4 powody, dla których warto mieć profesjonalny szablon zarządzania usługami

OstatniGoskills Article Spotlighted Critical Gap Profesjonalne usługiMusisz być świadomy, jeśli chcą osiągnąć hipergrow. W swoim artykule odnoszą się doProject Management Institute's (PMI) Pulse zawoduRaport, który stanowi, że z każdego miliarda dolarów zainwestowanych w projekty, 122 mln USD jest marnowany z powodu słabej egzekucji. wPMI.Raport 2017, oniprojektto do 2027 r.,Pracodawcy będą potrzebować ponad 87 milionów osób pracujących w związanym z zarządzaniem projektamirole. Niech te liczby zatonęły.

BrakUmiejętności zarządzania projektamiA rosnącą potrzebą tych umiejętności jest jednym z największych zagrożeń dlaProfesjonalny branża. JednakCo to jest profesjonalna organizacja usług? tenProfesjonalne usługi branżowe DefinicjaObejmuje prawie wszelkie zawody lub umiejętności, które mogą dostarczyć usługę innym przedsiębiorstwom - od prawa do marketingu do HR.

W tym roku,Menedżer zadań UDN.zrobił A.Badanie pomiaru największych wyzwań dotyczących zarządzania projektami biznesowymi i profesjonalnymi. Najciekawsze wyniki? Drużyny nie są łącznymi przed jednym głównym wyzwaniemZarządzanie projektami- Jest to wiele wyzwań.

Na przykład, kiedy poprosiliśmy respondentów, aby wybraćNajwiększe wyzwania stojące przed profesjonalnymi firmami, był 6-kierowy krawat:

Utrzymywanie projektów na torze, zarządzanie różnymi procesami klientów, zbyt wiele projektów, zbyt wiele zadań ręcznych, konsolidacja opinii, odłączone narzędzia - czy twoja głowa jest już wirowa?

Każdy w The.Profesjonalny branżaMoże potwierdzić, że jedna z ich ulubionych części zadania jest podniecenie w obliczu nowych i różnych wyzwań każdego dnia. Ale nie jest tak wspaniale, gdy te wyzwania odniosły sukces projektów.

To doładować, wielu ludzi, którzy wchodzą do swoich profesjonalnych ról, robi to do pasji ich rzemiosła - nie zarządzania projektami. Ale posiadanie zespołu z wiedzą w ich dziedzinie doprowadzi tylko do tej pory. Twój zespół potrzebuje procesów, które Empower są bez wysiłku ekspertami do zarządzania projektami.

To gdzieProfesjonalne zarządzanie projektamiSzablon pojawia się. Chociaż każdy projekt jest inny, nadal istnieje wiele podobnych kroków za każdym razem. Wykorzystując te podobieństwa, możesz utworzyć strukturę, która usprawnia Twój przepływ pracy. Na szczęście dla ciebie zrobiliśmyProfesjonalna definicja usługSzablon, który pomoże Ci zacząć! Po zbudowaniu szablonu uważasz te 4 korzyści.

4 powody, dla których warto mieć profesjonalny szablon zarządzania usługami

1. Aby usprawnić spożycie pracy, dzięki czemu możesz wziąć więcej projektów

Wszyscy tam byliśmy. Wygrywasz klient i nurkowanie w pierwszym projekcie. Wiesz dokładnie, czego chcą, wszyscy są wyrównanizakres, a projekt porusza się bezproblemowo - aż dojdziesz do połowy i odkryjesz, każdy z nich miał zupełnie inne wizje i oczekiwania.

Wyzwanie dla wielu firm profesjonalnych służb jest presja na skakanie bezpośrednio od nabycia klienta w rzeczywistości pracując nad projektem. Udane projekty zaczynają się od Kickoff, ale się tam nie kończą. Obracanie koncepcji projektu na osi czasu to wyzwanie! W rzeczywistości w naszej ankiecie usług profesjonalnych prawie1 u 3 respondentów stwierdziło, że konfiguracja projektu, planowanie, przypisywanie zasobów i zarządzanie zasobami jest trudne lub bardzo trudne- Nie wspominając o czasie!

Profesjonalny szablon zarządzania projektami pomaga zrównoważyć sztukę i naukiplanowanie , planowaniei przypisanie projektów, a także oszczędzając czas. Nie ma sensu, aby ponownie uruchomić koło za każdym razem, gdy twoje projekty mają podobną strukturę. Kiedy już istnieje struktura krytyczna, kroki i najlepsze praktyki, możesz łatwo usunąć szkielet dostarczony przez szablon.

A ponieważ ponownie użyjesz szablonu ponownie, możesz udoskonalić swój proces spożycia pracy i terminów projektu w czasie, optymalizując pracę bez dodatkowego wysiłku. Będziesz mógł szybciej i dokładnie przewidywać potrzeby pracy i terminy. Oznacza to, że mniej opóźnień, mniej zamieszania i nie więcej marnowania czasu na niewłaściwą pracę - ostatecznie uwolnienie Cię, aby podjąć więcej projektów i klientów.

Na przykład, tutaj możesz usprawnić swojespożycie pracy z szablonemMenedżer zadań UDN. :

Posiadanie procesu spożycia trójwymiarowegooszczędza czas, zapewniając, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć z góry. Pomaga także twoim zespole. Tak często trudno jest poślubić swoje procesy z klientami. Ustawiając silny proces od samego początku, klienci będą zachwyceni i zaufać twojej wiedzy, a konsystencja pomoże Twojemu zespołowi lepiej oszacować zasoby.

2. Aby konsolidować komunikację i informacje zwrotne w jednym miejscu

Co jest gorsze niż zbyt wielu kucharzy w kuchni? Krykietki. Cisza. Wszyscy byliśmy tam, czekając na informacje zwrotne lub zatwierdzenie. W naszej ankiecie usług profesjonalnych, jednym z najważniejszych powodów Churn Klienta był trudności i opóźnienia. I 28% respondentów stwierdziło, że współpraca i egzekucja jest trudna lub bardzo trudna lub bardzo trudna.

Czy rozwiązanie tych dwóch wyzwań może być takie samo? TAk. Posiadanie szablonu wNarzędzie do zarządzania pracątak jakMenedżer zadań UDN.Scentralizuje proces komunikacji, pomagając uzyskać informacje zwrotne i skonsolidować bez wysiłku.

Ostatnia ankieta zawiasowa33% firm profesjonalnych firm cytuje szybkie postępy technologiczne jako główne zagrożenie. Krajobraz profesjonalnych usług zmieniają się dramatycznie. Wiele firm ma trudności ze znalezieniem równowagi między zbyt wielu narzędziami i odpowiednimi narzędziami do dźwigania z ich klientami. Prawe narzędzia pomagają zoptymalizować przepływ pracy i zapewnić przewagę konkurencyjną.

I zbyt wiele narzędzi? Cóż, w naszych profesjonalnych studiów, znaleźliśmy, że firmy profesjonalne5+ Narzędzia Doświadcz więcej opóźnień projektów niż te z mniej narzędziami. Prawie 29% firm korzystających z 5+ narzędzi informuje, że "zawsze" doświadczają opóźnień. W przeciwieństwie do tego tylko 8% osób przy użyciu 2-3 narzędziZgłoś projektyzawsze opóźnione. To 21% różnica tylko przez usprawnienie narzędzi!

Więc zamiast używać IMS, e-maili, połączeń, arkuszy kalkulacyjnych i spotkań w celu omówienia projektów, rozważ konsolidację komunikatu bezpośrednio do szablonu projektu. Z platformą jakMenedżer zadań UDN., możesz uprościć współpracę dla wszystkich.

Szablon projektu w TwoimSystem zarządzania pracąUmożliwia komunikację chronologiczną w prawozadanieSam każdy ma widoczność. Dzięki prostym @mmentions można przecinać właściwą osobę i zebrać ich opinie. Ponieważ zadanie i komunikacja są w tym samym miejscu, widzą, w jaki sposób opóźniona odpowiedź wpływa na projekt i poczuje się bardziej odpowiedzialny.

Menedżer zadań UDN.Dziale i aprobatyNarzędzie umożliwia również przesyłanie plików bezpośrednio do zadania, dzięki czemu zespoły mogą dostarczyć opinię w jednym miejscu i współpracować w czasie rzeczywistym.

3. Aby zautomatyzować procesy ręczne i lepiej wykorzystać swój czas

Profesjonalne zespoły i agencje wykonują swoją najlepszą pracę, gdy mają czas, przestrzeń i swobodę inspiracji kanału. Ale to nie zawsze się dzieje. Łatwo jest uwolnić się przez nieskuteczne spotkania, zadania administracyjne lub niepotrzebne wstecz. Prowadzi to do rozrywek i nieefektywności, które agencje po prostu nie mogą sobie pozwolić.

Według Agencji Age Agenci Raport 2017,Chociaż całkowite przychody Agencji U.S. wzrosły o 4,4% do 48,3 mld USDW 2016 r. Przemysł widział jego najwolniejszy wzrost od 2013 r. Główne konsultacje, takie jak PWC, IBM, Accenture i Deloitte wchodzą do przestrzeni usług profesjonalnych i prowadząc poważne umowy na melodię w wysokości 13,2 mld USD. W tym samymZawiasBadanie firm wysokiego wzrostu, 37% profesjonalnych zespołów usług mówią, że stoją przed zagrożeniem "presją cenową / commoditizacji w dół".

Wiele profesjonalnych organizacji usług po prostu nie mają środków do konkurowania na samej cenie i muszą znaleźć inne sposoby wygrania na coraz bardziej konkurencyjnym rynku. Jak więc twój zespół może lepiej wykorzystać zasoby? Automatyzacja.

W naszym badaniem,Około 60% respondentów zgłosiło spędzanie 1-3 godzin każdego tygodnia aktualizacji statusów projektu, Wysyłanie aktualizacji wiadomości e-mail, generowanie raportów o stanie lub posiadanie spotkań dotyczących aktualizacji statusu. 11% respondentów powiedział, że spędzają 4+ godziny tygodniowo!

Ponadto, 30% stwierdziło, że mogą osiągnąć 30% -39% więcej pracy, jeśli technologia była w stanie zautomatyzować powtarzalne, administracyjne części swojej pracy. 22% nawet powiedział, że będą mogli osiągnąć 50% + więcej pracy.

Szablon pomaga zautomatyzować zadania ssące czasu od rozliczeń do aktualizacji statusu przepływu pracy. Oto kilka zadań, z którymi możesz zautomatyzowaćMenedżer zadań UDN.Darmowe profesjonalne usługi zarządzania szablonem:

Szablon zapewnia strukturę, która umożliwia warstwę automatyzacji. Na szczycie utrzymywania klientów zorganizowali członków zespołu, automatyzacja stanie się twoją ostateczną przewagą konkurencyjną. Twój zespół będzie bardziej zwinny i jest w stanie skuteczniej wykorzystać swój czas.Bez względu na rodzaj osobowości klientów, z którą pracujesz, Będziesz mógł utrzymać je automatycznie w pętli, aby członkowie zespołu mogą pozostać w strefie, dostarczając ich usługi.

4. Ustalić oczekiwania i wizualizuj postępy projektu

Jedną z najtrudniejszych stanowisk profesjonalnych liderów usług znajdują się w łamie wiadomości do ich klienta, że ​​projekt jest opóźniony. A jednak te opóźnienia zdarzają się cały czas.W rzeczywistości 97% naszych badań respondentów powiedzieli, że ich projekty są opóźnione do pewnego stopnia. To takie wspólne wyzwanie i może naprawdę wpłynąć na klienta i zadowolenie pracowników. Chociaż nie możesz uniknąć każdego opóźnienia, szablon zarządzania projektem może pomóc rozwiązać niektóre z głównych problemów.

NajpierwSzablon w narzędziu zarządzania pracą będzie miało różne widoki projektu, jak wykres Gantt. Twoi czterokierunkowym klienci będą mogli być w stanie uzyskać widok z każdego kroku ptaka. Twoi sprawozdanie klienci będą się podać, że mogą kliknąć zadania, aby kopać w szczegóły.

Tak czy inaczej, zapewniając wizualną osi czasu z zależnościami zadaniowymi, pomaga zespołowi wyrównać oczekiwania z klientami z Kickoff. Twój zespół będzie mógł oszacować pracę i wizualnie zidentyfikować potencjalne blokady drogowe. Klienci będą mogli zobaczyć, gdzie i kiedy będą musieli podjąć działania i jak opóźnienia ze swojej strony wpłynę na projekt. I za pomocą szablonu w kółko pomoże Ci kontynuować optymalizację terminów i przepływów pracy - co oznacza, że ​​każdy projekt będzie łatwiejszy, szybszy i lepszy.

Wraz z postępem projektu twój szablon na platformie zarządzania pracą wzmocni twój zespół, aby zachować projekt na dobrej drodze bez względu na ich ścieżkę. W naszej ankiecie 1 z 3 najlepszych powodów, dla których klient churn był brak widocznościstan projektu. A 22% stwierdziło, że "pulpit nawigacyjny, w którym klienci i wewnętrzni interesariusze mogą przeglądać postępy w czasie rzeczywistym" miałyby największy pozytywny wpływ na ich działalność.

Po skonfigurowaniu szablonu należy określić statusy przepływu pracy, użyjesz do komunikowania się, gdzie stoi projekt, jak "Planowany", "w toku", "Czekam na innych" lub "Zgodnie z przeglądem". Jeśli skonfigurujesz szablonMenedżer zadań UDN., Klienci będą mogli oglądać statusy przepływu pracy, po prostu spoglądając na deski rozdzielczej. Można również skonfigurować powiadomienia o ostrzeżenie, gdy zmieniły się statusy.

Klienci pokochają, że twój zespół wchodzi do projektu z szablonem projektu i jasnym procesem, które mogą podążać. Nie tylko ustanawia członków zespołu jako zaufanych ekspertów, pomaga twojemu zespołowi pozostać w ich zwykłych przepływów pracy, zamiast zawsze dostosowywać do różnych klientów przepływu pracy. Z statusem przepływu pracy i terminów w jednym miejscu, zarówno członków zespołu, jak i klienci mają widoczność i odpowiedzialność, aby zachować projekt ruchu.

Wymeldować się Menedżer zadań UDN."s Guide profesjonalne usługi .

Gotowy do budowy szablonu zarządzania usługami zawodowymi?

Jesteśmy tutaj, aby pomóc Ci zacząć! Zbudowaliśmy przykładowy szablon projektu Professional Services, aby pomóc Ci zaplanować projekty, mapy zadania do interaktywnej osi czasu, utworu i raportów na czas spędzony za pomocą Timelog, organizować rezultaty, aby spełnić terminy i o wiele więcej.

Pobierz nasz szablon profesjonalnych usług i uzyskać bezpłatną 2-tygodniową próbę Menedżer zadań UDN.Dziś.