¿No te gusta dar feedback? Estos 20 puntas son para ti.

Resumen

Dar una retroalimentación efectiva es una habilidad crítica para que todos los miembros del equipo tengan. En este artículo, cubrimos 11 mejores prácticas para dar cualquier tipo de retroalimentación. Además, obtenga cuatro consejos para brindar comentarios como administrador de equipo, y cinco pasos para brindar comentarios al alza a un gerente o líder.

Si se siente incómodo, dando retroalimentación, no estás solo. Aunque la retroalimentación es una parte crítica deComunicación laboral efectiva, muchos de nosotros no sabemos cómo acercarse a los comentarios de una manera constructiva. De iniciar comentarios para compartir críticas constructivas, saber cómo dar una respuesta útil es una habilidad que puede desarrollar.

La retroalimentación es importante porque ayuda a la otra persona a crecer y hacer un mejor trabajo en el trabajo. Ya sea que sea un gerente que le da un comentario a un informe directo, un compañero de trabajo que da feedback a otro compañero de trabajo, o un miembro del equipo que da feedback a un gerente, estos 20 consejos le ayudarán a dar comentarios de manera efectiva.

11 comentarios mejores prácticas

No importa qué tipo de retroalimentación está dando, hay 11 mejores prácticas para tener en cuenta. Estas mejores prácticas lo ayudan a prepararse para su sesión de comentarios y reducir la falta de comunicación o las posibles reacciones negativas. Siguiendo estos consejos, no significa que la retroalimentación sea sin esfuerzo, ¡lo deseamos! Pero lo haga, lo pone en el camino hacia el éxito.

1. Hazlo en privado.

Lo más importante es, asegúrese de que siempre está dando retroalimentación en privado. Los comentarios públicos pueden convertirse rápidamente en una retroalimentación negativa, incluso si esa no es su intención.

Si no se encuentra regularmente con la persona con la que desea recibir comentarios, pregúnteles si tienen un minuto rápido para chatear. Siempre que sea posible, haga referencia a sus temas de discusión para que la persona llegue a la reunión lo más preparada posible. Por ejemplo, podría decir "¿Tiene 15 minutos para charlar sobre la presentación de precios de ayer?"

2. ser oportuno

El objetivo del feedback es ayudar a la otra persona a mejorar. Para hacer eso, asegúrese de que está dando retroalimentación de manera oportuna. Evite recibir comentarios sobre algo que sucedió hace más de dos semanas, ya que el incidente ya no es oportuno y relevante.

Sin embargo, en la misma vena, evite dar retroalimentación inmediatamente después de que algo suceda. La retroalimentación en el momento es a menudo más negativa de lo que podría intentar. Espere al menos 24 horas antes de comentarlo, tanto usted como la otra persona puedan reflexionar sobre lo que sucedió.

3. Diferenciar entre comentarios constructivos y negativos.

Antes de dar comentarios, debe comprender la diferencia entre la crítica constructiva y la retroalimentación negativa:

Crítica constructiva Por lo general, se centra en algo que la persona puede hacer para mejorar.

Retroalimentación negativa-también conocido comocrítica destructiva o Retroalimentación crítica-Compra a las personas en lugar de ayudarlos a mejorar.

Para garantizar que está dando críticas constructivas en lugar de comentarios negativos, evalúe su intención. Asegúrese de que se está acercando a las retroalimentación con la intención de ayudar a la otra persona a crecer, incluso si se siente frustrado, evite la microgestión o la crítica personalmente a alguien. Además, siempre asegúrese de que está dando retroalimentación en retroalimentación privada en público en público, convierte rápidamente una conversación constructiva en comentarios negativos.

4. Use declaraciones "I"

Las declaraciones "I" son declaraciones que comienzan con "I." Cuando use declaraciones "I", se está enfocando en su experiencia y opinión sobre la situación, en lugar de la persona con la que está hablando. El uso de declaraciones "I" también ayuda a los comentarios a sentirse como un juego de culpa y más de un ejercicio colaborativo para mejorar las cosas para el futuro.

Por ejemplo, en lugar de decir "Usted dijo que me conseguiría las diapositivas de la presentación el jueves, pero no las enviaste hasta el lunes, lo que me hizo sentir sin preparación para la reunión", prueba algo como ", estaba bajo la impresión de que Recibiría las diapositivas de presentación el jueves. ¿Hubo un retraso que no sabía? "

5. Centrarse en una o dos cosas.

Incluso con comentarios constructivos y declaraciones "I", evite compartir comentarios sobre más de una o dos cosas a la vez. Si intenta recibir comentarios sobre demasiadas cosas a la vez, podría desencadenar accidentalmente la defensividad de la otra persona y hacerles menos probabilidades de recibir comentarios con una mentalidad abierta.

Además, si le das comentarios oportunos, probablemente no habrá que muchas cosas de las que hablar. Puede ser tentador, pero evite generar otros casos de retroalimentación a menos que necesite, ya que también puede llevar a una sesión de retroalimentación negativa.

6. Ser específico y proporcionar ejemplos.

El objetivo de proporcionar comentarios es ayudar a alguien a mejorar. Esto podría ser ayudarles a comprender algo que son buenos en o identificar y mejorar un área de oportunidad. Cuanto más específico pueda ser sobre detalles y notas, más fácil es que la otra persona tome esa retroalimentación y la convertirá en acción.

Por ejemplo, digamos que desea darle un comentario a su compañero de trabajo sobre sus habilidades de comunicación. En lugar de decir "Creo que la presentación ayer no fue muy clara", lo que es vago y podría llevar a una falta de comunicación, intente algo como: "Durante la presentación de ayer, pensé que sería útil si hubiera pauso más por preguntas. Había mucha información matizada, y había momentos en los que no entendía el punto que estabas tratando de hacer. Para futuras presentaciones, creo que sería útil si compartieras la reunión por adelantado, por lo que los participantes de la reunión podrían revisarlos y llegar a la reunión con preguntas ".

7. No olvides lo positivo.

Uno de los errores más comunes que hacemos cuando pensamos que los comentarios es pensar que es exclusivamente negativo. Es igualmente importante compartir lo que la persona está haciendo bien. De esa manera, tienen una idea específica de lo que pueden hacer para mejorar, así como una comprensión de lo que deberían continuar haciendo porque está funcionando bien.

8. Evitar "pero"

Ah, el sándwich de retroalimentación. El sándwich de retroalimentación es un enfoque en el que dices algo positivo, algo constructivo, entonces algo positivo nuevamente. La teoría es, al "emparedar" efectivamente la crítica constructiva entre la retroalimentación positiva, estás suavizando el golpe. Por ejemplo, puede usar el sándwich de comentarios de la siguiente manera: "Gracias por enviar un correo electrónico completo, pero nuestros contratistas externos no deberían haber estado en la información privada de la compañía. Aunque aprecio la iniciativa ".

En realidad, el sándwich de retroalimentación no es un buen método de retroalimentación. Al ocultar un trozo de retroalimentación constructiva dentro de la retroalimentación positiva, socava la retroalimentación positiva. En su lugar, si hay comentarios constructivos, sé honesto al respecto. Recuerde: la retroalimentación constructiva es la mejor manera de que alguien crezca y se convierta en un mejor miembro del equipo. Cuando le estás dando a alguien, comentarios constructivos, lo estás haciendo un favor, sin necesidad de envolverlo en un sándwich para disfrazar el mensaje.

Para transformar el ejemplo anterior, intente simplemente decir: "Noté que usted cc'd nuestros contratistas externos en el correo electrónico ayer. Lo preferiría si considera conmigo antes de enviarlos por correo electrónico, porque eso estaba destinado a ser solo información interna del equipo ".

9. Tenga en cuenta su comunicación no verbal

Comunicación no verbalEs cualquier forma de comunicación que no implique hablar, como su lenguaje corporal, expresiones faciales o tono de voz. Ser consciente de su comunicación no verbal puede prevenir la falta de comunicación, porque comprender la comunicación no verbal le ayuda a codificar y decodificar más efectivamente cualquier mensaje no verbal.

Codificación:Compartiendo sus emociones o pensamientos no verbalmente, a través de su lenguaje corporal, tono de voz, gestos y contacto visual. Por ejemplo, satisfacer el ojo de alguien cuando los asegura de algo.

Descodificación:Entendiendo las señales no verbales de otras personas analizando sus expresiones faciales, lenguaje corporal y más. Tenga en cuenta que las señales no verbales de todos dependen profundamente de su cultura, así que evite leer demasiado en los mensajes decodificados sin confirmar con los miembros de su equipo.

10. Dale al espacio de la otra persona para reaccionar.

A pesar de que la retroalimentación que está compartiendo está diseñada para ayudar a la otra persona a mejorar de alguna manera, la retroalimentación todavía es difícil de escuchar. Uno de los desafíos de dar retroalimentación en tiempo real es que nunca sepa exactamente cómo responderá la otra persona. La persona con la que está compartiendo comentarios con pudo tener preguntas, reacciones o comentarios adicionales.

Una vez que haya compartido sus comentarios específicos y oportunos, pregúntele a la otra persona si tiene alguna pregunta o pensamiento. Algunas personas pueden querer hacer una lluvia de ideas sobre las soluciones accionables allí mismo y luego, que puede hacer juntas si se siente cómodo al hacerlo. Si quieren hacer un seguimiento en una fecha posterior, hágales saber que también está bien.

11. En caso de duda, pregunte antes de dar feedback.

Si está nervioso por dar feedback, lo mejor que debe hacer es preguntarle a la otra persona si puede darles algunos comentarios. A menudo, tenemos el instinto opuesto, para compartir nuestros comentarios rápidamente y sacarlo del camino. Pero al permitir que la persona sepa de antemano que tiene comentarios, pueden llegar a la sesión de retroalimentación con el estado de ánimo adecuado.

Preguntar antes de dar feedback es una excelente manera de prepararse a sí mismo y a la otra persona para la sesión de comentarios. Esto es especialmente útil para el proceso de retroalimentación de igual a igual, ya que es posible que no le hayan dado a esa persona comentarios en el pasado.

4 consejos para dar feedback como gerente

Si administra un equipo, dar feedback es parte de su descripción del trabajo. Sin embargo, eso no significa que siempre sea fácil dar. Además de las 11 mejores prácticas anteriores, use estos cuatro consejos cuando le dan los comentarios de los empleados:

1. Prepárese por adelantado

No necesitas un guión, pero necesitas puntos de bala. Prepare ejemplos específicos para compartir, así como la narrativa general de la sesión de retroalimentación. Esta sesión de retroalimentación es una oportunidad de crecimiento entre usted y su empleado. ¿Qué pasó, y qué puedes aprender a ambos? ¿Cómo puede su empleado convertirse en un miembro del equipo más efectivo que avanza?

2. Tiempo derecho.

No le dé su opinión en el momento, sino que también no espere hasta que la revisión del desempeño de su empleado se encuentre seis meses en la carretera. Trate de dar feedback dentro de una semana de un evento. De esa manera, todavía está fresco en sus dos mentes, y su empleado puede aplicar más efectivamente sus comentarios a su trabajo avanzando.

Esto no significa que no deba dar feedback durante las sesiones de revisión de mayor rendimiento. Pero si está dando retroalimentación regularmente, estas evaluaciones deben resumir de lo que usted y su empleado han estado hablando más de los últimos seis o 12 meses. Las revisiones de desempeño no deben ser una sorpresa para el empleado, ya que debería haber discutido los comentarios en las reuniones de 1: 1 de antemano.

3. Dar feedback verbalmente y por escrito.

Idealmente, plomo con retroalimentación verbal, cara a cara durante una sesión de 1: 1 primero para garantizar que nada sea mal entendido y la persona que recibe comentarios tiene tiempo para hacer preguntas. Después de la reunión, proporcione una descripción de su conversación en formato escrito.

Proporcionar comentarios en forma escrita y verbal tiene tres beneficios principales:

Algunos miembros del equipo aprenden mejor al escuchar, otras leyendo. Al proporcionar comentarios verbalmente y por escrito, está cubriendo sus bases para garantizar que su miembro del equipo esté recibiendo comentarios en la forma en que prefieren.

La retroalimentación escrita es un recurso tangible que su empleado puede consultar si olvidan sus comentarios o tienen preguntas.

Estás documentando que esta retroalimentación ha sido compartida. Esto es particularmente importante si es una retroalimentación que se encuentra repitiendo a su empleado, puede apuntar a comentarios anteriores sobre el mismo tema que ha cubierto en el pasado.

4. Oferta a Brainstorm Solutions.

Dependiendo del tipo de retroalimentación que ofrece, podría ser útil ofrecer aSoluciones de lluvia de ideas. Esto podría incluir acciones para que el miembro del equipo tome en el futuro o áreas de mejoras que haya notado.

Si hace una lluvia de ideas, se centre en los próximos pasos concretos para que el empleado haga a corto plazo, no tiene más de seis meses. De esa manera, están dejando su sesión de comentarios con una idea clara de cómo pueden mejorar y hacer aún más un gran trabajo.

5 maneras de dar su opinión hacia arriba

Dar feedback es una calle de dos vías. Al igual que su gerente a menudo le da comentarios, también pueden beneficiarse de la retroalimentación. Pero a pesar de que renunciar a la retroalimentación hacia arriba es importante, también está intimidante. Siguiendo estos cinco consejos, no conforma la retroalimentación más altada, sino que le facilita la puesta en marcha. Así es cómo.

1. Inclínate en la vulnerabilidad.

Está bien si estás nervioso antes de dar una respuesta al alza. También está bien si nunca has hecho esto antes. Pero en la medida de lo posible, recuerde que su gerente es, ante todo, humano. ¡Entienden que la retroalimentación es incómoda de dar, ¡probablemente han dado muchos comentarios!

Si está realmente nervioso, intente liderar con: "Esto es un comentario difícil para mí para dar," o ", esta es mi primera vez que le damos la primera respuesta". Reconociendo cómo te sientes ayuda a reducir la tensión de una entrega potencialmente incómoda.

2. Diferenciar entre la intención y el impacto.

Comprender la diferencia entre el impacto y la intención lo ayuda a prepararse y entregar sus retroalimentaciones hacia arriba de manera efectiva. La intención es lo que la persona significaba cuando hicieron o dijeron algo. Por otro lado, el impacto es el impacto que la acción o la conversación tenían sobre ti u otras personas.

La intención y el impacto son elementos importantes de una conversación. Alguien podría tener una intención positiva cuando lo hacen o dicen algo, pero podría haber encontrado de manera incorrecta. El impacto que la acción o la conversación tenían en ti importa, pero también es importante recordar que provenía de un buen lugar.

Su gerente probablemente siempre tiene una intención positiva, pero puede haber algunas conversaciones o acciones que lo afectan negativamente. Separar la intención del impacto lo ayuda a acercarse mejor a la conversación y comunicarse claramente con su gerente. Comparte eso, aunque estaban tratando de ayudar, no se encontraba de esa manera.

Por ejemplo, digamos que su gerente lo invitó a asistir a una reunión con las partes interesadas ejecutivas. Cuando comenzó la reunión, te presentaron en lugar de dejarte presentarte. Su gerente tenía intención positiva, no querían que te intimidaran en torno a las partes interesadas ejecutivas. Pero le hubiera gustado presentarse para construir la relación entre usted y los interesados ​​ejecutivos. En este ejemplo, nadie estaba "en el error", y aclarando que cuando compartes comentarios puede ayudarlo a que su gerente llegue a la mejor conclusión posible.

3. Ofrecer soluciones si es posible.

Si tiene una solución ideal para los comentarios que está compartiendo, no tenga miedo de ofrecerlo. Esto no solo muestra que ha pensado a través de la situación, sino que también ayuda a centrar la conversación sobre lo que se puede hacer para mejorar la situación que acaba de aumentar, en lugar de pasar demasiado tiempo en el primer lugar. .

4. Si es necesario, pídale a su gerente que asista

Si es demasiado incómodo, dando un comentario hacia arriba, pregúntele al gerente de su gerente si está dispuesto a asistir a la conversación. Esto es útil porque el gerente de su gerente puede actuar como un mediador y potencialmente suave sobre cualquier emoción intensa.

Que se dice, evita Dando retroalimentación al gerente de su gerente. Si lo hace, podría hacer que su gerente se sienta como si vas a ir detrás de su espalda. Si se siente incómodo, hablando con su gerente sin apoyo, considere ponerse en contacto con su departamento de recursos humanos por másla resolución de conflictos .

5. Ponerlo en perspectiva.

Recuerde: esta sesión de retroalimentación no es el final, todos su relación con su gerente. Su relación se compone de muchas, muchas interacciones entre los dos. Incluso si esta es una interacción importante, o incluso un incómodo, esto puede afectar su relación, pero probablemente no cambiará nada entre usted.

Qué evitar al dar feedback.

La retroalimentación es una parte realmente importante de sus relaciones de trabajo, y los 20 consejos anteriores lo ayudan a dar feedback de manera efectiva y reducir cualquier posibilidad de falta de comunicación. Sin embargo, antes de dar feedback, aquí hay cuatro cosas para tener en cuenta y evitar cuando sea posible:

No trates de sorprenderlos

Muchos de nosotros nos sentimos incómodos dando retroalimentación. Queremos decir lo que tenemos que decir sin la otra persona que interrumpe, por lo que por defecto de la falta de retroalimentación de la nada.

Aunque esto se siente más cómodo para el dador de retroalimentación en el momento, casi siempre conduce a peores sesiones de retroalimentación. Debido a que la otra persona no está preparada, es más probable que se tomen un comentario menos bien o incluso se ofendan.

El objetivo del feedback es ayudar a la otra persona a mejorar. Tan a menudo como sea posible, déles un aviso para que tenga comentarios para ellos. De esa manera, pueden preparar y acercarse a la sesión de retroalimentación en el mejor espacio de cabeza posible.

Tenga en cuenta el estado de ánimo de la otra persona

Cuando le das comentarios, desea que la otra persona esté en el mejor estado para recibir comentarios. Eso garantiza que la otra persona pueda recibir los comentarios de manera positiva y aprender de ella. Si la persona está de mal humor, probablemente no recibirán un comentario bien, así que vea si puede diferir a un día diferente.

Evite ponerte en sus zapatos.

A menudo, escuchará a la gente le recomendará que usted "se ponga en los zapatos de otra persona" para entender de dónde vienen. Y es cierto que ponerte en los zapatos de alguien es una excelente manera deconstruir inteligencia emocional .

Sin embargo, evite hacer esto cuando esté ofreciendo comentarios. Desafortunadamente, cuando intentamos ponernos a nosotros mismos en los zapatos de otras personas mientras ofrecemos comentarios, a menudo suena como sabemos mejor que ellos. Recuerde: la retroalimentación es una opinión, no un hecho.

Frases para evitar:

"Si yo fuera tú…"

"Deberías…"

"Cuando estoy en tus zapatos ..."

Separar los hechos de las historias

Hechos vs. historias es un marco mental desarrollado por elGrupo de liderazgo consciente, y es una excelente manera de prepararse mentalmente antes de ofrecer comentarios. Los hechos son cosas observables que cualquiera podría notar: pensar en las cosas que se recoge una cámara de video. Por otro lado, las historias son las suposiciones e interpretaciones de los hechos.

Todos creamos historias, es cómo procesamos el mundo. Pero cuando está ofreciendo comentarios, asegúrese de que esté claramente diferenciando entre hechos e historias. Los hechos son las cosas que sabes sobre lo que sucedió. Las historias pueden convertirse rápidamente en suposiciones sobre por qué alguien hizo o dijo algo, aunque realmente no sabes lo que estaba pasando por sus cabezas.

A veces es útil compartir historias, porque le dan una idea de la otra persona de cómo nos sentimos. Sin embargo, si comparte historias, es realmente importante aclarar que estas son historias que ha percibido, Datos objetivos.

Compartir y documentar la retroalimentación en una herramienta centralizada.

Cuantas más comentarios le dé, mejor lo obtendrá. Asegúrate de estar almacenando y compartiendo comentarios en un centralizadoHerramienta de gestión de trabajo, para que todos puedan acceder a los comentarios y continúen aprendiendo de ella. Organizar el trabajo, compartir notas y mantenerse conectado conGestor de tareas UDN .