Plan de gestión de proyectos: propósito y ejemplos.
Sin un plan de gestión de proyectos, está obligado a poner muchas cosas en riesgo. A veces, un proyecto pasa por toda la fase de planificación de la gestión de proyectos, pero sufre debido a la mala ejecución.
Un plan de concreto actúa como la Fundación para cualquier proyecto, independientemente de su escala.
Hemos curado esta guía para explicar cómo crear y diseñar una efectividad.plan de gestión de proyectos .
¿Qué es un plan de gestión de proyectos?
Un plan de gestión de proyectos resalta cómo se realizará, se controlará y controlará el proyecto, a partir de la fase de iniciación, y va hasta el producto final.
Tenga en cuenta que su plan de proyecto apunta a definir el método que su equipo usará para ejecutar la estructura.entregables a tiempo .
Para ese fin, el plan de gestión del proyecto también debe incluir idealmente un proceso para medir elAnálisis de rendimiento de referencia. Hacerlo, ayuda a no solo identificar las áreas débiles durante la vida útil de un proyecto, sino que también garantiza un éxito a largo plazo relacionado con proyectos futuros.
Diferencia entre un plan de gestión de proyectos y un plan de proyecto.
La diferencia entre un plan de gestión de proyectos y un plan de proyecto no es tan claro como podría esperar.
La diferencia entre los dos puede depender completamente de la organización con la que está trabajando.
Se han visto a muchas empresas que utilizan los dos términos indistintamente para referirse al mismo plan.
Por otro lado, ciertas compañías clasifican estos dos como diferentes planes por completo.
Si observa los dos planes, aquí hay ciertas diferencias que puede notar:
El propósito de un plan de gestión de proyectos.
Dado que va a pasar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo que crea su plan de administración, es imperativo comprender algunos conceptos básicos.
Hay diferentes propósitos para crear un plan de gestión. Algunos de ellos se adjuntan a continuación. ¡Echar un vistazo!
El primer propósito de crear un plan de gestión es bastante obvio, y eso es paraPlanea tu proyecto. Como gerente de proyecto, antes de ingresar a la ejecución de un proyecto, es importante planificar y comprender el proyecto en su totalidad y cómo progresará a través de su ciclo de vida.
También es un beneficio de crear un plan de gestión que puede proporcionar información e iluminar el patrocinador de su proyecto sobre cómo planeagestionar el proyecto .
Aunque, se debe tener en cuenta que a veces el patrocinador del proyecto está en otra organización que la que trabaja en el proyecto, y por lo tanto, cierta información en su plan de administración no siempre es aplicable para ellos.
Los planes de gestión también se utilizan a menudo como una guía para tomar la ayuda de cuando surgen problemas o problemas. Siempre que surja un problema en el progreso del proyecto, usted como gerente de proyecto debe consultar su plan de administración.
Esencialmente, debería haber incluido cualquier problema de este tipo en su plan de administración y discutir cómo abordar el problema si surgiera.
Sin embargo, si no es el caso y el plan de gestión no resalta el problema en particular que enfrenta, debe tomar una nota y asegurarse de incluirlo en cualquier plan de administración futuro que cree.
Componentes básicos de un plan de gestión de proyectos.
Todos los planes de gestión incluyen todos los elementos que definen la gestión de su proyecto.
Sin embargo, ciertos componentes son bastante estándar para cada plan de este tipo.
Discutiremos cada uno de estos elementos a su vez.
Hemos enumerado la declaración de alcance como el primer elemento de la lista de componentes para su plan de gestión por una razón muy importante.
Es una de lasResponsabilidades fundamentales de un gerente de proyectoPara comprender el alcance del proyecto y asegurarse de que el proyecto permanezca dentro de los límites de ese alcance.
Una de las razones más comunes pararetrasos del proyectoy aumentadopresupuestosde proyectos se debe a la fluencia de alcance.
Puede usar el enfoque S.M.A.R.T para definir el alcance para asegurarse de que el alcance que defina para su proyecto es tanto efectivo como adecuado.
INTELIGENTErepresenta S pecíMETROfacilentable, A tanteable, R ealista, y T de imentar
A estructura de desglose del trabajoDefine el aspecto "que" de un proyecto.
La estructura de desglose de trabajo destaca todos los elementos que se requiere un proyecto para lograr un éxito y generalmente se realiza a través de una pantalla gráfica organizada con múltiples niveles.
Factores críticos del éxitoSon aquellos componentes de su proyecto que deben lograrse para considerar su proyecto completado y un éxito.
Los gerentes de proyecto y los equipos generalmente definen sus propios factores de éxito crítico.
InvestigaciónRealizado sobre qué factores se consideran influyen significativamente para influir significativamente en que el éxito de un proyecto tenga los siguientes hallazgos:
Otros factores que a menudo son equiparados como factores críticos de éxito incluyen:
Con cualquier proyecto, el recurso más valioso es las personas involucradas en el proyecto, y las que conforman su equipo de proyecto, y eso es¿Por qué la planificación de recursos?En la gestión de proyectos también es esencial.
El plan de recursos humanos es importante, no importa si está planeandocontrataciónNuevos empleados o trabajando con personas que lo has hecho antes.
Al crear su plan de administración, asegúrese de que la parte de recursos humanos incluya lo siguiente:
5 mejores certificaciones de gestión de recursos humanos en 2022
La comunicación es esencial paracolaboracióny la colaboración es la base para la entrega exitosa del proyecto.
Dependiendo del proyecto que esté ejecutando, y los involucrados en él, su plan de comunicación de gestión de proyectos puede variar.
A menudo, la mala comunicación puede llevar a plazos perdidos, los presupuestos extendidos y el temido alcance, seguimos mencionando.
Un plan de comunicación no se indica simplemente a los miembros de su equipo, sino que también debe incorporar la frecuencia con la que debe hablar con su cliente y las partes interesadas, qué modo decomunicaciónPlanea usar y con qué frecuencia planea comunicarte.
Una de las responsabilidades más imperativas de un gerente de proyecto es administrar elproyectos Deliverable, por lo tanto, incluirlos en su plan de gestión también es igual de crucial.
Los entregables del proyecto son aquellos bienes o servicios producidos como resultado de su proyecto, que tiene la intención de entregar a su cliente o cliente.
Simplemente, describir la entrega, a menudo es insuficiente y, por lo tanto, debe intentar incluir detalles sobre sus entregables, incluyendo:
Se debe crear y desarrollar una lista de partes interesadas para el plan de gestión no solo para realizar un seguimiento de¿Quiénes son tus partes interesadas?y desarrolle la lista si cambian, pero también le permite realizar un seguimiento de su plan de comunicación.
No se proporciona ningún proyecto, la rienda gratuita de los recursos monetarios y, por lo tanto, la creación de un presupuesto, incluirlo en el plan de gestión es esencial.
El presupuesto también es uno de los factores críticos de éxito que muchos gerentes de proyectos consideran destacar el éxito de un proyecto en particular.
Ciertos proyectos se asignan un presupuesto desde el principio y su trabajo es mostrar cómo asignará este recurso, otras veces que tenga que proporcionar unPlan de presupuestoa los clientes o partes interesadas, y determinarán si van a proporcionar el presupuesto que ha descrito.
Dependiendo de su proyecto y su plan, también puede incluir su plan de presupuesto en su estructura de desglose de trabajo.
Al igual que el presupuesto, ningún proyecto se le da un tiempo ilimitado para ser entregado. Es por eso que programar su proyecto es muy esencial.
A menudo, son las partes interesadas externas que determinan las fechas de entrega del proyecto.
Es bastante común que haya cambios en el calendario de un proyecto durante el ciclo de vida debido a ciertos factores, es por eso que el calendario requiere una gestión activa.
Mira esto:
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Es común que cuandoiniciar un proyectoEncuentra que requerirá subcontratistas, consultores y proveedores.
Por lo tanto, debe asegurarse de que su plan de administración describe estos:
La gestión de los contratistas externos se convierte en una tarea importante, ya que no están afiliados a suOrganización directamentey, por lo tanto, no tienen la misma unidad o incluso la comprensión del progreso o el horario de su proyecto.
Los registros de riesgos son aquellos documentos que identifican los riesgos, incluyen el análisis de riesgos, así como los planes de respuesta al riesgo.
El registro de riesgo es importante no solo durante la fase de planificación, pero el documento se utiliza a lo largo del ciclo de vida del proyecto para monitorear y controlar los riesgos.
Por lo tanto, recuerda hacer tuPlan de gestión de riesgos del proyectofácil de entender, tener la capacidad de adaptarse cuando sea necesario, y se hace referencia en todo elproceso de proyecto .
Defina la importancia de cualquier riesgo potencial sobre la probabilidad y el impacto en su proyecto.
La mayoría de las organizaciones siguen un proceso simple para resaltar e identificar riesgos y luego hacer un registro de riesgo.
Los siguientes criterios se destacan en los registros de riesgos:
Conozca el software de gestión de riesgos superior:
El software de gestión de los 17 mejores riesgos de 2022.
¿Cómo crear un plan de gestión de proyectos?
El plan de gestión de proyectos se crea gradualmente, y como se nos ha descrito, el plan consta de planes de componentes separados y, por lo tanto, no se puede crear hasta que se realice cada uno de los elementos individuales.
La mayoría de los componentes del plan de gestión se crean durante los procesos distintivos y, por lo tanto, se incorporan de manera diferente.
Si lo miramos de acuerdo con elGuía de PMBOKEl plan de gestión es un producto del proceso del plan de gestión de proyectos.
Use lo que ya tiene que incorporar toda su información y material en su plan de administración.
Entonces, por ejemplo, durante la fase de inicio de un ciclo de vida de un proyecto, ya debería haber ideado un resumen del alcance, un breve plan presupuestario y su programa de objetivos.
Por lo tanto, cuando comienza a desarrollar el plan de administración, puede usar estas afirmaciones y revisar aún más los componentes para crear un más detalladocomprensión del proyecto .
Puedes usarGestor de tareas UDNPara su proceso de planificación del proyecto | Así es cómo
Gestor de tareas UDN es una herramienta de gestión de proyectos para equipos inteligentes, pero no solo la plataforma lo ayuda a lo largo del ciclo de vida del proyecto, sino que puede usarGestor de tareas UDNPara ayudarlo a crear su plan de gestión.
Gestor de tareas UDN 's Vista del calendarioLe proporciona un lugar para la planificación y la programación y la gestión de recursos.
losseguimientoLa función le permite establecer una fecha de inicio y finalización planificada de una tarea antes de iniciar las operaciones y compararlas con el programa planificado.
Las características de planificación le permiten asignar plazos del proyecto y rastrear todo.
Puedes usarGestor de tareas UDN Las funciones de la reunión de la reunión para transmitir su plan de administración para los miembros del equipo, los clientes o las partes interesadas. Luego pueden notar la claveMinutos de reunión, o crear acciones y decisiones de seguimiento.
Gestor de tareas UDNTambién proporciona una capacidad de seguimiento de errores y emisión, que le permite rastrear, asignar, priorizar y solucionar cualquier problema conProblema de software de gestión .
Los gráficos de Gantt se pueden usar como una herramienta visual para ver el progreso de su gestión de proyectos y se puede utilizar para elaborar su estructura de desglose de trabajo.
También,Gestor de tareas UDNPronto sale con una función para la planificación presupuestaria, lo que lo ayudará a crear sus planes y verlos.
Esta es solo la punta de la montaña, echa un vistazo a la lista completa decaracteristicasdisponible en elGestor de tareas UDNSitio web, para ver qué tan fácil será su planificación.
¡Conclusión!
¡Ahí tienes! Es, literalmente, el quid de las cosas que necesita saber sobre cómo comenzar su plan de administración. El proceso también es aplicable a los programas y las metodologías de los administradores de programas.
No olvides mantener un puesto de observación de actualizaciones a este post. Continuaremos brindándole una idea detallada de todos los requisitos de planificación de su gestión de proyectos de principio a fin.
