Kapasitetsplanlegging: Hva det er og hvordan å gjøre det
Før du begynner å bake en kake, er det første trinnet å sørge for at du har den rette mengden ingredienser. Hvis du er kort et egg eller ned litt sukker, er kaken din sikker på å komme ut litt merkelig.
Kapasitetsplanlegging: Hva det er og hvordan å gjøre det
Før du begynner å bake en kake, er det første trinnet å sørge for at du har den rette mengden ingredienser. Hvis du er kort et egg eller ned litt sukker, er kaken din sikker på å komme ut litt merkelig.
Det samme gjelder for et stort prosjekt: Hvis du ikke har nok ressurser til å fullføre prosjektet, vil det ikke vise seg som forventet. For å sikre at du har alle de riktige ingrediensene når du trenger det - i dette tilfellet, bruker teammedlemmer, ferdigheter og verktøy for kapasitetsplanleggingsprosessen.
Hva er kapasitetsplanlegging?
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Kapasitetsplanlegging er prosessen med å bestemme de potensielle behovene til prosjektet ditt. For å si det enkelt, betyr det å ha de riktige ressursene som er tilgjengelige når du trenger det. Ressurser kan bety enkeltpersoner med de rette ferdighetene, tiden som er tilgjengelig for å legge til et annet prosjekt, eller det nødvendige budsjettet.
Fordeler med kapasitetsplanlegging
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Som en
prosjektleder
, hvorfor skal du opprette en kapasitetsplan for laget ditt? Å vite kapasitetskravene til ulike prosjekter kan bidra til å forhindre flaskehalser og holde en forsyningskjede som strømmer. Her er noen flere fordeler med kapasitetsplanlegging:
Gjøre informerte bemanningsbeslutninger
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Siden laget ditt begynner å prognosere nye prosjekter, opprett en kapasitetsplan for å sikre at du ikke overbelaster lagets båndbredde. En klar forståelse av lagkapasitet kan bidra til å forhindre utbrenthet-hvilken
71% av arbeidstakere opplevde minst en gang i 2020
.
Effektiv kapasitetsplanlegging justerer dine nåværende lags ferdighetssett med tilgjengeligheten for nye prosjekter. Hvis det ikke er nok tilgjengelige ressurser for et prosjekt, vet du at du må legge til flere ressurser i teamet ditt.
Å forstå lagets ferdighetssett og å vite deres evne til ekstra arbeid, kan forhindre utbrenthet og øke hastigheten på beslutningsprosessen når det gjelder bemanning.
Minimere produksjonskostnadene
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Når du administrerer lagets kapasitet, optimaliserer du ressursene dine for omfanget av arbeidet som må fullføres. Dette betyr at du ikke betaler for flere ressurser enn du trenger, til slutt minimere produksjonskostnadene. For eksempel, hvis du har 12 medlemmer på et lag som arbeider med prosjekt A som kan fullføres av ni medlemmer, kan du tildele tre av de lagmedlemmene til prosjektet B, minimere utgiftene på prosjekt A.
Dette kan også hjelpe deg med å minimere kostnadene for fremtidige prosjekter. Når du oppretter en kapasitetsplan for ett prosjekt, kan du bruke det som en baseline for et lignende prosjekt i fremtiden. Ved å ha den baseline, har du et nyttig utgangspunkt og trenger ikke å prognose kapasitetskrav fra grunnen av. Dette kan spare lagtid og fremskynde kapasitetsplanleggingsprosessen.
Hva er forskjellen mellom kapasitetsplanlegging og ressursplanlegging?
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Mens de noen ganger brukes utveksling, kapasitetsplanlegging og
ressursplanlegging
er like, men litt forskjellige prosjektplanleggingsstrategier.
Kapasitetsplanlegging fokuserer på tilbud og etterspørsel av ressursene dine. Tanken er at en sterk kapasitetsplan kan prognose når du får en økning i etterspørselen etter flere ressurser, slik at du kan forutse det gapet.
Ressursplanlegging fokuserer på ressursene du allerede har og hvor du kan
allokere disse ressursene
. Ressursskapasitetsplanlegging er en kombinasjon av de to: Forventende behovet for flere ressurser i fremtiden.
Ulike typer kapasitetsplanlegging
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Det er tre forskjellige typer kapasitetsplanlegging, og de brukes i forskjellige scenarier for å optimalisere produksjonskapasiteten.
Ledekapasitetsplanlegging
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Ledekapasitetsstrategi, eller ledningsstrategi, er prosessen med å øke produksjonskapasiteten når du er i påvente av høy etterspørsel.
Et eksempel på blykapasitetsplanlegging er når forhandlere leier en tilstrømning av sesongarbeidere i løpet av ferien. Retail arbeidsgivere vet at det vanligvis er en økning av kunder i løpet av denne tiden, slik at de legger til ekstra overskrift på kort tid.
Lagstrategi planlegging
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Lag Strategi Planning er prosessen med å øke produksjonskapasiteten når du opplever en sanntids etterspørsel.
Du ser ofte dette skjer i restaurantbransjen når noen er "på samtale". Avhengig av hvor opptatt restauranten er, kan ledelsen ringe flere lagmedlemmer for å sikre at det er nok ressurser (med andre ord lagmedlemmer) for å dekke alle kundene de har for den kvelden.
Match strategi planlegging
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Match Strategy Planning er en kombinasjon av blykapasitetsplanlegging og lagringsplanlegging. Prosessen med kampstrategiplanlegging krever langsomt økende kapasitet i små trinn før du når ønsket ressursutnyttelse.
Ta det forrige eksempelet på restaurantbransjen-en gulvleder kan ha flere forskjellige ansatte på kallet for natten. Hvis de får en uventet stor fest i, kan lederen bestemme seg for å ringe inn mer enn en server for å dekke til folkemengder dør ned.
Kapasitetsplanleggingsprosessen
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Kapasitetsplanleggingsprosessen kan variere fra firma til selskap, men det er noen få kjerne trinn som skjer i hver prosess:
Prognose din forventede etterspørsel
: Hvis du vet at du har et nytt prosjekt som kommer opp, gjør et utdannet estimat på hvilket arbeid som må gjøres for disse prosjektene. Dette vil gi deg en ide om ressursene du trenger for å fullføre prosjektet, og du kan sammenligne det med ressursene du har på hånden.
Bestemme nødvendig kapasitet
: Basert på dine opprinnelige estimater, omtrentlig kapasiteten du trenger for å fullføre det arbeidet du har vurdert i forrige trinn. Prøv å bruke en felles enhet med måle-lignende timer eller et prosjekt estimeringsverktøy som
T-skjorte dimensjonering
. For eksempel, ingeniørforvaltere estimerer kapasitetsplanlegging i henhold til antall timer som trengs for å fullføre et prosjekt.
Beregn ressursskapasiteten til ditt nåværende lag
: Hvis du legger til et annet prosjekt på lagets tallerken, vil du sørge for at de har kapasitet til å håndtere det slik at de ikke brenner ut. Hvis den gjennomsnittlige personen kan gjøre ca. 30 timer i uken, og de har for tiden prosjekter de jobber med, se hvor mye kapasitet de har i en uke ved å trekke sin nåværende arbeidsbelastning i timer fra gjennomsnittet 30.
Mål gapet mellom nåværende kapasitet og den nødvendige kapasiteten:
Basert på kapasiteten som trengs for et prosjekt, må du måle hvordan dine nåværende ressurser sammenligner med forventet etterspørsel.
Juster kapasiteten med etterspørsel
: Ser på det forrige gapet i kapasitet, optimaliserer de to så det balanserer ut. Hvis teamet ditt for øyeblikket er i kapasitet og ikke kan påta seg ytterligere arbeid for å fullføre prosjektet, legg til flere lagmedlemmer på kort sikt for å få prosjektet gjort. Hvis du har flere ressurser enn nødvendig, bør du vurdere å legge til et annet prosjekt for å effektivisere dine tilgjengelige ressurser effektivt.
Kapasitetsplanleggingsverktøy
[1. 3]UDN Task Manager
forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner
Det er mange forskjellige kapasitetsplanleggingsverktøy på markedet, og å finne den rette avhenger av hva du vil prioritere for teamet ditt. Noen ressursstyringsverktøy er svært spesifikke og bare fokuserer på kapasitetsplanlegging eller ressursforvaltning.
Kan hjelpe deg med å administrere ressurser, overvåke lagets arbeidsbelastning og effektivisere kommunikasjon-alt i en plattform. Teamet på
Hudl.
overvåker regelmessig lagets arbeidsbelastning i[1. 3]UDN Task Manager
Så de kan lett revurdere lagets kapasitet og tilordne arbeid før noen brenner ut. Fordi de kan se sitt arbeid i ett fellesrom, er ingen overbooket. For å lære mer, les om
Hvordan Hudl omskriver sin playbook for å markedsføre suksess med[1. 3]UDN Task Manager
.
