خطة إدارة المشاريع: الغرض والأمثلة
بدون خطة لإدارة المشاريع، لا بد أن تضع الكثير من الأشياء في خطر. في بعض الأحيان، يذهب المشروع إلى مرحلة التخطيط لإدارة المشاريع بأكمله ولكن يعاني بسبب سوء التنفيذ.
تعمل خطة ملموسة كأساس لأي مشروع، بغض النظر عن نطاقها.
لقد برعاية هذا الدليل لشرح كيفية إنشاء وتصميم فعالخطة إدارة المشروعوبعد
ما هي خطة إدارة المشروع؟
تسلط خطة إدارة المشروع الضوء على كيفية إجراء المشروع ومراقبته والتحكم فيه، بدءا من مرحلة البدء، والذهاب إلى المنتج النهائي.
ضع في اعتبارك أن خطة مشروعك تهدف إلى تحديد الطريقة التي سيستخدمها فريقك لتنفيذ الهيكلالتسليم في الوقت المحددوبعد
تحقيقا لهذه الغاية، يجب أن تتضمن خطة إدارة المشروع بشكل مثالي عملية لقياستحليل أداء الأساسوبعد إن القيام بذلك يساعد على عدم تحديد المجالات الضعيفة فقط خلال عمر المشروع، بل يضمن أيضا نجاح طويل الأجل يتعلق بالمشاريع المستقبلية.
الفرق بين خطة إدارة المشروع وخطة المشروع
الفرق بين خطة إدارة المشاريع وخطة المشروع ليست واضحة كما قد تأمل.
قد يعتمد الفرق بين الاثنين تماما على المنظمة التي تعمل معها.
شوهدت العديد من الشركات لاستخدام المصطلحين بالتبادل للإشارة إلى نفس الخطة.
من ناحية أخرى، تصنف بعض الشركات هذين خططين مختلفين تماما.
إذا نظرت إلى الخطتين، فإليك بعض الاختلافات التي قد تلاحظها:
الغرض من خطة إدارة المشاريع
نظرا لأنك ستؤدي إلى قضاء فترة عادلة من الوقت والجهد لإنشاء خطة الإدارة الخاصة بك، فمن الضروري فهم عدد قليل من الأساسيات.
هناك أغراض مختلفة لإنشاء خطة إدارة. يتم إلحاق بعضهم أدناه. الق نظرة!
الغرض الأول من إنشاء خطة إدارة واضحة إلى حد ما، وهذا هو خطط لمشروعك وبعد كدير للمشروع، قبل أن تدخل في تنفيذ مشروع، من المهم التخطيط وفهم المشروع في مجمله وكيف ستقدم من خلال دورة حياته.
كما أنها فائدة من إنشاء خطة إدارة يمكنك تقديم معلومات وتنوير مشروعك في مشروعك حول كيفية تخطيطهاإدارة المشروعوبعد
على الرغم من أنه تجدر الإشارة إلى أنه في بعض الأحيان، فإن راعي المشروع في مؤسسة أخرى من العمل على المشروع، وبالتالي فإن بعض المعلومات في خطة الإدارة الخاصة بك لا تنطبق دائما علىها.
غالبا ما تستخدم خطط الإدارة كدليل لاستخراج المساعدة من متى تنشأ القضايا أو المشاكل. كلما تنشأ مشكلة في تقدم المشروع، يجب عليك إدارة المشروع استشارة خطة الإدارة الخاصة بك.
في الأساس، يجب أن تضمنت أي مشكلة من هذا القبيل في خطة الإدارة وناقشت كيفية معالجة المشكلة إذا كانت تنشأ.
ومع ذلك، إذا لم يكن الأمر كذلك، فإن الخطة الإدارية لا تسليط الضوء على المشكلة الخاصة التي تواجهها، يجب عليك تحديد ملاحظة وتأكد من تضمينها في أي خطة لإدارة المستقبل التي تنشئها.
المكونات الأساسية لخطة إدارة المشاريع
تشمل جميع خطط الإدارة جميع العناصر التي تحدد إدارة مشروعها.
ومع ذلك، فإن بعض المكونات هي معيار جدا لكل خطة من هذا القبيل.
سنناقش كل من هذه العناصر بدوره.
لقد أدرجنا بيان النطاق باعتباره العنصر الأول من قائمة المكونات لخطة الإدارة الخاصة بك لسبب مهم للغاية.
هي واحده من المسؤوليات الأساسية لمدير المشروع لفهم نطاق المشروع والتأكد من أن المشروع يبقى داخل حدود هذا النطاق.
واحدة من أكثر الأسباب شيوعا لتأخير المشروعوزيادةالميزانياتمن المشاريع بسبب النطاق الزحف.
يمكنك استخدام نهج S.M.A.r.T لتحديد النطاق للتأكد من أن النطاق الذي تحدده لمشروعك هو فعال ومناسب.
ذكيتمثل س مخروطي، م صحيح، أ ttainable،رديئةإيصرية، و ب أنا.
أ انهيار الهيكل العمليحدد "ما" جانب المشروع.
يبرز هيكل انهيار العمل جميع العناصر مطلوبة للمشروع لإنجاز نجاحا وعادة ما يتم ذلك من خلال عرض رسومي نظمت مع مستويات متعددة.
عوامل النجاح الحاسمةهي هذه المكونات لمشروعك الذي يجب تحقيقه لتعيين مشروعك بنجاح ونجاح.
عادة ما يحدد مديري المشاريع وفرق عوامل النجاح الحاسمة الخاصة بهم.
بحثأجريت على العوامل التي تعتبر التأثير بشكل كبير في نجاح المشروع كان له النتائج التالية:
تشمل العوامل الأخرى التي غالبا ما تكون معادلة كعوامل النجاح الحاسمة ما يلي:
مع أي مشروع، فإن الموارد الأكثر قيمة هو الأشخاص المشاركين في المشروع، وتلك التي تشكل فريق المشروع الخاص بك، وهذا هو لماذا تخطيط الموارد في إدارة المشاريع ضرورية أيضا.
خطة الموارد البشرية مهمة بغض النظر عما إذا كنت تخططتوظيفموظفون جدد أو يعملون مع الأشخاص الذين قمت بذلك من قبل.
أثناء إنشاء خطة الإدارة الخاصة بك تأكد من أن جزء الموارد البشرية يشمل ما يلي:
5 شهادات إدارة الموارد البشرية في عام 2022
التواصل ضروري لتعاونوالتعاون هو الأساس لتسليم المشروع الناجح.
اعتمادا على المشروع الذي تقوم بتشغيله، قد تختلف خطة الاتصالات في إدارة المشاريع الخاصة بك.
في كثير من الأحيان، يمكن أن يؤدي سوء التواصل إلى المواعيد النهائية المماثلة، والميزانيات الممتدة والنطاق اللعين زحفنا نذكر ذكره.
لا يتم توجيه خطة الاتصالات موجهة ببساطة في أعضاء الفريق، ولكن يجب أيضا دمج عدد المرات التي يجب عليك التحدث بها مع موكلائك وأصحاب المصلحة، ما هو وسيلةالاتصالاتأنت تخطط للاستخدام وعدد المرات التي تخطط للتواصل.
واحدة من أكثر المسؤوليات الحتمية لمدير المشروع هي إدارةالنواتج المشروعوبالتالي، بما في ذلك معهم في خطة الإدارة الخاصة بك هو أيضا حاسم.
تقوم النواتج المشروع هي تلك السلع أو الخدمات التي يتم إنتاجها نتيجة لمشروعك، والتي تنوي تقديمها إلى عميلك أو عميلك.
ما عليك سوى تحديد تحديد التسليم غير كاف، وبالتالي يجب أن تحاول تضمين تفاصيل حول النواتف بما في ذلك:
يجب إنشاء قائمة أصحاب المصلحة وتطويرها لخطة الإدارة ليس فقط لتتبعمن هم أصحاب المصلحةوتطوير القائمة إذا تغيرت ولكنها تتيح لك أيضا تتبع خطة الاتصال الخاصة بك.
لا يتم إعطاء أي مشروع من الركبة الحرة من الموارد النقدية وبالتالي فإن إنشاء ميزانية ومن بينها في خطة الإدارة أمر ضروري.
الميزانية هي أيضا واحدة من عوامل النجاح الحاسمة التي ينظر فيها العديد من مديري المشاريع في تسليط الضوء على نجاح مشروع معين.
يتم تخصيص بعض المشاريع ميزانية من البداية وهي وظيفتك لإظهار كيف ستخصص هذا المورد، في أوقات أخرى يجب عليك تقديمخطة الميزانيةللعملاء أو أصحاب المصلحة وستحددون ما إذا كانوا سوف يقدمون الميزانية التي حددتها.
اعتمادا على مشروعك وخطيتك، قد تتضمن أيضا خطة ميزانيتك في هيكل انهيار عملك.
مثل الميزانية، لا يتم إعطاء أي مشروع وقت غير محدود لتسليمه. هذا هو السبب في جدولة مشروعك ضروري للغاية.
غالبا ما يكون أصحاب المصلحة الخارجيين الذين يحددون تواريخ التسليم للمشروع.
من الشائع للغاية أن تكون هناك تغييرات في جدول مشروع خلال دورة الحياة بسبب بعض العوامل، وهذا هو السبب في أن الجدول يتطلب الإدارة النشطة.
تحقق من هذا:
6 أفضل برامج جدولة الموظفين لاستخدامها في 2022
إنه لشائع عندمابدء مشروعتجد أنك ستحتاج إلى مقاولين من الباطن والاستشاريين والموردين.
لذلك، يجب عليك التأكد من أن خطة الإدارة الخاصة بك تحدد هذه:
تصبح إدارة المقاولين الخارجيين مهمة مهمة لأنها غير مرتبطةمنظمة مباشرةوبالتالي ليس لديك نفس محرك الأقراص أو حتى فهم التقدم أو جدول مشروعك.
سجلات المخاطر هي الوثائق التي تحدد المخاطر، وتشمل تحليل المخاطر، وكذلك خطط استجابة المخاطر.
إن سجل المخاطر مهم ليس فقط خلال مرحلة التخطيط، ولكن يتم استخدام المستند خلال دورة حياة المشروع لرصد المخاطر والسيطرة عليها.
لذلك، تذكر أن تجعل الخاص بك خطة إدارة مخاطر المشروع من السهل أن نفهم، لديها القدرة على تكييفها عند الحاجة، والتم الرجوع إليها في جميع أنحاءعملية المشروعوبعد
حدد أهمية أي مخاطر محتملة حول الاحتمالات والتأثير على مشروعك.
تتبع معظم المنظمات عملية بسيطة لتسليط الضوء على المخاطر وتحديدها ثم إجراء سجل للمخاطر.
يتم تمييز المعايير التالية في سجلات المخاطر:
تعرف على أكبر برنامج إدارة المخاطر:
أفضل 17 برنامج إدارة المخاطر من 2022
كيفية إنشاء خطة إدارة المشاريع؟
يتم إنشاء خطة إدارة المشروع تدريجيا، كما حددنا، تتكون الخطة من خطط مكون منفصلة وبالتالي لا يمكن إنشاؤها حتى يتم إجراء كل عنصر من العناصر الفردية.
يتم إنشاء معظم مكونات خطة الإدارة خلال العمليات المميزة، وبالتالي يتم دمجها بشكل مختلف.
إذا نظرنا إليها وفقا لدليل PMBOK، خطة الإدارة هي نتاج عملية خطة إدارة المشاريع.
استخدم ما يجب عليك بالفعل دمج جميع المعلومات والمواد الخاصة بك في خطة الإدارة الخاصة بك.
لذلك، على سبيل المثال، خلال مرحلة البدء في دورة حياة المشروع، يجب أن توصلت بالفعل إلى ملخص للنطاق وخطة ميزانية موجزة وجدولة أهدافك.
لذلك، عند البدء في تطوير خطة الإدارة، يمكنك استخدام هذه العبارات وزيادة مراجعة المكونات لإنشاء أكثر تفصيلا فهم المشروع وبعد
يمكنك استخدام UDN مدير المهام لعملية تخطيط المشروع الخاص بك | إليك الطريقة
UDN مدير المهام هي أداة لإدارة المشاريع للفرق الذكية، ولكن ليس فقط هل تساعدك النظام الأساسي في دورة حياة المشروع، ولكن يمكنك استخدامها UDN مدير المهام للمساعدة في إنشاء خطة الإدارة الخاصة بك.
UDN مدير المهام 'س عرض التقويميوفر لك مكان للتخطيط والجدولة وإدارة الموارد.
ال تتبعتتيح لك ميزة تعيين تاريخ بدء وإنهاء مخطط له للمهمة قبل بدء العمليات ومقارنتها بالجدول الزمني المخطط.
تتيح لك ميزات التخطيط تعيين المواعيد النهائية للمشروع وتتبع كل شيء.
يمكنك استخدام UDN مدير المهام ميزات الاجتماعات لتتابع خطة الإدارة الخاصة بك لأعضاء الفريق أو العملاء أو أصحاب المصلحة. يمكنهم بعد ذلك ملاحظة مفتاح أسفلمحضر اجتماعأو إنشاء إجراءات المتابعة والقرارات.
UDN مدير المهام توفر أيضا قدرة تتبع الأخطاء وإصدارها، والتي تتيح لك تتبع أو تعيين وتحديد الأولويات وإصلاح أي مشاكل مع برنامج إدارة الإصدار وبعد
يمكن استخدام مخططات Gantt كأداة مرئية لرؤية تقدم إدارة المشروع الخاص بك ويمكن استخدامها لوضع بنية انهيار العمل.
أيضا، UDN مدير المهام قريبا الخروج بميزة تخطيط الميزانية والتي ستساعدك في إنشاء خططك ورؤيتها من خلالها.
هذا مجرد غيض من الجبل، تحقق من القائمة الكاملةالميزاتمتاح في UDN مدير المهام الموقع، لمعرفة مدى جهد التخطيط الخاص بك ستصبح.
خاتمة!
هناك لديك! هذا حرفيا جوهر الأشياء التي تحتاج إلى معرفتها عن البدء في خطة الإدارة الخاصة بك. تنطبق العملية أيضا على البرامج ومنهجيات مديري البرامج.
لا تنس أن تبقي مراقبة للحصول على تحديثات لهذا المنصب. سوف نستمر في إعطائك نظرة تفصيلية على جميع متطلبات التخطيط لإدارة المشاريع من البداية إلى النهاية.
