiền nhiễu.
Điều đó không có nghĩa là bạn không thể chỉnh sửa các cơ quan công việc lớn hơn. Nhưng nếu bạn muốn sử dụng TimeBoxing trên một nhiệm vụ sẽ mất nhiều hơn hai hoặc ba giờ, hãy bắt đầu bằng cách phá vỡ việc này thành các thành phần nhỏ hơn.
Ví dụ: giả sử bạn đang tạo ebook. Sách điện tử sẽ dài 25 trang và chụp nhiều vòng đánh giá, sửa đổi và thiết kế. Dự án này sẽ trải rộng trong suốt một vài tuần, và trong thời gian đó bạn có thể sẽ tung hứng các dự án và nhiệm vụ khác. Bằng cách phá vỡ một dự án lớn thành các khối thời gian có thể quản lý, giờ kết đồng không chỉ khiến tác vụ "tạo ebook" dễ quản lý hơn, nó còn giúp bạn tiến triển ổn định theo mục tiêu của mình trong suốt các tuần đó.
TimeBoxing không phải là một chiến lược để có được tất cả các công việc của bạn được thực hiện nhanh hơn - đó chỉ là một cách hiệu quả để phá vỡ và suy nghĩ lại các nhiệm vụ. Trong trường hợp ebook, bạn có thể sẽ muốn tạo một số thời gian để nghiên cứu trước khi bạn bắt đầu trên phác thảo của mình. Truyền bá những thứ này trong vài ngày giúp bạn đạt được tiến bộ về mục tiêu của mình mà không cảm thấy như bạn sẽ không bao giờ đi đến cuối công việc của mình. Khi bạn đã hoàn thành giai đoạn nghiên cứu, hãy tạo một vài thời gian để viết, xem xét và phê duyệt phác thảo của bạn. Tiếp tục phá vỡ việc tạo ebook thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và tạo cho mình vài ngày nghỉ trong suốt quá trình để tránh kiệt sức. Bằng cách phá vỡ công việc này thành các thành phần nhỏ hơn, bạn có thể tránh chần chừ và làm cho nhiệm vụ cảm thấy dễ quản lý hơn.
7 mẹo để sử dụng TimeBoxing cho công việc của riêng bạn
Nếu bạn muốn sử dụng TimeBoxing để giúp cải thiện tiêu điểm hoặc giảm sự chần chừ, hãy thử bảy mẹo để quản lý thời gian hiệu quả.
1. Ưu tiên thời gian tim
Nếu bạn có một ngày bận rộn, nó có thể hấp dẫn để sắp xếp lại, sắp xếp lại hoặc hủy thời gian của bạn. Cố gắng tránh điều này càng nhiều càng tốt. Khi chúng được đặt, hãy nghĩ về TimeBoxes như các cuộc họp bạn đã lên lịch với chính mình. Bạn không có kế hoạch lỏng lẻo để làm một cái gì đó. Thay vào đó, bạn đang cam kết với bản thân rằng bạn sẽ làm việc trong nhiệm vụ này trong thời gian bạn đặt sang một bên. Giống như bạn sẽ không hủy cuộc gặp gỡ với một thành viên trong nhóm vào phút cuối trừ khi bạn phải hoàn toàn, bạn không nên hủy nhạc thời gian.
2. Hình dung thời gian của bạn để hiểu rõ hơn về nó
TimeBoxing có hiệu quả nhất khi bạn làm cho nó trực quan. Nó giúp thực sự lên lịch nhanh chóng thời gian tập trung vào lịch của bạn, vì vậy bạn có thể xem bạn có giới hạn thời gian nào đối với bất kỳ tác vụ cụ thể nào. Điều này cũng giúp bạn tuân thủ lịch trình của mình và cho phép các thành viên trong nhóm biết khi nào bạn không có sẵn. Nếu không lên lịch thời gian tập trung vào lịch của bạn, các thành viên trong nhóm có thể nghĩ rằng đó là thời gian mở và sắp xếp một cuộc họp hoặc ping bạn với một câu hỏi.
3. Đặt hẹn giờ
Cho dù bạn đang sử dụng một hộp bấm giờ cứng hoặc mềm, hãy đặt bộ hẹn giờ để bạn biết khi nào thời gian của bạn lên. Hãy nhớ rằng: Khi bạn tạo TimeBox, bạn đang đặt mục tiêu hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Một bộ đếm thời gian có thể giúp bạn giữ quyền chịu trách nhiệm với sự mong đợi đó và cảnh báo bạn khi thời điểm đó lên.
Đặt một bộ hẹn giờ cũng giải phóng bạn khỏi suy nghĩ về thời gian trong khi bạn đang làm việc. Thay vì liên tục kiểm tra đồng hồ hoặc đảm bảo bạn không đến trễ cuộc họp tiếp theo của mình, bạn đã dành thời gian dành riêng để lao vào công việc của mình và lưu vào dòng chảy.
Trong trường hợp của một thời điểm khó khăn, có kế hoạch chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo sau khi bộ đếm thời gian lên. Nếu bạn chưa hoàn thành những gì bạn đang làm, bạn có thể quay lại với nó trong một thời gian sau. Đối với hộp thời gian mềm, hãy sử dụng bộ hẹn giờ dưới dạng chỉ số mà bạn nên kết thúc những gì bạn đang làm trong năm hoặc mười phút tới và chuyển sang tác vụ tiếp theo.
4. Tắt thông báo hoặc sử dụng "Đừng làm phiền"
TimeBoxes có hiệu quả vì chúng giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ trong tầm tay và tìm dòng chảy. Quá thường xuyên, chúng tôi cho phép sự chú ý gãy của chúng tôi để thiết lập ý định của chúng tôi, mà không chỉ dẫn đến giảm năng suất mà còn cản trở hiệu quả, tác động cao. Trong cùng một tĩnh mạch, bạn cũng không muốn bị phân tâm một cách không cần thiết trong khi bạn đang ở trong thời gian của bạn.
Bằng cách báo động thông báo hoặc sử dụng tính năng "Không làm phiền", bạn có thể đảm bảo rằng bạn không bị gián đoạn trong khi cũng cho phép các thành viên trong nhóm biết rằng bạn sẽ quay lại với họ sớm nhất có thể. Hầu hết các công cụ cho phép các thành viên trong nhóm "ghi đè" các cài đặt này nếu họ cần liên lạc, vì vậy bạn sẽ không hoàn toàn không liên hệ - vừa được bảo vệ khỏi các thông báo không cần thiết trong khi bạn đang ở trong thời gian của bạn.
5. Nghỉ giải lao giữa các hộp thời gian
Khi chúng ta nói về năng suất tạiQuản lý tác vụ UDN, chúng ta không có nghĩa là "làm nhiều nhất có thể" -Và đó cũng không phải là mục tiêu với TimeBoxing. Thay vào đó, chúng tôi nghĩ về các chiến lược quản lý thời gian như một cách để tối đa hóa hiệu quả của bạn và tạo ra tác động lớn nhất với công việc của bạn.
Tương tự, Timeboxing Factory của bạn không phải là một cách để vượt qua năng suất tối đa tuyệt đối, nhưng thay vào đó một cách giúp bạn có chủ ý và hiệu quả hơn với thời gian của mình. Giống như tất cả các công việc tập trung, đảm bảo rằng bạn đang nghỉ ngơi ngắn giữa TimeBoxes, ngay cả khi bạn chỉ đứng để kéo dài hoặc lấy một ly nước.
6. Chụp tất cả các công việc của bạn trong một công cụ quản lý công việc
Để tạo TimeBox, bạn cần biết những gì bạn phải làm việc. Nếu bạn chưa có, hãy thiết lập mộtnhững việc cần làmTrong một dự án hoặcCông cụ quản lý công việc, nhưQuản lý tác vụ UDN. Những công cụ này giúp bạn xác định những nhiệm vụ quan trọng đang diễn ra và những gì bạn cần làm trong mỗi ngày làm việc.
7. Nhóm như nhiệm vụ
Để Timebox hiệu quả, bạn nên tạo các hộp thời gian cá nhân cho hầu hết các nhiệm vụ hoặc sáng kiến. Nhưng ngay cả với lợi thế của TimeBoxing, chuyển đổi giữa các nhiệm vụ cần có thời gian và năng lượng tinh thần. Để tránh tốt nhất, nhóm như các nhiệm vụ trong các hộp thời gian liền kề. Bằng cách đó, bạn có thể giữ bộ não của mình trên cùng một bản nhạc, ngay cả khi bạn làm việc trên các sáng kiến riêng lẻ. Nhóm các nhiệm vụ tương tự có thể giúp bạn duy trì tiêu điểm và lưu lượng, ngay cả khi bạn chuyển đổi giữa các hộp thời gian.
Ví dụ: nếu bạn đang ở trong nhóm bán hàng, bạn có thể phải tạo Sàn và Email cao độ cho các cơ hội bán hàng khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn muốn tạo TimeBoxes cho mỗi tác vụ, nhưng cố gắng nhóm các nhiệm vụ cho cùng một khách hàng ở mặt sau để quay lại thời gian. Ví dụ: nếu bạn phải tạo một sàn và email cho công ty A, và một sàn sân cho công ty B, làm cả hai nhiệm vụ cho công ty A ở phía sau để quay lại thời gian trước khi chuyển sang công việc cho công ty B.
4 cách sử dụng TimeBoxing với nhóm của bạn
Ngoài việc là một cá nhân hiệu quảCông cụ năng suất., Timeboxing có thể giúp bạn lãnh đạo và quản lý một đội. Hãy nhớ rằng TimeBoxes không nên là một hành động trừng phạt, mà là một cách để nhóm của bạn tổ chức và ưu tiên công việc tốt hơn. Đây là cách:
1. Quyết định lý do tại sao bạn đang sử dụng TimeBoxing
TimeBoxing có thể là một công cụ quản lý tuyệt vời, nhưng hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người trong nhóm của bạn được căn chỉnh tại lý do bạn đang sử dụng nó và đối với những nhiệm vụ nào. Bạn đang cố gắng hết giờ để xem bạn có thích nó không? Đây có phải là một chiến lược mới mà bạn muốn thực hiện để hiểu rõ hơn về công việc mất bao lâu? Có vấn đề gì với năng suất mà bạn muốn giải quyết?
Dành thời gian để ngồi xuống với đội của bạn để có cuộc trò chuyện này. Hãy chắc chắn rằng bạn cho phép không gian cho các câu hỏi và phản hồi để đảm bảo chiến lược tổng số thời gian của bạn cảm thấy hiệu quả.
2. Ghi lại các nhiệm vụ nhóm trong một công cụ quản lý công việc
Để đồng hồ thời gian hiệu quả như một đội, bạn cần cái nhìn sâu sắc về những gì mọi người đang làm việc và khi công việc đó là do. Với một công cụ quản lý công việc, bạn có thể chia sẻ một nguồn trung tâm của sự thật với toàn bộ đội của mình để tăng khả năng hiển thị vàhợp tác nhóm. Khi bạn biết ai đang làm gì khi nào, bạn có thể hiểu rõ hơn về công việc và ưu tiên công việc hiệu quả hơn.
3. Sắp xếp lại các nhiệm vụ trung bình trong bao lâu để hoàn thành
Nếu bạn đang sử dụng TimeBoxing với các thành viên trong nhóm, hãy dành chút thời gian để sắp xếp các độ dài tác vụ trung bình trong 1: 1 tiếp theo. Ví dụ: nếu bạn đang ở trong một nhóm kỹ thuật, hãy căn chỉnh về cách khắc phục lỗi trung bình sẽ mất trong bao lâu. Nếu bạn đang ở trong một đội ngũ thiết kế, hãy thiết lập những kỳ vọng đã thỏa thuận cho các loại công việc sáng tạo khác nhau.
Bằng cách quyết định các thời điểm này với nhau, bạn không nói rằng mọi thứ cần phải được hoàn thành trong khoảng thời gian chính xác này, đôi khi các nhiệm vụ phức tạp hơn và các hộp thời gian tương ứng của chúng sẽ dài hơn. Nhưng có một đường cơ sở có thể giúp bạn và đội của bạn tiến về phía trước với TimeBoxing hiệu quả nhất có thể. Khi bạn đã đặt kỳ vọng, bạn luôn có thể xem lại chúng trong tương lai 1: 1 và điều chỉnh khi cần thiết.
4. Thử giờ nghỉ chia thời gian
Cũng giống như TimeBoxing cho các cá nhân, hãy chắc chắn rằng bạn đang khuyến khích và dành thời gian để nghỉ ngơi trong nhóm của bạn. Ngoài việc sử dụng TimeBoxes để làm việc, hãy xem xét cài đặt TimeBoxes cho thời gian chết để đảm bảo các thành viên trong nhóm của bạn nghỉ giải lao. Cộng, bằng cách làm rõ rằng thời gian nghỉ là quan trọng như thời gian dành riêng cho công việc hoặc nhiệm vụ, bạn có thể chủ động ngăn chặn kiệt sức hoặckhối lượng công việc căng thẳng .
3 cách sử dụng TimeBoxing cho các cuộc họp
Khi họ hiệu quả, các cuộc họp nhóm có thể là những con đường tuyệt vời để hoàn thành một tấn công việc. Nhưng quá thường xuyên, các cuộc họp bị thiếu tập trung và mục tiêu không rõ ràng - vì vậy các thành viên trong nhóm dành ít thời gian hành động hơn khi làm việc và nhiều thời gian hơn để nói theo vòng tròn.
Để thực hiện các cuộc họp hiệu quả hơn, nó giúp luôn có mục đích họp và chương trình nghị sự. Nhưng TimeBoxing có thể thực hiện các cuộc họp ở cấp độ tiếp theo bằng cách giúp bạn và nhóm của bạn ở lại theo dõi và bao gồm mọi thứ bạn muốn thảo luận. Đây là cách:
1. Chia sẻ chương trình nghị sự cuộc họp với các chủ đề cuộc họp và giới hạn thời gian
Cách đơn giản nhất để TimeBox Một cuộc họp là thứ có thể bạn đã thực hiện việc tạo một chương trình nghị sự. Khi bạn gửi một chương trình họp, bạn chắc chắn rằng mọi người đều rõ ràng về mục đích của cuộc họp. Với chương trình nghị sự, bạn có thể đảm bảo các cuộc họp có thời gian sử dụng hiệu quả trong thời gian của đội, trong đó các quyết định được đưa ra và làm việc tiến về phía trước.
Để Timebox A chương trình nghị sự, hãy thêm một dòng để mất bao lâu mỗi mục chương trình nghị sự. Nó cũng hữu ích để làm rõ nếu đây là hộp thời gian cứng hoặc mềm. Cuối cùng, hãy chắc chắn đểChia sẻ chương trình họp-Along với bất kỳ tài liệu đọc trước, với đội của bạn trước. Bằng cách đó, mọi người có thể đến cuộc họp khi được chuẩn bị nhất có thể. Sau đó, một khi cuộc họp bắt đầu, hãy chia sẻ chương trình nghị sự một lần nữa hoặc giữ nó trên màn hình để giúp hướng dẫn các cuộc thảo luận.
2. Quyết định nếu bạn đang sử dụng thời gian cứng hoặc mềm
Đảm bảo làm rõ nếu bạn đang sử dụng các hộp thời gian cứng hoặc mềm trong chương trình họp, sau đó một lần nữa khi bắt đầu cuộc họp. Cho phép những người tham dự cuộc họp biết giới hạn phía trước sẽ làm giảm sự nhầm lẫn trong cuộc họp.
Trừ khi chương trình họp của bạn được đóng gói chặt chẽ, nhằm mục đích tạo ra các hộp thời gian mềm trong một cuộc họp. Bằng cách đó, bạn có thể cho các thành viên trong nhóm biết rằng họ nên kết thúc, mà không cảm thấy như bạn "đá chúng lên không trung." Các cuộc họp ví dụ bao gồm:
Đội tất cả tay
Cuộc họp đứng hàng ngày
Các cuộc họp khởi động dự án
Hội thảo
Đào tạo thuê mới
Kiểm tra người dùng
Kế hoạch sử dụng hộp đựng đồ khó khăn nếu chương trình họp của bạn rất chặt chẽ và bạn cần bao gồm tất cả nội dung của mình trước khi cuộc họp kết thúc. Những cuộc họp này có thể bao gồm:
Xưởng thiết kế hoặc đánh giá
Cuộc họp khám phá.
Các cuộc họp với chương trình nghị sự hành động
Nếu bạn tạo điều kiện cho cuộc họp, hãy thiết lập các hộp đựng cứng có thể cảm thấy khó xử. Không ai thích làm gián đoạn người thuyết trình hoặc các thành viên trong nhóm giữa cuộc trò chuyện. Đảm bảo nhóm của bạn hiểu rằng bạn đang sử dụng một thời gian khó khăn trước khi bắt đầu có thể giúp giảm bớt sự lúng túng này. Nó cũng có thể giúp nhắc nhở họ tại sao bạn đang sử dụng TimeBoxes, ví dụ, để đảm bảo bạn bao gồm mọi chủ đề trong chương trình họp.
Không phải mọi cuộc họp đều nên được đặt đến giờ. Một số cuộc họp được hưởng lợi nhiều nhất từ một phong cách trò chuyện miễn phí. Trong khi bạn nên luôn luôn gửi một chương trình nghị sự họp ngay cả khi đó chỉ là một phác thảo lỏng lẻo về những gì bạn mong đợi để thảo luận - tránh cài đặt TimeBoxes cho các cuộc họp như:
Phiên làm việc
Cuộc họp 1: 1
Tòa nhà đội ngũ
Các buổi động não
3. Thông báo cho người thuyết trình rằng TimeBox đã gần hết
Cho dù bạn đang sử dụng một dấu thời gian cứng hoặc mềm, hãy đảm bảo cho các thành viên trong nhóm biết khi nào thời gian của họ gần như hết. Tùy thuộc vào bạn để quyết định bạn chú ý đến bao nhiêu và liệu bạn sẽ đưa ra nhiều tín hiệu. Rõ ràng, bạn muốn tránh làm gián đoạn cuộc trò chuyện quá nhiều lần, vì vậy hãy chơi xung quanh với các dấu hiệu cảnh báo để xem những gì phù hợp với bạn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chuông khi còn lại một phút hoặc giơ tay trái của bạn để chỉ ra 30 giây còn lại. Nếu nhóm của bạn đang sử dụng hội nghị truyền hình để đáp ứng, hãy xem xét để lại một bình luận trong trò chuyện.
Lợi ích của TimeBoxing
Có nhiều cách khác nhau để sử dụng TimeBoxing cho năng suất của riêng bạn, để giúp nhóm của bạn sắp xếp các công việc, hoặc để tạo điều kiện cho các cuộc họp. Câu hỏi cuối cùng là: Bạn có nên sử dụng TimeBoxing không?
Trong khi thời điểm nàyKỹ thuật quản lýKhông hoàn hảo cho mọi kịch bản, Timeboxing có thể giúp bạn:
Hãy cố ý hơn về công việc của bạn.Để tạo một Timebox, trước tiên bạn cần ưu tiên những nhiệm vụ nào để làm việc và quyết định mất bao lâu mỗi nhiệm vụ. Suy nghĩ thông qua các chi tiết này cho mọi nhiệm vụ giúp bạn lưu ý hơn về nơi bạn đang dành thời gian.
Làm việc với sự tập trung gia tăng.Bằng cách đặt sang một bên thời gian để làm việc, bạn cũng đang nói với bộ não của mình rằng đây là thời gian tập trung có giá trị. Điều này có thể giúp bạnCải thiện tập trungvà, bằng cách mở rộng, năng suất.
Giảm đa nhiệm.Sự thật là, bộ não con ngườiKhông thể đa nhiệm. Bất cứ khi nào chúng tôi chuyển nhiệm vụ, bộ não của chúng tôi cần phải "tải lên lại" thông tin cho tác vụ đó và có thời gian và năng lượng quý giá, ngay cả khi bạn không nhận ra nó. Theo Timeboxing, bạn đang tập trung vào một nhiệm vụ (hoặc một nhóm các nhiệm vụ liên quan) tại một thời điểm. Bằng cách đó, bạn không nhảy từ dự án đến dự án.
Tăng động lực với quản lý thời gian định hướng mục tiêu.Khi bạn tạo TimeBox, bạn sẽ tự đặt mục tiêu: Để hoàn thành một tác vụ cụ thể trong các ràng buộc thời gian được đặt trước này. Ngay cả khi bạn không luôn thành công, hãy cho mình một cái gì đó để làm việc để có thể có thể thúc đẩy, đặc biệt là nếu bạn không hào hứng với công việc.
Thiết lập một lịch trình làm việc dự đoán.TimeBoxing có thể giúp bạn có được cảm giác rõ ràng hơn về những gì ngày của bạn sẽ trông như thế nào. Bằng cách lên lịch thời gian của bạn trong lịch của bạn, bạn có thể thấy rõ khi nào bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ nào. Điều này có thể làm giảm yếu tố "đoán trò chơi" của công việc lập lịch và giúp bạn giải quyết mỗi ngày với sự tự tin và rõ ràng.
Giảm sự cầu toàn.Nếu bạn thường xuyên đau khổ về các nhiệm vụ đã hoàn thành, Timeboxing có thể bỏ chặn bạn và giúp bạn tăng năng suất. TimeBoxing hoạt động vì nguyên tắc tiến bộ về sự hoàn hảo. Khi thời gian của bạn lên, bạn cần di chuyển ngay cả khi nhiệm vụ bạn đang làm việc không hoàn hảo.
Những hạn chế của TimeBoxing
Mặc dù có rất nhiều lợi ích cho thời gian, chiến lược quản lý thời gian này không dành cho tất cả mọi người. Dưới đây là những hạn chế phổ biến nhất của TimeBoxing, và cách bạn có thể chống lại chúng.
Vấn đề: Tôi đang vật lộn để hoàn thành nhiệm vụ của mình trước khi TimeBox lên.
Giải pháp:Bạn có thể gặp vấn đề sớm ở nơi bạn chỉ đơn giản là không đặt đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ. Đó là một phần của quá trình học tập. Lúc đầu, hãy thử hộp đựng đồ mềm, vì vậy bạn vẫn có thể hoàn thành các nhiệm vụ nếu bạn đánh giá thấp họ nên mất bao lâu. Càng nhiều thời gian bạn đặt, bạn sẽ tốt hơn khi ước tính một tác vụ mất bao lâu.
Vấn đề: TimeBoxes quá ngắn
Giải pháp:Theo chúng tôi, đây thực sự là một điểm cộng. Phá vỡ công việc thành các khối nhỏ hơn có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về thời gian của bạn đang diễn ra ở đâu. Nếu nhóm của bạn được kết thúc cùng nhau, phá vỡ các nhiệm vụ lớn thành các thành phần nhỏ hơn cũng mang đến cho nhóm của bạn một cảm giác tốt hơn về những gì bạn đang làm và khi nào. Hãy chắc chắn để theo dõi công việc trong mộtHệ thống quản lý công việc, nhưQuản lý tác vụ UDN, vì vậy bạn có thể dễ dàng xem không chỉ toàn bộ cơ thể công việc mà là các thành phần nhỏ hơn của nó.
Vấn đề: Khi hẹn giờ tắt, nó sẽ làm gián đoạn dòng chảy của tôi
Giải pháp:Phần tốt nhất của TimeBoxing là khi bạn đi vào dòng chảy, và nó có thể gây nản lòng khi bộ hẹn giờ đổ chuông và bạn phải chuyển các tác vụ. Đó là lý do tại sao chúng tôi khuyên bạn nên nhóm như các nhiệm vụ trong các hộp thời gian quay lại. Giả sử bạn phải tạo một sân bán hàng và chuẩn bị một email cho cùng một khách hàng. Đặt những hộp thời gian đó cạnh nhau với một sự phá vỡ năm phút tùy chọn ở giữa có thể giúp bạn lăn từ nhiệm vụ này sang tác vụ khác.
Hãy nhớ rằng, TimeBoxing là một công cụ để bạn sử dụng. Nếu bạn hoàn toàn đang ở trong rãnh và muốn phá vỡ các quy tắc một chút đi cho nó. Sử dụng khung đồng hồ bấm giờ như một miếng khởi động cho công việc hiệu quả, bất kể điều đó trông giống như thế nào đối với bạn.
Vấn đề: TimeBoxing khiến tôi vội vã hoàn thành nhiệm vụ, dẫn đến công việc chất lượng thấp
Giải pháp:Hãy chắc chắn rằng bạn đang thực tế khi bạn đặt TimeBox. Mục tiêu của các kỹ thuật quản lý thời gian như TimeBoxing không phải là vắt kiệt mọi ounce năng suất bạn có. Cố gắng làm điều đó sẽ dẫn đến kiệt sức - không thành công. Thay vào đó, hãy chắc chắn rằng bạn đang thực tế về việc mất bao lâu, và đừng quên lên lịch trình giảm thời gian giữa các nhiệm vụ.
Nếu bạn đang sử dụng TimeBoxing với nhóm của mình và bạn cảm thấy quá vội vã, hãy thảo luận về vấn đề với thành viên hoặc người quản lý nhóm của bạn. Sẽ phá vỡ nhiệm vụ thành các thành phần nhỏ hơn giúp đỡ? Có một trình chặn mà giữ cho bạn khỏi công việc được thực hiện một cách hiệu quả? TimeBoxing sẽ giúp trao quyền cho bạn làm việc tốt hơn - không buộc bạn phải làm việc quá nhanh. Xác định những gì có thể giữ bạn lại không thể chỉ có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của bạn, mà còn khiến bạn hiệu quả hơn trong công việc.
Vấn đề: Tôi đã thêm tất cả các hộp đựng thời gian của mình vào lịch của mình, nhưng tôi hơi choáng ngợp
Giải pháp:TimeBoxing là một chiến lược quản lý thời gian định hướng mục tiêu có thể giúp bạn kiểm soát lại lịch của bạn, nhưng chiến lược quản lý thời gian này không dành cho tất cả mọi người. Vậy là được rồi! Nếu bạn cảm thấy hơi choáng ngợp, hãy thử chiến lược quản lý thời gian khác, như thời gian chặn.
Tương tự như Timeboxing, Chặn thời gian có thể giúp bạn lên lịch cho thời gian của mình có chủ ý hơn. Nhưng thay vì lên lịch một thời gian bắt đầu và dừng cho mỗi tác vụ riêng lẻ, bạn sẽ tạo các khối thời gian nơi bạn có thể tập trung vào các tác vụ tương tự, ví dụ, trả lời tất cả các email của bạn hoặc thực hiện tất cả các công việc phê bình thiết kế của bạn. Nếu điều này có vẻ nhiều phong cách của bạn, hãy đọc bài viết của chúng tôi vềLàm thế nào để bắt đầu với việc chặn thời gian .
Thời gian để TimeBox.
Giống như hầu hết các kỹ thuật quản lý thời gian, Timeboxing chỉ có giá trị nếu cảm thấy có giá trị đối với bạn. Hãy thử hoặc kiểm tra các kỹ thuật quản lý thời gian khác kết hợp TimeBoxes, nhưKỹ thuật Pomodoro .
Bất kể kỹ thuật quản lý thời gian bạn đang sử dụng, đảm bảo theo dõi công việc trong một hệ thống quản lý công việc được chia sẻ như Quản lý tác vụ UDN . Với nguồn gốc trung tâm chung, bạn có thể tăng khả năng hiển thị, giúp bạn phá vỡ công việc thành những khối nhỏ hơn và cho phép hợp tác chéo đội.
