Kế hoạch năng lực: Nó là gì và làm thế nào để làm điều đó

Trước khi bạn bắt đầu nướng bánh, bước đầu tiên là đảm bảo bạn có lượng thành phần phù hợp. Nếu bạn thiếu một quả trứng hoặc xuống một chút đường, bánh của bạn chắc chắn sẽ nếm một chút kỳ lạ.

Điều tương tự cũng đúng với một dự án lớn: Nếu bạn không có đủ tài nguyên để hoàn thành dự án, nó sẽ không được như mong đợi. Để đảm bảo bạn có tất cả các thành phần phù hợp khi bạn cần trong trường hợp này, các thành viên, kỹ năng và công cụ sử dụng quy trình lập kế hoạch năng lực.

Lập kế hoạch năng lực là gì?[số 8]

Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành

Lập kế hoạch năng lực là quá trình xác định nhu cầu tiềm năng của dự án của bạn. Để đặt nó một cách đơn giản, nó có nghĩa là có các tài nguyên phù hợp khi bạn cần nó. Tài nguyên có thể có nghĩa là các cá nhân có kỹ năng phù hợp, thời gian có sẵn để thêm một dự án khác hoặc ngân sách cần thiết.

Lợi ích của kế hoạch năng lực[số 8]

Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành

Như một quản lý dự án , tại sao bạn nên tạo một kế hoạch công suất cho nhóm của bạn? Biết các yêu cầu năng lực cho các dự án khác nhau có thể giúp ngăn ngừa tắc nghẽn và giữ cho chuỗi cung ứng chảy. Dưới đây là một vài lợi ích hơn về quy hoạch năng lực:

Đưa ra quyết định nhân sự thông báo

Khi nhóm của bạn bắt đầu dự báo các dự án mới, hãy tạo kế hoạch công suất để đảm bảo rằng bạn không quá tải băng thông của nhóm. Một sự hiểu biết rõ ràng về năng lực đội có thể giúp ngăn chặn kiệt sức. 71% công nhân có ít nhất một lần vào năm 2020 .

Lập kế hoạch năng lực hiệu quả phù hợp với các bộ kỹ năng của đội hiện tại của bạn với sự sẵn có của họ cho các dự án mới. Nếu không có đủ tài nguyên có sẵn cho một dự án, thì bạn sẽ biết rằng bạn cần thêm nhiều tài nguyên vào nhóm của mình.

Hiểu về các bộ kỹ năng của nhóm của bạn và biết khả năng làm việc bổ sung của họ có thể ngăn chặn kiệt sức và tăng tốc quá trình ra quyết định khi nói đến nhân sự.

Giảm thiểu chi phí sản xuất

Khi bạn quản lý năng lực của nhóm, bạn đang tối ưu hóa các tài nguyên của mình cho phạm vi công việc cần được hoàn thành. Điều này có nghĩa là bạn không phải trả nhiều tài nguyên hơn bạn cần, cuối cùng là giảm thiểu chi phí sản xuất. Ví dụ: nếu bạn có 12 thành viên trong một nhóm làm việc trên dự án A có thể được hoàn thành bởi chín thành viên, bạn có thể phân bổ ba thành viên trong nhóm đó để dự án B, giảm thiểu chi tiêu cho dự án A.

Điều này cũng có thể giúp bạn giảm thiểu chi phí cho các dự án trong tương lai. Khi bạn tạo kế hoạch công suất cho một dự án, bạn có thể sử dụng đó là một đường cơ sở cho một dự án tương tự trong tương lai. Bằng cách có đường cơ sở đó, bạn có một điểm khởi đầu hữu ích và không cần dự báo các yêu cầu về công suất từ đầu. Điều này có thể tiết kiệm thời gian của nhóm và xúc tiến quá trình lập kế hoạch năng lực.

Sự khác biệt giữa kế hoạch năng lực và hoạch định tài nguyên là gì?[số 8]

Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành

Trong khi đôi khi chúng được sử dụng thay thế cho nhau, lập kế hoạch năng lực và Kế hoạch tài nguyên là các chiến lược lập kế hoạch dự án tương tự nhưng hơi khác nhau.

Lập kế hoạch năng lực tập trung vào cung và cầu tài nguyên của bạn. Ý tưởng là một kế hoạch năng lực mạnh mẽ có thể dự báo khi bạn sẽ tăng nhu cầu về nhiều tài nguyên hơn để bạn có thể dự đoán khoảng cách đó.

Lập kế hoạch tài nguyên tập trung vào các tài nguyên mà bạn đã có và nơi bạn có thể phân bổ những tài nguyên đó . Lập kế hoạch năng lực tài nguyên là sự kết hợp của hai người: dự đoán nhu cầu về nhiều tài nguyên trong tương lai.

Các loại quy hoạch năng lực khác nhau[số 8]

Quản lý tác vụ UDN biến đổi công việc của bạn với các tính năng hàng đầu trong ngành

Có ba loại quy hoạch năng lực khác nhau và chúng được sử dụng trong các kịch bản khác nhau để tối ưu hóa năng lực sản xuất.

Lập kế hoạch năng lực chì

Chiến lược năng lực chính, hoặc chiến lược chính, là quá trình tăng năng lực sản xuất khi bạn dự đoán về nhu cầu cao.

Một ví dụ về quy hoạch năng lực chì là khi các nhà bán lẻ thuê một dòng lao động theo mùa trong những ngày lễ. Các nhà tuyển dụng bán lẻ biết rằng thường có sự gia tăng của khách hàng trong thời gian này, vì vậy họ thêm số lượng nhân viên bổ sung trong một khoảng thời gian ngắn.

Lập kế hoạch chiến lược lag

Lập kế hoạch chiến lược Lag là quá trình tăng năng lực sản xuất khi bạn đang trải qua một nhu cầu thời gian thực.

Bạn thường thấy điều này xảy ra trong ngành nhà hàng khi ai đó đang "gọi". Tùy thuộc vào mức độ bận rộn của nhà hàng, quản lý có thể gọi thêm các thành viên trong nhóm để đảm bảo có đủ tài nguyên (nói cách khác là thành viên trong nhóm) để bao gồm tất cả các khách hàng mà họ có cho đêm đó.

Phù hợp với lập kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược phù hợp là sự kết hợp của quy hoạch năng lực chì và lập kế hoạch chiến lược lag. Quá trình lập kế hoạch chiến lược trận đấu đòi hỏi công suất tăng chậm với mức tăng nhỏ cho đến khi bạn đạt được việc sử dụng tài nguyên mong muốn.

Lấy ví dụ trước của ngành công nghiệp nhà hàng, một người quản lý sàn có thể có một số nhân viên khác nhau trong đêm. Nếu họ nhận được một bữa tiệc lớn bất ngờ vào, người quản lý có thể quyết định gọi nhiều hơn một máy chủ để trang trải cho đến khi đám đông chết xuống.