4 skäl att ha en professionell servicehanteringsmall

En nyligenGoskills Artikel Spotlighted A Critical Gap Professional Services Företagmåste vara medveten om om de vill uppnå hyperväxt. I sin artikel hänvisar deProjektledning Institutets (PMI) 2016 puls av yrketRapport, som konstaterar att av några $ 1 miljarder investerat i projekt, är 122 miljoner dollar bortkastad på grund av dåligt genomförande. IPmi2017-rapporten, deprojektdet år 2027,Arbetsgivare behöver mer än 87 miljoner människor som arbetar i projektledningroller. Låt dessa siffror sjunka in.

Avsaknaden avProjektledningskunskaperOch det växande behovet av dessa färdigheter är en av de största hoten motProfessionell serviceindustri. MenVad är en professionell service organisation? DeProfessionell service industrin definitionInnehåller ganska mycket yrke eller färdighet som kan ge en tjänst till andra företag - från lag till marknadsföring till HR.

Det här året,UDN Task Managergjorde aUndersökning som mäter de största affärs- och professionella tjänsterprojektledningens utmaningar. De mest intressanta resultaten? Lag står inte bara inför en viktig utmaning runtprojektledning- Det är många utmaningar sammanflätade.

Till exempel när vi bad svarande att väljaStörsta utmaningar som står inför professionella tjänster, det var en 6-vägs slips:

Att hålla projekt på rätt spår, hantera olika klientprocesser, för många projekt, för många manuella uppgifter, konsolidera feedback, bortkopplade verktyg - är ditt huvud spinning än?

Någon iProfessionell serviceindustriKan intyga att en av deras favoritdelar av jobbet är spänningen att vända mot nya och olika utmaningar varje dag. Men det är inte så bra när de utmanar påverkar projektets framgång.

Till toppen av det, gör många människor som går in i sina professionella tjänster roller det för passion för deras hantverk - inte projektledning. Men att ha ett team med kompetens inom deras fält kommer bara att få dig så långt. Ditt lag behöver processer som bemyndiga medlemmarna att vara projektledningsexperter enkelt.

Det är där aProfessionell Tjänster ProjektledningMall kommer in. Även om varje projekt är annorlunda, finns det fortfarande många liknande steg som är involverade varje gång. Genom att utnyttja dessa likheter kan du skapa en struktur som effektiviserar ditt arbetsflöde. Lyckligtvis för dig har vi gjort dig enProfessionell Tjänster DefinitionMall för att hjälpa dig att komma igång! När du bygger ut din mall, överväga dessa 4 fördelar.

4 skäl att ha en professionell servicehanteringsmall

1. Att effektivisera arbetets intag så att du kan ta på fler projekt

Vi har alla varit där. Du vinner en klient och dyker direkt in i sitt första projekt. Du vet exakt vad de vill, alla är anpassade tillomfattning, och projektet rör sig smidigt - tills du blir halvvägs och upptäck dig var och en hade helt olika visioner och förväntningar.

Utmaningen för många professionella tjänster företag är trycket att hoppa direkt från att förvärva klienten till att faktiskt arbeta med projektet. Framgångsrika projekt börjar vid kickoff, men de slutar inte där. Att vända ett projektkoncept till en tidslinje är en utmaning! I själva verket, i vår professionella tjänster undersökning, nästan1 i 3 respondenter sa att projektinställningar, schemaläggning, tilldela resurser och resurshantering är svårt eller mycket svårt- För att inte tala om tidskrävande!

En professionell serviceprojekthanteringsmall hjälper dig att balansera konsten och vetenskapen omplanera , schemaläggning, och tilldela dina projekt samtidigt som du sparar tid. Det är inte meningsfullt att väcka hjulet varje gång om dina projekt har en liknande struktur. När den kritiska strukturen, stegen och bästa praxis redan finns där, kan du enkelt krossa skelettet som tillhandahålls av en mall.

Och eftersom du använder din mall om och om igen, kan du förfina ditt arbetsintagsprocess och projekta tidslinjer över tiden, optimera ditt arbete utan extra ansträngning. Du kommer att kunna snabbare och noggrant förutse arbetsbehov och tidslinjer. Det betyder färre förseningar, mindre förvirring, och inte mer slösa tid på fel arbete - slutligen frigör dig för att ta på sig fler projekt och kunder.

Till exempel, här är hur du kan effektivisera dinArbetsintag med en mall iUDN Task Manager :

Ha en templatiserad arbetsintagsprocessSparar dig tid genom att du har allt du behöver för att komma igång. Det hjälper också ditt lag att ta ledningen. Så ofta är det svårt att gifta sig med dina processer med dina kunder. Genom att ställa en stark process från början, kommer kunderna att vara glada och lita på din kompetens, och konsistensen hjälper ditt lag bättre att uppskatta resurser.

2. Att konsolidera kommunikation och feedback till ett ställe

Vad är värre än för många kockar i köket? Crickets. Tystnad. Vi har alla varit där när du väntar på feedback eller godkännande. I vår professionella tjänster undersökning var en av de främsta orsakerna till kundens churn kommunikationssvårigheter och förseningar. Och 28% av de svarande sade att projektsamarbetet och genomförandet är svåra eller mycket svåra.

Kan lösningen på dessa två utmaningar vara desamma? Ja. Ha en mall i aArbetshanteringsverktygtycka omUDN Task ManagerCentrerar kommunikationsprocessen, vilket hjälper dig att få den feedback du behöver och konsolidera det enkelt.

En ny gångjärnsundersökning fann att33% av de professionella tjänsterna bekräftar snabb teknisk framsteg som ett stort hot. Professionella tjänster landskapet skiftar dramatiskt. Många företag har svårt att hitta en balans mellan för många verktyg och rätt verktyg för att utnyttja sina kunder. De rätta verktygen hjälper till att optimera arbetsflödet och ge en konkurrensfördel.

Och för många verktyg? Tja, i vår professionella tjänster, fann vi att professionella tjänster företag använder5+ Verktyg upplever fler projektförseningar än de med färre verktyg. Nästan 29% av de företag som använder 5 + verktyg rapporterar att de alltid "upplever förseningar. Däremot, bara 8% av dem som använder 2-3 verktygRapportera projektalltid försenas. Det är en 21% skillnad bara genom att effektivisera dina verktyg!

Så istället för att använda IMS, e-post, samtal, kalkylblad och möten för att diskutera projekt, överväga att konsolidera din kommunikation direkt i din projektmall. Med en plattform somUDN Task Manager, Du kan förenkla samarbetet för alla.

En projektmall i dinArbetshanteringssystemmöjliggör kronologisk kommunikation rätt iuppgiftsjälv så alla har synlighet. Med enkla @menter, kan du nudge rätt person och samla in sin feedback. Eftersom uppgiften och kommunikationen är på samma plats kan de se hur ett försenat svar påverkar projektet och kommer att känna sig mer ansvarsfullt.

UDN Task ManagerS provar och godkännandenVerktyget tillåter dig också att ladda upp filer direkt till uppgiften så att lag kan ge feedback på ett ställe och samarbeta i realtid.

3. För att automatisera manuella processer och bättre utnyttja din tid

Professionella tjänster Team och byråer gör sitt bästa arbete när de har tid, utrymme och frihet att kanalisera inspiration. Men det händer inte alltid. Det är lätt att bli boggad av ineffektiva möten, administrativa uppgifter eller onödiga fram och tillbaka. Detta leder till distraktioner och ineffektiviteter, vilka myndigheter helt enkelt inte har råd med.

Enligt AD Age's Agency Report 2017,Även om total U.S. Byråns intäkter ökade 4,4% till 48,3 miljarder dollarÅr 2016 såg branschen sin långsammaste tillväxt sedan 2013. Stora konsultföretag som PWC, IBM, Accenture och Deloitte kommer in i det professionella serviceutrymmet och äta upp stora kontrakt till 13,2 miljarder dollar. I sammaGångjärnUndersökning av högkvalitativa företag, 37% av de professionella tjänsterna säger att de står inför hotet om "nedåtriktat prispress / coditization."

Många professionella tjänster organisationer har helt enkelt inte resurser att konkurrera på priset ensam och behöver hitta andra sätt att vinna på en alltmer konkurrensutsatt marknad. Så hur kan ditt lag bättre utnyttja resurser? Automatisering.

I vår undersökning,Omkring 60% av de svarande rapporterade utgifterna 1-3 timmar varje vecka Uppdatering av projektstatuserna, skicka uppdateringsmeddelanden, generera statusrapporter eller ha statusuppdateringsmöten. 11% av de svarande sa att de spenderar 4 + timmar i veckan!

Utöver detta sade 30% att de kunde uppnå 30% -39% mer arbete om tekniken kunde automatisera repetitiva, administrativa delar av sitt jobb. 22% sa även att de skulle kunna uppnå 50% + mer arbete.

En mall hjälper dig att automatisera tidsugande uppgifter från fakturering till uppdatering av arbetsflödesstatus. Här är några uppgifter du kan automatisera medUDN Task ManagerS gratis professionell servicehanteringsmall:

En mall ger en struktur som låter dig lagra i automation. På toppen av att hålla kunderna lyckliga och lagmedlemmar organiserade, kommer automation att bli din ultimata konkurrensfördel. Ditt lag kommer att vara mer smidigt och kunna utnyttja sin tid mer effektivt.Oavsett vilken typ av klient personlighet du jobbar med, Du kommer att kunna hålla dem i slingan automatiskt så att dina lagmedlemmar kan stanna i zonen, leverera sina tjänster.

4. Att ställa förväntningar och visualisera projektets framsteg

En av de mest utmanande positionerna Professionella tjänster ledare befinner sig i är att bryta nyheterna till sin klient att ett projekt är försenat. Och ändå händer dessa förseningar hela tiden.Faktum är att 97% av våra undersökta respondenter sa att deras projekt blev försenade i viss mån. Det är en sådan gemensam utmaning och det kan verkligen påverka klient- och medarbetarnas tillfredsställelse. Medan du inte kan undvika varje fördröjning, kan en projekthanteringsmall hjälpa till att lösa några av de root-problem.

Först enMall i ett arbetshanteringsverktyg kommer att ha olika projektutsikt, som ett Gantt-diagram. Din hands-off-klienter kommer att njuta av att kunna få en fågelperspektiv av varje steg. Hands-on-klienterna kommer att tycka om att de kan klicka in i uppgifter för att gräva i detaljerna.

Hur som helst, vilket ger en visuell tidslinje med uppgiftsberoende, hjälper ditt team att anpassa förväntningarna med kunder från kickoff. Ditt team kommer att kunna uppskatta arbetskraft och visuellt identifiera potentiella vägspärrar. Klienterna kommer att kunna se var och när de måste vidta åtgärder och hur förseningar kommer att påverka projektet. Och med din mall om och om igen hjälper dig att fortsätta att optimera tidsramar och arbetsflöden - vilket betyder att varje projekt blir enklare, snabbare och bättre.

När ditt projekt fortskrider, kommer din mall på din arbetshanteringsplattform att bemyndiga ditt team för att hålla projektet på spår oavsett vad som korsar sin väg. I vår undersökning var 1 av de tre bästa orsakerna till klientens churn brist på synlighet iProjektstatus. Och 22% sade att en "Dashboard där kunder och interna intressenter kan se i realtidsprojektets framsteg" skulle ha den största positiva effekten på sin verksamhet.

När du ställer in din mall, bestämmer du de arbetsflödesstatus som du använder för att kommunicera där ett projekt står, som "planerat", "pågår", "väntar på andra" eller "under granskning". Om du ställer in din mall iUDN Task ManagerKlienter kommer att kunna se arbetsflödesstatuserna genom att helt enkelt blicka på sin instrumentbräda. Du kan också ställa in meddelanden för att varna dem när statuserna har ändrats.

Klienter kommer att älska att ditt lag kommer in i projektet med en projektmall och tydlig process som de kan följa. Det handlar inte bara om dina lagmedlemmar som betrodda experter, det hjälper ditt lag att stanna inom sina vanliga arbetsflöden istället för att alltid anpassa sig till de olika arbetsflödena som kunderna kan ha. Med arbetsflödesstatus och tidslinjer på ett ställe har båda lagmedlemmarna och kunderna synligheten och ansvarsskyldigheten att hålla projektet.

Kolla upp UDN Task Manager's professionella tjänster guide här .

Klar för att bygga din professionella tjänsterhanteringsmall?

Vi är här för att hjälpa dig att komma igång! Vi har byggt en provprojekt för professionell service för att hjälpa dig att planera projekt, kartuppgifter till en interaktiv tidslinje, spår och rapport i tid som används med hjälp av en timeLog, organisera leveranser för att möta deadlines, och så mycket mer.

Ladda ner vår professionella tjänster mall och få en gratis 2-veckors försök av UDN Task Manageri dag.