Kiểm soát dự án Đơn giản hóa: Làm thế nào để quản lý và kiểm soát các dự án của bạn?
Đây là năm 2020, và hầu hết các công ty đều có các nhà quản lý dự án kỹ thuật số phải quản lý các đội trong nhà hoặc từ xa. Những người khác đang ngày càng; một ngày tại một thời điểm…
Một số suy nghĩ vượt qua tâm trí của nhiều người quản lý dự án kỹ thuật số là "Tại sao tôi phải làm phiền với các biện pháp kiểm soát dự án?", "Chúng tôi không bao gồm từng chi tiết về dự án trong dự án tóm tắt?" Và "Mọi người có vẻ khá tự tin lần cuối cùng chúng tôi tiến hành một phiên", trong số nhiều người khác.
Chà, thực tế của vấn đề là, mọi thứ không bao giờ diễn ra như họ được lên kế hoạch trong thế giới thực và bạn phải tính đến tất cả các yếu tố có thể hoặc không thể ảnh hưởng đến dự án của bạn. Bạn nên luôn luôn có một giải pháp sao lưu để duy trì kiểm soát dự án và hoàn thành nó đúng cách.
Đó là nơi kiểm soát dự án xuất hiện. Trong khi rất quan trọng là bạn có một tuyên bố chi tiết về công việc bao gồm một ước tính ngân sách thích hợp và chi tiết Kế hoạch dự án[số 8]Điều đó phù hợp với các chiến lược thay đổi ưu tiên khác nhau, bạn vẫn cần phải kiểm soát dự án nắm lấy tất cả các thay đổi đối với các hướng dẫn bạn đã đặt ngay khi bắt đầu dự án.
Thiết lập hệ thống kiểm soát dự án này sẽ giúp bạn giữ một mắt kỹ về ngân sách của mình khi các biến khác nhau của dự án thay đổi và phát triển trong suốt tuổi thọ dự án. Đó là giải pháp bạn cần để giữ cho Dự án Afloat. Trong thị trường khó khăn ngày nay và làm cho nó thành công.
Hãy để chúng tôi bắt đầu ngay từ đầu.
Kiểm soát dự án là gì?
Theo định nghĩa được đưa ra bởi Viện quản lý dự án (PMI) :
"Một hệ thống kiểm soát dự án nhằm mục đích giảm thiểu khoảng cách giữa lập kế hoạch dự án và thực hiện dự án để đạt được mục tiêu dự án, tức là, chi phí, thời gian và nội dung."
Nói tóm lại, các điều khiển này là các hành động khẳng định và tài liệu chi tiết cần thiết để giữ một dự án theo dõi và nhận nó được giao thành công. Và trong vòng đời dự án, các điều khiển dự án là một trong những phần quan trọng nhất của việc theo dõi và kiểm soát giai đoạn dự án.
Một quan niệm sai lầm rất phổ biến về các biện pháp kiểm soát dự án là bạn cần giữ chặt chặt đội của bạn mọi lúc để đạt được kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, nếu bạn kiểm soát đội của mình dưới dạng vi mô, bạn sẽ không được hưởng sức mạnh tối đa của đội và cuối cùng sẽ mất dự án.
Kiểm soát dự án không thể nhìn thấy trái ngược với niềm tin phổ biến. Kiểm soát dự án trị vì cấu trúc và dòng chảy của dự án thay vì kiểm soát công việc hoặc người dân liên quan đến việc làm việc. Những điều khiển này cũng là các yếu tố chính cần thiết để dự đoán tất cả các cơ hội và vấn đề sắp tới.
Tại sao kiểm soát dự án rất quan trọng?
Là một PM kỹ thuật số, có cơ hội cao để bạn không làm việc với bộ điều khiển dự án và chính bạn là bộ điều khiển. Điều này khiến bạn chịu trách nhiệm cho tất cả các yếu tố liên quan đến dự án như lịch trình, phạm vi và chi phí.
Mỗi bộ điều khiển dự án đã ở trong một điều kiện mà họ có thể đã có một cuộc trò chuyện với khách hàng về việc mua một chút thời gian và áp dụng một số thay đổi. Và đáp lại, khách hàng đồng ý nhưng với nhiều cắt giảm ngân sách.
Hai điểm này là tiêu đề chính của hầu hết các cuộc hội thoại điều khiển khách hàng và cân bằng cả hai trong số này thực sự là một trong những mục tiêu khó đạt được như các nhà quản lý. Đây là nơi kiểm soát dự án cho chúng ta thấy màu sắc thực sự của họ.
Kiểm soát dự án cho phép các nhà quản lý đi và kiểm soát các cuộc họp này với các quyết định sáng suốt. Khi các điều khiển này được áp dụng chính xác, các nhà quản lý có thể tự tin hơn trong khi duy trì sự cân bằng thích hợp giữa lịch trình, chi phí và chất lượng.
Thủ tục kiểm soát dự án
Nếu bạn đang ở vị trí quản lý dự án, thì bạn biết rằng vai trò này là tất cả về Giữ dự án theo dõi không vấn đề về giá cả. Và vì điều đó, bạn phải biết những gì đang xảy ra với đội của bạn mọi lúc.
Các bước sau đây giúp các nhà quản lý dự án kiểm soát các dự án tương ứng của họ mọi lúc. Hãy xem xét.
Bất kỳ hoạt động nào bạn sắp thực hiện liên quan đến dự án của mình hoặc nếu không, bạn luôn cần đánh giá tất cả các thành phần và đầu ra của chúng từ ngày đầu tiên. Tại sao? Bởi vì đánh giá các thành phần này sẽ cung cấp cho bạn các dự báo hữu ích về quỹ đạo chung của dự án.
Là một người quản lý dự án, bạn cần phải có được dưới mui xe và cảm nhận mọi thứ đang xảy ra liên quan đến dự án của bạn. Bạn cần đặt câu hỏi đúng và bạn phải sử dụng các báo cáo trạng thái và số liệu dự án làm cơ sở cho tất cả các quyết định dự án trong tương lai của bạn.
Dựa trên các đánh giá của bạn, bạn cần lập kế hoạch cho các hoạt động dự án trong tương lai của mình. Là người quản lý dự án, bạn cần dự đoán, trước bất kỳ ai khác, nơi mọi thứ đang thực sự đi và những gì bạn có thể làm để tránh những trở ngại tiềm ẩn trong Phát triển dự án của bạn .
Khi bạn đã nghĩ ra gói của mình và bạn có tất cả thông tin cần thiết cho sự phát triển của dự án của mình, thực hiện các thay đổi mà bạn nghĩ sẽ có lợi. Điều này cũng bao gồm thông báo cho khách hàng những gì đang thay đổi trong dự án trong khi vẫn thông báo cho nhóm về các quyết định này.
Bạn cần hiểu những gì những thay đổi này yêu cầu phải được áp dụng, những thay đổi này sẽ có tác động gì đối với ngân sách và dòng thời gian dự án tổng thể. Tất cả thông tin này sẽ cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh thích hợp liên quan đến dự án của bạn.
Để đảm bảo rằng mọi người đều có kiến thức này, đặt lời nhắc và thực hiện các cuộc họp tiếp theo với người chơi nội bộ và người chơi bên ngoài, để tất cả các thông tin được truyền đạt và không còn gì chưa được trả.
Bao nhiêu báo cáo là cần thiết?
Trong bài viết này, chúng tôi đã liên tục nói về các biện pháp kiểm soát dự án là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc đưa ra quyết định liên quan đến dự án của bạn, nhưng làm thế nào để bạn thực sự có được tất cả số liệu Đúng các hoạt động này? Đây là nơi báo cáo cho thấy màu sắc thực sự của nó.
Báo cáo không phải là một bước mà bạn nên sử dụng dễ dàng hoặc chần chừ trong khi nghĩ ra một hệ thống cho nó. Việc chuẩn bị cho bước này nên được bắt đầu từ đầu dự án.
Nếu bạn đang sử dụng Phần mềm quản lý dự án[số 8]Sau đó, bạn là một chuyên gia nhưng nếu bạn không, thì bạn nên bắt đầu sử dụng Quản lý tác vụ UDN[số 8]. Nó có các công cụ theo dõi tuyệt vời và các tính năng thế hệ số liệu khác sẽ giúp bạn tạo các báo cáo của bạn một cách liền mạch.
Tại The. Bắt đầu dự án Bạn nên đảm bảo các yếu tố sau:
Báo cáo bên ngoài vs nội bộ
Có rất nhiều sự khác biệt khi nói đến báo cáo bên ngoài và nội bộ. Theo nguyên tắc chung, bạn nên cho nhóm biết công ty đang làm gì và những thay đổi nào đang xảy ra liên quan đến dự án. Điều này có nghĩa là bạn phải tiếp xúc với nhóm với báo cáo tổng thể và tất cả các nỗ lực kiểm soát dự án ở mức rất cao để họ có thể nhận được bức tranh đầy đủ về mọi thứ đang xảy ra xung quanh họ.
Để hỗ trợ báo cáo nội bộ, hãy đảm bảo rằng các bước sau được theo sau:
Các loại báo cáo khác nhau mà bạn cần là gì, để kiểm soát các dự án của bạn dễ dàng hơn?
MỘT Báo cáo là toàn diện nhất trong ba. Nó bao gồm tất cả các thông tin về dự án đang diễn ra và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan và các bên khác tham gia vào dự án đều có sự hiểu biết rõ ràng về nơi dự án đang ở ngay bây giờ[số 8]và nó đang hướng về đâu.
Báo cáo trạng thái rất quan trọng đối với nhiều thứ, chủ yếu là do thực tế là nó đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan được thông báo về các quyết định và các số liệu khác như chi phí, thuốc chẹn, rủi ro và thời gian. Có một phiên họp thường xuyên sẽ giữ cho khách hàng hài lòng và trong vòng lặp sẽ giảm bớt căng thẳng trong các cuộc trò chuyện khó khăn.
Một báo cáo trạng thái chung nên bao gồm những điều sau đây:
Nguồn
MỘT thay đổi yêu cầu là tài liệu phù hợp của tất cả những thay đổi đã xảy ra trong dự án hoặc sắp xảy ra. Tài liệu này giúp giữ cho tất cả mọi người trên cùng một trang. Khi bạn có tất cả các thay đổi được vạch ra, hãy tạo mô tả, tác động đến dòng thời gian và ngân sách và gửi nó cho khách hàng.
Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng khách hàng được thông báo về tất cả các thay đổi sẽ tạo ra ít đối số hơn để được nâng lên trong các cuộc hội thoại khó khăn.
Các yếu tố sau đây đạt được với sự trợ giúp của các yêu cầu thay đổi:
Phần kết luận
Trong kinh nghiệm của chúng tôi, các biện pháp kiểm soát dự án là hòn đá trung tâm để cung cấp tất cả các dự án đúng hạn và chủ yếu vào ngân sách trước quyết định. Nó cũng cung cấp sự hỗ trợ và sự an tâm với đội cũng như cảm giác thuộc về người quản lý dự án đang giữ chúng trong vòng lặp trong khi đưa ra quyết định quan trọng.
