4 grunner til å ha en profesjonell servicestyringsmal

En nyligGoskills Artikkel Spotlighted En kritisk Gap Professional Services Businessmå være oppmerksom på om de vil oppnå hypergrowth. I sin artikkel refererer de tilProsjektledelse instituttets (PMI) 2016 Pulse av yrketRapport, som sier at ut av hver $ 1 milliard investert i prosjekter, er $ 122 millioner bortkastet på grunn av dårlig utførelse. IPMI.'S 2017-rapporten, deprosjektsom i 2027,Arbeidsgivere vil trenge mer enn 87 millioner mennesker som arbeider i prosjektledelse relatertroller. La disse tallene synke inn.

Mangelen påProsjektledelse ferdigheterog det voksende behovet for disse ferdighetene er en av de største truslene motProfesjonell tjenester industri. MenHva er en profesjonell tjenestemenn? DeProfesjonell Services Industry DefinitionInkluderer stort sett noe yrke eller ferdigheter som kan gi en tjeneste til andre virksomheter fra lov til markedsføring til HR.

I år,UDN Task Managergjorde A.Undersøkelse som måler de største forretnings- og profesjonelle tjenester Prosjektledelsesutfordringer. De mest interessante resultatene? Lagene står ikke bare overfor en hovedutfordring rundtprosjektledelse- Det er mange utfordringer sammenflettet.

For eksempel, da vi spurte respondentene å velgeStørste utfordringer som står overfor profesjonelle tjenester, det var en 6-veis slips:

Holde prosjekter på sporet, administrere forskjellige klientprosesser, for mange prosjekter, for mange manuelle oppgaver, konsolidering av tilbakemelding, frakoblet verktøy - er hodet ditt spinning ennå?

Noen i denProfesjonell tjenester industrikan bekrefte at en av deres favorittdeler av jobben er spenningen om å møte nye og forskjellige utfordringer hver dag. Men det er ikke så bra når de utfordringene påvirker prosjektets suksess.

På toppen av det gjør mange folk som går inn i sine profesjonelle tjenester roller det for lidenskapen til deres håndverk - ikke prosjektledelse. Men å ha et lag med kompetanse i sitt felt vil bare få deg så langt. Teamet ditt trenger prosesser som gir medlemmer til å være prosjektledelseseksperter uten problemer.

Det er der aProfesjonell Services ProsjektledelseMalen kommer inn. Selv om hvert prosjekt er annerledes, er det fortsatt mange lignende skritt involvert hver gang. Ved å utnytte disse likhetene, kan du opprette en struktur som strømlinjerer arbeidsflyten din. Heldigvis for deg, har vi gjort deg enProfesjonelle tjenester DefinisjonMal for å hjelpe deg med å komme i gang! Når du bygger ut malen din, bør du vurdere disse 4 fordelene.

4 grunner til å ha en profesjonell servicestyringsmal

1. For å effektivisere arbeidsinntaket, slik at du kan ta på flere prosjekter

Vi har alle vært der. Du vinner en klient og dykker rett inn i sitt første prosjekt. Du vet nøyaktig hva de vil, alle er justert påomfang, og prosjektet beveger seg langs sømløst - til du kommer halvveis gjennom og oppdager at du hver hadde helt forskjellige visjoner og forventninger.

Utfordringen for mange profesjonelle tjenester selskaper er presset for å hoppe rett fra å skaffe kunden til å faktisk jobbe med prosjektet. Vellykkede prosjekter starter ved kickoff, men de slutter ikke der. Å snu et prosjektkonsept til en tidslinje er en utfordring! Faktisk, i vår profesjonelle tjenester undersøkelse, nesten1 av 3 respondenter sa at prosjektoppsett, planlegging, tildeling av ressurser og ressursforvaltning er vanskelig eller svært vanskelig- For ikke å nevne tidkrevende!

En profesjonell Services Project Management Template hjelper deg med å balansere kunsten og vitenskapen tilplanlegger , planlegging, og tilordne prosjektene dine samtidig som du sparer deg tid. Det er ikke fornuftig å gjenoppfinne hjulet hver gang hvis prosjektene dine alle har en lignende struktur. Når den kritiske strukturen, trinnene og beste praksis allerede er der, kan du enkelt kaste ut skjelettet som er levert av en mal.

Og siden du vil bruke malen din igjen og igjen, kan du avgrense arbeidsinngangsprosessen og prosjektet tidslinjer over tid, optimalisere arbeidet ditt uten ekstra innsats. Du vil kunne raskt og nøyaktig forutse arbeidskraftbehov og tidslinjer. Det betyr færre forsinkelser, mindre forvirring, og ikke mer å kaste bort tid på feil arbeid - til slutt frigjøre deg for å ta på flere prosjekter og kunder.

For eksempel, her er hvordan du kan strømline dinArbeidsinntak med en mal iUDN Task Manager :

Å ha en templatisert arbeidsinntaksprosessSparer deg tid ved å sørge for at du har alt du trenger for å komme i gang på forhånd. Det hjelper også at teamet ditt tar ledelsen. Så ofte er det vanskelig å gifte seg med dine prosesser med kundene dine. Ved å sette en sterk prosess fra starten, vil klientene være glade og tillit til din kompetanse, og konsistensen vil hjelpe teamet ditt bedre å anslå ressursene.

2. Å konsolidere kommunikasjon og tilbakemelding på ett sted

Hva er verre enn for mange kokker på kjøkkenet? Crickets. Stillhet. Vi har alle vært der når vi venter på tilbakemelding eller godkjenning. I vår profesjonelle serviceundersøkelse var en av de viktigste årsakene til kundekjøretøy og forsinkelser. Og 28% av respondentene sa at prosjektsamarbeid og utførelse er vanskelig eller svært vanskelig.

Kan løsningen på disse to utfordringene være de samme? Ja. Å ha en mal i enArbeidsstyringsverktøysomUDN Task ManagerSentraliserer kommunikasjonsprosessen, og hjelper deg med å få tilbakemeldingen du trenger og konsolidere det uanstrengt.

En nylig hengselundersøkelse fant det33% av profesjonelle tjenester firmaer citerer rask teknologisk fremgang som en stor trussel. Det profesjonelle tjenestene landskapet skifter dramatisk. Mange bedrifter har det vanskelig å finne en balanse mellom for mange verktøy og de riktige verktøyene for å utnytte sine kunder. De riktige verktøyene bidrar til å optimalisere arbeidsflyten og gi en konkurransefortrinn.

Og for mange verktøy? Vel, i vår profesjonelle tjenester, fant vi at profesjonelle tjenester selskaper bruker5+ Verktøy Opplev flere prosjektforsinkelser enn de med færre verktøy. Nesten 29% av selskapene som bruker 5+ verktøy, rapporterer at de "alltid" opplever forsinkelser. I kontrast, bare 8% av de som bruker 2-3 verktøyRapporter prosjekteralltid bli forsinket. Det er en 21% forskjell bare ved å effektivisere verktøyene dine!

Så i stedet for å bruke IMS, e-post, samtaler, regneark og møter for å diskutere prosjekter, bør du vurdere å konsolidere kommunikasjonen din i prosjektmalen din. Med en plattform somUDN Task Manager, Du kan forenkle samarbeid for alle.

En prosjektmal i dinArbeidsstyringssystemAktiverer kronologisk kommunikasjon rett ioppgaveselv så alle har synlighet. Med enkle @menn kan du nudge den rette personen og samle tilbakemelding. Siden oppgaven og kommunikasjonen er på samme sted, kan de se hvordan en forsinket respons påvirker prosjektet og vil føle seg mer ansvarlig.

UDN Task ManagerSikkerhet og godkjenningerVerktøyet lar deg også laste opp filer rett inn i oppgaven, slik at lagene kan gi tilbakemelding på ett sted og samarbeide i sanntid.

3. For å automatisere manuelle prosesser og bedre utnytte din tid

Profesjonelle tjenester Lag og byråer gjør sitt beste arbeid når de har tid, plass og frihet til å kanalisere inspirasjon. Men dette skjer ikke alltid. Det er lett å bli slått ned av ineffektive møter, administrative oppgaver eller unødvendig frem og tilbake. Dette fører til distraksjoner og ineffektivitet, hvilke byråer som bare ikke har råd til.

I henhold til Ad Alders Agency Report 2017,Selv om Total U.S. Agency-inntekter steg 4,4% til 48,3 milliarder dollarI 2016 så næringen sin langsomste vekst siden 2013. Major Consultancies som PWC, IBM, Accenture og Deloitte går inn i profesjonelle tjenester rom og spiser opp store kontrakter til melodi på 13,2 milliarder dollar. I den sammeHengselUndersøkelse av høyvekstfirmaer, 37% av profesjonelle tjenestene sier at de står overfor trusselen om "nedadgående pristrykk / commoditization."

Mange profesjonelle tjenester organisasjoner har rett og slett ikke ressurser til å konkurrere på pris alene og trenger å finne andre måter å vinne i et stadig mer konkurransedyktig marked. Så hvordan kan teamet ditt bedre bruk av ressurser? Automasjon.

I vår undersøkelse,Om lag 60% av respondentene rapporterte utgifter 1-3 timer hver uke Oppdatering av prosjektstatuser, sende oppdateringsmeldinger, generere statusrapporter, eller ha statusoppdateringsmøter. 11% av respondentene sa at de tilbringer 4 + timer i uken!

På toppen av dette sa 30% at de kunne oppnå 30% -39% mer arbeid hvis teknologien var i stand til å automatisere repeterende, administrative deler av jobben sin. 22% sa selv at de ville kunne oppnå 50% + mer arbeid.

En mal hjelper deg med å automatisere tidssugende oppgaver fra fakturering for å oppdatere arbeidsflytstatus. Her er noen få oppgaver du kan automatisere medUDN Task ManagerGRATIS PROFESSIONAL SERVICES Management Template:

En mal gir en struktur som lar deg lagre i automatisering. På toppen av å holde klienter lykkelige og lagmedlemmer organisert, vil automatisering bli din ultimate konkurransefortrinn. Teamet ditt vil være mer smidig og i stand til å utnytte sin tid mer effektivt.Uansett hvilken type klient personlighet du jobber med, Du vil kunne holde dem i løkken automatisk, slik at gruppemedlemmene dine kan holde seg i sonen, og levere sine tjenester.

4. For å angi forventninger og visualisere prosjektets fremgang

En av de mest utfordrende posisjonene profesjonelle tjenester ledere finner seg i, bryter nyheten til deres klient at et prosjekt er forsinket. Og likevel skjer disse forsinkelsene hele tiden.Faktisk sa 97% av våre undersøkelses respondenter at deres prosjekter blir forsinket til en viss grad. Det er en slik vanlig utfordring, og det kan virkelig påvirke klienten og medarbeidernes tilfredshet. Mens du ikke kan unngå hver forsinkelse, kan en prosjektledelsesmal bidra til å løse noen av rotproblemene.

Først, A.Mal i et arbeidsstyringsverktøy vil ha forskjellige prosjektryter, som et Gantt-diagram. Dine hands-off-klienter vil glede seg over å kunne få et fugleperspektiv av hvert trinn. Dine hands-on-klienter vil like at de kan klikke på oppgaver for å grave inn i detaljene.

Uansett, og gir en visuell tidslinje med oppgaveavhengigheter, hjelper teamet til å justere forventningene dine med kunder fra kickoff. Teamet ditt vil kunne estimere arbeidskraft og visuelt identifisere potensielle veikryss. Klienter vil kunne se hvor og når de trenger å handle og hvordan forsinkelser fra deres side vil påvirke prosjektet. Og ved hjelp av malen din om og om igjen vil du fortsette å optimalisere tidsrammer og arbeidsflyter - noe som betyr at hvert prosjekt blir enklere, raskere og bedre.

Etter hvert som prosjektet utvikler seg, vil malen din i arbeidsstyringsplattformen styrke teamet ditt for å holde prosjektet på sporet uansett hva som krysser sin vei. I vår undersøkelse var 1 av de tre beste grunnene til klientkjøp mangel på synlighet iProsjekt status. Og 22% sa at et "dashbord hvor kunder og interne interessenter kan se sanntids prosjektprosjekt", ville ha den største positive effekten på virksomheten sin.

Når du konfigurerer malen din, bestemmer du arbeidsflytstatusene du vil bruke til å kommunisere hvor et prosjekt står, som "planlagt", "pågår", "venter på andre" eller "under vurdering". Hvis du konfigurerer malen din iUDN Task Manager, Klienter vil kunne se arbeidsflytstatuser ved å bare glancere på dashbordet. Du kan også konfigurere varsler for å varsle dem når statusene har endret seg.

Klienter vil elske at laget ditt kommer inn i prosjektet med en prosjektmal og klar prosess de kan følge. Ikke bare etablerer det dine lagmedlemmer som pålitelige eksperter, det hjelper at teamet ditt holder seg innenfor deres vanlige arbeidsflyter i stedet for å alltid justere til de ulike arbeidsflyterkunderne kan ha. Med arbeidsflytstatus og tidslinjer på ett sted har både lagmedlemmer og kunder synlighet og ansvarlighet for å holde prosjektet i bevegelse.

Sjekk ut UDN Task Manager's profesjonelle tjenester guide her .

Klar til å bygge din Professional Services Management Template?

Vi er her for å hjelpe deg med å komme i gang! Vi har bygget en prøve Professional Services Project-mal for å hjelpe deg med å planlegge prosjekter, kartoppgaver til en interaktiv tidslinje, spor og rapport på tid brukt ved hjelp av en TimeLog, organisere leveranser for å møte tidsfrister, og så mye mer.

Last ned vår profesjonelle tjenester mal og få en gratis 2 ukers prøve av UDN Task Manageri dag.