タイムボックスを試してみてください：目標指向の時間管理戦略

私たちは皆、コントロールから螺旋を描き、一日の仕事を占めるという30分のタスクがありました。あなたの時間に制約や境界を設定しないときは、その日のコースをドラッグアウトするのが簡単です。これには名前さえあります。パーキンソンの芝生また、「作業が延期されるように機能を伸ばす」と述べています。

TimeBoxingは、スケジュールの管理を取り戻すのに役立ついくつかの時間管理戦略の1つです。簡単なタスクに時間を失う代わりに、タイムボタンはあなたを助けることができます延ばしの戦い、生産性が失われ、重要な仕事に焦点を当てています。タイムボタンでは、各タスクの割り当てを特定の時間に割り当てることができます。

タイムボーキングとは何ですか？

タイムボタンはあなたを助けるための目標指向の時間管理戦略です。生産性を高めるそして延ばしを減らす。「TimeBox」を作成すると、特定の時間枠内に特定のタスクを終了するための目標を設定します。

それを始める前にタスクを取るべき時間を計画すると、あなたがあなたの時間を過ごす場所とあなたが行っているのかについて意図的なものになることができます。これは現在取り上げられている作業に関する仕事を減らすのに役立ちます。私たちの60％。承認または文書の検索を追跡する代わりに、Timoboxを起動したときに必要なものが正しいことを確認できます。

タイムボタンを使用して個々のタスクをスケジュールし、チームが整理されるのを助け、または会議をより効果的に管理するのに役立ちます。 3つのタイムボックス戦略はすべて同じ方法論から引き抜きます。しかし、タイムボタンを使用しているものに関係なく、最初のステップは「ハード」または「ソフト」タイムボックスを設定しているかどうかを決定することです。

ハード対ソフトタイムボーキング

タイムボックスを作成する前に、まずハードまたはソフトタイムボックスであるかどうかを決定する必要があります。ハードタイムボックスは、タスクを完了していなくても、TimeBoxがUPのときにタスクまたはアクティビティを停止しなければならないことを意味します。あなたが完璧主義をやっていたならば、ハードタイムボックスを作成することは、すでに完了した仕事の上で頻繁に苦労している場合に特に役立ちます。チームの設定で、ハードタイムボックスを作成することで、バックログですべてのタスクをアドレス指定することができます。

一方、ソフトタイムボックスはより柔軟です。ソフトタイムボックスでは、TimeBoxの終わりは、あなたがしているものをまとめて次のタスクに進むべき提案です。特に、開始時にタスクがどのくらいの時間がかからないかを確信していない場合は、複雑な作業にソフトタイムボックスを使用できます。チームとして、ソフトタイムボックスを作成すると、コラボレータが柔軟性を高め、まだ作業が完了する必要がある場合は、すべての柔軟性があります。会議中に、ソフトタイムボックスを使用すると、会話を中断せずにトラックに留まるのに役立ちます。

ハードまたはソフトタイムボックスを設定するかどうかを決定すると、作業目標があるものによって異なります。設定した各タイムボックスの始めに、それがハードまたはソフトタイムボックスであるかどうかを決定し、それに応じてその期待に自分自身を保持します。

タイムボックスを設定する方法

タイムボックスを設定するには、実行する必要があるタスクや作業団を識別することから始めます。それで：

作業体の身体がどのくらいの時間かかるかを把握してください。

個人用またはチームのタイムボックスの場合は、その作業を行うためにあなたのカレンダーの中で時間を見つけてください。

それがハードまたはソフトタイムボックスかどうかを決定します。

タイムボックスを起動します。

手元のタスクに焦点を合わせるためにタイムボックスの間に気を散らすのを避けます。

終了してから休憩を取ってください。

タイムボックスはどのくらいですか？

タイムボックスがどのくらいの時間になるかのための設定規則はありません。実際、いくつかのチーム - 特にアジャイルチーム- 「TimeBox」を使用して、一度に仕事の数ヶ月か月を意味します。しかし、本当に効果的なタイムボックスのために、あなたがダイビングすることができる期間を作成することを計画しています深い仕事、その特定のタスクで家に入ってフローに入る。タイムボックスの作業時には、「邪魔しない」などの機能で通知をスヌーズできるはずです。

それはあなたがより大きな仕事の体体をタイムブルにすることはできません。しかし、2,3時間以上かかるタスクでタイムボタンを使用したい場合は、その作業を小さなコンポーネントに分割することから始めます。

たとえば、電子ブックを作成しているとしましょう。電子ブック自体は25ページの長さになり、レビュー、リビジョン、およびデザインの複数回のラウンドを取ります。このプロジェクトは数週間の間に広がり、その間に他のプロジェクトやタスクをジャグリングすることになるでしょう。大規模なプロジェクトを管理可能な時間的な塊に分割することで、タイムボタンは管理を「電子ブックを作成する」だけではなく、それらの週のコースであなたの目標に向かって着実な進歩を遂げるのに役立ちます。

TimeBoxingは、すべての作業を迅速にして行わせるための戦略ではありません - それはただの効果的な方法で、タスクを再考する効果的な方法です。電子ブックの場合は、アウトラインで始める前に、調査のためにいくつかのタイムボックスを作成したいと思うでしょう。あなたがあなたの仕事の終わりに到達するつもりはないように、あなたがあなたの目標に向かって進むのに役立ちます。研究段階を終えたら、概要を書く、確認し、承認するための数回のタイムボックスを作成します。焼き抜きを避けるために、電子ブックの作成を小さなタスクに分割し、作業中に数日の休憩を与えます。この作業をより小さな部品に分割することで、延ばしを避け、タスクをより管理できるようにすることができます。

あなた自身の仕事のためのタイムボーキングを使用するための7つのヒント

あなたがあなたの焦点を改善するためにタイムボーキングを使いたいのなら、あなたの焦点を改善したり、先延ばしを減らすのを助けたい場合は、効果的な時間管理のためにこれら7つのヒントを試してください。

1.タイムボックス化された時刻を優先します

忙しい一日をお持ちの場合は、タイムボックスを並べ替え、再スケジュールする、またはキャンセルを解除することができます。できるだけこれを回避してみてください。設定したら、タイムボックスを自分でスケジュールした会議として考えてください。あなたは何かをすることをゆっくりと計画していません。むしろ、あなたが脇に置かれた時点であなたがこの仕事に取り組むことがあなた自身にコミットメントをしています。最後の1分のチームメンバーとの会議をキャンセルしないのと同じように、あなたが絶対にしなければならないと、タイムボックスをキャンセルするべきではありません。

あなたの時間をよりよく理解するためにあなたの時間を視覚化します

あなたがそれを視覚的にするとき、タイムボタンは最も効果的です。それはあなたのカレンダーのフォーカスタイムを実際にスケジュールするのに役立ちます、それであなたが特定のタスクに何時の時間を制限するかを見ることができます。これはまたあなたがあなたのスケジュールに固執するのに役立ちます - そしてあなたが利用できないときにチームメンバーを知らせることができます。カレンダーにフォーカスタイムをスケジュールすることなく、チームメンバーはそれがオープンタイムであると思われ、会議をスケジュールしたり、質問でpingしたりすると考えるかもしれません。

3.タイマーを設定します

ハードタイムボックスまたはソフトタイムボックスを使用しているかどうかは、時間がいつ起きているかどうかを知っているようにタイマーを設定します。覚えておいてください：タイムボックスを作成すると、特定のタスクを一定の時間に完了するための目標を設定します。タイマーはあなたがその期待に責任を負うのを助けることができ、その時が起きているときにあなたに警告するのに役立ちます。

タイマーを設定すると、勤務中に時間について考えてから解放されます。あなたの次の会議に遅刻するか、あなたが次の会議に遅刻しないことを確認する代わりに、あなたの仕事に飛び込んで流れ込む時間があります。

ハードタイムボックスの場合は、タイマーが起動した後に次のタスクに移動する予定です。あなたが作業しているものを終えていない場合は、後のタイムボックスでそれに戻ることができます。ソフトタイムボックスの場合は、次の5つか10分以内に行っているものをまとめて次のタスクに移動するように、タイマーをインジケータとして使用します。

4.通知をオフにするか、「邪魔しない」を使用する

タイムボックスは、手でタスクに焦点を合わせてフローを見つけるのに役立つので効果的です。あまりにも頻繁に、私たちは私たちの骨折の注意を私たちの意図を設定することを可能にします。同じ静脈では、Timoboxにいる間に不必要に気を取られたくないです。

スヌーズの通知または「邪魔しない」機能を使用することによって、あなたができるだけ早く彼らに戻ることをチームメンバーに知らせながら、あなたはあなたが中断していないことを確実にすることができます。ほとんどのツールでは、チームメンバーが連絡先を取得する必要がある場合は、これらの設定を「オーバーライド」することをお勧めします。

5.タイムボックスの間で壊れてください

生産性について話したときUDNタスクマネージャー、私たちは「おそらくできる限り多くのことをすることができる」という意味ではありません。むしろ、私たちはあなたの有効性を最大化し、あなたの仕事に最大の影響を与える方法として、時間管理戦略を考えています。

同様に、あなたの仕事のタイムボタンは絶対的な最大生産性を凌駕する方法ではありませんが、あなたがあなたの時間にもっと意図的で効果的であることを助ける方法ではありません。焦点を当てたすべての作業のように、あなたが水の飲み物を伸ばしたり掴んだりしているだけでなく、タイムボックスの間で短い休憩を取っていることを確認してください。

6.作業管理ツールでの作業をすべて取得する

タイムボックスを作成するためには、あなたが取り組まなければならないものを知る必要があります。まだ、Aを設定していない場合やることリストプロジェクトまたは作業管理ツール、お気に入りUDNタスクマネージャー。これらのツールは、重要なタスクが起動しているのか、そして各就業日の間にあなたがする必要があるものを特定するのに役立ちます。

7.タスクのようなグループ

TimeBoxの効果的に、ほとんどのタスクやイニシアチブのために個々のタイムボックスを作成する必要があります。しかし、タイムボタンの利点でさえも、タスク間の切り替えは時間と精神的なエネルギーを取ります。これを避けるために、隣接するタイムボックスのタスクのようなグループ。そのように、あなたは個々のイニシアチブに取り組んでいるように、あなたの脳を同じ「追跡」に保つことができます。同様のタスクをグループ化するタイムボックス間で切り替えても、フォーカスとフローを維持するのに役立ちます。

たとえば、営業チームの場合は、さまざまな販売機会のためにピッチデッキや電子メールを作成する必要があります。理想的には、タスクごとにタイムボックスを作成したいが、同じ顧客のタスクをバックタイムボックスにグループ化してみてください。たとえば、会社Aのピッチデッキと電子メールを作成しなければならない場合は、会社BのためのPitch Deckを企業Bの両方のタスクに戻すことができます。

あなたのチームとタイムボーキングを使用する4つの方法

効果的な個人であることに加えて生産性ツールタイムボタンは、チームをリードし管理するのに役立ちます。タイムボックスは懲罰的な行動ではなく、チームが作業をよりよく整理し優先順位付けする方法を念頭に置いてください。これがどのように：

1.タイムボーキングを使用している理由を決定します

タイムボタンは素晴らしい管理ツールであり得るが、あなたのチームの全員があなたがそれを使用している理由、そしてどのタスクのために整列されていることを確認します。あなたがそれが好きかどうかを見るためにチームとしてタイム撮影をしていますか？これはあなたが手続きがどのくらいかかるかをよりよく理解するために実装したい新しい戦略ですか？あなたが宛てたい生産性に問題がありましたか？

この会話をするためにあなたのチームと一緒に座る時間をかけてください。タイム撮影戦略が生産的に感じるように、質問とフィードバックのスペースを許可するようにしてください。

2.作業管理ツールでチームタスクをキャプチャします

Timoboxとして効果的にチームとして、みんなが取り組んでいることに洞察が必要です。作業管理ツールを使用すると、視認性を高めるために、チーム全体との真実の中心的な源を共有できます。チームコラボレーション。あなたはときによって何をやっている人知っているとき、あなたはより自分のワークロードと、より効果的に優先順位付けの仕事を理解することができます。

完全に取る必要がありますどのくらいのオン平均タスク3.合わせ

1：あなたはチームメンバーとtimeboxingを使用している場合は、あなたの次の1時の平均作業長に整列するにはしばらく時間がかかります。あなたはエンジニアリングチームにしている場合たとえば、平均的なバグフィックスが取るべきどのくらいに並びます。あなたは設計チームにしている場合は、創造的な仕事の種類ごとに合意された期待を確立します。

一緒にこれらの時間を決定することで、あなたはすべてのニーズは、この正確な量に完成すると言っていない時間-時々のタスクは、より複雑であり、それぞれのタイムボックスは長くする必要があります。しかし、ベースラインを持つことは可能な限り効果的にtimeboxingを進め、あなたとあなたのチームの動きを助けることができます。あなたは期待を設定したら、あなたは常に将来の1の間にそれらを再訪することができます：1秒、必要に応じて調整します。

timeboxingチームの休憩をお試しください4

ただ、個人向けtimeboxingのように、確認してくださいあなたは奨励し、あなたのチームの休憩のために時間を作っています。仕事のためにタイムボックスを使用することに加えて、あなたのチームのメンバーは休憩を取ることを保証するために、ダウンタイムのためのタイムボックスを設定することを検討。プラス、休憩時間が重要として、時間と仕事や作業に専念していることを明確にすることによって、あなたは積極的にバーンアウトを防ぐことができますかワークロードのストレス 。

会議のtimeboxingを使用するための3つの方法

彼らは効果的だとき、チームミーティングが行われた作業のトンを得るための素晴らしい道することができます。しかし、あまりにも多くの場合、会議は、チームメンバーが仕事とより多くの時間がサークルで話しactioning少ない時間を過ごすフォーカスし、不明瞭な目標-程度の不足に苦しんでいます。

会議がより効果的にするために、それは常に会議の目的や議題を持っているのに役立ちます。しかしtimeboxingはあなたが議論したいトラックとカバーのすべてであなたとあなたのチームの滞在を支援することで、次のレベルに会議を取ることができます。これがどのように：

会議のトピックや時間制限1.共有会議の議題

会議をタイムボックスする最も簡単な方法は、あなたがおそらく既に議題をやって、作成しているものです。あなたは会議の議題を送信するときは、必ず全員が会議の目的に明らかである作っています。議題を使用すると、会議が決定がなされているチームの時間の有効利用、であり、仕事が前方に移動することを確認することができます。

会議の議題をタイムボックスには、各議題項目がかかりますどのくらいの行を追加します。これらは、ハードまたはソフトタイムボックスであれば明確にするためにも便利です。最後に確認してください会議の議題を共有します任意の先読み材料-とあなたのチーム事前に-along。可能な限り準備として、その方法は、誰もが会議に来ることができます。そして、会議の開始後、再び議題を共有したり、議論をガイドヘルプを画面上にそれを維持。

2.あなたは、ハードまたはソフトタイムボックスを使用しているかどうかを決定し

会議の開始時に、もう一度あなたが会議の議題にハードやソフトタイムボックスを使用している場合明らかにし、していることを確認してください。まかせ会議の出席者は、フロントアップ限界が会議中に混乱を減らすことを知っています。

会議の議題がぎっしり詰め込まれていない限り、会議中にソフトタイムボックスを作成することを目指しています。そうすれば、あなたはチームメンバーが、彼らはあなたがしているように感じずに、アップラップする必要があります知らせることができ、「空気オフにそれらを蹴ります。」例の会議は、次のとおりです。

すべての手をチーム

デイリースタンドアップミーティング

プロジェクトキックオフミーティング

ウェビナー

新入社員研修

ユーザーテスト

会議の議題はタイトであり、あなたは会議が終わる前に、あなたのコンテンツのすべてをカバーする必要がある場合は、ハードタイムボックスを使用する予定。これらの会議には含めることができます。

デザインワークショップやレビュー

ディスカバリー会議

アクション満載の議題とミーティング

プロジェクト計画

あなたが会議を促進している場合は、ハードタイムボックスを設定すると、ぎこちない感じることができます。誰がプレゼンターまたはチームメンバー半ばの会話を中断好きではありません。必ずあなたのチームを作ることは、あなたが缶の助けは、この不器用さを容易に始める前に、あなたはハードタイムボックスを使用していることを理解しています。それはまた、あなたが使用しているハード、なぜそれらを思い出させるために役立つかもしれないタイムボックスを。たとえば、あなたが会議の議題上のすべてのトピックをカバーするようにします。

すべての会議はタイムボックスになるわけではありません。いくつかの会議は、自由な形の会話のスタイルから最も利益をもたらします。あなたが常に会議議題を送るべきですが、それがあなたが話し合うことを期待しているもののゆったりとした概要であっても、次のような会議のタイムボックスを避けてください。

作業セッション

1：1会議

チームビルディング

ブレーンストーミングセッション

3. TimeBoxがほぼUPであることを発表者に通知します

ハードタイムボックスやソフトタイムボックスを使用しているのかどうかは、時間がほとんど起きているときにチームメンバーに知らせてください。あなたがどれだけの通知を与えるか、そしてあなたが複数の手がかりを与えるかどうかを決めるのはあなた次第です。明らかに、あなたは何度も会話を中断しないでください、それであなたのためにどのような働くものを見るために警告サインで遊んでください。たとえば、左折しているときにチャイムを使用することも、30秒の左側にあることを示すために左手を発生させることができます。チームがビデオ会議を使用している場合は、チャットにコメントを残すことを検討してください。

タイムボーキングの利点

あなたのチームが仕事を整えたり会議を促進するのを助けるために、あなた自身の生産性のためのタイムボーキングを使うためのさまざまな方法があります。究極の質問は、タイムボタンを使うべきですか？

今回は管理技術すべてのシナリオに最適ではない、タイムボタンはあなたを助けることができます：

あなたの仕事についてもっと意図的である。TimeBoxを作成するには、最初にどのタスクを取り上げるかを優先して、各タスクがどのくらいのタスクを取るかを決定する必要があります。すべてのタスクについてこれらの詳細を考えると、あなたがあなたがあなたの時間を過ごす場所にもっと注意を払うのに役立ちます。

焦点を増やして仕事をします。脇に脇に置くことで、あなたはまたあなたの脳にこれが貴重な焦点の時間であることを伝えます。これはあなたを助けることができます焦点を合わせるそして、拡張によって生産性によって。

マルチタスクを減らす。真実は人間の脳ですマルチタスクはできません。タスクを切り替えるたびに、私たちの脳はそのタスクの情報を「再アップロード」する必要があります。タイムボタンで、一度に1つのタスク（または関連するタスクのグループ）に焦点を当てています。そのようにして、あなたはプロジェクトからプロジェクトまで飛び回っていません。

目標指向の時間管理による動機を増やします。タイムボックスを作成するときに、あなたは自分のための目標を設定しています：これらの事前設定された時間制約内で特定のタスクを完了するために。たとえあなたがいつも成功したとしても、あなたが動機づけられることがある何かをあなた自身に与えることができます。特にあなたが仕事に興奮していない場合

予測可能な作業スケジュールを確立します。タイムボタンは、あなたがあなたの日がどのように見えるかの明確な感覚を得るのを助けることができます。カレンダーのタイムボックスをスケジュールすることで、どのタスクを実行するかを明確に確認できます。これにより、スケジューリング作業の「推測ゲーム」要素を縮小し、あなたが自信と明快さを伴う毎日に取り組むのに役立ちます。

完全主義を減らす。既に完成したタスクを頻繁に宣伝すると、タイムボタンはあなたをブロック解除して生産性を向上させるのに役立ちます。タイムボタンは、完成度の上の進歩の原則から運用します。 TimeBoxが起動したら、作業しているタスクが完璧ではない場合でも移動する必要があります。

タイムボーキングの欠点

タイムボタンには多くの利点がありますが、今回の管理戦略はみんなのためではありません。これがタイムボーキングの最も一般的な欠点、およびそれらをどのように戦うことができるかです。

問題：TimeBoxが起動する前にタスクを終了するのに苦労しています。

解決：タスクを完了するのに十分な時間を常に脇に置かなかった場所の早い段階で問題に遭遇することがあります。それは大丈夫です - それは学習プロセスの一部です。まず、ソフトタイムボックスを試してください。あなたが設定したタイムボックスは、タスクがどのくらいの時間がかかるかを推定するのが良くなるでしょう。

問題：タイムボックスが短すぎる

解決：私たちの意見では、これは実際にはプラスです。小さな塊に砕けた仕事を小さくすることで、あなたの時間が実際に行っているのかを理解するのに役立ちます。あなたのチームが一緒にタイムボーキングであるならば、大規模なタスクを小さなコンポーネントに壊すと、あなたのチームはあなたがしていることといつのかによって、あなたのチームにもっと良い意味を与えます。 A.で作業を追跡してください作業管理システム、お気に入りUDNタスクマネージャーそれで、あなたは簡単に仕事の全身だけでなくその小さい部品を簡単に見ることができます。

問題：タイマーが消灯すると、それは私の流れを中断します

解決：タイムボタンの最良の部分は、あなたがフローに入るときであり、タイマーが鳴っていてタスクを切り替える必要があるときにそれをイライラすることができます。そのため、バックツーバックタイムボックスのタスクのようにグループ化することをお勧めします。セールスピッチを作成し、同じクライアントの電子メールを準備する必要があるとします。これらのタイムボックスを横に並べて置く - 途中でオプションの5分のブレークで、あるタスクから別のタスクに転がるのに役立ちます。

覚えておいて、タイムボタンはあなたが使うためのツールです。あなたが完全に溝の中にあるならば、ルールを少し行くことを壊したいのです。 Timobox Frameworkは、それがあなたのためにどのようなものであっても、効果的な仕事のための起動パッドとして使用してください。

問題：タイムボタンは私がタスクを終了するのを急がせます、それは低品質の仕事をもたらす

解決：タイムボックスを設定するときに現実的なことを確認してください。タイムボタンのような時間管理技術の目的は、あなたが持っている生産性のあらゆるオンスを絞り出すことではありません。それをやろうとしています。代わりに、仕事の間にどのくらいの作業がかかるかについて現実的であることを確認し、タスク間の停止時間をスケジュールすることを忘れないでください。

あなたがあなたのチームとタイムボーキングを使っていて、あなたが急いでいくと感じているなら、あなたのチームメンバーやマネージャーとの問題について話し合います。タスクを小さなコンポーネントに分割しますか？作業を効果的に行ったことからあなたを守っているブロッカーはありますか？タイムボタンはあなたがよりよく働くことを強制的に働くことを強制的に働くことを助けるのを助けるべきです。あなたを抱きしめているかもしれないものを識別することはあなたの時間管理スキルを向上させることができるだけでなく、仕事でもっと効果的にすることができます。

問題：私のタイムボックスのすべてをカレンダーに追加しましたが、私は少し圧倒されました

解決：TimeBoxingは、カレンダーをコントロールするのに役立つゴール志向の時間管理戦略です - しかし、今回管理戦略はみんなのためではありません。それで大丈夫です！あなたが少し圧倒されていると感じているならば、時間遮断のように、別の時間管理戦略を試してください。

タイムボタンと同様に、タイムブロックはあなたがより意図的にあなたの時間をスケジュールするのを助けることができます。しかし、個々のタスクごとに開始時間と停止時間をスケジュールするのではなく、たとえば、すべての電子メールに答えるか、またはあなたのデザイン批評作業のすべてを行うことができる時間ブロックを作成します。これがあなたのスタイルのように思われるならば、私たちの記事を読んでくださいタイムブロックを始める方法。