Planificación de la capacidad: qué es y cómo hacerlo.
Antes de comenzar a hornear un pastel, el primer paso es asegurarse de que tenga la cantidad correcta de ingredientes. Si tienes un huevo corto o un poco de azúcar, tu pastel seguramente saldrá de probar un poco extraño.
Lo mismo es cierto para un proyecto grande: si no tiene suficientes recursos para completar el proyecto, no se resultará como se esperaba. Para asegurarse de tener todos los ingredientes adecuados cuando lo necesite, en este caso, los miembros del equipo, las habilidades y las herramientas, usen el proceso de planificación de capacidades.
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es el proceso de determinar las necesidades potenciales de su proyecto. Para ponerlo simplemente, significa tener los recursos correctos disponibles cuando lo necesitará. Los recursos podrían significar individuos con las habilidades adecuadas, el tiempo disponible para agregar otro proyecto, o el presupuesto necesario.
Beneficios de la planificación de la capacidad.
Como un gerente de proyecto ¿Por qué debería crear un plan de capacidad para su equipo? Conocer los requisitos de capacidad para diferentes proyectos puede ayudar a prevenir los cuellos de botella y mantener una cadena de suministro que fluye. Aquí hay algunos beneficios más de la planificación de la capacidad:
Tomar decisiones informadas de personal
A medida que su equipo comienza a pronosticar nuevos proyectos, cree un plan de capacidad para asegurarse de que no sobrecargue el ancho de banda de su equipo. Una comprensión clara de la capacidad del equipo puede ayudar a prevenir el agotamiento, que El 71% de los trabajadores experimentados al menos una vez en 2020. .
La planificación efectiva de la capacidad alinea los conjuntos de habilidades de su equipo actual con su disponibilidad para nuevos proyectos. Si no hay suficientes recursos disponibles para un proyecto, entonces sabrá que necesita agregar más recursos a su equipo.
Comprender los conjuntos de habilidades de su equipo y conocer su capacidad de trabajo adicional puede prevenir el agotamiento y acelerar el proceso de toma de decisiones cuando se trata de personal.
Minimizar los costos de producción.
Cuando administra la capacidad de su equipo, está optimizando sus recursos para el alcance del trabajo que debe completarse. Esto significa que no está pagando más recursos de los que necesita, en última instancia, minimizando los costos de producción. Por ejemplo, si tiene 12 miembros en un equipo que trabaja en el proyecto A que puede ser completado por nueve miembros, puede asignar tres de los miembros del equipo a Project B, minimizando el gasto en el proyecto A.
Esto también puede ayudarlo a minimizar el costo de los proyectos futuros. Cuando crea un plan de capacidad para un proyecto, puede usarlo como una línea de base para un proyecto similar en el futuro. Al tener esa línea de base, tiene un punto de inicio útil y no necesita pronosticar los requisitos de capacidad desde cero. Esto puede ahorrar tiempo de equipo y acelerar el proceso de planificación de la capacidad.
¿Cuál es la diferencia entre la planificación de la capacidad y la planificación de recursos?
Mientras que a veces se usan indistintamente, la planificación de la capacidad y planeación de recursos Son similares pero ligeramente diferentes estrategias de planificación de proyectos.
La planificación de la capacidad se centra en la oferta y la demanda de sus recursos. La idea es que un plan de capacidad sólido puede pronosticar cuando tendrá un aumento en la demanda de más recursos, por lo que puede anticipar que la brecha.
La planificación de recursos se centra en los recursos que ya tiene y dónde puede asignar esos recursos . La planificación de la capacidad de recursos es una combinación de los dos: anticipando la necesidad de más recursos en el futuro.
Diferentes tipos de planificación de capacidad.
Hay tres tipos diferentes de planificación de capacidad y se utilizan en diferentes escenarios para optimizar la capacidad de producción.
Planificación de capacidad de plomo
La estrategia de capacidad de plomo, o la estrategia principal, es el proceso de aumentar la capacidad de producción cuando está anticipando una alta demanda.
Un ejemplo de planificación de capacidad de plomo es cuando los minoristas contratan una afluencia de trabajadores de temporada durante las vacaciones. Los empleadores minoristas saben que generalmente existe un aumento de los clientes durante este tiempo, por lo que agregan subcount adicional en un corto período de tiempo.
Planificación de la estrategia de retraso
La planificación de la estrategia de retraso es el proceso de aumentar la capacidad de producción cuando está experimentando una demanda en tiempo real.
A menudo ves esto sucediendo en la industria del restaurante cuando alguien está "de guardia". Dependiendo de qué tan ocupado es el restaurante, la administración puede llamar a miembros adicionales del equipo para asegurarse de que haya suficientes recursos (en otras palabras, miembros del equipo) para cubrir a todos los clientes que tienen para esa noche.
PLANIFICACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE PARTIDO
La planificación de la estrategia del partido es una combinación de planificación de capacidad de plomo y planificación de estrategia de retraso. El proceso de planificación de la estrategia de partido requiere una capacidad de aumento lento en pequeños incrementos hasta que alcance la utilización de recursos deseada.
Tome el ejemplo anterior de la industria del restaurante, un gerente de piso puede tener varios empleados diferentes en llamadas por la noche. Si reciben una parte grande inesperada, el gerente puede decidir llamar a más de un servidor para cubrir hasta que las multitudes mueran.
El proceso de planificación de la capacidad.
El proceso de planificación de la capacidad puede variar de una compañía a la empresa, pero hay algunos pasos básicos que ocurren en cada proceso:
Pronosticado tu demanda anticipada : Si sabe que tiene un nuevo proyecto, haga una estimación educada sobre qué trabajo debe hacerse para estos proyectos. Esto le dará una idea de los recursos que deberá completar el proyecto y usted puede compararlo con los recursos que tiene a mano.
Determinar la capacidad requerida : Basado en sus estimaciones iniciales, se aproximan a la capacidad que necesitará para completar el trabajo que pronosticó en el paso anterior. Intente usar una unidad común de horas de medición, o una herramienta de estimación de proyectos, como Tamaño de la camiseta . Por ejemplo, los administradores de ingeniería estiman la planificación de la capacidad de acuerdo con la cantidad de horas necesarias para completar un proyecto.
Calcule la capacidad de recursos de su equipo actual. : Si está agregando otro proyecto a la placa de su equipo, desea asegurarse de que tengan la capacidad de manejarlo para que no se quemen. Si la persona promedio puede hacer aproximadamente 30 horas a la semana y actualmente tienen proyectos en los que están trabajando, consulte la cantidad de capacidad que tienen en una semana restando su carga de trabajo actual en horas desde el promedio de 30.
Mida la brecha entre la capacidad actual y la capacidad requerida: Sobre la base de la capacidad necesaria para un proyecto, mida cómo se comparan sus recursos actuales con la demanda anticipada.
Alinee la capacidad con la demanda. : Mirando la brecha anterior de la capacidad, optimice los dos para que se equilibre. Si su equipo está actualmente en capacidad y no puede asumir trabajo adicional para completar el proyecto, agregue más miembros del equipo a corto plazo para que se realice el proyecto. Si tiene más recursos de lo necesario, considere agregar otro proyecto para optimizar efectivamente sus recursos disponibles.
Herramientas de planificación de capacidad
Hay muchas herramientas de planificación de capacidad diferentes en el mercado, y encontrar el correcto depende de lo que quiera priorizar para su equipo. Algunas herramientas de gestión de recursos son altamente específicas y se enfocan solo en la planificación de la capacidad o la gestión de recursos.
Usando un Herramienta de gestión de trabajo me gusta Gestor de tareas UDN Puede ayudarlo a administrar los recursos, controlar la carga de trabajo de su equipo y agilizar la comunicación, todo en una plataforma. El equipo en Hudl Monitorea regularmente la carga de trabajo de su equipo en Gestor de tareas UDN para que puedan reevaluar fácilmente la capacidad de su equipo y reasignar el trabajo antes de que alguien se queme. Debido a que pueden ver su trabajo en un espacio compartido, nadie está empapado. Para aprender más, lee acerca de Cómo hudl reescribe su libro de jugadores para el éxito de marketing con Gestor de tareas UDN .
