12 tips for å være mer produktive på arbeidsplassen

På UDN Task Manager, vi tror ikke produktiviteten er "å gjøre så mye som du absolutt kan, alltid." Vi tenker ikke engang på produktiviteten som en måte å få mest mulig ut av hver dag. Snarere tror vi produktive mennesker og lag er de som bruker mindre tid påArbeid om arbeid-Like å delta på statusmøter uten klare mål, søke etter dokumenter, eller jage godkjenninger - og mer tid på arbeid som betyr noe for organisasjonen din.

De mest produktive lagene reduserer tiden som brukes på lavpåvirkningsoppgaver, slik at de har mer tid til å få ekte arbeid, uten å jobbe mer.

Økende produktivitet uten å øke arbeidsbelastningen kan virke som en fantasi - men det er det vi er her for. Lær hvordan arbeidsstyringsverktøy somUDN Task ManagerKan hjelpe deg med å øke produktiviteten på arbeidsplassen og minimere arbeid om arbeid.

1. Forenkle omgivelsene dine

Problem:Det skjer for mye i arbeidsmiljøet ditt, som er distraherende.

Løsning:Ta kontroll over omgivelsene dine på enkle måter. Fokus på hva du kan kontrollere, og jobbe derfra.

Enten du erArbeider hjemmefraEller fra kontoret spiller arbeidsmiljøet en kritisk rolle i hvor produktiv og fokusert du kan være. I 2020 endret disse miljøene betydelig da den covid-19 pandemien uventet tvunget mange av oss til å finne utHvordan jobbe hjemmefra. Du har kanskje ikke hatt tid eller plass til å skape et godt arbeid hjemmefra oppsett, og i så fall er du ikke alene.

I april 2020,Vi undersøkte over 5000 globale arbeiderefor å få en følelse av hvordan deres arbeid hjemmefra hadde endret seg. Vi fant at 53% av globale respondentene ikke hadde et dedikert skrivebord, PC / laptop, eller pålitelig Internett-tilkobling, og 43% av dem jobbet med kjøkkenbord, sofaer eller senger.

Uansett hvor du jobber, trene reduserer utenfor distraksjoner for å lettere fokusere på oppgavene for hånden. Den beste måten å gjøre dette på er å starte små. For eksempel, hvis du ofte er distrahert av støy, prøv støyreduserende hodetelefoner. Hvis du ikke har en flott arbeidstol, kan du prøve å bruke en lumbal-støttepute. Ved å forenkle dinHjemmekontoroppsettOg å finne løsninger for vanlige distraherende, kan du finne fokus og flyt, i stedet for å lide av konstante distraksjoner.

2. Prøv tidsstyringsstrategier

Problem:Du har utviklet noen dårlige vaner når det gjelder å procrastinere.

Løsning:Slå din procrastination med prøvd og santTidsstyringsteknikker .

Vi alle procrastinate. Og procrastination er ikke iboende en dårlig ting - tiden du bruker procrastinating kan faktisk føre tilmer lykke og bedre beslutninger.Men når det gjelder å øke produktiviteten og høyeffektivt arbeid, vil du ha tidsboksen din procrastination slik at du ikke bruker hele arbeidsdagen ned et sosialt media kaninhull.

Tidsstyringsteknikker er måter å tenke på kommende arbeid for å komme seg i det rette hodet,redusere procrastination., og øk produktiviteten på arbeidsplassen. Selv å planlegge hvordan du skal takle arbeid på forhånd, kan du hjelpe deg med å fokusere. Det er flereTidsstyringsteknikkerDesignet for å hjelpe med produktivitet, inkludert:

Pomodoro-teknikken.Å begynne å brukePomodoro teknikk, Sett en timer i 25 minutter og dykk inn i arbeidet ditt. Når dine 25 minutter er opp, ta en 5 minutters pause, ideelt sett gjør noe fysisk som å gå til kjøkkenet for å få en matbit (selv om det er greit å bla gjennom sosiale medier hvis du virkelig vil). Gjenta de 25 minuttene på / fem minutter på øvelsen fire ganger. Så, etter den fjerde 25 minutters arbeidsøkt, ta en lengre pause på 20-30 minutter. Når det gjelder hvorfor det heter Pomodoro? Denne teknikken stammer fra Italia, hvor kjøkkenutløsere var tradisjonelt tomatformet, og Pomodoro er det italienske ordet for tomat.

Pareto-prinsippet. De Pareto-prinsippet, ellers kjent som 80/20 regel, er enkelt: det sier at du bruker 20% av tiden din på 80% av arbeidet ditt. Ved å anvende Pareto-prinsippet til tidsstyring, oppfordres du til å jobbe på 80% av arbeidet ditt som bare tar 20% av tiden din først. Ved å få raske oppgaver ut av veien, vil du føle deg mer oppnådd og være klar til å dedikere fokuset til størstedelen av arbeidet ditt for dagen (20% av arbeidet som tar 80% av tiden).

Få ting gjort (GTD). De GTD-metodeble oppfunnet av David Allen tidlig på 2000-tallet. I denne tidshåndteringsmetoden skriver du ned alt arbeidet du trenger å gjøre, så bryter du det i mindre biter om nødvendig. På den måten, i stedet for å huske arbeidet i hodet ditt og forsøke å huske og prioritere oppgavene dine, kan du se alt ditt kommende arbeid på ett sted og handle. For å ansette GTD-metodikken, sørg for at du har et system for å fange kommende oppgaver, som enOppgavebehandlingsverktøy .

Spis frosken. De Spis froskenTidsstyringsprinsippet er basert på det berømte Mark Twain-sitatet: "Hvis det er din jobb å spise en frosk, er det best å gjøre det første om morgenen." I spis på froskprinsippet bør du takle det vanskeligste arbeidet først, før du kan utsette. Når du er ferdig med ditt vanskeligste arbeid, vil alt som kommer etter at det blir mer behagelig og mindre vanskelig som alt du spiser etter å ha brukt en frosk.

3. Reduser opptatt

Problem:Arbeidet med arbeidet er å tømme lagets produktivitet.

Løsning:Prøv A.ProduktivitetsverktøyÅ dele en sentral kilde til sannhet med teamet ditt, og redusere barrieren for å komme inn for høyt slagarbeid.

Buywork er en viktig skyldig med arbeid om arbeid. På kontoret manifesterer Buywork hyppigst som ubetydelige, tidkrevende oppgaver, utilsiktet duplikativt arbeid eller lange prosesser for å finne informasjon eller få godkjenninger. Uten klarhet på hvem som gjør hva da, er mye av vår tid drenert til uproduktive aktiviteter.

For å slå opptattarbeidet, bygg en sentral sannhetskilde for alle lagets arbeid. Når alle kan se det store bildet og koble prikker på egenhånd, kan du bruke mer tid produktivt samarbeidende - og mindre tid på arbeid om arbeid. Når det gjelder hvordan du kan bygge en sentral kilde til sannhet med teamet ditt? Prøv et arbeidsstyringsverktøy, som UDN Task Manager .

Med enArbeidsstyringsverktøy, Du kan standardisere og sentralisere lagprosessene. Arbeid på store ideer, uten det travle. I stedet for å jage godkjenninger, kan du se hvordan leder eller relaterte interessenter utvikler seg på en gjennomgangsoppgave. I stedet for å sende e-post til å spørre igjen - når et lagmedlem vil bli ferdig med et oppdrag, kontroller deres fremgang direkte i ditt delte verktøy. Ved å redusere travle, kan du frigjøre tid for produktivt, høy effekt arbeid.

4. Kapitaliser på topp produktivitetstimer

Problem:Du har spredt møter hele dagen, så når du kommer ned på jobb, har du ikke uavbrutt tid til å fokusere.

Løsning:Planlegg møtene dine i blokker, slik at du kan fokusere på dypt arbeid under topp produktivitetstimer.

Hvis du noen gang har svart på spørsmålet "Er du en morgenperson eller en nattperson?" Du vet at personlig produktivitet kan variere betydelig basert på tidspunktet på dagen. For noen av oss, hammer ut arbeid første om morgenen er virkelig tilfredsstillende, og de oppgavene har en tendens til å være enklere å fokusere på. For andre, kan du foretrekke å komme ned til virksomheten etter lunsj. Å vite når du er mest produktive, kan du hjelpe deg bedre tilnærming og struktur din dag.

Så en gang du vet når du er mest produktive, trene bygningen "fokuset" i kalenderen din rundt dine topp produktive timer. På den måten, i stedet for hyppige, spredte møter, har du en kalender som er optimalisert for fokus og produktivitet. Du kan gjøre dette manuelt ved å planlegge en "fokus tid" -blokk på kalenderen din, eller bruk et kalenderhåndteringsverktøy somMed urviserenå automatisere det som fungerer for deg. Uansett, praksis optimalisere timeplanen din for å øke topp produktivitetstiden.

Alternativt kan du vurdere å planlegge arbeidsuke, slik at du har en helt møtefri dag. PåUDN Task Manager, vi harIngen møte onsdag, så vi kan fokusere på dypt arbeid på den dagen.Dyp arbeider noen fokusert klump av tid hvor du kan jobbe uten forstyrrelser. Når du ikke trenger å bekymre deg for møter eller distraksjoner, kan du dedikere mer tid til produktivt dypt arbeid.

5. Unngå multitasking.

Problem:Du jobber på noen få ting på en gang, men alt tar så lang tid.

Løsning:Fokus på en oppgave om gangen for å komme i strømningstilstand.

Morsomt faktum:Mennesker er egentlig ikke gode på multitasking. Når du forsøker å gjøre to ting på en gang, behandler hjernen din faktisk informasjon - for begge oppgavene - langsommere. Som et resultat, i stedet for å gjøre en ting godt, gjør du til slutt to ting mindre godt.

For å unngå multitasking og øke produktiviteten, fokus på å takle en oppgave om gangen. Pass på at du har nok dyp arbeidstid til å virkelig dykke inn i oppgavene dine, slik at du kan oppnå flytstatus. Når du er helt nedsenket i arbeidet ditt, er du inneFlow State.-Which er en mer energisk, involvert og hyggelig arbeidserfaring. Flow State hjelper deg ikke bare med å få arbeid gjort raskere, det har også en tendens til å bringe ut mer kreativitet og engasjement i arbeidet ditt.

Enkle tips for å redusere multitasking og øke strømmen:

Eliminere distraksjonerVed å sette telefonen med forsiden ned og deaktivere sosiale medier eller tekstvarsler på datamaskinen.

Før du dykker i arbeid, Spis en matbit, gå på toalettet, og hell deg selv et glass vann, så du er ikke distrahert av fysisk ubehag.

Lytt til beroligende musikkHvis det hjelper deg med å fokusere. Vurder å velge musikk som ikke har tekster, eller prøv å lytte til musikk på et språk du ikke snakker.

Inkorporere moroHvis du begynner å føle deg kjedelig. Hvis du jobber med en rutinemessig eller grunnleggende oppgave, kan du prøve å gjøre det morsomt, skape en intern konkurranse, eller se etter gjentatte elementer i arbeidet ditt for å kjøre bort kjedsomhet.

6. Prioritere viktig arbeid

Problem:Du har mye arbeid å gjøre, og du er ikke sikker på hva du skal fokusere på først.

Løsning:Koble ditt daglige arbeid til lag eller selskapsmål, så du har klarhet på hvilke oppgaver som er viktige og hvordan hver oppgave kobles til selskapets mål.

Å vite hvordan ditt daglige arbeid knytter seg til selskapets mål eller laginitiativer, er ikke bare en fin-å-ha-det er en kritisk komponent i effektiv produktivitet på jobben. Når du har klarhet, kan du effektivt prioritere arbeidet ditt, slik at du kan sørge for at du først takler ditt høyeffektive arbeid. I tillegg er lagmedlemmer som vet hvordan arbeidet kobles til selskapsinitiativerdobbelt så motivert .

Omvendt, hvis du ikke har en klar og enkel måte å koble ditt daglige arbeid til teamet ditt og selskapets mål, er det ingen måte for deg å ha en god følelse av hva du skal prioritere. Den beste måten å gjøre dette på er med enArbeidsadministrasjonsprogramvare, somUDN Task Manager. Ved å administrere lagets mål og initiativer på samme sted hvor du koordinerer daglig arbeid, kan teamet ditt best prioritere, justere og få godt arbeid gjort. Faktisk, ifølge UDN Task ManagerMålrapport, 84% av de ansatte som bruker en samarbeidsprosjektstyringsprogramvare, sier at de har en klar forståelse av hvordan deres individuelle arbeid er knyttet til selskapets brede mål, sammenlignet med 43% av de ansatte som ikke bruker arbeidsstyringsverktøy.

7. Kutt ned på varsler

Problem:Du er distrahert av konstante varsler fra e-post, meldinger og prosjektstyringsverktøy.

Løsning:Prøv å snoozing varsler eller bruke ikke forstyrr funksjoner.

For å komme inn på hva du jobber med og få ditt beste arbeid gjort, må du eliminere distraksjoner. Den største skyldige av distraksjoner er varsler - om de er produktive varsler, som e-post eller slakkmeldinger, eller ikke-arbeidsrelaterte varsler, som sosiale medier pings og tekstmeldinger.

Økende arbeidsplass Produktivitet handler ikke om å kutte deg helt, heller, se etter verktøy som tilbyr "snooze" eller ikke forstyrre funksjoner. På den måten kan du dykke i dypt arbeid uten å bekymre deg for å bli trukket ut av strømmen din med en dårlig varsel.

Ikke forstyrr funksjoner har en annen ekstra fordel: de lar dine lagmedlemmer vite at du jobber med noe. De fleste verktøy med ikke forstyrrer funksjoner Alert Team-medlemmer som forsøker å kontakte deg som du ikke mottar varsler akkurat nå, slik at de kan mer nøyaktig forutsi når de skal forvente en melding tilbake fra deg. De vet at du ikke får varsler, men at du svarer på dem når du er ferdig med arbeidet ditt. Dette er en fin måte å bygge sunt arbeid (og arbeidsliv) vaner.

8. Integrer forretningsverktøyene dine

Problem:Du bruker for mye tid kontekstbryter mellom ulike forretningsverktøy-chat, e-post, regneark og mer.

Løsning:Behandle arbeidet ditt i en sentral sannhetskilde som er i stand til å integrere forretningsverktøyet ditt for å unngå å bytte mellom apper.

Visste du at den gjennomsnittlige ansatt bytter mellom10 verktøy per dag? Når arbeidet ditt er spredt og vanskelig å finne, bruker du dyrebar, ikke-produktiv arbeidstid som bare bytter mellom verktøy på søket etter riktig informasjon. Hvis du har konteksten for arbeidet ditt i ett verktøy, skjer arbeidet selv i et annet verktøy, og enhver kommunikasjon om det arbeidet som er lagret på et tredje sted, og bare tilgang til informasjonen du trenger for å få arbeid, blir gjort en stor drenering på arbeidsplassen din produktivitet.

I stedet finner du en sentral sannhetskilde hvor du kan integrere alle dine forretningsverktøy, eliminere datasiloer, og til slutt øke produktiviteten på arbeidsplassen. Det er en del av jobben til et arbeidsstyringsverktøy - som kan hjelpe teamet ditt til å koordinere og administrere arbeid. Ved å trekke din kommunikasjon og koordinering på samme sted, kan du finne konteksten for arbeid rett der arbeidet skjer.

9. Automatiser manuell arbeid

Problem:Du bruker for mye tid ruting oppgaver og manuelt triing arbeid.

Løsning:Velg et verktøy for å hjelpe deg med å automatisere rutinemessige oppgaver.

En annen bidragsyter til arbeid om arbeid er manuell arbeidstakt som ruting forespørsler, deler oppgaver med interessenter for synlighet, og beveger ting gjennom røret. Hvis du administrerer et lag eller et prosjekt, bruker du sannsynligvis en god del av dagen din på disse manuelle oppgavene, i stedet for å fokusere på høyeffekt, produktivt arbeid.

For å redusere manuell arbeid, prøv et verktøy som automatiserer raskt arbeid for deg. På den måten trenger du ikke å bekymre deg for at oppgavene ikke lander på rett sted, men du trenger ikke å gjøre alt selv. I stedet for å tilbringe fem minutter her, 10 minutter, ruting en oppgave eller rydde opp et skjema,Regler i UDN Task Managerkan gjøre det for deg. Med regler, velg en trigger-lignende en ny oppgave som opprettes eller en oppgaves statusendring - og en action-lignende å legge til interessenter til en oppgave for synlighet eller endre forfallsdato. Dette er en av de enkleste produktivitetshackene å implementere - med de største resultatene.

10. Si "nei"

Problem:Helt ærlig, det er bare for mye på tallerkenen din akkurat nå.

Løsning:Praksis å si "nei" til nye prosjekter, eller bli vant til å avklare dine prioriteringer og båndbredde når nye initiativer foreslås.

Å si "Nei" til nytt arbeid kan virke som en counterintuitive produktivitetspiss. Tross alt, er det ikke de mest produktive menneskene de som kan gjøre alt? Vel, egentlig ikke. Produktive mennesker vet hva deres prioriteringer er - som også betyr å vite hva deres prioriteringer ikke er.

Når du sier "Nei" til oppgaver du ikke har tid til, gjør du mer tid til de høyeffektlige oppgavene som kobler til bedriftens initiativer eller viktige mål og justeres med dinprosjektplan. På slutten av dagen trenger du ikke å "gjøre alt" -Du trenger en måte å fokusere på å gjøre det som er mest verdifullt for deg og ditt lag.

For å si "Nei" effektivt, trene anleggsventilene med teamet ditt. Det er noen forskjellige måter å nærme seg dette på:

Inkorporere forandringsstyringsstrategier. Endre kontrolladministrasjoner praksis med å identifisere, dokumentere og autorisere endringer i arbeidet ditt eller prosjektene dine. Med en endringskontrollprosess kan interessenter sende inn en forespørsel om et endringslikt et endret prosjektomfang eller oppdaterte leveranser. Deretter vurderes den endringen av deg og andre prosjektinteressenter. Hvis det blir godkjent, kan du komme på jobb, men da bør du ha klarhet på hva forandringens relative prioritet og innvirkning er.

Prøv en arbeidsinntaksform.Hvis du får hyppige arbeidsforespørsler gjennom alle slags kanaler, standardiserer og forenkle disse forespørslene med aForm. Et arbeidsinntaksskjema gir deg mulighet til å standardisere detaljene interessenter gir når de ber om ny arbeid som den relative prioriteten, ideell forfallsdato og mer.

Klargjøre prioriteringer tidlig og ofte.Selv om du ikke sier "nei", sørg for at gruppemedlemmene dine og interessentene dine forstår den relative prioriteten til det du jobber med. På den måten kan du sikre interessent og lagmedlem innkjøp på arbeidet ditt.

Prøv å si "ikke akkurat nå."Hvis du sier "Nei" føler ikke riktig, prøv å spare oppgaver for en fremtidig dato. Hold disse i oppgavelistene for en regnfull dag, men ikke bøff produktiviteten din med ting du ikke har tid til.

11. Sett deg opp for suksess

Problem:Du bruker dyrebar tid hver morgen og prøver å finne ut hva du skal fokusere på for dagen.

Løsning:Triage kommende arbeid før du logger av, så du har et klart utgangspunkt neste morgen.

Vi vet alle følelsen av å logge på første ting om morgenen og bli bombardert med en overfylt innboks. Plutselig går din nøye strukturerte mentale oppgaveliste ut av vinduet, og du bruker hele morgenen triating og svarer på e-post. Å logge på et uorganisert arbeidsområde kan være en stor drenering. I stedet for å oppmuntre dyparbeid og øke produktiviteten din, er det en konstant distraksjon.

For å forhindre disse typer morgen, sett deg opp for suksess natten før. Før du logger deg på dagen, tilbringer du fem minutter ser over oppgavelisten din for neste dag. Å vite hva som skal være på tallerkenen din, er den beste måten å komme i gang på din produktive arbeidsdag.

12. Øk teamet klarhet

Problem:Du og ditt team bruker dyrebar tid på å jage informasjon og godkjenninger.

Løsning:Del en sentral sannhetskilde, slik at du kan jobbe, vurdere og finne kontekst alt på ett sted.

Til slutt kan du redusere arbeidet med arbeid og øke produktiviteten på jobb ved å fokusere på teamklarhet og prosjektets synlighet. I dag er så mye arbeid siled og frakoblet. Hver gang vi bruker leter etter, spør om, eller jaktende arbeid er tid, er vi ikke produktive - noe som betyr at du må gjøre ditt høyeffekt arbeid på andre tider. Men for å økeTeam samarbeidMens du også forbedrer din personlige arbeidsbalanse, trenger du en måte å samarbeide mer effektivt.

Den beste måten å gjøre det på er med enArbeidsstyringsverktøy. Arbeidsadministrasjonsverktøy er en måte å nærme seg og orkestrere organisasjonens arbeidsflyter for å gi klarheten at teamet ditt trenger å slå målene dine raskere. Disse verktøyene hjelper deg med å koordinere folk og jobbe for å sikre at alle har informasjonen de trenger for å oppnå det arbeidet som betyr mest mulig produktiv mulig måte.

Hvis du er klar til å komme i gang med arbeidsstyring, prøv UDN Task Manager . UDN Task ManagerEr et arbeidsstyringsverktøy designet for å maksimere synligheten og minimere arbeid om arbeid - slik at du kan fokusere på produktivt, høy effekt.

Produktive lag er effektive sammen

De mest produktive lagene er de som deler klarhet og synlighet. På den måten er du ikke produktiv i vakuum - heller du samarbeider og kobler til å få ditt beste arbeid gjort på kortest mulig tid. De mest produktive lagene er de som klarer å redusere arbeidet med arbeid - de ikke-produktive oppgavene som kommer i veien for høyt slagarbeid.

Hvis du er klar til å øke produktiviteten på arbeidsplassen og få dine viktigste oppgaver gjort, prøvUDN Task Manager, et arbeidsstyringsverktøy designet for å hjelpe lagene som arbeider sammen uten problemer.