Din guide til at komme i gang med projektporteføljestyring

Hvis du klarer en række initiativer på tværs af hold og afdelinger, ved du, hvor svært det kan være at vinde og dele klarhed. Projekthåndteringsværktøjer tilbyder en måde at organisere og udføre arbejde for et initiativ, men for at få klarhed på tværs af hold og afdelinger, har du brug for projektporteføljestyring.

Hvad er projektporteføljestyring?

Projektporteføljestyring (PPM) er den centraliserede styring af flere projekter. Med projektporteføljestyring får du synlighed på tværs af projekter og initiativer for at forbinde dit holds daglige arbejde med din virksomheds organisationsstrategi. Fra strategi til udførelse,ProjektporteføljehåndteringsværktøjerHjælp dig med at spore dine forretningsprioriteter og se det store billede.

Project Portfolio Management vs. Projektledelse: Hvad er forskellen?

Hvis du er bekendt medprojektledelse, ved du, at det er en fantastisk måde at planlægge, administrere og udføre dit arbejde på. Projektledelse kan hjælpe dit hold til at justere på og forbedreTeam Collaborationpå et bestemt initiativ. Ppm hjælper på den anden side dig med at styre flere projekter og store initiativer.

Både projektledelse og projektporteføljestyring er undergrupper afArbejdsstyring, som er en systematisk tilgang til koordinering af arbejde i hele din organisation - fra projekter og igangværende processer til rutinemæssige opgaver - for at drive klarhed. Du kan få gavn af projektporteføljestyring, hvis:

Du har brug for en måde at organisere og spore dit holds flere projekter og prioriteter.

Executive interessenter har brug for en nem måde at visualisere fremskridt på tværs af forskellige initiativer.

Du har brug for en klarere måde at forbinde dagligt arbejde med strategiske mål.

Roller & amp; Ansvar i projektporteføljestyring

Ligesom projektstyring er der nogle vigtige ppm roller og ansvar. Med disse roller kan du sørge for, at alle forstår ikke kun deres eget ansvar inden for projektteamet, men hvad alle andre holdmedlemmernes ansvar er også.

Projektporteføljen

Som du måske forventer, er projektporteføljeforvalteren den person, der opretter og styrer projektporteføljen. Som projektporteføljeforvalteren er du muligvis ikke projektleder for hvert projekt i din portefølje - men det er dit job for at sikre, at projekterne i din portefølje er opdaterede og har relevante, nyere statusopdateringer. Planlægger at tjekke ind ofte med individuelle projektledere for at udvikle en kadence tilProjektstatusrapportering .

De udøvende interessenter.

Executive interessenter er alle teammedlemmer eller virksomhedsledere, der har brug for et højt niveau af, hvad der sker på tværs af porteføljens initiativer. For eksempel, hvis du forvalter et hold inden for marketingafdelingen, kan CMO eller Marketingchef, være en executive-interessenter til din portefølje.

Programlederen

EN Program Managerhar en lignende rolle til en projektporteføljeforvalter. Hovedforskellen mellem de to roller og styringsteknikker er, at en programleder har ansvaret for sammenkoblede projekter, mens en projektporteføljeforvalter måske ikke er. For eksempel kan en programleder administrere flere projekter, der er relateret til en specifik produktmarkedsføringslancering, mens en projektporteføljeforvalter ville styre flere projekter inden for marketingafdelingen, som måske ikke er direkte forbundet.

Projektlederen

Ja, der er stadig projektledere i Project Portfolio Management! Projektledere kan eje individuelle projekter inden for den større portefølje. Afhængigt af porteføljens størrelse og omfang kan nogle projekter også ejes og administreres af projektporteføljeforvalteren.

Projektteammedlemmerne

Alle, der arbejder på projekterne i porteføljen, er en del af projektgruppen. Dit projektteam kan være en tværfunktionel gruppe af medlemmer fra forskellige afdelinger i din virksomhed, eller de kan være traditionelle holdmedlemmer. Hovedforskellen mellem et "projektteam" og et "team" er, at et projektteam er en gruppe, der arbejder sammen i løbet af et projekt, inden de opløses.

Fordelene ved projektporteføljestyring

Projektporteføljestyring hjælper dig og relevante projektinteressenter får en fugleperspektiv på tværs af store projekter og initiativer. Når det bruges korrekt, kan ppm hjælpe dig med at se det store billede og gøre bedre strategiske beslutninger. Hold, der bruger projektporteføljestyringsværktøjer nyder godt af:

Øget synlighed

Mere justering

Højt niveau, holistisk planlægning

At-et-blik indsigt

Mere tid til kreativt og strategisk arbejde

Real-time projekt fremskridt

Hurtigere beslutningstagning

For at nyde godt af PPM har du brug for et godt projektporteføljestyringsværktøj

Projektporteføljestyring er en del af et større arbejdssystem: Arbejdsstyring. For at kunne brugeProject Portfolio Management SoftwareEffektivt har du brug for et værktøj, der hjælper dig med at forbinde din strategi til dit daglige arbejde, få en fugleperspektiv af alt dit arbejde og holde sig opdateret i realtid. Der er tre must-have-projektporteføljestyringssoftwarefunktioner:

Real-time projektstatusopdateringer

En hovedværdi af projektporteføljestyring er evnen til at få en stor billedforståelse af fremskridtene i hvert projekt inden for porteføljen. For at gøre det skal du sørge for, at dit projektporteføljestyringsværktøj tilbyderRapporteringFunktioner på både projekt- og porteføljens niveauer. På den måde kan executive interessenter få opmærksom på porteføljens niveau, og derefter bore ned i eventuelle projektspecifikke statusopdateringer, hvor det er nødvendigt.

Tidslinje & Amp; afhængighedssporing

Fordi en portefølje består af mange komplekse projekter, skal du sørge for, at din projektporteføljestyringssoftware giver mulighed for at se tidslinjen for alle projekter i din portefølje, og eventuelle afhængigheder deri. Med enGantt-diagram som visning, Du kan identificere nøgle milepæle og datoer for hvert projekt, og sikre, at tingene bevæger sig glat.

Arbejdsbyrde management

Arbejdsbyrdehåndtering kan hjælpe dig med at udvikle og spore dinressource management plan. Medarbejdsbyrdehåndteringsværktøjer, har du en klar følelse af de ansvarsområder og leverancer, som dit projektteam har på tværs af alle projekter inden for porteføljen. På den måde, hvis du har brug for at foretage ændringer i din ressourcehåndteringsplan, kan du visualisere, hvem der har båndbredde og hvem på holdet er tæt på udbrændthed.

PPM-processer og bedste praksis

Projektporteføljestyring fungerer bedst, når du opretholder en opdateret, realtidsportefølje. Som projektporteføljeforvalter er det dit job at tjekke ind med de enkelte projektledere regelmæssigt og sørge for, at deres projekter er korrekte. På den måde kan du og eventuelle executive interessenter hjem i forbindelse med risiko eller off spore projekter og kursus korrekte, samtidig med at sikre på sporprojekter er nøjagtigt tilpasset din virksomheds strategiske mål.

For at komme i gang med PPM, følg disse fem nemme trin:

Trin 1: Juster din portefølje til forretningsmål

Ppm kan hjælpe dig med at forbinde dagligt arbejde til strategiske mål - men for at du skal gøre det mest effektivt, skal du vide, hvilke strategiske mål du forbinder til. Hvis din virksomhed sætter årlige eller kvartalsvise mål, kan du have forskellige mål, der spænder fra indtægtsmål til bekæmpelse af reduktionsmål. Afklare hvilke strategiske mål ellerOkrs.Din portefølje bidrager til, og hvordan.

Trin 2: Tilføj projekter

Din portefølje bør omfatte alle relevante projekter. Sørg for at tilføje de rigtige projekter og prioritere dem i rækkefølge af betydning, hvis det er relevant. Som projektporteføljeforvalter tager du tid til at oprette forbindelse til de enkelte projektledere for at justere på, hvordan hvert projekt i porteføljen forbinder til dine strategiske mål. Endelig sørg for, at der ikke er nogen beslægtede projekter, som du ikke har medtaget i din portefølje.

Trin 3: Del din portefølje med executive interessenter

En portefølje er et værktøj til at hjælpe dig med at tilpasse sig dine projektledere og bedre prioritere projektarbejde, men det er også en måde for executive interessenter at få en fugleperspektiv af initiativer på tværs af din afdeling. Sørg for, at de har nem adgang til din PPM-software. Når ledere kan få real-time indsigt i projektets fremskridt, kan de træffe bedre beslutninger.

Trin 4: Få real-time projektopdateringer

Sørg for, at dine projektledere jævnligt opdaterer deres individuelle projekter. På den måde bliver din portefølje dit holds missionskontrol for alle dine initiativer. Du kan se disse på ét sted, så du kan bedre visualisere afhængigheder, identificere nye projektmuligheder og hjælpe projekter, der er i fare.

Trin 5: Brug din portefølje til ressourceforvaltning

Ud over at hjælpe dig og centrale interessenter forbliver opdaterede på projektets fremskridt, er en portefølje et kraftfuldt værktøj til ressourceforvaltning. Under projektplanlægningsfasen i hvert projekt har du sandsynligvis oprettet enressource management plan. Men hvis du ser et projekt, der falder væk fra dit Bird's-Eye Portfolio Perspective, kan du omfordele tilgængelige ressourcer på tværs af projekter for at løse dette problem. Sørg for, at dit PPM-værktøj tilbyderarbejdsbyrdehåndteringssoftwareat øge synligheden iRessourceallokering og omfordeling .

Se det store billede med projektporteføljestyring

PPM er den bedste måde at samarbejde med og på tværs af dit hold. Få en fugleperspektiv af alle dine initiativer på ét sted, så du kan spore de rigtige metrics på det rigtige sted.

Klar til at prøve projektporteføljestyring? Lær mere omUDN Task Manager PorteføljerFor at hjælpe dig ubesværet forbinde alle dine initiativer på ét sted.