Planejamento de capacidade: o que é e como fazê-lo
Antes de começar a assar um bolo, o primeiro passo é ter certeza de que você tem a quantidade certa de ingredientes. Se você é curto um ovo ou para baixo um pouco de açúcar, seu bolo é certo para sair degustação um pouco estranho.
O mesmo é verdadeiro para um grande projeto: se você não tiver recursos suficientes para concluir o projeto, ele não será exibido conforme o esperado. Para garantir que você tenha todos os ingredientes certos quando precisar, neste caso, membros da equipe, habilidades e ferramentas - use o processo de planejamento de capacidade.
O que é o planejamento de capacidade?
O planejamento de capacidade é o processo de determinar as necessidades potenciais do seu projeto. Para colocá-lo simplesmente, significa ter os recursos certos disponíveis quando você precisará. Os recursos podem significar indivíduos com as habilidades certas, tempo disponível para adicionar outro projeto, ou o orçamento necessário.
Benefícios do Planejamento de Capacidade
Como umgestor de projetoPor que você deve criar um plano de capacidade para sua equipe? Conhecer os requisitos de capacidade para diferentes projetos podem ajudar a impedir os gargalos e manter uma corrente de fornecimento fluindo. Aqui estão mais alguns benefícios do planejamento de capacidade:
Tomar decisões de pessoal informadas
À medida que sua equipe inicia a previsão de novos projetos, crie um plano de capacidade para garantir que você não sobrecarregue a largura de banda da sua equipe. Uma clara compreensão da capacidade da equipe pode ajudar a evitar o burnout - que71% dos trabalhadores experimentaram pelo menos uma vez em 2020 .
O planejamento de capacidade efetiva alinha os conjuntos de habilidades da sua equipe atual com sua disponibilidade para novos projetos. Se não houver recursos disponíveis suficientes para um projeto, você saberá que precisa adicionar mais recursos à sua equipe.
Entendendo os conjuntos de habilidades de sua equipe e saber que sua capacidade de trabalho adicional pode evitar o burnout e acelerar o processo de tomada de decisão quando se trata de pessoal.
Minimizar os custos de produção
Quando você gerencia a capacidade da sua equipe, você está otimizando seus recursos para o escopo do trabalho que precisa ser concluído. Isso significa que você não está pagando por mais recursos do que você precisa, minimizando os custos de produção. Por exemplo, se você tiver 12 membros em uma equipe trabalhando no projeto A que pode ser concluído por nove membros, você pode alocar três desses membros da equipe para projetar B, minimizando o gasto no projeto A.
Isso também pode ajudá-lo a minimizar o custo para projetos futuros. Quando você cria um plano de capacidade para um projeto, você pode usar isso como uma linha de base para um projeto similar no futuro. Por ter essa linha de base, você tem um ponto de partida útil e não precisa prever requisitos de capacidade do zero. Isso pode salvar seu tempo de equipe e agilizar o processo de planejamento de capacidade.
Qual é a diferença entre planejamento de capacidade e planejamento de recursos?
Enquanto às vezes são usados de forma intercambiável, planejamento de capacidade eplanejamento de recursossão outras estratégias de planejamento de projetos semelhantes, mas ligeiramente diferentes.
O planejamento de capacidade se concentra na oferta e demanda de seus recursos. A ideia é que um plano de capacidade forte pode prever quando você terá um aumento na demanda por mais recursos para que você possa antecipar essa lacuna.
O planejamento de recursos concentra-se nos recursos que você já tem e onde você podeAlocar esses recursos. O planejamento da capacidade de recursos é uma combinação dos dois: antecipando a necessidade de mais recursos no futuro.
Diferentes tipos de planejamento de capacidade
Existem três tipos diferentes de planejamento de capacidade e são usados em diferentes cenários para otimizar a capacidade de produção.
Planejamento de capacidade de chumbo.
Estratégia de capacidade de chumbo, ou estratégia de chumbo, é o processo de aumentar a capacidade de produção quando você está antecipando uma alta demanda.
Um exemplo de planejamento de capacidade de chumbo é quando os varejistas contratam um influxo de trabalhadores sazonais durante as férias. Os empregadores de varejo sabem que há tipicamente um aumento dos clientes durante esse período, então eles adicionam um monte adicional ao longo de um curto período de tempo.
Planejamento de estratégia de lag.
O planejamento da estratégia de LAG é o processo de aumentar a capacidade de produção quando você está experimentando uma demanda em tempo real.
Você costuma ver isso acontecendo na indústria do restaurante quando alguém está "ligando". Dependendo de quão ocupado é o restaurante, o gerenciamento pode chamar membros adicionais da equipe para garantir que haja recursos suficientes (em outras palavras, membros da equipe) para cobrir todos os clientes que eles têm para aquela noite.
Planejamento de estratégia de correspondência
O planejamento da estratégia de correspondência é uma combinação de planejamento de capacidade de chumbo e planejamento estratégico de LAG. O processo de planejamento de estratégia de correspondência requer lentamente crescente capacidade em pequenos incrementos até chegar à utilização de recursos desejada.
Pegue o exemplo anterior da indústria do restaurante - um gerente de piso pode ter vários funcionários diferentes para a noite. Se eles obtiverem uma grande festa inesperada, o gerente pode decidir chamar mais de um servidor para cobrir até que as multidões morram.
O processo de planejamento de capacidade
O processo de planejamento de capacidade pode variar de empresa para empresa, mas há algumas etapas principais que acontecem em todos os processos:
Previsão da sua demanda antecipada: Se você sabe que tem um novo projeto chegando, faça uma estimativa educada sobre o trabalho que precisa ser feito para esses projetos. Isso lhe dará uma ideia dos recursos que você precisa para completar o projeto e você pode comparar isso com os recursos que você tem na mão.
Determinar a capacidade necessária: Com base nas estimativas iniciais, aproximar a capacidade necessária para concluir o trabalho que você previu na etapa anterior. Tente usar uma unidade comum de horas de medição - ou uma ferramenta de estimativa do projetoTamanho de t-shirt. Por exemplo, os gerentes de engenharia estimam o planejamento de capacidade de acordo com o número de horas necessárias para concluir um projeto.
Calcule a capacidade de recursos da sua equipe atual: Se você está adicionando outro projeto à placa da sua equipe, você quer ter certeza de que eles têm a capacidade de lidar com isso para que eles não queimam. Se a pessoa média puder fazer aproximadamente 30 horas por semana e eles atualmente têm projetos em que estão trabalhando, veja quanta capacidade eles têm em uma semana subtraindo sua carga de trabalho atual em horas a média de 30.
Meça a lacuna entre a capacidade atual e a capacidade necessária:Com base na capacidade necessária para um projeto, meça como seus recursos atuais se comparam com a demanda antecipada.
Alinhe a capacidade com a demanda: Olhando para a lacuna anterior em capacidade, otimize os dois para que ele seja equilibrado. Se sua equipe estiver atualmente em capacidade e não puder assumir um trabalho adicional para concluir o projeto, adicione mais membros da equipe a curto prazo para fazer o projeto. Se você tiver mais recursos do que o necessário, considere adicionar outro projeto a otimizar efetivamente seus recursos disponíveis.
Ferramentas de planejamento de capacidade
Existem muitas ferramentas de planejamento de capacidade diferentes no mercado e encontrar o caminho certo depende do que você deseja priorizar para sua equipe. Algumas ferramentas de gerenciamento de recursos são altamente específicas e concentram-se apenas no planejamento de capacidade ou pelo gerenciamento de recursos.
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