Σχεδιασμός χωρητικότητας: Τι είναι και πώς να το κάνετε

Πριν αρχίσετε να ψήνετε ένα κέικ, το πρώτο βήμα είναι να βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή ποσότητα συστατικών. Εάν είστε σύντομα ένα αυγό ή κάτω ένα μικρό κομμάτι ζάχαρης, το κέικ σας είναι βέβαιο ότι θα βγει τη γεύση λίγο περίεργο.

Το ίδιο ισχύει και για ένα μεγάλο έργο: Εάν δεν έχετε αρκετούς πόρους για να ολοκληρώσετε το έργο, δεν θα αποδειχθεί όπως αναμένεται. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα τα σωστά συστατικά όταν χρειάζεστε - σε αυτή την περίπτωση, τα μέλη της ομάδας, οι δεξιότητες και τα εργαλεία-χρησιμοποιήστε τη διαδικασία σχεδιασμού χωρητικότητας.

Τι είναι ο σχεδιασμός της ικανότητας;

Ο σχεδιασμός χωρητικότητας είναι η διαδικασία καθορισμού των πιθανών αναγκών του έργου σας. Για να το βάλετε απλά, σημαίνει να έχετε τους σωστούς πόρους που είναι διαθέσιμοι όταν θα το χρειαστείτε. Οι πόροι θα μπορούσαν να σημαίνουν άτομα με τις σωστές δεξιότητες, ο χρόνος που είναι διαθέσιμος για να προσθέσει ένα άλλο έργο ή τον απαραίτητο προϋπολογισμό.

Οφέλη από σχεδιασμό χωρητικότητας

ΣανΔιευθυντής έργου, γιατί θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα σχέδιο χωρητικότητας για την ομάδα σας; Η γνώση των απαιτήσεων χωρητικότητας για διαφορετικά έργα μπορεί να συμβάλει στην πρόληψη των σημείων συμφόρησης και να διατηρήσει μια αλυσίδα εφοδιασμού που ρέει. Ακολουθούν μερικά περισσότερα οφέλη του σχεδιασμού δυναμικότητας:

Να λάβουν ενημερωμένες αποφάσεις στελέχωσης

Καθώς η ομάδα σας αρχίζει να προβλέπει νέα έργα, δημιουργήστε ένα σχέδιο χωρητικότητας για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπερφορτώνετε το εύρος ζώνης της ομάδας σας. Μια σαφής κατανόηση της ομαδικής ικανότητας μπορεί να βοηθήσει στην πρόληψη της έκβασης - η οποίαΤο 71% των εργαζομένων γνώρισε τουλάχιστον μία φορά το 2020 .

Ο σχεδιασμός της αποτελεσματικής ικανότητας ευθυγραμμίζει τις δεξιότητες της τρέχουσας ομάδας σας με τη διαθεσιμότητά τους για νέα έργα. Εάν δεν υπάρχουν αρκετοί διαθέσιμοι πόροι για ένα έργο, τότε θα γνωρίζετε ότι πρέπει να προσθέσετε περισσότερους πόρους στην ομάδα σας.

Η κατανόηση των δεξιοτήτων της ομάδας σας και η γνώση της ικανότητάς τους για πρόσθετες εργασίες μπορεί να αποτρέψει τη λειτουργία και να επιταχύνει τη διαδικασία λήψης αποφάσεων όταν πρόκειται για στελέχωση.

Ελαχιστοποιήστε το κόστος παραγωγής

Όταν διαχειρίζεστε την ικανότητα της ομάδας σας, βελτιστοποιείτε τους πόρους σας για το πεδίο εργασίας που πρέπει να ολοκληρωθεί. Αυτό σημαίνει ότι δεν πληρώνετε για περισσότερους πόρους από ό, τι χρειάζεστε, ελαχιστοποιώντας τελικά το κόστος παραγωγής. Για παράδειγμα, εάν έχετε 12 μέλη σε μια ομάδα που εργάζονται στο έργο Α που μπορεί να ολοκληρωθεί από εννέα μέλη, μπορείτε να διαθέσετε τρία από αυτά τα μέλη της ομάδας στο έργο B, ελαχιστοποιώντας τις δαπάνες για το έργο Α.

Αυτό μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να ελαχιστοποιήσετε το κόστος για τα μελλοντικά έργα. Όταν δημιουργείτε ένα σχέδιο χωρητικότητας για ένα έργο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως βασική γραμμή για ένα παρόμοιο έργο στο μέλλον. Έχοντας αυτή τη βασική γραμμή, έχετε ένα χρήσιμο σημείο εκκίνησης και δεν χρειάζεται να προβλέψετε τις απαιτήσεις χωρητικότητας από το μηδέν. Αυτό μπορεί να σώσει τον χρόνο της ομάδας σας και να επιταχύνει τη διαδικασία σχεδιασμού χωρητικότητας.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ προγραμματισμού χωρητικότητας και προγραμματισμού πόρων;

Ενώ μερικές φορές χρησιμοποιούνται εναλλακτικά, σχεδιασμό χωρητικότητας καιπρογραμματισμός πόρωνείναι παρόμοιες αλλά ελαφρώς διαφορετικές στρατηγικές σχεδιασμού έργων.

Ο προγραμματισμός της χωρητικότητας επικεντρώνεται στην προσφορά και τη ζήτηση των πόρων σας. Η ιδέα είναι ότι ένα ισχυρό σχέδιο χωρητικότητας μπορεί να προβλεφθεί όταν θα έχετε την αύξηση της ζήτησης για περισσότερους πόρους, ώστε να μπορείτε να προβλέψετε το κενό.

Ο προγραμματισμός των πόρων επικεντρώνεται στους πόρους που έχετε ήδη και πού μπορείτενα διαθέσει αυτούς τους πόρους. Ο σχεδιασμός των πόρων είναι ένας συνδυασμός των δύο: Προβλέποντας την ανάγκη για περισσότερους πόρους στο μέλλον.

Διαφορετικοί τύποι χωρητικότητας

Υπάρχουν τρεις διαφορετικοί τύποι χωρητικότητας και χρησιμοποιούνται σε διαφορετικά σενάρια για τη βελτιστοποίηση της παραγωγικής ικανότητας.

Σχεδιασμός χωρητικότητας μολύβδου

Η στρατηγική επικύρωσης της χωρητικότητας ή η στρατηγική μολύβδου είναι η διαδικασία αυξανόμενης παραγωγικής ικανότητας όταν βρίσκεστε σε μεγάλη ζήτηση.

Ένα παράδειγμα προγραμματισμού ικανοτήτων μολύβδου είναι όταν οι λιανοπωλητές προσλαμβάνουν μια εισροή εποχιακών εργαζομένων κατά τη διάρκεια των διακοπών. Οι λιανικοί εργοδότες γνωρίζουν ότι συνήθως υπάρχει μια αύξηση των πελατών κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οπότε προσθέτουν πρόσθετο προσωπικό σε σύντομο χρονικό διάστημα.

Σχεδιασμός στρατηγικής καθυστέρησης

Ο σχεδιασμός στρατηγικής καθυστέρησης είναι η διαδικασία αυξανόμενης παραγωγικής ικανότητας όταν αντιμετωπίζετε μια ζήτηση σε πραγματικό χρόνο.

Συχνά βλέπετε αυτό το συμβάν στη βιομηχανία εστιατορίων όταν κάποιος είναι "on call". Ανάλογα με το πόσο απασχολημένος είναι το εστιατόριο, η διοίκηση μπορεί να καλέσει πρόσθετα μέλη της ομάδας για να βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν αρκετοί πόροι (με άλλα λόγια, μέλη της ομάδας) για να καλύψουν όλους τους πελάτες που έχουν για εκείνη τη νύχτα.

Σχεδιασμός στρατηγικής αγώνα

Ο σχεδιασμός στρατηγικής αντιστοίχισης αντιστοιχεί σε συνδυασμό προγραμματισμού χωρητικότητας και στρατηγικής καθυστέρησης. Η διαδικασία του σχεδιασμού στρατηγικής αγώνα απαιτεί αργά αυξανόμενη χωρητικότητα σε μικρές αυξήσεις μέχρι να φτάσετε στην επιθυμητή χρήση πόρων.

Πάρτε το προηγούμενο παράδειγμα της βιομηχανίας εστιατορίων - ένας διαχειριστής δαπέδου μπορεί να έχει αρκετούς διαφορετικούς υπαλλήλους στην κλήση για τη νύχτα. Εάν λάβουν ένα απροσδόκητο μεγάλο πάρτι μέσα, ο διαχειριστής μπορεί να αποφασίσει να καλέσει σε περισσότερους από έναν διακομιστές για να καλύψει έως ότου τα πλήθη πεθαίνουν.

Τη διαδικασία σχεδιασμού χωρητικότητας

Η διαδικασία σχεδιασμού χωρητικότητας μπορεί να διαφέρει από την εταιρεία σε εταιρεία, αλλά υπάρχουν μερικά βασικά βήματα που συμβαίνουν σε κάθε διαδικασία:

Πρόβλεψη της αναμενόμενης ζήτησης: Εάν γνωρίζετε ότι έχετε ένα νέο έργο που έρχεται, κάντε μια εκπαιδευμένη εκτίμηση σε ποια εργασία πρέπει να γίνει για τα έργα αυτά. Αυτό θα σας δώσει μια ιδέα για τους πόρους που θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε το έργο και μπορείτε να το συγκρίνετε με τους πόρους που έχετε στο χέρι.

Προσδιορίστε την απαιτούμενη χωρητικότητα: Με βάση τις αρχικές σας εκτιμήσεις, προσεγγίστε την χωρητικότητα που θα χρειαστεί να ολοκληρώσετε το έργο που έχετε προβλεφθεί στο προηγούμενο βήμα. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε μια κοινή μονάδα ωρών που μοιάζουν με μέτρηση - ή ένα εργαλείο εκτίμησης έργουt-shirt μέγεθος. Για παράδειγμα, οι μηχανικοί διαχειριστές εκτιμούν τον σχεδιασμό ικανοτήτων ανάλογα με τον αριθμό των ωρών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση ενός έργου.

Υπολογίστε την ικανότητα πόρων της τρέχουσας ομάδας σας: Εάν προσθέσετε ένα άλλο έργο στην πλάκα της ομάδας σας, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι έχουν την ικανότητα να το χειρίζονται έτσι ώστε να μην καούν. Εάν ο μέσος άνθρωπος μπορεί να κάνει περίπου 30 ώρες την εβδομάδα και σήμερα έχουν έργα που εργάζονται, βλέπουν πόση χωρητικότητα έχουν σε μια εβδομάδα αφαιρώντας τον ισχύοντα φόρτο εργασίας τους σε ώρες από το μέσο όρο 30.

Μετρήστε το χάσμα μεταξύ της τρέχουσας χωρητικότητας και της απαιτούμενης χωρητικότητας:Με βάση την απαιτούμενη χωρητικότητα για ένα έργο, μετρήστε τον τρόπο σύγκρισης των σημερινών πόρων σας με την αναμενόμενη ζήτηση.

Ευθυγραμμίστε την ικανότητα με τη ζήτηση: Κοιτάζοντας το προηγούμενο χάσμα σε χωρητικότητα, βελτιστοποιήστε τα δύο ώστε να εξισορροπηθεί. Εάν η ομάδα σας βρίσκεται σε χωρητικότητα και δεν μπορεί να αναλάβει πρόσθετες εργασίες για να ολοκληρώσει το έργο, προσθέστε περισσότερα μέλη της ομάδας βραχυπρόθεσμα για να γίνει το έργο. Εάν έχετε περισσότερους πόρους από ό, τι χρειάζεται, σκεφτείτε να προσθέσετε ένα άλλο έργο για να βελτιστοποιήσετε αποτελεσματικά τους διαθέσιμους πόρους σας.

Εργαλεία χωρητικότητας

Υπάρχουν πολλά διαφορετικά εργαλεία σχεδιασμού χωρητικότητας στην αγορά και η εύρεση της σωστής εξαρτάται από το τι θέλετε να δώσετε προτεραιότητα στην ομάδα σας. Ορισμένα εργαλεία διαχείρισης πόρων είναι ιδιαίτερα συγκεκριμένα και εστιάζουν μόνο σε σχεδιασμό χωρητικότητας ή διαχείριση πόρων.

Χρησιμοποιώντας έναΕργαλείο διαχείρισης εργασίαςσανUDN Task ManagerΜπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τους πόρους, να παρακολουθείτε το φόρτο εργασίας της ομάδας σας και να εξορθολογήσετε την επικοινωνία - όλα σε μία πλατφόρμα. Η ομάδα στοΧελιδόνιπαρακολουθεί τακτικά το φόρτο εργασίας της ομάδας τουςUDN Task ManagerΈτσι μπορούν εύκολα να επανεκτιμήσουν την ικανότητα της ομάδας τους και να επανατοποθετήσουν την εργασία τους πριν καεί κάποιος έξω. Επειδή μπορούν να δουν τη δουλειά τους σε ένα κοινόχρηστο χώρο, κανείς δεν είναι υπεράνω. Για να μάθετε περισσότερα, διαβάστε περίπουΠώς η Hudl ξαναγράψει το playbook τους για την επιτυχία μάρκετινγκ μεUDN Task Manager.