12 Συμβουλές για να είναι πιο παραγωγικές στο χώρο εργασίας

ΣτοUDN Task Manager, Δεν πιστεύουμε ότι η παραγωγικότητα "κάνει τόσο πολύ όσο μπορείτε, πάντα." Δεν σκέφτομαι ούτε καν την παραγωγικότητα ως έναν τρόπο να αποκτήσετε το μεγαλύτερο μέρος από κάθε μέρα. Αντίθετα, πιστεύουμε ότι οι παραγωγικοί άνθρωποι και οι ομάδες είναι εκείνοι που περνούν λιγότερο χρόνοΕργασία για την εργασία- να παρακολουθήσουν συναντήσεις κατάστασης χωρίς σαφείς στόχους, αναζητώντας έγγραφα ή να κυνηγούν τις εγκρίσεις - και περισσότερο χρόνο στην εργασία που έχει σημασία στον οργανισμό σας.

Οι πιο παραγωγικές ομάδες μειώνουν το χρόνο που δαπανώνται για εργασίες χαμηλών επιπτώσεων, ώστε να έχουν περισσότερο χρόνο για να γίνουν πραγματικές εργασίες - χωρίς να δουλέψουν περισσότερο.

Η αύξηση της παραγωγικότητας χωρίς αύξηση του φόρτου εργασίας σας μπορεί να φαίνεται σαν μια φαντασία - αλλά αυτό είναι που είμαστε εδώ. Μάθετε πώς τα εργαλεία διαχείρισης εργασίας όπωςUDN Task ManagerΜπορεί να σας βοηθήσει να αυξήσετε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας και να ελαχιστοποιήσετε την εργασία σχετικά με την εργασία.

1. Απλοποιήστε το περιβάλλον σας

Πρόβλημα:Υπάρχει πάρα πολύ στο εργασιακό σας περιβάλλον, το οποίο αποσπά την προσοχή.

Λύση:Πάρτε τον έλεγχο του περιβάλλοντος σας με απλούς τρόπους. Εστίαση σε αυτό που μπορείτε να ελέγξετε και να εργαστείτε από εκεί.

Είτε είστεΔουλεύοντας από το σπίτιΉ από το γραφείο, το περιβάλλον εργασίας σας διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στο πόσο παραγωγικό και επικεντρωμένο μπορεί να είναι. Το 2020, αυτά τα περιβάλλοντα άλλαξαν σημαντικά όταν η πανδημία Covid-19 απροσδόκητα ανάγκασαν πολλούς από εμάς να καταλάβουμεΠώς να εργαστείτε από το σπίτι. Μπορεί να μην έχετε χρόνο ή χώρο για να δημιουργήσετε μια καλή δουλειά από το Home Setup - και αν ναι, δεν είστε μόνοι.

Τον Απρίλιο του 2020,Εξετάσαμε πάνω από 5.000 παγκόσμιους εργαζόμενουςΓια να πάρετε μια αίσθηση του τρόπου με τον οποίο η δουλειά τους από τη ζωή στο σπίτι είχε αλλάξει. Διαπιστώσαμε ότι το 53% των παγκόσμιων ερωτηθέντων δεν είχε ειδικό γραφείο, υπολογιστή / φορητό υπολογιστή ή αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο και το 43% των οποίων εργάζονταν από τραπέζια κουζίνας, καναπέδες ή ακόμα και κρεβάτια.

Ανεξάρτητα από το πού εργάζεστε, η πρακτική μειώνοντας τις εξωτερικές περισπασμούς για να εστιάσετε πιο εύκολα στα καθήκοντα που βρίσκονται στο χέρι. Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι να ξεκινήσετε μικρό. Για παράδειγμα, αν είστε συχνά αποσπασμένος από το θόρυβο, δοκιμάστε ακουστικά ακύρωσης θορύβου. Εάν δεν έχετε μια μεγάλη καρέκλα εργασίας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε ένα μαξιλάρι οσφυϊκής υποστήριξης. Απλοποιώντας το δικό σαςΕγκατάσταση γραφείουΚαι η εξεύρεση λύσεων για κοινούς διαταραχές, μπορείτε να βρείτε εστίαση και ροή, αντί να υποφέρετε από σταθερές περισπασμούς.

2. Δοκιμάστε τις στρατηγικές διαχείρισης χρόνου

Πρόβλημα:Έχετε αναπτύξει κάποιες κακές συνήθειες όταν πρόκειται για ανάκτηση.

Λύση:Χτυπάτε την αναβολή σας με δοκιμασμένη-και αληθείΤεχνικές διαχείρισης χρόνου .

Όλοι χρονοτριβούμε. Και η αναβλητικότητα δεν είναι εγγενώς ένα κακό πράγμα - ο χρόνος που ξοδεύετε procrastinating μπορεί πραγματικά να οδηγήσει σεΠερισσότερη ευτυχία και καλύτερες αποφάσεις.Αλλά όταν πρόκειται για την αύξηση της παραγωγικότητας και της εργασίας υψηλού αντίκτυπου, θέλετε να τιμολογήσετε την αναβολή σας, ώστε να μην ξοδεύετε όλη την εργασία εργασίας κάτω από μια τρύπα κουνελιών κοινωνικών μέσων.

Οι τεχνικές διαχείρισης χρόνου είναι τρόποι να σκεφτείτε την επερχόμενη εργασία για να φτάσετε στο δεξί headspace,Μειώστε την αναβολήκαι να αυξήσετε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας. Ακόμη και απλά σχεδιάζετε πώς θα αντιμετωπίσετε την εργασία μπροστά από το χρόνο μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε. Υπάρχουν πολλάΤεχνικές διαχείρισης χρόνουΣχεδιασμένο για να βοηθήσει στην παραγωγικότητα, συμπεριλαμβανομένων:

Η τεχνική Pomodoro.Για να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τοΤεχνική Pomodoro, Ορίστε ένα χρονοδιακόπτη για 25 λεπτά και βουτήξτε στη δουλειά σας. Μόλις τα 25 λεπτά σας είναι επάνω, πάρτε ένα διάλειμμα 5 λεπτών, κάνοντας κάτι φυσικό όπως το περπάτημα στην κουζίνα για να πάρετε ένα σνακ (αν και είναι εντάξει για να μετακινηθείτε μέσα από τα κοινωνικά μέσα αν θέλετε πραγματικά). Επαναλάβετε τα 25 λεπτά σε / πέντε λεπτά από την πρακτική τέσσερις φορές. Στη συνέχεια, μετά την τέταρτη συνεδρία εργασίας 25 λεπτών, πάρτε μεγαλύτερο διάλειμμα 20-30 λεπτών. Όσο για το γιατί ονομάζεται Pomodoro; Αυτή η τεχνική προέρχεται από την Ιταλία, όπου οι χρονομετρητές κουζίνας ήταν παραδοσιακά σε σχήμα ντομάτας, και η Pomodoro είναι η ιταλική λέξη για ντομάτα.

Την αρχή του Pareto. ο Αρχή του Pareto, αλλιώς γνωστή ως κανόνας 80/20, είναι απλή: δηλώνει ότι ξοδεύετε το 20% του χρόνου σας στο 80% της δουλειάς σας. Κατά την εφαρμογή της αρχής του Pareto σε διαχείριση χρόνου, ενθαρρύνεστε να εργαστείτε στο 80% της δουλειάς σας που παίρνει μόνο το 20% του χρόνου σας πρώτα. Με τη λήψη γρήγορων καθηκόντων από το δρόμο, θα αισθανθείτε πιο ολοκληρωμένοι και είστε έτοιμοι να αφιερώσετε χρόνο εστίασης στο μεγαλύτερο μέρος της εργασίας σας για την ημέρα (το 20% του έργου που διαρκεί το 80% του χρόνου).

Να γίνει τα πράγματα (GTD). ο Μέθοδος GTDεφευρέθηκε από τον David Allen στις αρχές του 2000. Σε αυτή τη μεθοδολογία διαχείρισης χρόνου, γράφετε όλο το έργο που πρέπει να κάνετε, τότε σπάστε το σε μικρότερα κομμάτια, εάν είναι απαραίτητο. Με αυτόν τον τρόπο, αντί να θυμηθείτε την εργασία στο κεφάλι σας και προσπαθείτε να ανακαλέσετε και να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες σας, μπορείτε να δείτε όλη την επερχόμενη εργασία σας σε ένα μέρος και να αναλάβει δράση. Για να χρησιμοποιήσετε τη μεθοδολογία GTD, βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σύστημα για να καταγράψετε επερχόμενες εργασίες, όπως έναΕργαλείο διαχείρισης εργασιών .

Φάτε τον βάτραχο. ο Τρώτε το βάτραχοΗ αρχή της διαχείρισης του χρόνου βασίζεται στο διάσημο παράδοσης Mark Twain: "Αν είναι η δουλειά σας να φάτε ένα βάτραχο, είναι καλύτερο να το κάνετε το πρώτο πράγμα το πρωί." Στην κατανάλωση της αρχής του βάτραχου, θα πρέπει πρώτα να αντιμετωπίσετε την πιο σκληρή δουλειά σας, προτού μπορέσετε να χρονοτριβήσετε. Μόλις ολοκληρώσετε την πιο σκληρή δουλειά σας, όλα όσα έρχονται αφού θα είναι πιο ευχάριστα και λιγότερο δύσκολο - όπως οτιδήποτε τρώτε αφού καταναλώνετε έναν βάτραχο.

3. Μειώστε το Busywork

Πρόβλημα:Η εργασία για την εργασία αποστραγγίζει την παραγωγικότητα της ομάδας σας.

Λύση:Δοκιμάστε έναΕργαλείο παραγωγικότηταςΓια να μοιραστείτε μια κεντρική πηγή αλήθειας με την ομάδα σας και μειώστε το εμπόδιο στην είσοδο για την υψηλή εργασία επιπτώσεων.

Το Busupwork είναι ένας βασικός ένοχος της εργασίας για την εργασία. Στο γραφείο, η απασχολημένη εργασία εκδηλώνεται πιο συχνά ως ασήμαντη, χρονοβόρα καθήκοντα, τυχαία διπλασιαστική εργασία ή μακρές διαδικασίες για την εύρεση πληροφοριών ή να λάβουν εγκρίσεις. Χωρίς σαφήνεια σχετικά με το ποιος κάνει τι από πότε, πολλοί χρόνοι αποστραγγίζονται σε μη παραγωγικές δραστηριότητες.

Για να νικήσετε το ασπρόμαυρο, να οικοδομήσουμε μια κεντρική πηγή αλήθειας για όλη τη δουλειά της ομάδας σας. Όταν ο καθένας μπορεί να δει τη μεγάλη εικόνα και να συνδέσει μόνοι τους, μπορείτε να περάσετε περισσότερο χρόνο παραγωγικά και λιγότερο χρόνο στην εργασία για την εργασία. Όσο για το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια κεντρική πηγή αλήθειας με την ομάδα σας; Δοκιμάστε ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας, όπως UDN Task Manager .

Με Εργαλείο διαχείρισης εργασίας, μπορείτε να τυποποιήσετε και να συγκεντρώσετε τις διαδικασίες ομάδας. Εργαστείτε σε μεγάλες ιδέες, χωρίς το ασπρόμαυρο. Αντί να κυνηγούν τις εγκρίσεις, μπορείτε να δείτε πώς ο διευθυντής σας ή οι σχετικοί ενδιαφερόμενοι προχωρούν σε μια εργασία αναθεώρησης. Αντί να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να ζητήσετε ξανά - όταν ένα μέλος της ομάδας θα ολοκληρωθεί με μια αποστολή, ελέγξτε την πρόοδό τους απευθείας στο κοινό σας εργαλείο. Με τη μείωση της απασχόλησης, μπορείτε να απελευθερώσετε χρόνο για παραγωγική, υψηλή επίδραση εργασίας.

4. Κεφαλαιοποιήστε τις ώρες παραγωγικότητας αιχμής

Πρόβλημα:Έχετε διασκορπισμένες συναντήσεις όλη την ημέρα, οπότε όταν κατεβείτε στη δουλειά, δεν έχετε αδιάκοπο χρόνο για να εστιάσετε.

Λύση:Προγραμματίστε τις συναντήσεις σας σε μπλοκ, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη βαθιά εργασία κατά τη διάρκεια κορυφής ωρών παραγωγικότητας.

Εάν έχετε απαντήσει ποτέ στην ερώτηση "Είστε ένα πρωινό πρόσωπο ή ένα άτομο νύχτας;" Ξέρετε ότι η προσωπική παραγωγικότητα μπορεί να ποικίλει σημαντικά με βάση την εποχή της ημέρας. Για μερικούς από εμάς, σφυρίζοντας έξω την εργασία το πρώτο πράγμα το πρωί είναι πραγματικά ικανοποιητική και αυτά τα καθήκοντα τείνουν να είναι ευκολότερα να επικεντρωθούν. Για άλλους, ίσως προτιμάτε να κατεβείτε στην επιχείρηση μετά το γεύμα. Γνωρίζοντας πότε είσαι πιο παραγωγικός μπορεί να σας βοηθήσει να προσέχετε καλύτερα και να δομή της ημέρας σας.

Στη συνέχεια, μόλις γνωρίζετε πότε είστε πιο παραγωγικοί, πρακτικοί κτίριο "χρόνος εστίασης" στο ημερολόγιό σας γύρω από τις κορυφαίες παραγωγικές ώρες σας. Με αυτόν τον τρόπο, αντί για συχνές, διάσπαρτες συναντήσεις, έχετε ένα ημερολόγιο που έχει βελτιστοποιηθεί για την εστίασή σας και την παραγωγικότητά σας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό το μη αυτόματο τρόπο προγραμματίζοντας ένα μπλοκ "Focus Time" στο ημερολόγιό σας ή χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο διαχείρισης ημερολογίου όπωςΔεξιόστροφοςνα αυτοματοποιήσετε αυτό το έργο για εσάς. Είτε έτσι είτε αλλιώς, πρακτική βελτιστοποιώντας το πρόγραμμά σας για να ενισχύσετε τις ώρες παραγωγικότητας κορυφών σας.

Εναλλακτικά, σκεφτείτε να προγραμματίζετε την εβδομάδα εργασίας σας, ώστε να έχετε μια ολοκληρωμένη ημέρα χωρίς σύσκεψη. ΣτοUDN Task Manager, έχουμεΚαμία συνάντηση την Τετάρτη, Έτσι μπορούμε να επικεντρωθούμε σε βαθιά δουλειά εκείνη την ημέρα.Βαθιά δουλειάΕίναι οποιοδήποτε εστιασμένο κομμάτι χρόνου όπου μπορείτε να εργαστείτε χωρίς περισπασμούς. Όταν δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για συναντήσεις ή περισπασμούς, μπορείτε να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο στην παραγωγική βαθιά δουλειά.

5. Αποφύγετε το multitasking

Πρόβλημα:Εργάζεστε μερικά πράγματα ταυτόχρονα, αλλά όλα πάνε τόσο πολύ.

Λύση:Εστίαση σε ένα έργο κάθε φορά για να φτάσετε στην κατάσταση ροής.

Διασκέδαση:Οι άνθρωποι δεν είναι πραγματικά καλοί στο multitasking. Όταν προσπαθείτε να κάνετε δύο πράγματα αμέσως, ο εγκέφαλός σας επεξεργάζεται πραγματικά πληροφορίες - και για τις δύο εργασίες-πιο αργά. Ως αποτέλεσμα, αντί να κάνετε ένα πράγμα καλά, τελικά κάνετε δύο πράγματα λιγότερο καλά.

Για να αποφύγετε την πολυτέλεια και να αυξήσετε την παραγωγικότητα, εστιάστε στην αντιμετώπιση μιας εργασίας κάθε φορά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χρόνο βαθιάς εργασίας για να βουτήξετε πραγματικά τα καθήκοντά σας, ώστε να μπορείτε να επιτύχετε την κατάσταση ροής. Όταν είστε πλήρως βυθισμένοι στην εργασία σας, είστε μέσακατάσταση ροής-Ποιες είναι μια πιο ενεργοποιημένη, εμπλεκόμενη και ευχάριστη επαγγελματική εμπειρία. Η κατάσταση ροής δεν σας βοηθά μόνο να κάνετε την εργασία γρηγορότερα, τείνει επίσης να φέρει τη δημιουργικότητα και τη δέσμευση στη δουλειά σας.

Εύκολη συμβουλές για τη μείωση της πολλαπλής ροής και αύξησης της ροής:

Εξαλείψτε τις περισπασμούςΒάζοντας το τηλέφωνό σας προς τα κάτω και απενεργοποιώντας τις ειδοποιήσεις κοινωνικών μέσων ή κειμένου στον υπολογιστή σας.

Πριν βουτήξετε στην εργασία, να φάτε ένα σνακ, πηγαίνετε στο μπάνιο, και ρίξτε τον εαυτό σας ένα ποτήρι νερό, έτσι ώστε να μην αποσπαστεί από σωματική δυσφορία.

Ακούστε μουσική ηρεμίαςΑν αυτό σας βοηθά να εστιάσετε. Εξετάστε το ενδεχόμενο να επιλέξετε μουσική που δεν έχει στίχους ή δοκιμάστε να ακούτε μουσική σε μια γλώσσα που δεν μιλάτε.

Ενσωματώστε τη διασκέδασηΕάν αρχίσετε να αισθάνεστε βαρεθεί. Εάν εργάζεστε σε μια ρουτίνα ή βασική εργασία, προσπαθήστε να το κάνετε χρόνο διασκέδασης, να δημιουργήσετε έναν εσωτερικό διαγωνισμό ή να αναζητήσετε επαναλαμβανόμενα στοιχεία στην εργασία σας για να απομακρύνετε την πλήξη.

6. Προτεραιότητα σε σημαντική εργασία

Πρόβλημα:Έχετε πολλή δουλειά να κάνετε και δεν είστε σίγουροι τι να εστιάσετε πρώτα.

Λύση:Συνδέστε την καθημερινή σας εργασία σε στόχους ομάδας ή εταιρειών, οπότε έχετε σαφήνεια σε ποια καθήκοντα είναι σημαντικά και πώς κάθε εργασία συνδέεται με τους στόχους της εταιρείας.

Γνωρίζοντας πώς η καθημερινή σας εργασία συνδέεται με τους εταιρικούς στόχους ή τις πρωτοβουλίες της ομάδας δεν είναι μόνο ένα ωραίο να έχει - είναι ένα κρίσιμο στοιχείο της αποτελεσματικής παραγωγικότητας στην εργασία. Όταν έχετε σαφήνεια, μπορείτε να δώσετε προτεραιότητα αποτελεσματικά την εργασία σας, ώστε να μπορείτε να εξασφαλίσετε πρώτα την αντιμετώπιση της εργασίας υψηλότερου αντίκτυπου. Επιπλέον, τα μέλη της ομάδας που γνωρίζουν πώς συνδέεται η εργασία τους με τις πρωτοβουλίες της εταιρείαςδύο φορές όπως κίνητρο .

Αντίθετα, αν δεν έχετε έναν σαφή και εύκολο τρόπο να συνδέσετε την καθημερινή σας εργασία στην ομάδα και τους στόχους της εταιρείας σας, δεν υπάρχει τρόπος να έχετε μια καλή αίσθηση του τι να δώσει προτεραιότητα. Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με έναΛογισμικό διαχείρισης εργασίας, σανUDN Task Manager. Με τη διαχείριση των στόχων και των πρωτοβουλιών της ομάδας σας στον ίδιο τόπο όπου συντονίζετε την καθημερινή εργασία, η ομάδα σας μπορεί να δώσει προτεραιότητα στο καλύτερο, να ευθυγραμμίσει και να γίνει μεγάλη δουλειά. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με το UDN Task ManagerΈκθεση στόχων, Το 84% των εργαζομένων που χρησιμοποιούν ένα συνεργατικό λογισμικό διαχείρισης εργασιών λένε ότι έχουν σαφή κατανόηση του τρόπου με τον οποίο η μεμονωμένη εργασία τους σχετίζεται με τους στόχους της εταιρείας, σε σύγκριση με το 43% των εργαζομένων που δεν χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης εργασίας.

7. Κόψτε τις ειδοποιήσεις

Πρόβλημα:Μπορείτε αποσπασμένοι από συνεχείς ειδοποιήσεις από τα εργαλεία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μηνυμάτων και διαχείρισης έργων.

Λύση:Δοκιμάστε να αναβοσβήνουν ειδοποιήσεις ή να χρησιμοποιείτε μην ενοχλείτε τα χαρακτηριστικά.

Προκειμένου να στο σπίτι σε αυτό που εργάζεστε και να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας, πρέπει να εξαλείψετε τις περισπασμούς. Ο μεγαλύτερος ένοχος περισπασμών είναι ειδοποιήσεις - αν είναι παραγωγικές ειδοποιήσεις, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χαλαρά μηνύματα ή ειδοποιήσεις που σχετίζονται με την εργασία, όπως τα ζητήματα των κοινωνικών μέσων και τα μηνύματα κειμένου.

Η αύξηση της παραγωγικότητας του χώρου εργασίας δεν αφορά την κοπή σας εντελώς - μάλλον, αναζητήστε εργαλεία που προσφέρουν "snooze" ή δεν ενοχλούν χαρακτηριστικά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βουτήξετε σε βαθιά δουλειά χωρίς να ανησυχείτε για να τραβήξετε έξω από τη ροή σας από μια άρρωστη ειδοποίηση.

Μην ενοχλείτε τα χαρακτηριστικά έχουν ένα άλλο πρόσθετο πλεονέκτημα: αφήνουν τα μέλη της ομάδας σας να γνωρίζουν ότι εργάζεστε σε κάτι. Τα περισσότερα εργαλεία με να μην ενοχλούν τα μέλη της ομάδας ειδοποίησης που προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας ότι δεν λαμβάνετε ειδοποιήσεις αυτή τη στιγμή, ώστε να μπορούν να προβλέψουν με μεγαλύτερη ακρίβεια πότε θα περιμένουν ένα μήνυμα πίσω από εσάς. Θα ξέρουν ότι δεν λαμβάνετε ειδοποιήσεις, αλλά ότι θα απαντήσετε σε αυτούς όταν ολοκληρώσετε τη δουλειά σας. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να οικοδομήσουμε τις συνήθειες υγιούς εργασίας (και της ζωής).

8. Ενσωματώστε τα εργαλεία της επιχείρησής σας

Πρόβλημα:Ξοδεύετε πάρα πολύ το χρονικό διάστημα μεταγωγής μεταξύ διαφορετικών επιχειρηματικών εργαλείων-συνομιλίας, ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπολογιστικών φύλλων και πολλά άλλα.

Λύση:Διαχειριστείτε την εργασία σας σε μια κεντρική πηγή αλήθειας που είναι σε θέση να ενσωματώσει το επιχειρηματικό σας εργαλειοθήκη για να αποφύγετε την εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών.

Γνωρίζατε ότι ο μέσος υπάλληλος μεταβαίνει μεταξύ10 εργαλεία ανά ημέρα? Όταν η δουλειά σας είναι διάσπαρτα και δύσκολο να βρεθεί, ξοδεύετε πολύτιμο, μη παραγωγικό χρόνο εργασίας απλά να αλλάζετε μεταξύ εργαλείων στην αναζήτηση των σωστών πληροφοριών. Εάν έχετε το πλαίσιο για την εργασία σας σε ένα εργαλείο, το ίδιο το έργο που συμβαίνει σε ένα δεύτερο εργαλείο και οποιαδήποτε επικοινωνία σχετικά με αυτή την εργασία αποθηκεύεται σε μια τρίτη θέση, απλά πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζεστε για να κάνετε την εργασία γίνεται μια τεράστια αποστράγγιση στο χώρο εργασίας σας παραγωγικότητα.

Αντ 'αυτού, βρείτε μια κεντρική πηγή αλήθειας όπου μπορείτε να ενσωματώσετε όλα τα εργαλεία της επιχείρησής σας, να εξαλείψετε τα σιλό δεδομένων και τελικά να αυξήσετε την παραγωγικότητα του χώρου εργασίας. Αυτό είναι μέρος της εργασίας ενός εργαλείου διαχείρισης εργασίας - το οποίο μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας να συντονίσει και να διαχειριστεί την εργασία. Τραβώντας την επικοινωνία και τον συντονισμό σας στην ίδια θέση, μπορείτε να βρείτε το πλαίσιο για εργασία ακριβώς όπου συμβαίνει η εργασία.

9. Αυτοματοποιήστε τη χειρωνακτική εργασία

Πρόβλημα:Ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο δρομολόγησης και χειροκίνητα εργασίες.

Λύση:Επιλέξτε ένα εργαλείο για να σας βοηθήσουμε να αυτοματοποιήσετε τις εργασίες ρουτίνας.

Ένας άλλος συντελεστής για την εργασία για την εργασία είναι χειροκίνητα πράγματα όπως τα αιτήματα δρομολόγησης, η ανταλλαγή εργασιών με τα ενδιαφερόμενα μέρη για προβολή και μετακινώντας τα πράγματα μέσω του σωλήνα. Εάν διαχειριστείτε μια ομάδα ή ένα έργο, πιθανότατα ξοδεύετε ένα καλό κομμάτι της ημέρας σας σε αυτά τα χειρωνακτικά καθήκοντα, αντί να εστιάζετε σε υψηλό αντίκτυπο, παραγωγική εργασία.

Για να μειώσετε τη χειρωνακτική εργασία, δοκιμάστε ένα εργαλείο που αυτοματοποιεί τη γρήγορη εργασία για εσάς. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε ότι τα καθήκοντα δεν προσγείωσαν στο σωστό μέρος - αλλά δεν χρειάζεται να το κάνετε όλους εσάς. Αντί να δαπανήσετε πέντε λεπτά εδώ, 10 λεπτά δρομολόγησης μιας εργασίας ή τον καθαρισμό μιας φόρμας,Κανόνες σε UDN Task Managerμπορεί να το κάνει για σας. Με τους κανόνες, επιλέξτε μια ενεργοποίηση ενός νέου έργου που δημιουργείται μια νέα εργασία ή η αλλαγή κατάστασης μιας εργασίας - και μια ενέργεια που μοιάζουν με τα ενδιαφερόμενα ενδιαφερόμενα μέρη σε μια εργασία για την ορατότητα ή την αλλαγή της ημερομηνίας λήξης. Αυτό είναι ένα από τα ευκολότερα hacks παραγωγικότητας για την εφαρμογή - με τα μεγαλύτερα αποτελέσματα.

10. Πείτε "όχι"

Πρόβλημα:Ειλικρινά, υπάρχει πάρα πολύ στο πιάτο σας τώρα.

Λύση:Πρακτική λέγοντας "όχι" σε νέα έργα ή να λάβετε τη συνήθεια να αποσαφηνίζουμε τις προτεραιότητες και το εύρος ζώνης σας όταν προτείνονται νέες πρωτοβουλίες.

Λέγοντας "Όχι" σε νέα δουλειά μπορεί να φανεί σαν μια αντίστροφη άκρη παραγωγικότητας. Μετά από όλα, δεν είναι οι πιο παραγωγικοί άνθρωποι αυτοί που μπορούν να το κάνουν όλα; Βασικά, όχι ακριβώς. Οι παραγωγικοί άνθρωποι γνωρίζουν τι είναι οι προτεραιότητές τους - οι οποίες επίσης σημαίνει γνωρίζοντας ποιες προτεραιότητες τους δεν είναι.

Όταν λέτε "όχι" στις εργασίες που δεν έχετε χρόνο για να κάνετε περισσότερο χρόνο για τις εργασίες υψηλής κρούσης που συνδέονται με τις πρωτοβουλίες της εταιρείας σας ή σε σημαντικούς στόχους και ευθυγραμμίστε με το δικό σαςσχέδιο έργου. Στο τέλος της ημέρας, δεν χρειάζεται να "κάνετε όλα" - χρειάζεστε έναν τρόπο να εστιάσετε στο να κάνετε αυτό που είναι πολύτιμο για εσάς και την ομάδα σας.

Προκειμένου να πουν αποτελεσματικά "όχι", πρακτική καθορίζοντας τις προσδοκίες με την ομάδα σας. Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι προσέγγισης αυτού:

Ενσωματώστε τις στρατηγικές διαχείρισης ελέγχου αλλαγής. Αλλαγή διαχείρισης ελέγχουΕίναι η πρακτική του προσδιορισμού, της τεκμηρίωσης και της έγκρισης αλλαγών στην εργασία ή τα έργα σας. Με μια διαδικασία ελέγχου αλλαγής, οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να υποβάλουν ένα αίτημα για αλλαγή που μοιάζουν με αλλαγή σε ένα τροποποιημένο πεδίο εφαρμογής ή ενημερωμένα παραδοτέα. Στη συνέχεια, η αλλαγή αυτή εξετάζεται από εσάς και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου. Εάν εγκριθεί, μπορείτε να φτάσετε στη δουλειά - αλλά μέχρι τότε, θα πρέπει να έχετε σαφήνεια σχετικά με το τι είναι η σχετική προτεραιότητα και ο αντίκτυπος της αλλαγής.

Δοκιμάστε μια φόρμα πρόσληψης εργασίας.Εάν λάβετε συχνές αιτήσεις εργασίας μέσω όλων των ειδών καναλιών, τυποποιήστε και απλοποιήστε τα αιτήματα με έναΜορφή. Μια φόρμα πρόσληψης εργασίας σας επιτρέπει να τυποποιήσετε τις λεπτομέρειες που οι ενδιαφερόμενοι παρέχουν όταν ζητήσουν νέα εργασία-όπως η σχετική προτεραιότητα, η ιδανική ημερομηνία λήξης και πολλά άλλα.

Διευκρινίστε τις προτεραιότητες νωρίς και συχνά.Ακόμα κι αν δεν λέτε "όχι", βεβαιωθείτε ότι τα μέλη της ομάδας σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη κατανοούν τη σχετική προτεραιότητα του τι εργάζεστε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εξασφαλίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη και το μέλος της ομάδας buy-in στο έργο σας.

Δοκιμάστε να λέτε "όχι τώρα".Αν λέτε "όχι" δεν αισθάνεστε σωστά, δοκιμάστε να εξοικονομήσετε εργασίες για μια μελλοντική ημερομηνία. Κρατήστε αυτά στις λίστες εργασιών σας για μια βροχερή μέρα, αλλά μην καταρρίψετε την παραγωγικότητά σας με πράγματα που δεν έχετε χρόνο για.

11. Ορίστε τον εαυτό σας για την επιτυχία

Πρόβλημα:Ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο κάθε πρωί προσπαθώντας να καταλάβετε τι να επικεντρωθεί για την ημέρα.

Λύση:Δημοκρατία της επερχόμενης εργασίας πριν από την υπογραφή, οπότε έχετε ένα σαφές σημείο εκκίνησης το επόμενο πρωί.

Όλοι γνωρίζουμε την αίσθηση της καταγραφής του πρώτου πράγματος το πρωί και να βρεθούν βομβαρδισμένοι με ένα υπερβολικό εισερχόμενο. Ξαφνικά, η προσεκτικά δομημένη λίστα διανοητικής σας για να βγάλει το παράθυρο, και ξοδεύετε ολόκληρη την πρωινή σας τραβήξει και απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η σύνδεση με έναν αποδιοργανωμένο χώρο εργασίας μπορεί να είναι μια τεράστια αποστράγγιση. Αντί να ενθαρρύνετε τη βαθιά εργασία και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας, είναι μια συνεχής απόσπαση της προσοχής.

Για να αποφύγετε αυτούς τους τύπους πρωινού, τοποθετήστε τον εαυτό σας για επιτυχία τη νύχτα πριν. Πριν από την αποσύνδεση της ημέρας, περάστε πέντε λεπτά αναζητώντας τη λίστα εργασιών σας για την επόμενη μέρα. Γνωρίζοντας τι θα είναι στο πιάτο σας είναι ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε την παραγωγική σας εργάσιμη ημέρα.

12. Αυξήστε τη σαφήνεια της ομάδας

Πρόβλημα:Εσείς και η ομάδα σας ξοδεύετε πολύτιμο χρόνο που κυνηγούν πληροφορίες και εγκρίσεις.

Λύση:Μοιραστείτε μια κεντρική πηγή αλήθειας, ώστε να μπορείτε να εργάζεστε, να αναθεωρήσετε και να βρείτε το περιβάλλον όλα σε ένα μέρος.

Τελικά μπορείτε να μειώσετε την εργασία σχετικά με την εργασία και να αυξήσετε την παραγωγικότητα στην εργασία εστιάζοντας στην ομαδική σαφήνεια και την ορατότητα του έργου. Σήμερα, τόσο πολλή δουλειά στερεώνεται και αποσυνδέεται. Οποιαδήποτε στιγμή που ξοδεύουμε ψάχνοντας, ρωτώντας ή το κυνήγι της εργασίας είναι ο χρόνος που δεν είμαστε παραγωγικοί - πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να αντισταθμίσετε την εργασία υψηλού αντίκτυπου σας σε άλλες εποχές. Αλλά για να αυξηθείΣυνεργασία ομάδαςΕνώ βελτιώνουν επίσης την προσωπική σας ισορροπία εργασίας, χρειάζεστε έναν τρόπο συνεργασίας πιο αποτελεσματικά.

Ο καλύτερος τρόπος να το κάνετε αυτό είναι με έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίας. Τα εργαλεία διαχείρισης της εργασίας είναι ένας τρόπος προσέγγισης και ενορχηστρώστε τις ροές εργασίας του οργανισμού σας για να δώσετε τη σαφήνεια η ομάδα σας πρέπει να χτυπήσει τους στόχους σας πιο γρήγορα. Αυτά τα εργαλεία σας βοηθούν να συντονίσετε τους ανθρώπους και να εργαστείτε για να εξασφαλίσετε ότι ο καθένας έχει τις πληροφορίες που χρειάζονται για να επιτύχουν το έργο που έχει σημασία το μεγαλύτερο δυνατό τρόπο με τον πιο παραγωγικό τρόπο.

Εάν είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε με τη διαχείριση της εργασίας, δοκιμάστε UDN Task Manager . UDN Task ManagerΕίναι ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας που έχει σχεδιαστεί για να μεγιστοποιεί την ορατότητα και την ελαχιστοποίηση της εργασίας σχετικά με την εργασία - ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στην παραγωγική εργασία υψηλής αντίκτυπής.

Οι παραγωγικές ομάδες είναι αποτελεσματικές μαζί

Οι πιο παραγωγικές ομάδες είναι εκείνες που μοιράζονται σαφήνεια και ορατότητα. Με αυτόν τον τρόπο, δεν είστε παραγωγικοί σε κενό - μάλλον, συνεργάζεστε και συνδέεστε για να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας στο συντομότερο δυνατό χρονικό διάστημα. Οι πιο παραγωγικές ομάδες είναι εκείνες που καταφέρνουν να μειώσουν την εργασία σχετικά με την εργασία - τα μη παραγωγικά καθήκοντα που παρεμποδίζουν την υψηλή εργασία των επιπτώσεων.

Εάν είστε έτοιμοι να ενισχύσετε την παραγωγικότητα του χώρου εργασίας και να κάνετε τα πιο σημαντικά καθήκοντά σας, δοκιμάστεUDN Task Manager, ένα εργαλείο διαχείρισης εργασίας που έχει σχεδιαστεί για να βοηθήσει τις ομάδες να συνεργάζονται χωρίς κόπο.