12 consigli per essere più produttivi sul posto di lavoro

In UDN Task Manager, Non pensiamo produttività è “fare quanto più è assolutamente possibile, sempre.” Non abbiamo nemmeno pensare di produttività come un modo per ottenere il massimo output di ogni giorno. Piuttosto, pensiamo che le persone e le squadre produttivi sono quelli che spendono meno tempo sulavoro sul lavoro-Come partecipare alle riunioni di stato senza obiettivi chiari, alla ricerca di documenti, o inseguendo le approvazioni-e più tempo al lavoro che conta per la vostra organizzazione.

Le maggior parte delle squadre produttive riducono il tempo dedicato alle attività a basso impatto in modo da avere più tempo per ottenere reali lavoro fatto, senza lavorare di più.

Aumentare la produttività senza aumentare il carico di lavoro potrebbe sembrare una fantasia, ma questo è ciò che siamo qui per questo. Scopri come gli strumenti di gestione del lavoro piaceUDN Task Managerpuò aiutare a aumentare la produttività sul posto di lavoro e ridurre al minimo il lavoro sul lavoro.

1. Semplificare l'ambiente circostante

Problema:C'è troppo in corso nel vostro ambiente di lavoro, che è fonte di distrazione.

Soluzione:Prendi il controllo del proprio ambiente circostante in modi semplici. Concentrarsi su ciò che si può controllare, e lavorare da lì.

Che tu sialavorare da casao presso l'ufficio, l'ambiente di lavoro gioca un ruolo fondamentale nel modo in cui produttiva e mirata si può essere. Nel 2020, questi ambienti cambiati in modo significativo quando il COVID-19 pandemia inaspettatamente costretto molti di noi a capireCome lavorare da casa. Non si può avere avuto il tempo o lo spazio per creare una bella azione di setup-casa e se è così, non siete soli.

Nel mese di aprile del 2020,abbiamo intervistato più di 5.000 lavoratori a livello mondialeper avere un'idea di come il loro lavoro dalla vita domestica era cambiata. Abbiamo scoperto che il 53% degli intervistati a livello mondiale non ha avuto un desk dedicato, PC / laptop, o connessione internet affidabile, e il 43% di loro stavano lavorando da tavoli da cucina, divani, letti o addirittura.

Non importa dove si sta lavorando, la pratica riducendo distrazioni esterne al fine di concentrarsi più facilmente sui compiti a portata di mano. Il modo migliore per farlo è quello di avviare piccole. Ad esempio, se si sta spesso distratti dal rumore, provare a cancellazione di rumore cuffie. Se non si dispone di una grande sedia di lavoro, provare a utilizzare un cuscino lombare di sostegno. Semplificando la tuainstallazione di home officee trovare soluzioni per distrattori comuni, è possibile trovare messa a fuoco e di flusso, invece di soffrire di distrazioni costanti.

2. Provate strategie di gestione del tempo

Problema:Hai sviluppato alcune cattive abitudini quando si tratta di procrastinare.

Soluzione:Batti il tuo procrastinazione con provato e verotecniche di gestione del tempo .

Noi tutti procrastinare. E procrastinazione non è intrinsecamente un male, il tempo necessario per procrastinare può effettivamente portare apiù felicità e decisioni migliori.Ma quando si tratta di aumentare la produttività e di lavoro di grande impatto, si vuole timebox vostro procrastinazione in modo che non stanno spendendo l'intera giornata di lavoro in un buco di coniglio social media.

le tecniche di gestione del tempo sono modi di pensare il lavoro imminente al fine di ottenere nello spazio di testa a destra,ridurre la procrastinazioneE aumentare la produttività sul posto di lavoro. Anche solo la pianificazione come hai intenzione di affrontare il lavoro prima del tempo può aiutare a concentrarsi. Ce ne sono diversitecniche di gestione del tempoprogettato per aiutare con la produttività, tra cui:

La Tecnica del Pomodoro.Per iniziare a utilizzare ilTecnica del Pomodoro, Impostare un timer per 25 minuti e tuffarsi nel vostro lavoro. Una volta che i 25 minuti sono in su, prendere una pausa di 5 minuti, idealmente fare qualcosa di fisico, come camminare in cucina a fare uno spuntino (anche se è ok per scorrere attraverso i social media, se si vuole veramente). Ripetere i 25 minuti / cinque minuti fuori pratica quattro volte. Poi, dopo la quarta sessione di lavoro 25 minuti, prendere una pausa più lunga di 20-30 minuti. Per quanto riguarda il motivo per cui si chiama Pomodoro? Questa tecnica ha avuto origine in Italia, dove i timer della cucina erano tradizionalmente di pomodoro a forma, e pomodoro è la parola italiana per il pomodoro.

Il principio di Pareto. Il Principio di Pareto, altrimenti noto come la regola 80/20, è semplice: afferma che trascorri il 20% del tuo tempo sull'80% del tuo lavoro. Nell'applicare il principio di Pareto alla gestione del tempo, sei incoraggiato a lavorare sull'80% del tuo lavoro che richiede prima il 20% del tuo tempo. Ottenendo rapidamente compiti fuori mano, ti sentirai più realizzato ed è pronto a dedicare il tempo di messa a fuoco alla maggior parte del tuo lavoro per il giorno (il 20% del lavoro che richiede l'80% delle volte).

Ottenere le cose (GTD). Il Metodo GTD.è stato inventato da David Allen nei primi anni 2000. In questa metodologia di gestione del tempo, scrivi tutto il lavoro che devi fare, quindi rompere i pezzi più piccoli se necessario. In questo modo, invece di ricordare il lavoro nella tua testa e il tentativo di richiamare e dare la priorità ai tuoi compiti, puoi vedere tutto il tuo lavoro imminente in un unico posto e agire. Per impiegare la metodologia GTD, assicurarsi di avere un sistema per acquisire compiti imminenti, come aStrumento di gestione dei compiti .

Mangia la rana Il Mangia la ranaIl principio di gestione del tempo si basa sulla famosa citazione di Mark Twain: "Se è il tuo lavoro da mangiare una rana, è meglio farlo prima cosa al mattino." Nel mangia il principio della rana, dovresti affrontare prima il tuo lavoro più difficile, prima di poter procrastinare. Una volta che hai finito il tuo lavoro più difficile, tutto ciò che viene dopo che sarà più piacevole e meno difficile: molto simile a tutto ciò che mangi dopo aver consumato una rana.

3. Ridurre il lavoro occupato

Problema:Lavorare sul lavoro sta drenando la produttività della tua squadra.

Soluzione:Prova aStrumento di produttivitàPer condividere una fonte centrale di verità con la tua squadra e ridurre la barriera all'ingresso per un alto lavoro di impatto.

Il lavoro occupato è un colpevole chiave del lavoro sul lavoro. Nell'ufficio, il lavoro occupato si manifesta più frequentemente come attività non importanti, che richiedono tempo, lavoro duplicato accidentale o lunghi processi per trovare informazioni o ottenere approvazioni. Senza chiarezza su chi sta facendo cosa, quando, un sacco di tempo è svuotato in attività improduttive.

Per battere l'occupato, costruire una fonte centrale della verità per tutto il lavoro della tua squadra. Quando tutti possono vedere la grande immagine e collegare i punti da soli, puoi trascorrere più tempo collaborando in modo produttivo e meno tempo sul lavoro sul lavoro. Per quanto riguarda come puoi costruire una fonte centrale di verità con la tua squadra? Prova uno strumento di gestione del lavoro, come UDN Task Manager .

Con unStrumento di gestione del lavoro, puoi standardizzare e centralizzare i processi di squadra. Lavora su grandi idee, senza il lavoro occupato. Invece di inseguire le approvazioni, puoi vedere come il tuo manager o le parti interessate correlate progrediscono su un compito di revisione. Piuttosto che inviare un'e-mail a chiedere, di nuovo, quando un membro del team sarà terminato con un incarico, controlla i loro progressi direttamente nello strumento condiviso. Riducendo il lavoro occupato, è possibile liberare il tempo per il lavoro produttivo e ad alto impatto.

4. Capitalizzarsi sulle ore di produttività di picco

Problema:Hai degli incontri sparsi tutto il giorno, quindi quando si scende al lavoro, non hai il tempo ininterrotto per concentrarti.

Soluzione:Pianifica i tuoi incontri in blocchi, in modo da poter concentrarti su un lavoro profondo durante il picco delle ore di produttività.

Se hai mai risposto alla domanda "sei una persona mattiniera o una persona notturna?" Sai che la produttività personale può variare significativamente in base al tempo del giorno. Per alcuni di noi, martellando il lavoro per la prima cosa al mattino è davvero soddisfacente, e quei compiti tendono ad essere più facili da focalizzare. Per gli altri, potresti preferire scendere a affari dopo il pranzo. Sapere quando sei più produttivo può aiutarti ad avvicinarsi e strutturare meglio la tua giornata.

Poi, una volta che sai quando sei più produttivo, praticare l'edificio "Tempo di messa a fuoco" nel tuo calendario attorno alle tue ore di cima produttiva. In questo modo, invece di frequenti incontri sparsi, hai un calendario ottimizzato per la tua attenzione e la produttività. Puoi farlo manualmente programando un blocco "Tempo di messa a fuoco" sul calendario o utilizzare uno strumento di gestione del calendario comeSenso orarioper automatizzare quel lavoro per te. In entrambi i casi, praticare l'ottimizzazione del programma per aumentare le ore di produttività di picco.

In alternativa, prendi in considerazione la possibilità di programmare la tua settimana lavorativa in modo da avere un giorno interamente in riunione. InUDN Task Manager, noi abbiamoNessuna riunione mercoledì, così possiamo concentrarci su un profondo lavoro in quel giorno.Lavoro profondoè qualsiasi pezzo focalizzato di tempo in cui è possibile lavorare senza distrazioni. Quando non devi preoccuparti delle riunioni o delle distrazioni, puoi dedicare più tempo a un lavoro profondo produttivo.

5. Evitare il multitasking

Problema:Stai lavorando su alcune cose contemporaneamente, ma tutto sta prendendo così a lungo.

Soluzione:Concentrarsi su un compito alla volta per entrare nello stato di flusso.

Fatto divertente:Gli umani non sono in realtà buoni al multasking. Quando tenti di fare due cose contemporaneamente, il tuo cervello elabora in realtà le informazioni, per entrambe le attività, più lentamente. Di conseguenza, invece di fare una cosa bene, alla fine stai facendo due cose meno bene.

Per evitare il multitasking e aumentare la produttività, concentrarsi sull'affrontare un compito alla volta. Assicurati di avere abbastanza tempo di lavoro profondo per immergerti davvero nei tuoi compiti, in modo da poter ottenere lo stato di flusso. Quando sei completamente immerso nel tuo lavoro, sei dentroStato di flusso-Qual è un'esperienza di lavoro più energizzata, coinvolta e piacevole. Lo stato di flusso non solo ti aiuta a ottenere il lavoro svolto più velocemente, tende anche a far emergere più creatività e coinvolgimento nel tuo lavoro.

Consigli facili per ridurre il multitasking e aumentare il flusso:

Elimina le distrazioniMettendo il tuo telefono a faccia in giù e disabilitando i social media o le notifiche di testo sul tuo computer.

Prima di tuffarti al lavoro, Mangia uno spuntino, vai in bagno e versarti un bicchiere d'acqua, quindi non sei distratto dal disagio fisico.

Ascolta la musica calmanteSe questo ti aiuta a concentrarti. Considera la scelta della musica che non ha testi o prova ad ascoltare musica in una lingua che non parli.

Incorporare il divertimentoSe inizi a sentirti annoiato. Se stai lavorando su un compito di routine o di base, prova a renderlo divertente da soli, creare una competizione interna o cercare elementi ricorrenti nel tuo lavoro per allontanare la noia.

6. Prioritare il lavoro importante

Problema:Hai molto lavoro da fare, e non sei sicuro di cosa concentrarsi prima.

Soluzione:Collega il tuo lavoro quotidiano agli obiettivi di squadra o società, quindi hai chiarezza su quali compiti sono importanti e in che modo ogni attività si collega agli obiettivi aziendali.

Sapere come il tuo lavoro quotidiano si collega agli obiettivi aziendali o agli iniziative di squadra non è solo un beltra-have-è una componente critica di una produttività efficace sul lavoro. Quando hai la chiarezza, puoi dare più in modo efficace il tuo lavoro, quindi puoi assicurarti di affrontare prima il tuo lavoro di impatto più alto. Inoltre, i membri del team che sanno come il loro lavoro si connette alle iniziative aziendali sonodue volte più motivato .

Viceversa, se non si dispone di un modo chiaro e semplice per collegare il tuo lavoro quotidiano al tuo team e agli obiettivi aziendali, non c'è modo di avere un buon senso di cosa dare priorità. Il modo migliore per farlo è con aSoftware di gestione del lavoro, piaceUDN Task Manager. Gestire i tuoi obiettivi e iniziative di team nello stesso posto in cui coordinate il lavoro quotidiano, la tua squadra può dare priorità al meglio, allineare e ottenere un grande lavoro. Infatti, secondo il UDN Task ManagerRapporto turisticoL'84% dei dipendenti che utilizzano un software di gestione del lavoro collaborativo affermano di avere una chiara comprensione di come il loro lavoro individuale riguarda gli obiettivi a livello aziendale, rispetto al 43% dei dipendenti che non utilizzano strumenti di gestione del lavoro.

7. Tagliare le notifiche

Problema:Sei distratto da notifiche costanti da e-mail, messaggistica e strumenti di gestione del progetto.

Soluzione:Prova le notifiche snoozing o usando funzionalità non disturbare.

Per andare a casa su cosa stai lavorando e ottieni il tuo miglior lavoro fatto, è necessario eliminare le distrazioni. Il più grande colpevole delle distrazioni è le notifiche, sia che siano notifiche produttive, come e-mail o messaggi allentati o notifiche non lavorative, come i ping dei social media e i messaggi di testo.

Aumentare la produttività del posto di lavoro non si tratta di tagliarti completamente - piuttosto, cercare strumenti che offrono "snooze" o non disturbare funzionalità. In questo modo, puoi immergerti in un profondo lavoro senza preoccuparti di essere tirato fuori dal flusso da una notifica mal a tempo.

Non disturbare le funzionalità hanno un altro vantaggio aggiuntivo: lasciano che i membri del tuo team sappiano che stai lavorando su qualcosa. La maggior parte degli strumenti con non disturbare le caratteristiche di Alert Team Membri che tentano di contattarti che non stai ricevendo notifiche in questo momento, in modo che possano prevedere più accuratamente quando si prevede un messaggio da te. Sapranno che non stai ricevendo notifiche, ma che risponderai a loro quando finisci il tuo lavoro. Questo è un ottimo modo per costruire abitudini di lavoro sano (e vita lavorativa).

8. Integrare i tuoi strumenti aziendali

Problema:Trascorri troppi contesto del tempo-commutazione tra diversi strumenti di business-chat, e-mail, fogli di calcolo e altro ancora.

Soluzione:Gestisci il tuo lavoro in una fonte centrale della verità che è in grado di integrare il tuo toolkit aziendale per evitare di passare da un'apps.

Lo sapevi che il dipendente medio cambia tra10 strumenti al giorno? Quando il tuo lavoro è sparso e difficile da trovare, spendi il tempo di lavoro prezioso e non produttivo semplicemente attivando tra gli strumenti sulla ricerca delle giuste informazioni. Se hai il contesto per il tuo lavoro in uno strumento, il lavoro stesso accadendo in un secondo strumento, e qualsiasi comunicazione su quel lavoro memorizzata in un terzo posto, semplicemente accedere alle informazioni necessarie per ottenere il lavoro svolto diventa un enorme scarico sul tuo posto di lavoro produttività.

Invece, trova una fonte centrale della verità in cui è possibile integrare tutti i tuoi strumenti aziendali, eliminare i silos di dati e in definitiva aumentare la produttività del posto di lavoro. Fa parte del lavoro di uno strumento di gestione del lavoro, che può aiutare la tua squadra a coordinare e gestire il lavoro. Tirando la tua comunicazione e il tuo coordinamento nello stesso posto, puoi trovare il contesto per il lavoro proprio dove succede il lavoro.

9. Automatizza il lavoro manuale

Problema:Trascorri troppe attività di routing del tempo e lavori manualmente il lavoro.

Soluzione:Seleziona uno strumento per aiutarti a automatizzare le attività di routine.

Un altro contributore di lavorare sul lavoro è il lavoro manuale-cose come le richieste di routing, condividendo compiti con le parti interessate per la visibilità e spostare le cose attraverso il tubo. Se gestisci una squadra o un progetto, probabilmente trascorri un buon pezzo della tua giornata su queste attività manuali, invece di concentrarsi su un lavoro produttivo ad alto impatto.

Per ridurre il lavoro manuale, provare uno strumento che automatizza il lavoro rapido per te. In questo modo, non devi preoccuparti che i compiti non stanno atterrando nel posto giusto, ma anche tu non devi fare tutto te stesso. Invece di trascorrere cinque minuti qui, 10 minuti che inseriscono un compito o pulire un modulo,Regole in UDN Task Managerpuò farlo per te Con le regole, selezionare un trigger-come un nuovo compito che viene creato o il cambiamento di stato di un compito - e un'azione come gli stakeholder come le parti interessate a un'attività per visibilità o modifica della data di scadenza. Questo è uno degli hack di produttività più facili da implementare, con i maggiori risultati.

10. Dì "No"

Problema:Francamente, c'è solo troppo sul tuo piatto in questo momento.

Soluzione:Pratica dicendo "no" a nuovi progetti, o prendere l'abitudine di chiarire le tue priorità e la larghezza di banda quando vengono suggerite nuove iniziative.

Dire "No" a un nuovo lavoro potrebbe sembrare un consiglio di produttività controintuitivo. Dopo tutto, non sono le persone più produttive che possono fare tutto? Beh, non proprio. Le persone produttive sanno quali sono le loro priorità - che significa anche sapere quali sono le loro priorità.

Quando dici "no" ai compiti non hai tempo, stai facendo più tempo per i compiti ad alto impatto che si connettono alle iniziative aziendali o agli obiettivi importanti e allineati con il tuoschema del progetto. Alla fine della giornata, non hai bisogno di "fare tutto", hai bisogno di un modo per concentrarti sul fare ciò che è più prezioso per te e la tua squadra.

Per dire "No" in modo efficace, praticare le aspettative di impostazione con la tua squadra. Ci sono alcuni modi diversi per affrontare questo:

Incorporare le strategie di gestione del controllo dei cambiamenti. Cambia controllo del controlloè la pratica di identificare, documentare e autorizzare modifiche al tuo lavoro o progetti. Con un processo di controllo delle modifiche, gli stakeholder possono inviare una richiesta per un cambio come un campo di applicazione del progetto alterato o il risultato aggiornato. Quindi, quel cambiamento è rivisto da te e da altri soggetti dei progetti. Se viene approvato, puoi andare al lavoro, ma da allora, dovresti avere chiarezza su ciò che la priorità e l'impatto relativa del cambiamento sono.

Prova una forma di assunzione di lavoro.Se stai ricevendo frequenti richieste di lavoro attraverso tutti i tipi di canali, standardizzano e semplificano tali richieste con aModulo. Una forma di aspirazione del lavoro consente di standardizzare i dettagli che le parti interessate stanno prevedendo quando chiedono nuovi lavori, come la priorità relativa, la data di scadenza ideale, e altro ancora.

Chiarire le priorità in anticipo e spesso.Anche se non dici "no", assicurati che i membri del team e le parti interessate capiscano la relativa priorità di ciò che stai lavorando. In questo modo, è possibile garantire il buy-in di stakeholder e membro del team sul tuo lavoro.

Prova a dire "Non adesso".Se dicono "No" non ha ragione, prova a salvare attività per una data futura. Tienili nei tuoi elenchi di attività per una giornata piovosa, ma non impantando la tua produttività con le cose per cui non hai tempo.

11. Mettiti per il successo

Problema:Trascorri tempo prezioso ogni mattina cercando di capire cosa concentrarsi per il giorno.

Soluzione:Triage Prossima lavoro Prima di firmare, quindi hai un chiaro punto di partenza la mattina dopo.

Sappiamo tutti la sensazione di registrare la prima cosa al mattino e diventando bombardato con una casella di posta overfull. All'improvviso, la tua lista di to-do mentale accuratamente strutturata esce la finestra, e trascorri il tuo intero mattutino triaggio e rispondendo alle e-mail. Accesso a uno spazio di lavoro disorganizzato può essere un enorme scarico. Invece di incoraggiare il lavoro profondo e aumentando la tua produttività, è una distrazione costante.

Al fine di prevenire questi tipi di mattinate, prepararti per il successo la sera prima. Prima di disconnettersi per il giorno, trascorri cinque minuti guardando oltre la tua lista di attività per il giorno successivo. Sapendo cosa sarà sul tuo piatto è il modo migliore per iniziare la tua giornata lavorativa produttiva.

12. Aumentare la chiarezza della squadra

Problema:Tu e la tua squadra trascorri tempo prezioso che insegue informazioni e approvazioni.

Soluzione:Condividi una fonte centrale della verità in modo da poter lavorare, rivedere e trovare contesto tutto in un unico posto.

Alla fine puoi ridurre il lavoro sul lavoro e aumentare la produttività al lavoro concentrandosi sulla chiarezza della squadra e sulla visibilità del progetto. Oggi, così tanto lavoro è sciocco e disconnesso. Ogni volta che spendiamo a cercare, chiedendo, o la caccia al lavoro è tempo che non siamo produttivi, il che significa che devi creare il tuo lavoro ad alto impatto in altri tempi. Ma per aumentarecollaborazione della squadraDurante il miglioramento del tuo equilibrio personale-vita personale, hai bisogno di un modo per collaborare in modo più efficace.

Il modo migliore per farlo è con aStrumento di gestione del lavoro. Gli strumenti di gestione del lavoro sono un modo per avvicinarsi e orchestrare i flussi di lavoro della tua organizzazione al fine di fornire la chiarezza che il tuo team ha bisogno di colpire i tuoi obiettivi più velocemente. Questi strumenti ti aiutano a coordinare persone e lavorare per garantire che ognuno abbia le informazioni necessarie per realizzare il lavoro che conta più nel modo più produttivo possibile.

Se sei pronto per iniziare con la gestione del lavoro, prova UDN Task Manager. . UDN Task Manager.È uno strumento di gestione del lavoro progettato per massimizzare la visibilità e ridurre al minimo il lavoro sul lavoro, in modo da poter concentrarsi su lavoro produttivo e ad alto impatto.

Le squadre produttive sono efficaci insieme

Le squadre più produttive sono quelle che condividono chiarezza e visibilità. In questo modo, non sei produttivo in un aspirapolvere, piuttosto, stai collaborando e collegando per ottenere il tuo miglior lavoro svolto nel più breve tempo possibile. Le squadre più produttive sono quelle che riescono a ridurre il lavoro sul lavoro, i compiti non produttivi che ostacolano il lavoro ad alto impatto.

Se sei pronto per aumentare la produttività del posto di lavoro e ottenere i tuoi compiti più importanti, provaUDN Task Manager., uno strumento di gestione del lavoro progettato per aiutare le squadre a lavorare insieme senza sforzo.