Hvad er en PMO modenhed model?

PMO.Modenhedsmodeller er blevet kaldt uundværlig for deres evne til at sikre løbende forbedring, involvere strategisk indsigt fra den øverste ledelse og skabe et personlig benchmarksystem for vækst. Men hvad er en PMO modenhedsmodel, og hvorfor og hvordan skal dit hold bruge en? I denne vejledning vil vi dykke ind i det, mens vi også lærer dig om andre relaterede, must-kend værktøjer som PMO modenhedskube ogUDN Task Manager .

Hvad er en PMO modenhed model?

En PMO modenhedsmodel er et værktøj til optagelse og analyse af niveauet af raffinement for en virksomhedprojektledelseKontorer og systemer. Derfra kan brugerne nemt spore, hvad de behøver for at holde eller forbedre i fremtiden. Derefter vil PMO modenhedsmodellen tjene som enkøreplantil videreførelse og måling af forbedringer.

PMO modenhed modeller dækker ikke bare værktøjer. De er også hjælpsomme, når de vurderer enkeltpersoner, hold og arbejdsgange. De kan laves for både en-offs og gentagende projekter. Og de bliver et godt aktiv, når det kommer til stor billedbeslutning for strategi og virksomhedsbudgetter.

DetProjektLedelsesinstitutet siger, at enPMO modenhed modeltilbyder følgende fordele:

Som du kan se, er disse massivt virkelige fordele ikke bare nice-to-haves. I de fleste tilfælde giver de missionskritisk indsigt til virksomhedsstrategi. EkspertAgile Project ManagerJoey Perugino er enig. I en artikel forLinkedin., Perugino skriver, "PMO modenhedsmodeller er uundværlige" på grund af deres indvirkning på både kultur og ledelse.

Der er typisk fem niveauer i en PMO modenhedsmodel.

Jo større dinportefølje.Er, jo mere moden har du brug for din PMO til at være for at mestre kompleksiteterne og fortsætte med at vokse. Virksomheder med færre projekter eller en portefølje af projekter, der i sidste ende ikke bevæger nålen mod virksomhedens store billedmål, kan muligvis ikke drage fordel af dette værktøj, før de har erhvervet mere arbejde. I slutningen af ​​dagen er det et domsopkald. Når denne vurdering er lavet, er det tid til at gå videre til fase to: modenhedskuben.

Hvad er PMO modenhedskuben?

Hvis en PMO modenhedsmodel er "Hvad", er en PMO modenhedskube "hvordan". En PMO modenhedskub er en prøvet og testet metode til ret evaluering af succesen af ​​en PMO. Det hedder en terning, fordi modellen er afbildet som tredimensionel. De tre dimensioner erOmfanget, tilgang og modenhedsniveau.

For at bruge PMO modenhedskube skal du også oprette et tilsvarende og unikt spørgeskema ved hjælp af dit hold. Spørgeskemaet er et bord, der indeholder hver dimension og det valgte niveau, plus to kolonner: en for det nuværende niveau og en anden for målniveauet. Afhængigt af tjenesten og spørgsmålet vil et afkrydsningsfelt gå i den relevante kolonne for hvert element.

Spørgeskemaets punkt er at definere og kategorisere alle de tjenester, der vurderes under de relevante kolonner.

Derfra kan holdet afgøre, om den pågældende tjeneste er på målniveauet. Niveauer er defineret af et tal (0-5 er almindeligt anvendt) og indbefatter en enkelt sætningsoversigt for hver. For eksempel kan niveau 0 være så simpelt som "Tjenesten ikke har denne funktion." Jo højere niveauet, jo mere gunstige præstationen. I dette eksempel kan niveau 5 være "PMO har overgået alle målniveauer og mål, der overgik tidligere bedste praksis."

For at bestemme det holistiske modenhedsniveau sammenligner hold det samlede antal point på spørgeskemaet til det samlede antal positive vurderinger. Disse punkter er normalt markeret som checks eller X'er i de relevante kolonner, hvilket gør dette trin enkelt og nemt at læse.

Derfra bruges point til at skabe procentsatser, der definerer, hvilken procentdel af den samlede forretning der fungerer godt. Standardenheden til evaluering af procentdele er som følger:

Hvorfor betyder PMO modenhedsniveauer noget?

PMO modenhedsniveauer bestemmer den nuværende tilstand af en organisation, hvor den vil være, og hvordan det kan komme derhen. Tænk på det som en fysisk, men for hele din projektstyringsstruktur. Fortsæt denne analogi er kuben din holistiske visning af patienten, og spørgeskemaet er deres diagram.

Uden det er din virksomheds sundhed bare anekdotisk. Det kan være svært at behandle nogen, hvis de siger, at de spiser godt og motion, men stadig ved ikke, hvad der er galt.

Med det danner du et realistisk grundlag for forbedring baseret på en grundig forståelse af alle de komplekse faktorer, der gør virksomheden kryds. Ligesom hvordan et komplet panel af test og optegnelser over allerede eksisterende betingelser giver en meget bedre langsigtet behandlingsplan for både sunde og syge patienter, så det også at kende dine PMO-modenhedsniveauer fra starten.

Sådan udfører du en PMO modenhedsvurdering

PMO modenhedsvurderinger udføres med en vis indledende forhåndsevaluering af PMO-holdet efterfulgt af input fra andre hold og interessenter. Selvom PMO-holdet ejer denne proces, er det vigtigt at få alles perspektiver for at opnå en ærlig og holistisk visning.

Først skal du begynde med at bestemme dit nuværende niveau. Hvis du er på det første eller andet niveau, er det sandsynligt, at organisationen enten mangler fundamentale procedurer, bruger for øjeblikket forældede, eller har nogle processer på plads, men enten de ikke konsekvent fulgte eller har brug for yderligere tilsyn. Hvis du er på tredje niveau, vil du se, at ting generelt er etableret og kører glat, men er ikke fuldt optimeret. På fjerde og sidste niveau vil det være klart, om du har optimeret nogle eller alle processer henholdsvis.

Derefter skal du bruge PMO modenhedskuben til at se på problemet fra alle vinkler. Medbring holdmedlemmer til at kommentere bestemte områder og bore ned på detaljer, der kan bruges til at udfylde det ledsagende spørgeskema. Få en temperaturkontrol på niveauet af individuelle elementer.

Efter at tage et kig på hullerne, udvikle et realistisk modenhedsniveau mål baseret på tidligere præstationer og skabe en handlingsplan. Din handlingsplan kan med jævne mellemrum genoprette denne evalueringsproces med jævne mellemrum for at spore dine KPI'er, så oprettelse af skabeloner til det vil nu hjælpe med at effektivisere din optimeringsproces, der meget lettere.

Sådan planlægger du din PMO modenhedsvurdering medUDN Task Manager

UDN Task Managerer en projektstyringssoftware, der både kan starte og vurdere et projektledelseskontor. Vi vil gå igennem, hvordan man brugerUDN Task ManagerFor at organisere team feedback, se og effektivt bruge relevante data, og i sidste ende strømline hele PMO modenhedsmodelprocessen.

For det første oprettes et nyt projekt til PMO modenhedsmodelprocessen.UDN Task Managergiver et personligt instrumentbræt for alle på dit hold, så hele PMO-ledelsesteamet kan straks se dette og andre relevante projekter 'status, når de logger ind. Ligesom alleUDN Task Manager'S projekter vil PMO modenhedsmodelprocessen tilbyde de klassiske agile-funktioner, der gør dette unikke værktøj, der meget lettere at bruge. Funktioner som Gantt-diagrammer og dokumentdeling er afgørende for PMO-modenhedsmodelprocessen ved at organisere alt i en let at forstå måde.

Dernæst begynder at tilføje PMO modenhedsmodelfaser og opgaver til dit projekt iUDN Task Manager. Hver vil automatisk blive lavet til et letlæseligt diagram, så alle fra interessenter til skabere kan følge med. Opgaver tilbyder et højt niveau af detaljer gennem funktioner som noter sektioner, individuelle forfaldsdatoer og endda godkendelser, hvis sidstnævnte vil komme til nytte, når de får tilmelding på dine PMO-evalueringer fra Upper Management.

Endelig begynder din vurdering som enopgaveI Greater PMO modenhedsmodelprojektet. Inviter relevante samarbejdspartnere, så de alle kan tilføje deres tanker til selve opgaven. Mens nogle hold stoler på e-mail, gør det lettere at organisere opgaver. Plus, det hjælper med at holde alle op til fart, fordi de kan gå tilbage og se på resten af ​​samtalen efter behov.

Selv efter at PMO modenhedsmodellen er færdig,UDN Task ManagerHjælper projektledere med at definere arbejdsgange, distribuere ressourcer som budgetter og tid, og nemt holde styr på alt foregår på en gang. Tjek udUDN Task Manager'S to-ugers gratis prøveversion og opdage, hvor nemt det er at både evaluere gamle processer og skabe bedre, mere optimerede funktioner som brugerdefinerede skabeloner, visuel opgavesporing og filopbevaring i platform.