Tầm nhìn dự án

Cải thiện khả năng hiển thị dự án cho các dịch vụ chuyên nghiệp

Trong dự án và Quản lý dịch vụ chuyên nghiệp , thất bại là một phần của trò chơi. Thật không may, thất bại đó có thể tốn kém. Một nghiên cứu Tìm thấy rằng, vào năm 2004, giá của dự án dự án hệ thống thông tin trên khắp EU là 142 tỷ euro tưới mắt. "Giao tiếp không đủ" và các định nghĩa yêu cầu không rõ ràng đều được xác định là rào cản, có nghĩa là khả năng hiển thị của dự án và dòng thông tin rất quan trọng.

Tầm nhìn của dự án là một cách hiệu quả mà các công ty có thể xây dựng trong suốt, trách nhiệm và chia sẻ thông tin vào quy trình công việc dự án của họ.

Tầm nhìn trong quản lý dự án là gì?

"Tầm nhìn dự án" có thể phát ra âm thanh rộng và phi kỹ thuật, nhưng đó là tất cả về cách thông tin quan trọng được chia sẻ trong các tổ chức. Sớm trong vòng đời dự án, mục đích của các tài liệu như điều lệ dự án là để xác định rõ phạm vi, các bên liên quan và vai trò. Tầm nhìn ban đầu này đảm bảo các cá nhân biết về cách thức hoạt động của họ tác động đến các mục tiêu của dự án và danh mục đầu tư.

Khi dự án tiến triển, các báo cáo trạng thái thường xuyên và bảng điều khiển được chia sẻ cung cấp khả năng hiển thị vào sức khỏe của sáng kiến.

Quản lý tác vụ UDN Bảng điều khiển của , ví dụ, có thể được cấu hình để cung cấp cập nhật tại A-Glance về trạng thái tác vụ, Yêu cầu vào Cái gì Thành viên nhóm có sẵn, và nhiều hơn nữa.

Tầm nhìn của dự án có thể cải thiện cách các đội giao tiếp, tối ưu hóa các quy trình và Quản lý tài nguyên . Vì những dịch vụ chuyên nghiệp Các đội, tầm nhìn là rất quan trọng bởi vì nó hỗ trợ các hoạt động quan trọng như lập kế hoạch năng lực và quản lý quan hệ khách hàng.

Nếu người quản lý tài nguyên không có khả năng hiển thị thành các thành viên trong nhóm nào và khi nào, có thể khó xác định liệu có đủ tài nguyên để đáp ứng nhu cầu năng động của khách hàng hay không. Quản lý nhu cầu, đặc biệt, dựa vào dự báo và khả năng tiếp cận dữ liệu lịch sử vì nó liên quan đến phân tích các hoạt động kinh doanh trước đó. Việc thiếu khả năng hiển thị đầy đủ vào các số liệu như vậy có thể dẫn đến các nhà quản lý tài nguyên và dự án đưa ra quyết định dựa trên thông tin lỗi thời hoặc không chính xác hoặc không đầy đủ.

Tầm nhìn không chỉ có giá trị cho PMS và các nhóm của họ. Tầm nhìn trong quản lý dự án cũng rất quan trọng đối với các mối quan hệ khách hàng và sự hài lòng bởi vì nó cho phép khách hàng theo dõi sự trưởng thành của các dự án của họ, duy trì các dòng giao tiếp mở và đưa ra phản hồi khi cần thiết.

Trong "Lãnh đạo dự án" của Sarah Coleman và Donnie MacNicol (2016), một dự án tầm nhìn cao được định nghĩa là một trong đó là "quan trọng đối với vị trí thị trường" hoặc một trong đó nguy cơ thất bại cao hoặc có thể phải chịu "thiệt hại danh tiếng". Những dự án này thường có thể mời rất nhiều sự chú ý cho các nhà quản lý dự án dẫn đầu họ.

Đánh giá kinh doanh Harvard. Lưu ý rằng tham gia vào các dự án có khả năng hiển thị cao được trích dẫn là một trong những dự án quan trọng nhất của người Viking trong việc được thăng chức đến một vị trí cấp cao trong một tổ chức.

Ví dụ, hãy nói rằng một công ty quảng cáo tương đối nhỏ đảm bảo việc kinh doanh của một công ty sẽ là một thương mại quốc gia trong Superbowl - quảng cáo SB đầu tiên trong lịch sử của công ty. Thỏa thuận là công ty quảng cáo sẽ đưa ra khái niệm sáng tạo và phối hợp tất cả các phần sản xuất. Các cổ phần cao và chi tiêu quảng cáo thậm chí còn cao hơn, vì vậy chiến lược là chìa khóa.

Điều này có thể được coi là một dự án tầm nhìn cao, không chỉ vì quảng cáo sẽ không phát sóng trong quá trình Superbowl, mà còn vì nó có thể sẽ đạt được rất nhiều sự chú ý, nội bộ, đối với những người đang quản lý và dẫn đầu sáng kiến. Một dự án như vậy sẽ được hưởng lợi từ sự minh bạch tăng lên mà các báo cáo trạng thái hàng tuần và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh trong một công cụ như Quản lý tác vụ UDN có thể cung cấp.

Làm thế nào để thiếu khả năng hiển thị là làm tổn thương đội của bạn

Báo cáo tình trạng dự án là gì?

Báo cáo trạng thái dự án là một tài liệu tóm tắt các thành viên trong nhóm và các bên liên quan về quan trọng Dự án KPI. . Báo cáo trạng thái quản lý dự án là một cách để đảm bảo giao tiếp hiệu quả trong suốt vòng đời của dự án. Nếu một dự án giống như một chuyến đi đường, báo cáo trạng thái là hệ thống GPS cung cấp các cập nhật thường xuyên về điều kiện giao thông, thời gian gần đúng trên hành trình và thoát ra.

Báo cáo trạng thái dự án nên được giao với một số mức độ đều đặn (mặc dù, có thể được xác định trên cơ sở từng trường hợp) tùy thuộc vào người đang được thông báo. Các thành viên trong nhóm, khách hàng và các bên liên quan khác sẽ nhận được các báo cáo trạng thái dự án này trong vòng đời dự án.

Một người quản lý dự án có thể cần thực hiện một số biến vào tài khoản khi quyết định tần suất mà họ nên cung cấp báo cáo trạng thái dự án cho khách hàng và các thành viên trong nhóm. Ví dụ: một khách hàng có thể quyết định họ rất vui khi nhận được báo cáo một lần mỗi tháng, trong khi khách hàng thực hành nhiều hơn có thể yêu cầu báo cáo trạng thái hàng tuần.

Đối với các báo cáo tình trạng dự án nội bộ, người quản lý dự án cũng có thể đảm nhận CEO của một công ty lớn không cần cập nhật hàng tuần về các dự án khá nhỏ.

Báo cáo tình trạng dự án sẽ bao gồm thông tin Rõ ràng giao tiếp nơi dự án hiện đang đứng trên bản đồ để giao hàng. Một báo cáo tình trạng dự án thông tin và hiệu quả nên bao gồm:

Báo cáo trạng thái dự án với mức độ đảm bảo khả năng hiển thị này mà các nhóm và khách hàng có thông tin rõ ràng, chính xác và cập nhật trong suốt vòng đời dự án.

Cách cải thiện quy trình quản lý thay đổi cho 7 loại tính cách chính

Cách hợp lý hóa các nhiệm vụ dự án với quy trình công việc tự động

Sử dụng bảng điều khiển dự án.

Bảng điều khiển quản lý dự án sử dụng dữ liệu thời gian thực để cung cấp các cập nhật tại A-Glance về các nhiệm vụ, cột mốc, tài nguyên và nhiều hơn nữa. Bảng điều khiển dự án có giá trị Theo quy trình quản lý dự án vì họ là một cách khác, PMS và các nhà lãnh đạo nhóm có thể xây dựng độ trong suốt và hiệu quả vào quy trình công việc của họ.

Bảng điều khiển dự án là một nguồn tài nguyên cho các đội, khách hàng và các bên liên quan vì họ đảm bảo thông tin không bị mất hoặc trình bày sai. Một trong những lợi ích của việc sử dụng bảng điều khiển để tăng khả năng hiển thị của dự án là nó khiến các nhóm nhận thức được những gì họ đã đến, quá hạn, và ai chịu trách nhiệm cho những gì nhiệm vụ.

Quản lý tác vụ UDN Bảng điều khiển dự án của dự án có khả năng tùy biến cao, cho phép các đội thiết lập chúng theo thông tin và quy trình làm việc mà họ cần theo dõi. Ví dụ, trong Quản lý tác vụ UDN , các cá nhân có thể định cấu hình bảng điều khiển theo dõi hoạt động của riêng họ, nhiệm vụ nhóm, nhiệm vụ quá hạn, nhiệm vụ được giao cho họ, v.v. Khi được sử dụng đúng cách, điều này có thể cung cấp rất nhiều khả năng hiển thị và thêm giá trị lớn khi giám sát một nhóm hoặc dự án cụ thể.

Mặc dù giá trị rõ ràng của chúng, bảng điều khiển dự án không phải là báo cáo trạng thái dự án. Họ cung cấp các bản cập nhật tại A-Glance nhưng không cung cấp bối cảnh hoặc chi tiết lý tưởng sẽ được đưa vào báo cáo trạng thái. Ngay cả khi khách hàng có quyền truy cập vào bảng điều khiển dự án, chúng vẫn cần được thông báo thường xuyên.

Khi các đội từ bỏ bằng cách sử dụng bảng điều khiển như Quản lý tác vụ UDN , Họ bỏ lỡ một công cụ cho phép họ luôn thông báo và cập nhật thông tin quan trọng.

Tại sao tôi nên sử dụng bảng điều khiển trong phần mềm quản lý dự án?

Quản lý khách hàng & amp; giữ lại

Dựa theo Nghiên cứu được thực hiện bởi Bain & Amp; Công ty , cải thiện tỷ lệ giữ khách hàng chỉ bằng 5% có thể tác động tích cực đến mức lợi nhuận lên tới 25%. Điều này có nghĩa là ưu tiên quản lý và duy trì khách hàng là tốt cho cả doanh nghiệp và dòng dưới cùng.

Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp đáp ứng các yêu cầu của khách hàng bằng cách triển khai các tài nguyên cần thiết để thực hiện các dự án và sáng kiến đã thỏa thuận. Những công ty này cũng cần phải chủ động trong các nỗ lực quản lý và duy trì khách hàng của họ. Rốt cuộc, 82% các công ty nói Việc giữ khách hàng rẻ hơn so với mua lại, khiến nó trở thành một doanh nghiệp chiến lược.

Tầm nhìn của dự án tốt là một cách các đội PS có thể tối ưu hóa các hoạt động quản lý và duy trì khách hàng của họ. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tạo chi tiết Định nghĩa dự án sớm, trong suốt về phạm vi dự án , Cung cấp các báo cáo trạng thái hàng tuần và cho phép khách hàng truy cập vào bảng điều khiển và nhiệm vụ quản lý dự án của bạn để họ có thể cung cấp thông tin phản hồi của họ khi cần thiết.

Chủ động về việc giải quyết nhu cầu của khách hàng cũng là một chiến lược tốt để quản lý và duy trì khách hàng. Chẳng hạn, một công ty SaaS có thể nhận thấy một khách hàng quan trọng đang gặp phải Tỷ lệ áp dụng người dùng thấp Trong số các nhân viên. Điều này có thể có tác động trong tương lai đối với việc duy trì vì khách hàng có thể quyết định sản phẩm không hữu ích hoặc có liên quan đến nhu cầu của nhân viên.

Dự đoán khoanh vùng này, Công ty SaaS có thể chỉ định các chuyên gia triển khai có thể giải thích giá trị của sản phẩm, cung cấp hướng dẫn về cách sử dụng các tính năng của nó và tích hợp sản phẩm vào quy trình công việc hàng ngày của công nhân.

Loại quản lý khách hàng này có tính đến nhu cầu của khách hàng, dự đoán sự sụp đổ nếu họ không được giải quyết và triển khai các tài nguyên để giải quyết các thách thức.

Xóa liên lạc về những thứ như thay đổi rủi ro và lãnh đạo cũng cho phép khách hàng dự đoán sự chậm trễ và được thông báo về sức khỏe của các dự án của họ.

Quản lý khách hàng là một quá trình liên tục liên quan đến sự minh bạch, giao tiếp và kết quả mạnh mẽ. Mỗi yếu tố này hoạt động song song để nuôi dưỡng một mối quan hệ đều có lợi cho cả khách hàng và tổ chức cung cấp dịch vụ.

Tại sao các công cụ quản lý dự án là chìa khóa để quản lý mối quan hệ khách hàng tuyệt vời