การวางแผนความจุ: มันคืออะไรและทำอย่างไร

ก่อนที่คุณจะเริ่มอบเค้กขั้นตอนแรกคือการทำให้แน่ใจว่าคุณมีส่วนผสมที่เหมาะสม หากคุณขาดไข่สั้นหรือลงน้ำตาลนิดหน่อยเค้กของคุณแน่ใจว่าจะออกมาชิมคี่เล็กน้อย

เช่นเดียวกับโครงการใหญ่: หากคุณไม่มีทรัพยากรเพียงพอที่จะทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์มันจะไม่ปรากฏตามที่คาดไว้ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีส่วนผสมที่เหมาะสมทั้งหมดเมื่อคุณต้องการในกรณีนี้สมาชิกในทีมทักษะและเครื่องมือใช้กระบวนการวางแผนความจุ

การวางแผนความจุคืออะไร?

การวางแผนความจุเป็นกระบวนการของการกำหนดความต้องการที่อาจเกิดขึ้นของโครงการของคุณ เพื่อให้ง่ายหมายความว่ามีทรัพยากรที่เหมาะสมเมื่อคุณต้องการ ทรัพยากรอาจหมายถึงบุคคลที่มีทักษะที่เหมาะสมเวลาที่สามารถเพิ่มโครงการอื่นหรืองบประมาณที่จำเป็น

ประโยชน์ของการวางแผนความจุ

ในฐานะผู้จัดการโครงการทำไมคุณควรสร้างแผนกำลังการผลิตสำหรับทีมของคุณ? การรู้ถึงความสามารถในการผลิตสำหรับโครงการที่แตกต่างกันสามารถช่วยป้องกันโรคคอขวดและเก็บห่วงโซ่อุปทานไหล ต่อไปนี้เป็นประโยชน์เพิ่มเติมของการวางแผนความจุ:

ทำการตัดสินใจของพนักงานอย่างชาญฉลาด

ในขณะที่ทีมของคุณเริ่มคาดการณ์โครงการใหม่สร้างแผนกำลังการผลิตเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้รับภาระแบนด์วิดธ์ของทีม ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความจุของทีมสามารถช่วยป้องกันความเหนื่อยหน่ายซึ่ง71% ของคนงานที่มีประสบการณ์อย่างน้อยหนึ่งครั้งในปี 2020 .

การวางแผนความจุที่มีประสิทธิภาพสอดคล้องกับชุดทักษะของทีมปัจจุบันของคุณด้วยความพร้อมใช้งานสำหรับโครงการใหม่ หากมีทรัพยากรไม่เพียงพอสำหรับโครงการคุณจะรู้ว่าคุณต้องเพิ่มทรัพยากรให้กับทีมของคุณมากขึ้น

การทำความเข้าใจกับทักษะของทีมของคุณและรู้ว่าความสามารถในการทำงานเพิ่มเติมสามารถป้องกันความเหนื่อยหน่ายและเร่งกระบวนการตัดสินใจเมื่อพูดถึงพนักงาน

ลดต้นทุนการผลิต

เมื่อคุณจัดการความสามารถของทีมคุณจะเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรของคุณสำหรับขอบเขตงานที่ต้องเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ได้จ่ายเงินสำหรับทรัพยากรมากกว่าที่คุณต้องการในที่สุดก็ลดต้นทุนการผลิต ตัวอย่างเช่นหากคุณมีสมาชิก 12 คนในทีมที่ทำงานเกี่ยวกับโครงการ A ที่สามารถทำได้โดยสมาชิกเก้าคนคุณสามารถจัดสรรสมาชิกในทีมสามคนเหล่านั้นไปที่โครงการ B เพื่อลดการใช้จ่ายในโครงการ A

นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณลดต้นทุนให้น้อยที่สุดสำหรับโครงการในอนาคต เมื่อคุณสร้างแผนความจุสำหรับโครงการหนึ่งคุณสามารถใช้มันเป็นพื้นฐานสำหรับโครงการที่คล้ายกันในอนาคต ด้วยการมีพื้นฐานนั้นคุณมีจุดเริ่มต้นที่มีประโยชน์และไม่จำเป็นต้องคาดการณ์ความต้องการความจุตั้งแต่เริ่มต้น สิ่งนี้สามารถบันทึกเวลาทีมของคุณและเร่งกระบวนการวางแผนความจุ

ความแตกต่างระหว่างการวางแผนความจุและการวางแผนทรัพยากรคืออะไร?

ในขณะที่บางครั้งพวกเขาใช้งานร่วมกันสลับกันการวางแผนความจุและการวางแผนทรัพยากรมีความคล้ายคลึงกัน แต่กลยุทธ์การวางแผนโครงการที่แตกต่างกันเล็กน้อย

การวางแผนความจุมุ่งเน้นไปที่อุปสงค์และอุปทานทรัพยากรของคุณ แนวคิดก็คือแผนความสามารถที่แข็งแกร่งสามารถคาดการณ์ได้เมื่อคุณมีความต้องการเพิ่มขึ้นเพื่อให้คุณสามารถคาดการณ์ว่าช่องว่างนั้น

การวางแผนทรัพยากรมุ่งเน้นไปที่ทรัพยากรที่คุณมีอยู่แล้วและที่คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรเหล่านั้น. การวางแผนความจุของทรัพยากรเป็นการรวมกันของทั้งสอง: คาดการณ์ว่าจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรมากขึ้นในอนาคต

การวางแผนความจุประเภทต่าง ๆ

การวางแผนความจุสามประเภทมีสามประเภทและใช้ในสถานการณ์ต่าง ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกำลังการผลิต

การวางแผนความจุตะกั่ว

กลยุทธ์ความจุตะกั่วหรือกลยุทธ์นำเป็นกระบวนการของกำลังการผลิตที่เพิ่มขึ้นเมื่อคุณคาดหวังความต้องการสูง

ตัวอย่างของการวางแผนความจุตะกั่วคือเมื่อผู้ค้าปลีกจ้างแรงงานที่ไหลเข้าของคนงานตามฤดูกาลในช่วงวันหยุด นายจ้างรายย่อยรู้ว่าโดยทั่วไปแล้วจะมีการเพิ่มขึ้นของลูกค้าในช่วงเวลานี้ดังนั้นพวกเขาจึงเพิ่มจำนวนพนักงานเพิ่มเติมในช่วงเวลาสั้น ๆ

การวางแผนกลยุทธ์ล่าช้า

การวางแผนกลยุทธ์ล่าช้าเป็นกระบวนการเพิ่มกำลังการผลิตเมื่อคุณประสบกับความต้องการแบบเรียลไทม์

คุณมักจะเห็นสิ่งนี้เกิดขึ้นในอุตสาหกรรมร้านอาหารเมื่อมีคนอยู่ "โทร." ขึ้นอยู่กับว่าร้านอาหารกำลังยุ่งอยู่กับการจัดการอาจเรียกสมาชิกทีมเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่ามีทรัพยากรเพียงพอ (ในคำอื่น ๆ สมาชิกในทีม) เพื่อครอบคลุมลูกค้าทั้งหมดที่พวกเขามีในคืนนั้น

การวางแผนกลยุทธ์การแข่งขัน

การวางแผนกลยุทธ์การแข่งขันเป็นการผสมผสานระหว่างการวางแผนความจุตะกั่วและการวางแผนกลยุทธ์ล่าช้า กระบวนการของการวางแผนกลยุทธ์การแข่งขันต้องเพิ่มความสามารถที่เพิ่มขึ้นอย่างช้า ๆ ในการเพิ่มขึ้นเล็กน้อยจนกว่าคุณจะถึงการใช้ทรัพยากรที่ต้องการ

ใช้ตัวอย่างก่อนหน้าของอุตสาหกรรมร้านอาหาร - ผู้จัดการชั้นอาจมีพนักงานหลายคนที่โทรหาคืน หากพวกเขาได้รับปาร์ตี้ขนาดใหญ่ที่ไม่คาดคิดผู้จัดการอาจตัดสินใจที่จะโทรไปยังเซิร์ฟเวอร์มากกว่าหนึ่งเซิร์ฟเวอร์เพื่อปกปิดจนกว่าฝูงชนจะตายลง

กระบวนการวางแผนความจุ

กระบวนการวางแผนความจุสามารถแตกต่างกันไปในแต่ละ บริษัท แต่มีขั้นตอนหลักบางอย่างที่เกิดขึ้นในทุกขั้นตอน:

คาดการณ์ความต้องการที่คาดหวังของคุณ: ถ้าคุณรู้ว่าคุณมีโครงการใหม่ขึ้นมาประเมินการศึกษาเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำสำหรับโครงการเหล่านี้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีความคิดเกี่ยวกับทรัพยากรที่คุณจะต้องทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์และคุณสามารถเปรียบเทียบกับทรัพยากรที่คุณมีในมือ

กำหนดความจุที่ต้องการ: ขึ้นอยู่กับการประมาณการเริ่มต้นของคุณโดยประมาณความจุที่คุณจะต้องทำให้งานที่คุณคาดการณ์ไว้ในขั้นตอนก่อนหน้า ลองใช้หน่วยทั่วไปของชั่วโมงการวัดเช่นหรือเครื่องมือประเมินโครงการการปรับขนาดเสื้อยืด. ตัวอย่างเช่นผู้จัดการฝ่ายวิศวกรรมประเมินการวางแผนกำลังการผลิตตามจำนวนชั่วโมงที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์

คำนวณความจุของทรัพยากรของทีมปัจจุบันของคุณ: หากคุณกำลังเพิ่มโครงการอื่นให้กับแผ่นงานของทีมของคุณคุณต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขามีความสามารถในการจัดการกับมันเพื่อที่พวกเขาจะไม่เผาไหม้ หากบุคคลทั่วไปสามารถทำประมาณ 30 ชั่วโมงต่อสัปดาห์และปัจจุบันพวกเขามีโครงการที่พวกเขากำลังดำเนินการดูว่ามีความจุเท่าใดในหนึ่งสัปดาห์โดยการลบภาระงานปัจจุบันของพวกเขาเป็นชั่วโมงจากค่าเฉลี่ย 30

วัดช่องว่างระหว่างความจุในปัจจุบันและความจุที่ต้องการ:ขึ้นอยู่กับความสามารถที่จำเป็นสำหรับโครงการวัดว่าทรัพยากรปัจจุบันของคุณเปรียบเทียบกับความต้องการที่คาดการณ์ไว้

ปรับความจุตามความต้องการ: ดูช่องว่างก่อนหน้านี้ในความจุเพิ่มประสิทธิภาพทั้งสองดังนั้นจึงยอดคงเหลือ หากปัจจุบันทีมของคุณกำลังกำลังการผลิตและไม่สามารถใช้งานเพิ่มเติมเพื่อทำโครงการให้เพิ่มสมาชิกในทีมในระยะสั้นเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น หากคุณมีทรัพยากรมากกว่าที่ต้องการให้ลองเพิ่มโครงการอื่นเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทรัพยากรที่มีอยู่ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

เครื่องมือการวางแผนความจุ

มีเครื่องมือการวางแผนความจุที่แตกต่างกันมากมายในตลาดและการค้นหาสิ่งที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการจัดลำดับความสำคัญสำหรับทีมของคุณ เครื่องมือการจัดการทรัพยากรบางอย่างมีความเฉพาะเจาะจงสูงและมุ่งเน้นไปที่การวางแผนความจุหรือการจัดการทรัพยากรเท่านั้น

การใช้เครื่องมือการจัดการงานชอบผู้จัดการงาน UDNสามารถช่วยคุณจัดการทรัพยากรตรวจสอบภาระงานของทีมของคุณและปรับปรุงการสื่อสารทั้งหมดในแพลตฟอร์มเดียว ทีมที่ฮัดลตรวจสอบปริมาณงานของทีมเป็นประจำผู้จัดการงาน UDNดังนั้นพวกเขาจึงสามารถประเมินความสามารถของทีมและกำหนดงานใหม่ของทีมได้อย่างง่ายดายก่อนที่ทุกคนจะไหม้ เพราะพวกเขาสามารถดูงานของพวกเขาในหนึ่งพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันไม่มีใครจองเกินทับทิม เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมอ่านเกี่ยวกับHudl เขียนบทละครของพวกเขาเพื่อความสำเร็จด้านการตลาดด้วยผู้จัดการงาน UDN.