planlægning Kapacitet: Hvad det er, og hvordan det skal gøres

Før du begynder at bage en kage, det første skridt er at sørge for du har den rigtige mængde af ingredienser. Hvis du kort et æg eller ned en lille smule sukker, din kage er sikker på at komme ud at smage en lille smule underligt.

Det samme gælder for et stort projekt: Hvis du ikke har nok ressourcer til at gennemføre projektet, vil det ikke vise sig som forventet. For at sikre, at du har alle de rigtige ingredienser, når du har brug for det, i dette tilfælde, teammedlemmer, færdigheder og værktøjer-bruge kapaciteten planlægningsprocessen.

Hvad er kapacitetsplanlægning?

Kapacitet planlægning er processen med at bestemme de potentielle behov dit projekt. For at sige det enkelt, betyder det, at have de rigtige ressourcer til rådighed, når du har brug for det. Ressourcer kan betyde personer med de rette kompetencer, tid til rådighed til at tilføje et andet projekt, eller det nødvendige budget.

Fordele ved kapacitetsplanlægning

Som enprojektlederHvorfor bør du oprette en kapacitet plan for dit team? Kendskab kapacitetsbehovet for forskellige projekter kan bidrage til at forebygge flaskehalse og holde en forsyningskæde flyder. Her er et par flere fordele ved kapacitetsplanlægning:

Træffe informerede personafgørelser

Som dit team begynder forudsigelse nye projekter, skabe en kapacitet plan for at sikre, at du ikke overbelaster dit holds båndbredde. En klar forståelse af holdet kapacitet kan hjælpe med at forhindre udbrændthed-som71% af arbejdstagerne oplevede mindst en gang i 2020 .

Effektiv kapacitetsplanlægning tilpasser din nuværende holds færdigheder med deres tilgængelighed for nye projekter. Hvis der ikke er nok tilgængelige ressourcer til et projekt, så vil du vide, at du har brug for at tilføje flere ressourcer til dit team.

Forståelse dit holds færdigheder og kende deres evne til ekstra arbejde kan forebygge udbrændthed og fremskynde beslutningsprocessen, når det kommer til bemanding.

Minimer produktionsomkostningerne

Når du styre dit holds evne, er du optimere dine ressourcer til omfanget af det arbejde, der skal udfyldes. Det betyder, at du ikke betaler for flere ressourcer, end du har brug for, i sidste ende at minimere produktionsomkostningerne. For eksempel, hvis du har 12 medlemmer på et hold arbejder på Projekt A, der kan være afsluttet ved ni medlemmer, kan du tildele tre af disse teammedlemmer over til Projekt B, hvilket minimerer brugt på Project A.

Dette kan også hjælpe dig med at minimere omkostningerne for fremtidige projekter. Når du opretter en kapacitet plan for et projekt, kan du bruge det som et udgangspunkt for et lignende projekt i fremtiden. Ved at have den baseline, har du et godt udgangspunkt, og behøver ikke at prognose kapacitetskrav fra bunden. Det kan spare dit team tid og fremskynde kapacitet planlægningsprocessen.

Hvad er forskellen på kapacitetsplanlægning og ressourceplanlægning?

Mens de undertiden bruges i flæng, kapacitetsplanlægning ogressourceplanlægninger lignende, men lidt forskellige strategier projekteringsanvisninger.

Kapacitet planlægning fokuserer på udbud og efterspørgsel af dine ressourcer. Ideen er, at en stærk kapacitet planen kan forudsige, hvornår du vil have en stigning i efterspørgslen efter flere ressourcer, så du kan forudse denne kløft.

Ressource planlægning fokuserer på de ressourcer, du allerede har, og hvor du kantildele disse ressourcer. ressourceplanlægning kapacitet er en kombination af de to: foregribe behovet for flere ressourcer i fremtiden.

Forskellige typer af kapacitetsplanlægning

Der findes tre forskellige typer af kapacitetsplanlægning og de anvendes i forskellige scenarier for at optimere produktionskapaciteten.

planlægning Bly kapacitet

Bly-kapacitetsstrategi eller ledningsstrategi er processen med at øge produktionskapaciteten, når du er i forventning om en høj efterspørgsel.

Et eksempel på blyplanlægning er, når detailhandlere ansætter en tilstrømning af sæsonarbejdere i løbet af ferien. Detailhandlere ved, at der typisk er en stigning i kunderne i løbet af denne tid, så de tilføjer yderligere antal ansatte over en kort periode.

LAG-strategiplanlægning

LAG-strategiplanlægning er processen med at øge produktionskapaciteten, når du oplever en real-time efterspørgsel.

Du ser ofte dette sker i restaurantbranchen, når nogen er "på opkald." Afhængigt af hvor travlt restauranten er, kan ledelsen kalde yderligere holdmedlemmer for at sikre, at der er nok ressourcer (med andre ord holdmedlemmer) til at dække alle de kunder, de har for den nat.

Match strategiplanlægning

Match strategiplanlægning er en kombination af blyplanlægning og LAG-strategiplanlægning. Processen med at matche strategiplanlægning kræver langsomt stigende kapacitet i små trin, indtil du når den ønskede ressourceudnyttelse.

Tag det foregående eksempel på restaurantbranchen - en gulvleder kan have flere forskellige medarbejdere på opkald til natten. Hvis de får en uventet stor fest i, kan lederen beslutte at ringe på mere end en server til at dække, indtil folkemængder dør ned.

Kapacitetsplanlægningsprocessen

Kapacitetsplanlægningsprocessen kan variere fra firma til virksomhed, men der er et par kernestrin, der sker i hver proces:

Prognose din forventede efterspørgsel: Hvis du ved, at du har et nyt projekt, der kommer op, skal du foretage et uddannet skøn over, hvilket arbejde der skal gøres for disse projekter. Dette vil give dig en ide om de ressourcer, du skal færdiggøre projektet, og du kan sammenligne det med de ressourcer, du har på hånden.

Bestemme den krævede kapacitet: Baseret på dine oprindelige estimater, tilnærmelse af den kapacitet, du skal færdiggøre det arbejde, du forventede i det foregående trin. Prøv at bruge en fælles enhed af målesignende timer - eller et projekt estimationsværktøj-lignendeT-shirt dimensionering. For eksempel vurderer ingeniørforvaltere kapacitetsplanlægning i henhold til antal timer, der er nødvendige for at gennemføre et projekt.

Beregn ressourcekapaciteten på dit nuværende hold: Hvis du tilføjer et andet projekt til dit holds plade, vil du sørge for, at de har kapacitet til at håndtere det, så de ikke brænder ud. Hvis den gennemsnitlige person kan gøre ca. 30 timer om ugen, og de har i øjeblikket projekter, arbejder de på, se, hvor meget kapacitet de har i en uge ved at subtrahere deres nuværende arbejdsbyrde i timer fra gennemsnittet 30.

Mål kløften mellem nuværende kapacitet og den nødvendige kapacitet:Baseret på den nødvendige kapacitet til et projekt skal du måle, hvordan dine nuværende ressourcer sammenligner med den forventede efterspørgsel.

Juster kapacitet med efterspørgsel: Se på det foregående kløft i kapacitet, optimere de to, så det balancerer ud. Hvis dit hold i øjeblikket er i kapacitet og ikke kan påtage sig yderligere arbejde for at fuldføre projektet, skal du tilføje flere holdmedlemmer på kort sigt for at få projektet udført. Hvis du har flere ressourcer end nødvendigt, skal du overveje at tilføje et andet projekt for effektivt at optimere dine tilgængelige ressourcer.

Kapacitetsplanlægningsværktøjer

Der er mange forskellige kapacitetsplanlægningsværktøjer på markedet, og at finde den rigtige afhænger af, hvad du vil prioritere for dit team. Nogle ressourcehåndteringsværktøjer er meget specifikke og fokuserer kun på kapacitetsplanlægning eller ressourceforvaltning.

Ved hjælp af A.Arbejdsstyringsværktøjsynes godt omUDN Task ManagerKan hjælpe dig med at administrere ressourcer, overvåge dit holds arbejdsbyrde og strømline kommunikationen - alt i en platform. Holdet påHUDL.overvåger regelmæssigt deres holds arbejdsbyrde iUDN Task ManagerSå de kan nemt revurdere deres holds kapacitet og omfordele arbejde, før nogen brænder ud. Fordi de kan se deres arbejde i et fælles rum, er ingen overbooket. For at lære mere, læs omHvordan HUDL omskriver deres playbook til markedsføring succes medUDN Task Manager.