10 Εργαλεία βελτίωσης της διαδικασίας που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε μια πιο βιώσιμη επιχείρηση
Μια μελέτη της BCG / MIT διαπιστώνει ότι το 90% των στελεχών θεωρείται ότι είναι σημαντική, αλλά μόνο το 60% των εταιρειών ενσωματώνουν τη βιωσιμότητα στο πλαίσιο της επιχειρηματικής τους στρατηγικής, και ακόμη λιγότερο (25%) ενσωματώνουν τη βιωσιμότητα στον πυρήνα του επιχειρηματικού μοντέλου τους.
Για να δημιουργήσετε μια σαφή επιχειρηματική περίπτωση, οι οργανισμοί πρέπει να γράψουν επιχειρηματικές δραστηριότητες με την αειφορία στο μυαλό, το οποίο μπορεί να γίνει με τα ακόλουθα δύο βήματα:
Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να εγγράφετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες και γιατί αυτή η τεκμηρίωση είναι σημαντική για την οδήγηση της ατζέντας βιωσιμότητας. Στη συνέχεια θα παρουσιαστεί με 10 εργαλεία βελτίωσης της διαδικασίας, για να σας βοηθήσουμε να σπείξετε τη βιωσιμότητα στον πυρήνα του οργανισμού σας.
Γιατί πρέπει να αρχίσετε να σκέφτεστε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες για την εταιρική βιωσιμότητα;
Στον πυρήνα κάθε επιχείρησης είναι επιχειρηματικές διαδικασίες.
ΕΝΑΗ επιχειρηματική διαδικασία είναι μια συλλογήτων συνδεδεμένων καθηκόντων που βρίσκουν το τέλος τους στην παράδοση μιας υπηρεσίας, προϊόντος ή έργου.
Είναι σημαντικό να διαχειριστείτε τις εξόδους της επιχείρησής σας, γνωστοποιήστε το προϊόν / υπηρεσία / έργο, αλλά να συμπληρώσετε αυτή τη διαχείριση με τον έλεγχο της διαδικασίας - ειδικά όταν πρόκειται για τη δημιουργία μιας βιώσιμης επιχείρησης, όπως θα εξηγήσω.
Για παράδειγμα, ενδέχεται να έχετε στο μυαλό ενός έργου με την αειφορία. Μπορείς να χρησιμοποιήσειςΕργαλεία διαχείρισης έργωνκαι τεχνικές για την εξορθολογισμό του σχεδιασμού του έργου,διαχείριση πόρων, εξαρτήσεις εργασιών, οικονομικός σχεδιασμός και διαχείριση παραδοτέων. Αλλά πώς γνωρίζετε τις επιχειρήσεις που τροφοδοτούν σε ένα συγκεκριμένο έργο βιωσιμότητας, επίσης, βιώσιμα;
Εδώ είναι όπου οι επιχειρηματικές διαδικασίες έρχονται στην εικόνα. Με την τεκμηρίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών σας διαχωρίζετε το τελικό σας στόχο, γνωστοποιήστε στο εξόδους, από τις λειτουργίες που παρέχουν αυτή την παραγωγή. Διατηρώντας αυτά τα δύο πράγματα ξεχωριστά μέσα σημαίνει ότι μπορείτε να ελέγχετε την επιχειρηματική βιωσιμότητα από όλες τις γωνίες.
Πριν μπορέσετε να κάνετε βελτιώσεις επεξεργασίας, θα χρειαστεί να τεκμηριώσετε τις επιχειρηματικές σας διαδικασίες. Λόγω της πολυπλοκότητας των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων, χρησιμοποιήστε λογισμικό τεκμηρίωσης διαδικασίας, όπως έναΔιαχείρηση Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPM) Πλατφόρμα .
Τεκμηρίωση της διαδικασίαςΔίνει τη διαφάνεια που απαιτείται για τη βελτίωση των επιχειρηματικών σας διαδικασιών.
Ωστόσο, αυτή η τεκμηρίωση μπορεί να φαίνεται μια αποθαρρυντική εργασία για να ξεκινήσει. Για να βοηθήσετε, εξετάστε τα παρακάτω βήματα:
10 εργαλεία βελτίωσης της διαδικασίας
Τα εργαλεία βελτίωσης της διαδικασίας είναι τεχνικές και μέθοδοι για να είναιπου χρησιμοποιούνται από οργανισμούςΑυτό θα οδηγήσει βελτιώσεις στην ποιότητα και την απόδοση, στοχεύοντας στις διαδικασίες μιας επιχείρησης. Σε αυτό το άρθρο, λαμβάνουμε μια μοναδική ματιά σε αυτά τα εργαλεία με τη βιωσιμότητα στο μυαλό. Δηλαδή, ποια είναι τα κορυφαία εργαλεία βελτίωσης της διαδικασίας που μπορούν να παρέχουν βελτιώσεις βιωσιμότητας σε έναν οργανισμό;
Η ανάλυση GAP εξετάζει και αξιολογεί την απόδοση για τον προσδιορισμό της διαφοράς μεταξύ της τρέχουσας επιχείρησής σας και όπου θα θέλατε να είστε. Για να ολοκληρώσετε μια ανάλυση κενού, θα πρέπει να ορίσετε:
Ως μέσο αξιολόγησης της τρέχουσας απόδοσης της βιωσιμότητας, ακολουθώντας προ-καθιερωμένες βέλτιστες πρακτικές - AKA πρότυπα βιωσιμότητας - για να αξιολογήσετε την τρέχουσα απόδοση βιωσιμότητας. Τα δημοφιλή παγκόσμια πρότυπα που ακολουθούν περιλαμβάνουν:
Μόλις προσδιοριστεί ένα τρέχον μέτρο απόδοσης, μπορείτε να ορίσετε το δικό σαςιδανικόςκατάσταση που βασίζεται σε συνάντηση ή ξεπερνώντας τις τυποποιημένες απαιτήσεις.
Στη συνέχεια, ορίστε ένα σαφές πλαίσιο που θα σας μεταφέρει από το τρέχον σαςεκτέλεσηστην ιδανική σας κατάσταση,δυνητικός.Για να το κάνετε αυτό, ορίστε:
Η ανάλυση αιτίας της ρίζας σας βοηθά να κατανοήσετε την αιτιώδη εστίαση που υποτιμά τα ζητήματα πίσω από τα μεγαλύτερα σημεία πόνου βιωσιμότητας των επιχειρήσεων.
Αυτό είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο βελτίωσης της διαδικασίας που θα χρησιμοποιηθεί μαζί με την ανάλυση χάσματος. Δηλ. Τι σας εμποδίζει να φτάσετε στοδυνητικός κατάσταση?
Η ανάλυση αιτίας της ρίζας αναγνωρίζει τα ζητήματα να προκαλέσουν προβλήματα όπως όχι τόσο προφανή προβλήματα. Μια κοινή μέθοδος για την εφαρμογή της ανάλυσης ρίζας αιτίας είναι μέσω του διαγράμματος ψαριών (διάγραμμα Ishikawa) - όπως παρουσιάζεται παρακάτω.
Για να παράγετε ένα διάγραμμα ψαριών, συμπληρώστε τα παρακάτω βήματα:
Το Hoshin Kanri είναι μια μέθοδος στρατηγικού σχεδιασμού που εξασφαλίζει ότι όλοι σε έναν οργανισμό οδηγούν προς τους ίδιους στόχους. Η μέθοδος απομακρύνεται από το τυπικόαπό πάνω προς τα κάτωανάπτυξη τουοργανωτική αλλαγή, προς μια προσέγγιση από κάτω προς τα πάνω.
Δηλαδή, όλοι στην οργάνωση συμμετέχουν σε προτεραιότητες βελτίωσης. Η μέθοδος λαμβάνει στόχους βελτίωσης - π.χ. Αυτό θα μπορούσε να είναι οι στόχοι σας για την επίλυση μιας δεδομένης αιτίας της ρίζας - και στη συνέχεια να σπάσει αυτούς τους στόχους σε μικρότερους στόχους, οι οποίοι κατανέμονται περαιτέρω σε έργα. Τα έργα διανέμονται γύρω από την ομάδα σας.
ο Μεθοδολογία Hoshin Kanriδημιουργεί και διατηρεί διαφανούς βρόχους ανατροφοδότησης σε όλουςΙεραρχικά επίπεδασε έναν οργανισμό. Η ιδέα είναι να διατηρηθεί μια ανοιχτή ροή διπλής κατεύθυνσης για την ανταλλαγή πληροφοριών.
Πηγή
Οι στόχοι της αειφορίας σας μεταφέρονται, όπως μια μπάλα, από διαχείριση ανώτατου επιπέδου σε χαμηλότερα οργανωτικά επίπεδα. Τα χαμηλότερα επίπεδα στη συνέχεια ανατροφοδότηση ανατροφοδότησης και τακτικές προτάσεις πίσω στην ανώτερη διαχείριση. Μπορεί να υπάρχει μερική επαναληπτική σφαίρα μέχρι να επιτευχθεί συναίνεση και επιτυγχάνεται ο στόχος βιωσιμότητάς σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ανάλυση κενού για να ορίσετε πού θέλετε να λειτουργήσετε (το δυναμικό σας), στη συνέχεια, ορίστε τη ρίζα αιτία χρησιμοποιώντας ανάλυση ρίζας αιτίας, ορίστε τους στόχους σας και εγκαταστήστε αποτελεσματικά τη βιώσιμη αλλαγή χρησιμοποιώντας τη μεθοδολογία Hoshin Kanri.
ο Ο κύκλος PDCA αντιπροσωπεύει Π lan, ρε o, ντοheck καιΕΝΑ ct . Είναι ένα εργαλείο βελτίωσης της διαδικασίας που περιγράφει λεπτομερώς 4 βήματα για την εφαρμογή βελτιώσεων της βιωσιμότητας, ως εξής:
Ο κύκλος PDCA κέντρων γύρω από την ιδέα ότιπερισσότερο μπορεί να γίνει πάντα. Η έννοια είναι ένας κύκλος, δηλαδή οι οργανώσεις θα αξιολογήσουν συνεχώς όταν βρίσκονται στην ατζέντα βιωσιμότητας και ενεργούν / κάνουν τις μεταβολές της διαδικασίας ανάλογα.
Με μόνο⅔'s των πολιτών των ΗΠΑΑνησυχώντας για την αλλαγή του κλίματος, όχι όλοι στην ομάδα σας θα ασχοληθούν πλήρως και από την πλευρά σας όταν εισάγονται οι αλλαγές που σχετίζονται με τη βιωσιμότητα.
Για το λόγο αυτό, θα χρειαστείτε μια αποτελεσματική τεχνική διαχείρισης αλλαγής στην εργαλειοθήκη βελτίωσης της διαδικασίας σας. Εδώ ρίχνουμε μια ματιάΤο μοντέλο πεδίου της δύναμης του Lewin .
Το μοντέλο του Lewin δίνει μια επισκόπηση προβλημάτων και διασπάται παράγοντες σε δυνάμειςΓια(Δυνάμεις οδήγησης) καικατά(δυνάμεις συγκράτησης) Οργανωτική αλλαγή. Όταν αυτές οι δυνάμεις είναι ισορροπημένες, δεν υπάρχει καμία αλλαγή. Για την εισαγωγή οργανωτικών αλλαγών, οι δυνάμεις οδήγησης πρέπει να ενισχυθούν και οι δυνάμεις συγκράτησης πρέπει να μετριάζονται. Για να το επιτύχει αυτό, το μοντέλο χωρίζει τη διαδικασία εφαρμογής της αλλαγής σε 3 στάδια:
Ακριβώς σε καιρό παραγωγή είναι μια φιλοσοφία διαχείρισης που χρησιμοποιείται για τον έλεγχο των διαδικασιών παραγωγής. Πρόκειται για την παραγωγή του τι θέλει ο πελάτης, όταν το θέλουν, στις αιτούμενες ποσότητες, όπου το θέλουν, και χωρίς καθυστερήσεις.
Το JIT είναι το σύστημα έλξης που σημαίνει ότι οι επενδύσεις διέπονται από τη ζήτηση επεξεργασίας. Αυτόζήτηση-τραβήξτεΣημαίνει ότι ένας οργανισμός δίνει μόνο το τι είναι απαραίτητο για να αποκτήσετε την απαιτούμενη απόδοση σε ένα επιχειρηματικό σύστημα.
Το πλαίσιο JIT διατηρεί τα επίπεδα πρώτων υλών, των εξαρτημάτων, των εργασιών και τα τελικά προϊόντα στο ελάχιστο. Αυτό μειώνει τη χρήση αποβλήτων και φυσικών πόρων, βοηθώντας τους οργανισμούς λειτουργούν πιο βιώσιμα.
Το JIT δεν είναι ένα υπερβολικά περίπλοκο σύστημα, αλλά το καθιστώντας αποτελεσματικό ότι απαιτεί προσεκτικά σχεδιασμό και πολλά παρασκεύασμα. Για την εφαρμογή του JIT, θα πρέπει να εξετάσετε τα εξής:
Lean Six SigmaΔίνει μια δομημένη προσέγγιση για την εξέταση των λειτουργιών, εξετάζοντας τα δεδομένα και τις διαδικασίες για να αποκαλύψετε και να αφαιρέσετε τα απόβλητα.
Μπορείτε να εφαρμόσετε το εργαλείο βελτίωσης της διαδικασίας Lean Six Sigma μέσω του μοντέλου 5 βαθμίδων, DMAIC, ως εξής:
Η χρήση της DMAIC μεθοδολογίας θα παρέχει συνεχείς βελτιώσεις, για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε πιο πράσινες επιχειρηματικές λειτουργίες.
Σίπηείναι ένα ακρωνύμιο γιαμικρόαναταραχές,Εγώnputs, Π γελοία, O utputs, καιντοustomers.
Η μεθοδολογία λειτουργεί ως εργαλείο για τον προσδιορισμό των εισροών και των εξόδων των επιχειρηματικών διαδικασιών στόχων, για τον προσδιορισμό του ιδιοκτήτη της διαδικασίας, των πελατών, των προμηθευτών και της καθιέρωσης σαφών ορίων για τη διαδικασία.
Χρησιμοποιήστε τη μεθοδολογία SIPOC κατά τη διάρκεια της φάσης μέτρησης του DMAIC, για να αναλύσετε διαφορετικές διεργασίες σε ένα σύστημα εργασίας. Η μεθοδολογία SIPOC παρέχει μια συνολική προοπτική του συστήματος απαντώντας στις ακόλουθες ερωτήσεις:
Με αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε εύκολα να εντοπίσετε προβλήματα βιωσιμότητας ή αδυναμίες.
UDN Task ManagerKanban Boards
Το Kanban είναι ένα σύστημα διαχείρισης εργασίας που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό όπου η εργασία κολλήσει ή μπλοκαριστεί. Είναι μια άπαχη μεθοδολογία που χρησιμοποιείται για να επικοινωνήσει τι, πότε και πόσο χρειάζεται να παραχθεί μέσω χρήσης μέσω της χρήσηςKanban Boardsκαι κάρτες εργασιών.
Το KANBAN είναι μια αποτελεσματική μέθοδος για να οδηγήσει τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας σε μια επιχείρηση και να μειώσει τα απόβλητα - όταν σκέφτεστε τη χρήση των πόρων, μπορείτε να δείτε πώς η εφαρμογή του Kanban μπορεί να βελτιώσει την επιχειρηματική βιωσιμότητα.
Υπάρχουν 5 κύρια βήματα για την εφαρμογή του KANBAN, οι οποίες περιλαμβάνουν:
Η ανάλυση Matrix Produitity είναι μια μέθοδος ανάλυσης εργασιών που χρησιμοποιείται για τον εντοπισμό και την απεικόνιση των σχέσεων μεταξύ των εννοιών.
Τα θέματα που σχετίζονται με την αειφορία είναι πολύπλοκες και ορίζονται ωςκακά προβλήματα. Wicked Με την έννοια ότι τα ζητήματα είναι διασυνδεδεμένα, έχουν πολλούς βρόχους ανατροφοδότησης - που σημαίνει ότι οι βελτιώσεις σε μια περιοχή μπορούν να υποβαθμιστούν μια άλλη περιοχή - και να απαιτούν συνεργασία σε διατομεακή τομή. Η αποκρυπτογράφηση των κατάλληλων επιχειρηματικών ψηφισμάτων μπορεί να αισθανθεί συντριπτική - πού ξεκινάτε;
ο Προτεραιότητα MatrixΣας βοηθά να παραγγείλετε τις προτεραιότητές σας, ομαδοποιώντας λύσεις διαδικασίας σε τέσσερις ξεχωριστές κατηγορίες σημασίας.
Για να ολοκληρώσετε μια μήτρα ιεράρχησης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Η βελτίωση της βιωσιμότητας των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σας πρέπει να θεωρείται συνεχήςεπεξεργάζομαι, διαδικασία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία βελτίωσης της διαδικασίας που δίνονται σε αυτό το άρθρο για να σας βοηθήσουμε να γράψετε τη βιωσιμότητα στον πυρήνα του επιχειρηματικού μοντέλου σας.
Ακολουθηστε:@Janecourtnell
