12 tips om productiever te zijn op de werkplek

BijUdn taakmanager, we denken niet dat de productiviteit "net zoveel doet als u absoluut, altijd." We denken niet eens aan productiviteit als een manier om de meeste output uit elke dag te krijgen. Integendeel, we denken dat productieve mensen en teams die zijn die minder tijd doorbrengenWerk over het werk-Like bijwonen van statusvergaderingen zonder duidelijke doelen, op zoek naar documenten of jagen van goedkeuringen - en meer tijd aan het werk dat belangrijk is voor uw organisatie.

De meest productieve teams verminderen de tijd die besteed aan taken met lage impact, dus ze hebben meer tijd om echt werk gedaan te krijgen - zonder meer te werken.

Verhoging van de productiviteit zonder uw werkbelasting te vergroten, lijkt misschien een fantasie - maar dat is waar we voor zijn. Leer hoe werkbeheershulpmiddelen zoalsUdn taakmanagerkan u helpen de productiviteit op de werkplek te verhogen en het werk te minimaliseren over werk.

1. Vereenvoudig uw omgeving

Probleem:Er is te veel aan de hand in je werkomgeving, die afleidt.

Oplossing:Neem de controle over uw omgeving op eenvoudige manieren. Focus op wat je kunt controleren en vanaf daar werk.

Of je nu bentwerken vanuit huisOf vanaf het kantoor speelt uw werkomgeving een cruciale rol in hoe productief en gericht u kunt zijn. In 2020 veranderden die omgevingen aanzienlijk wanneer de CoviT-19-pandemie onverwachts velen van ons hebben gedwongen om erachter te komenHoe te werken vanuit huis. Je hebt misschien geen tijd of ruimte gehad om een ​​goed werk te creëren vanuit thuisinstellingen - en zo ja, ben je niet de enige.

In april van 2020,We hebben meer dan 5.000 wereldwijde werknemers onderzochtom een ​​idee te krijgen van hoe hun werk van het thuisleven was veranderd. We vonden dat 53% van de wereldwijde respondenten geen dedicated bureau, pc / laptop of betrouwbare internetverbinding had, en 43% van hen werkte van keukentafels, banken of zelfs bedden.

Ongeacht waar je werkt, oefen het verminderen van externe afleidingen om gemakkelijker te focussen op de taken bij de hand. De beste manier om dit te doen is om klein te beginnen. Als u bijvoorbeeld vaak wordt afgeleid door lawaai, probeert u de hoofdtelefoon voor ruisonderdrukking. Als u geen geweldige werkstoel hebt, probeert u een lumbale-ondersteuningskussen te gebruiken. Door je te vereenvoudigenHome Office Setupen het vinden van oplossingen voor gemeenschappelijke afleiders, kunt u focus en stroom vinden, in plaats van te lijden aan constante afleiding.

2. Probeer tijdmanagementstrategieën

Probleem:Je hebt een aantal slechte gewoonten ontwikkeld als het gaat om uitstellen.

Oplossing:Versla je uitstel met beproefde en waarTijdmanagementtechnieken .

We zijn allemaal uitstellen. En uitstel is niet inherent een slecht ding - de tijd die je uitgeeft uitstellen kan leidenmeer geluk en betere beslissingen.Maar als het gaat om het verhogen van de productiviteit en een hoog-impactwerk, wil je tijdvak je uitstel, zodat je de hele werkdag niet doorgeeft aan een Social Media Rabbit-gat.

Tijdmanagementtechnieken zijn manieren om na te denken over aankomende werk om in de juiste kopruimte te komen,Verminder uitstelen verhoog de productiviteit op de werkplek. Zelfs gewoon van plan hoe je het werk van tevoren gaat aanpakken, kan je je helpen focussen. Er zijn meerdereTijdmanagementtechniekenontworpen om te helpen met de productiviteit, waaronder:

De Pomodoro-techniek.Om dePomodoro-techniek, Stel een timer gedurende 25 minuten in en duik in uw werk. Zodra je 25 minuten op zijn, neem dan een pauze van 5 minuten, idealiter iets fysieks om naar de keuken te lopen om een ​​snack te krijgen (hoewel het goed is om door sociale media te scrollen als je echt wilt). Herhaal vier keer de 25 minuten op / vijf minuten uit. Dan, na de vierde werkzitting van 25 minuten, neem een ​​langere pauze van 20-30 minuten. Zoals waarom het Pomodoro wordt genoemd? Deze techniek is ontstaan ​​in Italië, waar keukentimers traditioneel tomatenvormig waren, en Pomodoro is het Italiaanse woord voor tomaat.

Het PARETO-principe. De Pareto-principe, anders bekend als de 80/20-regel, is eenvoudig: het verklaart dat u 20% van uw tijd besteedt aan 80% van uw werk. Bij het toepassen van het PARETO-principe tot tijdbeheer, wordt u aangemoedigd om te werken aan de 80% van uw werk dat pas eerst 20% van uw tijd duurt. Door snelle taken uit de weg te krijgen, voelt u zich meer volmaakt en bent u klaar om de focustijd aan het grootste deel van uw werk voor de dag toe te wijzen (de 20% van het werk dat 80% van de tijd duurt).

Dingen gedaan (GTD). De GTD-methodewerd uitgevonden door David Allen in het begin van de jaren 2000. In deze tijdmanagementmethodologie schrijft u al het werk op dat u moet doen en verbreek het indien nodig in kleinere brokken. Op die manier, in plaats van het werk in je hoofd te herinneren en te proberen om je taken te herinneren en te prioriteren, kun je al je aanstaande werk op één plek zien en actie ondernemen. Om de GTD-methodologie te gebruiken, moet u ervoor zorgen dat u een systeem hebt om aankomende taken vast te leggen, zoals eenTaakbeheer Tool .

Eet de kikker. De Eet de kikkerTime Management Principe is gebaseerd op het beroemde Citaat van Mark Twain: "Als het jouw taak is om een ​​kikker te eten, is het het beste om het eerst te doen in de ochtend." In het principe van de kikker, moet je eerst je het moeilijkste werken aanpakken, voordat je kunt uitstellen. Zodra je klaar bent met je het moeilijkste werk, alles wat erna komt, zal het aangenamer en minder moeilijk zijn, zoals alles wat je eet na het consumeren van een kikker.

3. Verminder drukwerk

Probleem:Werk over het werk is de productiviteit van uw team leeg.

Oplossing:ProberenProductiviteitstoolOm een ​​centrale bron van waarheid te delen met uw team, en de barrière te verminderen voor toegang tot werk van hoge impact.

Businesswerk is een sleutelbescherming van werk over werk. Op kantoor, drukken het meest vaak als onbelangrijke, tijdrovende taken, accidentele duplicatieve werk of lange processen om informatie te vinden of goedkeuringen te krijgen. Zonder duidelijkheid over wie doet wat door wanneer, veel van onze tijd wordt gedraineerd in onproductieve activiteiten.

Om het drukwerk te verslaan, bouwt u een centrale bron van waarheid op voor het werk van uw team. Wanneer iedereen de grote foto kan zien en stippen op zichzelf kunnen verbinden, kunt u meer tijd doorbrengen met een productief samenwerken - en minder tijd op het werk over werk. Wat betreft hoe je een centrale bron van waarheid kunt bouwen met je team? Probeer een werkmanagementtool, zoals Udn taakmanager .

Met eenWerkbeheersingstool, u kunt teamprocessen standaardiseren en centraliseren. Werk aan grote ideeën, zonder het drukwerk. In plaats van het jagen van de goedkeuringen, kunt u zien hoe uw manager of gerelateerde belanghebbenden vordert op een beoordelingstaak. In plaats van te e-mailen om te vragen - wanneer een teamlid is voltooid met een opdracht, controleert u hun voortgang rechtstreeks in uw gedeelde gereedschap. Door bezettingswerk te verminderen, kunt u de tijd vrijmaken voor productief, high-impact werk.

4. Kapitaal op piekproductiviteitsuren

Probleem:Je hebt de hele dag verspreide vergaderingen, dus als je niet aan het werk gaat, heb je geen ononderbroken tijd om je te focussen.

Oplossing:Plan uw vergaderingen in blokken, zodat u zich kunt concentreren op diepwerk tijdens piekproductiviteitstijden.

Als je ooit de vraag hebt geantwoord "ben je een ochtendmens of een nachtpersoon?" U weet dat persoonlijke productiviteit aanzienlijk kan variëren op basis van het tijdstip. Voor sommigen van ons is het in de ochtend eerst het werken in het eerste ding, echt bevredigend en die taken zijn meestal gemakkelijker om zich op te focussen. Voor anderen kan je er de voorkeur aan doen om na de lunch naar het bedrijfsleven te gaan. Weten wanneer je het meest productief kunt helpen je je dag beter te benaderen en te structureren.

Als je eenmaal weet wanneer je het meest productief bent, oefen je het bouwen van 'Focus Time' in je kalender rond je piekproductieve uren. Op die manier, in plaats van frequente, verspreide vergaderingen, heb je een kalender die is geoptimaliseerd voor je focus en productiviteit. U kunt dit handmatig doen door een "Focus Time" -blok op uw kalender te plannen of een agenda-managementtool zoals te gebruikenMet de klok meeom dat werk voor u te automatiseren. Ofwel de praktijk, oefen het optimaliseren van uw schema om uw piekproductiviteitstijden te vergroten.

Als alternatief kunt u overwegen uw werkweek te plannen, zodat u een volledig ontmoetingsvrije dag hebt. BijUdn taakmanager, we hebbenGeen vergadering woensdag, dus we kunnen op die dag concentreren op diep werk.Diep werkis elk gefocust brokje tijd waarin je kunt werken zonder afleiding. Wanneer u zich geen zorgen hoeft te maken over vergaderingen of afleiding, kunt u meer tijd besteden aan productief, diep werk.

5. Vermijd multitasking

Probleem:Je werkt tegelijk aan een paar dingen, maar alles duurt zo lang.

Oplossing:Focus op één taak per keer om in de stroomstaat te komen.

Leuk weetje:Mensen zijn niet echt goed in multitasking. Wanneer u probeert twee dingen tegelijk te doen, verwerkt uw hersenen eigenlijk informatie - voor beide taken - langzamer. Als gevolg hiervan, in plaats van één ding te doen, doe je uiteindelijk twee dingen minder goed.

Om multitasking te voorkomen en de productiviteit te verhogen, focus op de aanpak van één taak tegelijk. Zorg ervoor dat je genoeg diepe werktijd hebt om echt in je taken te duiken, zodat je stroomstaat kunt bereiken. Wanneer je volledig bent ondergedompeld in je werk, ben je instroomstaat-Welke is een meer bekrachtigde, betrokken en plezierige werkervaring. Flow-toestand helpt u niet alleen om werk sneller aan te doen, het heeft ook de neiging om meer creativiteit en betrokkenheid in uw werk uit te voeren.

Gemakkelijke tips om multitasking te verminderen en de stroom te verhogen:

Elimineer afleidingDoor uw telefoon met de hand te zetten en sociale media of tekstmeldingen op uw computer uit te schakelen.

Voordat je in het werk duikt, Eet een snack, ga naar de badkamer en giet jezelf een glas water, dus je wordt niet afgeleid door fysiek ongemak.

Luister naar kalmerende muziekAls dat helpt je te concentreren. Overweeg om muziek te kiezen die geen songtekst heeft, of probeer het luisteren naar muziek in een taal die u niet spreekt.

Neem plezier opAls je je verveelt. Als u aan een routine- of basistaak werkt, probeert u het zelf leuk te maken, een interne wedstrijd te creëren of op zoek te gaan naar terugkerende elementen in uw werk om verveling weg te rijden.

6. Prioritize van belangrijk werk

Probleem:Je hebt veel werk te doen, en je weet niet zeker wat je moet focussen.

Oplossing:Verbind uw dagelijkse werk aan team- of bedrijfsdoelen, dus u hebt duidelijkheid over welke taken belangrijk zijn en hoe elke taak verbinding maakt met bedrijfsdoelstellingen.

Weten hoe uw dagelijkse werkzaamheden verbinding maken met bedrijfsdoelstellingen of teaminitiatieven is niet alleen een leuke-to-have-het is een kritisch onderdeel van een effectieve productiviteit op het werk. Wanneer u duidelijkheid hebt, kunt u uw werk effectiever prioriteit geven, zodat u ervoor kunt zorgen dat u eerst uw hoogste impact aan het aanpakken bent. Bovendien zijn teamleden die weten hoe hun werk verbinding maakt met bedrijfsinitiatieventwee keer zo gemotiveerd .

Omgekeerd, als u geen duidelijke en gemakkelijke manier hebt om uw dagelijkse werk aan te sluiten op uw team- en bedrijfsdoelstellingen, is er geen manier voor u om een ​​goed gevoel te hebben van wat u moet prioriteren. De beste manier om dit te doen is met eenWerkbeheersoftware, Leuk vindenUdn taakmanager. Door uw teamdoelen en -initiatieven te beheren op dezelfde plaats waar u dagelijks werk coördineert, kan uw team het best prioriteren, uitlijnen, en goed werk worden gedaan. In feite, volgens de Udn taakmanagerDoelen rapporteren, 84% van de werknemers die wel een collaborative werkmanagementsoftware gebruiken, zeggen dat ze een duidelijk begrip hebben van hoe hun individuele werk betrekking heeft op bedrijfsbrede doelen, vergeleken met 43% van de werknemers die geen werkbeheerhulpmiddelen gebruiken.

7. Knip op meldingen

Probleem:Je wordt afgeleid door constante meldingen van e-mail, berichten- en projectmanagementtools.

Oplossing:Probeer snoozingmeldingen of het gebruik van niet storende functies.

Om in te winnen waar je aan werkt en je beste werk hebt gedaan, moet je afleidingen elimineren. De grootste boosdoener van afleidingen zijn meldingen - of het nu productieve meldingen, zoals e-mail of slappe berichten of niet-werkgerelateerde meldingen, zoals sociale media-pings en sms-berichten.

Het verhogen van de productiviteit van de werkplek gaat niet over jezelf volledig af te knippen, op zoek naar gereedschappen die "SNOOZE" aanbieden of functies niet storen. Op die manier kun je in diep werk duiken zonder je zorgen te maken over het uit je flow worden getrokken door een slecht getimede melding.

Doe geen storende functies een ander toegevoegde voordeel: ze laten je teamleden weten dat je ergens aan werkt. De meeste tools met Do Not Sturb-functies waarschuwt teamleden die proberen contact met u op te nemen dat u nu geen meldingen ontvangt, zodat ze nauwkeuriger kunnen voorspellen wanneer u een bericht van u kunt verwachten. Ze zullen weten dat je geen meldingen krijgt, maar dat je erop antwoordt als je klaar bent met je werk. Dit is een geweldige manier om gezond werk (en werk-leven) gewoonten te bouwen.

8. Integreer uw bedrijfstools

Probleem:U besteedt te veel tijd context-schakelen tussen verschillende bedrijfstools-chat, e-mail, spreadsheets en meer.

Oplossing:Beheer uw werk in een centrale bron van waarheid die uw bedrijfstoolkit kan integreren om te voorkomen dat u omschakelt tussen apps.

Wist u dat de gemiddelde werknemer schakelt tussen10 Gereedschap per dag? Wanneer uw werk is verspreid en moeilijk te vinden, besteedt u een kostbare, niet-productieve werktijd door simpelweg tussen tools op zoek naar de juiste informatie. Als u de context hebt voor uw werk in één tool, gebeurt het werk zelf in een tweede tool en elke communicatie over die werkzaamheden die op een derde plaats zijn opgeslagen, eenvoudigweg toegang krijgen tot de informatie die u nodig hebt om werk gedaan te worden, wordt een enorme afvoer op uw werkplek productiviteit.

Zoek in plaats daarvan een centrale bron van waarheid waarbij je al je bedrijfsgereedschappen kunt integreren, data silo's elimineert en uiteindelijk de productiviteit van de werkplek verhoogt. Dat maakt deel uit van de taak van een werkmanagementgereedschap - dat kan helpen bij het coördineren en het werk te beheren en te beheren. Door uw communicatie en coördinatie op dezelfde plaats te trekken, kunt u de context voor het werk vinden waar het werk gebeurt.

9. Automatiseer handmatig werk

Probleem:U besteedt te veel tijdrouteringstaken en het handmatig triaceren van werk.

Oplossing:Selecteer een hulpmiddel om u te helpen bij het automatiseren van routinetaken.

Een andere bijdrage aan het werk over werk is handmatige werk-dingen zoals routeringverzoeken, het delen van taken met belanghebbenden voor zichtbaarheid, en het verplaatsen van dingen door de pijp. Als u een team of een project beheert, geeft u waarschijnlijk een goede brok van uw dag door op deze handmatige taken, in plaats van zich te concentreren op high-impact, productieve werk.

Om handmatig werk te verminderen, probeert u een tool die snel voor u automatiseert. Op die manier hoeft u zich geen zorgen te maken dat taken niet op de juiste plaats landen - maar u hoeft het ook niet helemaal zelf te doen. In plaats van hier vijf minuten uit te geven, routeert er 10 minuten een taak of het opruimen van een formulier,Reglement in Udn taakmanagerkan het voor u doen. Selecteer met regels een trigger-achtige een nieuwe taak die wordt gemaakt of een status van een taakwisseling - en een actie-achtige belanghebbenden die een taak voor zichtbaarheid toevoegen of de vervaldatum wijzigen. Dit is een van de gemakkelijkste productiviteitsnack om te implementeren - met de grootste resultaten.

10. Zeg "nee"

Probleem:Eerlijk gezegd is er nu gewoon te veel op je bord.

Oplossing:Oefen het zeggen van "NEE" tegen nieuwe projecten of haal de gewoonte in om uw prioriteiten en bandbreedte te verduidelijken wanneer nieuwe initiatieven worden gesuggereerd.

Zeggen "Nee" tegen nieuw werk lijkt misschien een tegenzichtieve productiviteitstip. Zijn tenslotte niet de meest productieve mensen die het allemaal kunnen doen? Nou niet echt. Productieve mensen weten wat hun prioriteiten zijn - wat ook betekent weten wat hun prioriteiten niet zijn.

Wanneer u "NEE" zegt tegen taken waar u geen tijd voor hebt, maakt u meer tijd voor de high-impacttaken die verbinding maken met uw bedrijfsinitiatieven of belangrijke doelen en uitlijnen met uwproject Plan. Aan het eind van de dag hoeft u niet "DOEN HET ALLES" - Je hebt een manier nodig om je te concentreren op het doen van wat het meest waardevol is voor jou en je team.

Om "NO" effectief te zeggen, oefen dan de verwachting van de verwachtingen met uw team. Er zijn een paar verschillende manieren om dit te benaderen:

Incorporate Change Control Management-strategieën. Wijzig controlebeheeris de praktijk van het identificeren, documenteren en machtigen van wijzigingen in uw werk of projecten. Met een wijzigingcontroleproces kunnen belanghebbenden een verzoek indienen voor een verandering-achtige projectcope of bijgewerkte deliverables. Dan wordt die verandering beoordeeld door u en andere project-belanghebbenden. Als het wordt goedgekeurd, kunt u aan het werk gaan - maar tegen die tijd moet u duidelijkheid hebben over wat de relatieve prioriteit en impact van de wijziging en impact zijn.

Probeer een werkinlaatvorm.Als u frequent werkverzoeken krijgt via allerlei soorten kanalen, standaardiseren en vereenvoudigen van die verzoeken met eenFormulier. Met een werkinlaatformulier kunt u de details van belanghebbenden standaardiseren wanneer ze vragen om nieuwe werk-achtige de relatieve prioriteit, ideale vervaldatum en meer.

Verduidelijking van de prioriteiten vroeg en vaak.Zelfs als je niet 'Nee' zegt, zorg er dan voor dat je teamleden en belanghebbenden de relatieve prioriteit van waar je aan werkt. Op die manier kunt u zorgen voor stakeholder- en teamlid-buy-in op uw werk.

Probeer te zeggen "niet op dit moment".Als u zegt "Nee" voelt niet goed, probeer dan taken op te slaan voor een toekomstige datum. Bewaar deze in uw taaklijsten voor een regenachtige dag, maar moopt u niet uw productiviteit met dingen waar u geen tijd voor hebt.

11. Stel jezelf op voor succes

Probleem:Je brengt elke ochtend kostbare tijd door en probeert erachter te komen waar je op je kunt focussen voor de dag.

Oplossing:Triage aankomende werkzaamheden voor het ondertekenen, dus je hebt de volgende ochtend een duidelijk startpunt.

We kennen allemaal het gevoel van inloggen in de ochtend en wordt gebombardeerd met een overvolle inbox. Plots gaat je zorgvuldig gestructureerde mentale takenlijst uit het raam en breng je je hele ochtendtraating door en reageert op e-mails. Aanmelden bij een ongeorganiseerde werkruimte kan een enorme afvoer zijn. In plaats van diep werk aan te moedigen en uw productiviteit te verhogen, is het een constante afleiding.

Om dit soort ochtenden te voorkomen, stel je de avond ervoor in voor succes. Voordat u zich afmeldt voor de dag, breng dan vijf minuten uit over uw taaklijst voor de volgende dag. Weten wat er op je bord gaat zijn, is de beste manier om aan de slag te gaan op je productieve werkdag.

12. Verhoog de teamhelderheid

Probleem:Jij en je team brengen kostbare tijd aan het achtervolgen van informatie en goedkeuringen.

Oplossing:Deel een centrale bron van de waarheid, zodat u op één plek kunt werken, beoordelen en vinden.

Uiteindelijk kunt u werk over het werk verminderen en de productiviteit op het werk verhogen door zich te concentreren op de duidelijkheid en het zicht van het project. Tegenwoordig is zoveel werk gestoken en losgekoppeld. Elke keer dat we doorbrengen met zoeken, vragen of op jacht naar beneden is tijd dat we niet productief zijn - wat betekent dat je op andere momenten je high-impact hebt gemaakt. Maar om te verhogenTeam samenwerkingHoewel u ook het evenwicht van uw persoonlijke werkervaring verbetert, heeft u een manier nodig om effectiever samen te werken.

De beste manier om dat te doen is met eenWerkbeheersingstool. Werkbeheershulpmiddelen zijn een manier om de workflows van uw organisatie te benaderen en te orkestreren om de duidelijkheid te bieden die uw team sneller moet raken. Deze tools helpen u om mensen en het werk te coördineren om ervoor te zorgen dat iedereen de informatie heeft die ze nodig hebben om het werk te bereiken dat het meest belangrijk is op de meest productieve manier mogelijk.

Als je klaar bent om te beginnen met werkmanagement, probeer dan Udn taakmanager . Udn taakmanagerIs een werkmanagementgereedschap ontworpen om het zicht te maximaliseren en het werk te minimaliseren over werk, zodat u zich kunt concentreren op productief, high-impact werk.

Productieve teams zijn samen effectief

De meest productieve teams zijn die die duidelijkheid en zichtbaarheid delen. Op die manier, je bent niet productief in een vacuüm - eerder, je werkt samen en verbindt je het beste werk in de kortste hoeveelheid tijd mogelijk. De meest productieve teams zijn degenen die erin slagen om werk over werk te verminderen - de niet-productieve taken die in de weg staan ​​van een hoge impact werken.

Als je klaar bent om de productiviteit van de werkplek te stimuleren en je belangrijkste taken uit te voeren, probeer danUdn taakmanager, een werkmanagementtool ontworpen om teams moeiteloos samen te werken.