4 أسباب للحصول على قالب إدارة الخدمات المهنية
حديثاGoskills مقال أسقطبحاجة إلى أن تكون على دراية إذا أرادوا تحقيق فرط النمو. في مقالهم، يشيرونمعهد إدارة المشاريع (PMI) 2016 نبض المهنةتقرير، الذي ينص على أنه من بين كل مليار دولار استثمرت في المشاريع، يضيع 122 مليون دولار بسبب سوء التنفيذ. فيPMI.تقرير 2017، هم المشروع ذلك بحلول عام 2027، سيحتاج أرباب العمل إلى أكثر من 87 مليون شخص يعملون في إدارة المشاريع أدوار. دع تلك الأرقام تغرق في.
نقص، شح، قله مهارات إدارة المشاريع والحاجة المتزايدة لهذه المهارات هي واحدة من أكبر تهديدات ل صناعة الخدمات المهنية وبعد ولكنما هي منظمة الخدمات المهنيةب ال تعريف الخدمات المهنية يشمل الكثير من المهنة أو المهارة التي يمكن أن توفر خدمة للشركات الأخرى - من قانون التسويق إلى الموارد البشرية.
هذه السنة، UDN مدير المهام هل مسح قياس أكبر تحديات إدارة المشاريع التجارية والخدمات المهنية وبعد النتائج الأكثر إثارة للاهتمام؟ الفرق ليست مجرد تواجه تحديا رئيسيا واحدا ادارة مشروع - إنه العديد من التحديات المتشابكة.
على سبيل المثال، عندما طلبنا من المشاركين لاختيار أكبر التحديات التي تواجه شركات الخدمات المهنية ، كان هناك ربطة عنق 6
الحفاظ على المشاريع على المسار الصحيح، وإدارة عمليات العملاء المختلفة، والعديد من المشاريع، والعديد من المهام اليدوية، أو تعزيز التعليقات، والأدوات غير المتصلة بها - هل يدور رأسك حتى الآن؟
أي شخص في صناعة الخدمات المهنية يمكن أن يشهد أن أحد أجزائه المفضلة من الوظيفة هو إثارة تواجه تحديات جديدة ومختلفة كل يوم. لكنها ليست كبيرة عندما تؤثر هذه التحديات على نجاح المشروع.
لأعلى رأسه، فإن العديد من الأشخاص الذين يذهبون إلى أدوار خدماتهم المهنية يفعلون ذلك من أجل شغف الحرف الخاصة بهم - وليس إدارة المشاريع. لكن امتلاك فريق مع خبرة في مجالهم لن يحصلون عليك حتى الآن. يحتاج فريقك إلى عمليات تمكين الأعضاء من أن يكون خبراء إدارة المشروع دون عناء.
هذا هو المكان الخدمات المهنية إدارة المشاريع يأتي القالب في. على الرغم من أن كل مشروع مختلف، إلا أن هناك العديد من الخطوات المماثلة المعنية في كل مرة. من خلال الاستفادة من تلك التشابه، يمكنك إنشاء بنية تقوم بتبسيط سير العمل الخاص بك. لحسن الحظ بالنسبة لك، لقد جعلنا لكخدمات الخدمات المهنيةقالب لمساعدتك في البدء! أثناء بناء القالب الخاص بك، فكر في هذه الفوائد الأربعة.
4 أسباب للحصول على قالب إدارة الخدمات المهنية
1. لتبسيط تناول العمل حتى تتمكن من اتخاذ المزيد من المشاريع
كلنا كنا هناك. فزت عميل وغوص الحق في مشروعهم الأول. أنت تعرف بالضبط ما يريدون، يتم محاذاة الجميعمجال، والمشروع يتحرك على طول بسلاسة - حتى تحصل على منتصف الطريق واكتشف كل منها كان لكل من الرؤى والتوقعات المختلفة تماما.
إن التحدي بالنسبة للعديد من شركات الخدمات المهنية هو الضغط للقفز مباشرة من الحصول على العميل في العمل فعليا في المشروع. المشاريع الناجحة تبدأ في بداية، لكنها لا تنتهي هناك. تحويل مفهوم المشروع إلى جدول زمني هو تحد! في الواقع، في مسح الخدمات المهنية لدينا، تقريبا1 في 3 مستجيبين قالوا إن إعداد المشروع، جدولة، تعيين الموارد، وإدارة الموارد أمر صعب أو صعب للغاية- ناهيك عن استهلاك الوقت!
قالب إدارة مشروع الخدمات المهنية يساعدك على تحقيق التوازن بين الفن والعلومتخطيط ، الجدولة، وتعيين مشاريعك مع توفير الوقت لك أيضا. لا معنى لإعادة اختراع العجلة في كل مرة إذا كانت مشاريعك لها هيكل مماثل. عند الهيكل الحرج والخطوات وأفضل الممارسات موجودة بالفعل، يمكنك بالفعل جسد الهيكل العظمي الذي يوفره قالب.
وبما أنك ستستخدم القالب الخاص بك مرارا وتكرارا، فيمكنك تحسين عملية عمل عمل عملك وموزعات المشروع مع مرور الوقت، وتحسين عملك دون أي جهد إضافي. ستتمكن من توقع احتياجات العمل والجداول الزمنية بشكل أكثر بدفع بدقة. وهذا يعني أن عدد أقل من التأخير، والارتباك الأقل، وليس هناك وقت إضفاء في العمل الخطأ - تحريرك في نهاية المطاف لتأخذ المزيد من المشاريع والعملاء.
على سبيل المثال، إليك كيف يمكنك تبسيطكتناول العمل مع قالب في UDN مدير المهام في
وجود عملية تناول القبيل العمل يوفر لك الوقت عن طريق ضمان حصولك على كل ما تحتاجه للبدء في الواجهة. كما أنه يساعد فريقك في قيادة الرصاص. في كثير من الأحيان، من الصعب الزواج من عملياتك مع عملائك ". من خلال تحديد عملية قوية من البداية، سيتم سرد العملاء والثقة في خبرتك، وسيساعد الاتساق فريقك تقدير الموارد بشكل أفضل.
2. لتعزيز الاتصالات وردود الفعل في مكان واحد
ما هو أسوأ من كبار الطهاة في المطبخ؟ الصراصير. الصمت. لقد كنا جميعا هناك عند انتظار التعليقات أو الموافقة. في مسح الخدمات المهنية لدينا، كانت واحدة من أهم الأسباب لعملية العميل صعوبات وتأخير التواصل. وقال 28٪ من المجيبين إن تعاون المشروع والتنفيذ صعب أو صعب للغاية.
هل يمكن أن يكون الحل لهذه التحديين هو نفسه؟ نعم. وجود قالب في أداة إدارة العمل مثل UDN مدير المهام تقوم عملية الاتصال بتعميرها، مما يساعدك على الحصول على ردود الفعل التي تحتاجها وتوحيدها دون عناء.
وجدت مسح المفصلي الأخير ذلك33٪ من شركات الخدمات المهنية تشير إلى التقدم التكنولوجي السريع باعتباره تهديدا كبيراوبعد الخدمات المهنية المناظر الطبيعية تتحول بشكل كبير. العديد من الشركات لديها صعوبة في العثور على توازن بين العديد من الأدوات والأدوات المناسبة للاستفادة من عملائها. الأدوات المناسبة تساعد على تحسين سير العمل وتوفير ميزة تنافسية.
والكثير من الأدوات؟ حسنا، في دراسة الخدمات المهنية لدينا، وجدنا أن شركات الخدمات المهنية باستخدام 5+ أدوات تجربة المزيد من تأخير المشروع من أولئك الذين لديهم عدد أقل من الأدوات وبعد ما يقرب من 29٪ من الشركات التي تستخدم 5+ أدوات تقريرا أنها "دائما" تجربة التأخير. في المقابل، 8٪ فقط من أولئك الذين يستخدمون 2-3 أدواتالإبلاغ عن المشاريعدائما تأخر. هذا فرق 21٪ فقط عن طريق تبسيط أدواتك!
لذلك بدلا من استخدام IMS، ورسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات، وجداول البيانات، والاجتماعات لمناقشة المشاريع، فكر في دمج اتصالك مباشرة في قالب مشروعك. مع منصة مثل UDN مدير المهام ، يمكنك تبسيط التعاون للجميع.
قالب مشروع فينظام إدارة العملتمكن الاتصال الزمني الصحيح فيمهمةنفسها حتى كل شخص لديه رؤية. مع بسيطة التداول، يمكنك دفع الشخص المناسب وجمع ملاحظاتهم. نظرا لأن المهمة والاتصالات في نفس المكان، فيمكنها معرفة كيفية تأثير الاستجابة المتأخرة على المشروع وسوف تشعر بمزيد من المسؤولية.
UDN مدير المهام التدقيق والموافقاتتتيح لك الأداة أيضا تحميل الملفات مباشرة في المهمة حتى يمكن للفرق تقديم ملاحظات في مكان واحد وتعاون في الوقت الفعلي.
3. لأتمتة العمليات اليدوية والاستفادة بشكل أفضل وقتك
تقوم فرق ووكالات الخدمات المهنية بأفضل عملهم عندما يكون لديهم الوقت والمساحة والحرية في توجيه إلهام. ولكن هذا لا يحدث دائما. من السهل أن تتراجع عن طريق الاجتماعات غير الفعالة والمهام الإدارية أو غير الضرورية من وإلى الأرجح. وهذا يؤدي إلى الانحرافات وعدم الكفاءة، والوكالات التي لا تستطيع ببساطة تحملها.
وفقا لتقرير وكالة الإعلان لعمر 2017،على الرغم من أن إجمالي إيرادات وكالة الولايات المتحدة ارتفعت بنسبة 4.4٪ إلى 48.3 مليار دولارفي عام 2016، شهدت الصناعة أبطأ نموها منذ عام 2013. إن الاستشارات الرئيسية مثل PWC، IBM، Accenture، و Deloitte تدخل مساحة الخدمات المهنية وتناول العقود الرئيسية لحن 13.2 مليار دولار. في نفسمفصلإن مسح شركات النمو المرتفعة، 37٪ من فرق الخدمات المهنية يقولون إنهم يواجهون تهديد "ضغط الأسعار / السلعة الهبوطية".
لا تملك العديد من منظمات الخدمات المهنية ببساطة الموارد للتنافس على السعر وحدها تحتاج إلى إيجاد طرق أخرى للفوز في سوق تنافسي متزايد. إذن كيف يمكن لفريقك استخدام الموارد بشكل أفضل؟ التشغيل الآلي.
في مسحنا،أبلغ حوالي 60٪ من المجيبين إنفاق 1-3 ساعات في كل أسبوع تحديث حالات المشروعأو إرسال رسائل البريد الإلكتروني تحديث وإنشاء تقارير الحالة، أو وجود اجتماعات تحديث الحالة. قال 11٪ من المستطلعين إنهم ينفقون 4+ ساعات في الأسبوع!
علاوة على ذلك، قال 30٪ أنهم يمكنهم تحقيق 30٪ -39٪ أكثر نشاطا إذا كانت التكنولوجيا قادرة على أتمتة الأجزاء الإدارية المتكررة من وظيفتها. حتى 22٪ قالوا أنهم سيكونون قادرين على تحقيق 50٪ + المزيد من العمل.
يساعدك القالب على أتمتة مهام امتصاص الوقت من الفواتير لتحديث حالة سير العمل. فيما يلي بعض المهام التي يمكنك أتمتة UDN مدير المهام قالب إدارة الخدمات المهنية المجانية:
يوفر القالب هيكل يسمح لك بالطبقة في الأتمتة. علاوة على ذلك الاحتفاظ بالعملاء أعضاء السعادة والفريق المنظمة، سيصبح الأتمتة مصلحتك التنافسية النهائية. سيكون فريقك أكثر رشيقة وقادرة على استخدام وقتهم بشكل أكثر كفاءة. بغض النظر عن نوع شخصية العميل التي تعمل معها ، ستتمكن من إبقائها في الحلقة تلقائيا حتى يمكن لأعضاء فريقك البقاء في المنطقة، وتسليم خدماتهم.
4. لتعيين التوقعات وتصور تقدم المشروع
واحدة من أكثر رواقد خدمات الخدمات المهنية الأكثر تحديا يجدون أنفسهم يكسرون الأخبار لعملائهم بأن المشروع يتأخر. وحتى الآن، تحدث هذه التأخيرات طوال الوقت.في الواقع، قال 97٪ من استجابة المسح لدينا إن مشاريعهم تتأخر إلى حد ماوبعد إنه مثل هذا التحدي المشترك ويمكن أن يؤثر حقا على الرضا العميل والموظف. على الرغم من أنه لا يمكنك تجنب كل تأخير، يمكن أن يساعد قالب إدارة المشروع في حل بعض مشكلات الجذر.
اولاسيكون للقالب في أداة إدارة العمل وجهات نظر مختلفة للمشروع، مثل مخطط Ganttوبعد سيستمتع عملاء يديك بأي إسهم بالحصول على عرض للعين للطيور لكل خطوة. ستعمل عملاء يديك على ذلك، يمكن أن ينقرون في مهام للحفر في التفاصيل.
في كلتا الحالتين، فإن توفير جدول زمني مرئي مع تبعيات المهمة يساعد فريقك على مواءمة التوقعات مع العملاء من الانطلاق. سيكون فريقك قادرا على تقدير العمالة وتحديد الحواجز المحتملة بصريا. سيتمكن العملاء من معرفة أين وعندما ستحتاج إلى اتخاذ إجراءات وكيف تؤثر التأخيرات على جزءهم على المشروع. واستخدام القالب الخاص بك مرارا وتكرارا سيساعدك على الاستمرار في تحسين الأطر الزمنية وسير العمل - وهذا يعني أن كل مشروع سيكون أسهل وأسرع وأفضل.
مع تقدم مشروعك، سيقوم قالبك في منصة إدارة عملك بتمكين فريقك للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح بغض النظر عن ما يعبر طريقه. في استطلاعنا، 1 من أفضل 3 أسباب لخلف العميل هو عدم وجود رؤيةحالة المشروعوبعد و 22٪ قالوا إن "لوحة القيادة حيث يمكن لعملاء وأصحاب المصلحة الداخليين رؤية تقدم المشروع في الوقت الفعلي" أكبر تأثير إيجابي على أعمالهم.
عند إعداد القالب الخاص بك، حدد حالات سير العمل التي ستستخدمها للتواصل حيث يقف المشروع، مثل "مخطط"، "جارية،" "في انتظار الآخرين" أو "قيد الاستعراض". إذا قمت بإعداد القالب الخاص بك في UDN مدير المهام ، سيكون العملاء قادرين على عرض حالات سير العمل من خلال اللوحات ببساطة في لوحة القيادة. يمكنك أيضا إنشاء إشعارات لتنبيهها عندما تغيرت الأحداث.
سوف يحب العملاء أن فريقك يأتي في المشروع مع قالب المشروع وعملية واضحة يمكنها اتباعها. لا يقوم فقط بإنشاء أعضاء الفريق الخاص بك كخبراء موثوق بهم، فهو يساعد فريقك في البقاء داخل سير عملهم المعتادة بدلا من التعديل دائما لعملاء سير العمل المختلين قد يكون لديهم. مع وضع سير العمل والجداول الزمنية في مكان واحد، لدى كلا من أعضاء الفريق والعملاء الرؤية والمساءلة للحفاظ على تحريك المشروع.
الدفع UDN مدير المهام دليل الخدمات المهنية هناوبعد
على استعداد لبناء قالب إدارة الخدمات المهنية الخاصة بك؟
نحن هنا لمساعدتك في البدء! لقد قمنا ببناء نموذج مشروع خدمات مهنية لمساعدتك في تخطيط المشاريع ومهام خريطة إلى جدول زمني تفاعلي وتتبع وإبلاغ الوقت الذي يقضيه في الوقت المناسب باستخدام جدول زمني وتنظيم النواتج للوفاء بالمواعيد النهائية وغير ذلك الكثير.
قم بتنزيل قالب خدماتنا الاحترافية والحصول على تجربة مجانية لمدة أسبوعين UDN مدير المهام اليوم.
