Tidak suka memberi umpan balik? 20 tips ini untuk Anda

Ringkasan

Memberikan umpan balik yang efektif adalah keterampilan penting bagi semua anggota tim untuk memilikinya. Pada artikel ini, kami mencakup 11 praktik terbaik untuk memberikan semua jenis umpan balik. Plus, dapatkan empat tips untuk memberikan umpan balik sebagai manajer tim, dan lima langkah untuk memberikan umpan balik ke atas kepada manajer atau pemimpin.

Jika Anda tidak nyaman memberikan umpan balik, Anda tidak sendirian. Meskipun umpan balik adalah bagian penting darikomunikasi tempat kerja yang efektif, Banyak dari kita tidak tahu cara mendekati umpan balik dengan cara yang konstruktif. Dari memulai umpan balik untuk berbagi kritik konstruktif, mengetahui cara memberikan umpan balik yang bermanfaat adalah keterampilan yang dapat Anda kembangkan.

Umpan balik itu penting karena membantu orang lain tumbuh dan melakukan pekerjaan yang lebih baik di tempat kerja. Apakah Anda seorang manajer memberikan umpan balik kepada laporan langsung, rekan kerja memberikan umpan balik kepada rekan kerja lain, atau anggota tim yang memberikan umpan balik kepada manajer, 20 tips ini akan membantu Anda memberikan umpan balik secara efektif.

11 Umpan Balik Praktik Terbaik

Apa pun jenis umpan balik yang Anda berikan, ada 11 praktik terbaik yang perlu diingat. Praktik terbaik ini membantu Anda mempersiapkan sesi umpan balik Anda dan mengurangi miskomunikasi atau reaksi negatif potensial. Mengikuti tips ini bukan berarti memberikan umpan balik adalah usaha - kami berharap! -Tapi itu memang mengatur Anda di jalan menuju kesuksesan.

1. Lakukan secara pribadi

Yang paling penting, pastikan Anda selalu memberikan umpan balik secara pribadi. Umpan balik publik dapat dengan cepat berubah menjadi umpan balik negatif, bahkan jika itu bukan niat Anda.

Jika Anda tidak secara teratur bertemu dengan orang yang ingin Anda berikan umpan balik, tanyakan apakah mereka memiliki menit cepat untuk mengobrol. Kapan pun memungkinkan, referensi topik diskusi Anda sehingga orang tersebut datang ke rapat sesuai dengan mungkin. Misalnya, Anda mungkin mengatakan "Apakah Anda memiliki 15 menit untuk mengobrol tentang presentasi harga dari kemarin?"

2. Jadilah tepat waktu

Tujuan umpan balik adalah membantu orang lain membaik. Untuk melakukan itu, pastikan Anda memberikan umpan balik tepat waktu. Hindari memberikan umpan balik pada sesuatu yang terjadi lebih dari dua minggu yang lalu, karena insiden itu tidak lagi tepat waktu dan relevan.

Namun, dalam vena yang sama, hindari memberikan umpan balik segera setelah sesuatu terjadi. Umpan balik pada saat ini seringkali lebih negatif daripada yang mungkin Anda maksudkan. Tunggu setidaknya 24 jam sebelum berkomentar sehingga Anda dan orang lain dapat merenungkan apa yang terjadi.

3. Membedakan antara umpan balik konstruktif dan negatif

Sebelum Anda memberikan umpan balik, Anda perlu memahami perbedaan antara kritik konstruktif dan umpan balik negatif:

Kritik membangun Biasanya berpusat pada sesuatu yang dapat dilakukan orang untuk meningkatkan.

Umpan balik negatif.-Juga dikenal sebagaikritik destruktifatauumpan balik penting-Putar orang ke bawah alih-alih membantu mereka meningkatkan.

Untuk memastikan Anda memberikan kritik yang konstruktif daripada umpan balik negatif, mengevaluasi niat Anda. Pastikan Anda mendekati umpan balik dengan tujuan membantu orang lain tumbuh - bahkan jika Anda merasa frustrasi, hindari mikro atau secara pribadi mengkritik seseorang. Juga, selalu pastikan Anda memberikan umpan balik dalam umpan balik berbagi pribadi di depan umum dengan cepat mengubah percakapan konstruktif menjadi umpan balik negatif.

4. Gunakan pernyataan "i"

"I" pernyataan adalah pernyataan yang dimulai dengan "I." Ketika Anda menggunakan pernyataan "I", Anda fokus pada pengalaman dan pendapat Anda tentang situasi ini, daripada orang yang Anda ajak bicara. Menggunakan pernyataan "i" juga membantu umpan balik merasa seperti lebih sedikit permainan yang disalahkan dan lebih banyak latihan kolaboratif untuk meningkatkan hal-hal untuk masa depan.

Misalnya, alih-alih mengatakan “Kau bilang kau akan mendapatkan saya slide presentasi pada hari Kamis tetapi Anda tidak mengirim mereka sampai Senin, yang membuat saya merasa tidak siap untuk pertemuan,” try sesuatu seperti, “Aku berada di bawah kesan bahwa saya akan menerima slide presentasi pada hari Kamis. Apakah ada penundaan Saya tidak tahu tentang?”

5. Fokus pada satu atau dua hal

Bahkan dengan umpan balik yang konstruktif dan “I” pernyataan, berbagi menghindari umpan balik tentang lebih dari satu atau dua hal pada suatu waktu. Jika Anda mencoba untuk memberikan umpan balik tentang terlalu banyak hal sekaligus, Anda mungkin tidak sengaja memicu pembelaan diri orang lain dan membuat mereka kurang mungkin untuk menerima umpan balik dengan pola pikir yang terbuka.

Plus, jika Anda memberikan umpan balik tepat waktu, ada mungkin tidak akan banyak hal yang bicara tentang. Ini mungkin tergoda, tapi menghindari membesarkan contoh umpan balik lain kecuali Anda perlu, karena itu juga dapat menyebabkan sesi umpan balik negatif.

6. Jadilah spesifik dan contoh

Tujuan memberikan umpan balik untuk membantu seseorang meningkatkan. Ini bisa untuk membantu mereka memahami sesuatu yang mereka lakukan dengan baik atau mengidentifikasi dan memperbaiki area kesempatan. Semakin spesifik Anda bisa mengenai rincian dan catatan, semakin mudah bagi orang lain untuk mengambil umpan balik itu dan mengubahnya menjadi tindakan.

Sebagai contoh, katakanlah Anda ingin memberikan umpan balik rekan kerja Anda tentang keterampilan komunikasi mereka. Alih-alih mengatakan “Saya pikir presentasi kemarin tidak sangat jelas,” yang jelas dan dapat menyebabkan miskomunikasi, mencoba sesuatu seperti, “Selama presentasi kemarin, saya pikir itu akan sangat membantu jika Anda telah berhenti lebih untuk pertanyaan. Ada banyak informasi bernuansa, dan ada saat-saat di mana saya tidak mengerti titik Anda mencoba untuk membuat. Untuk presentasi masa depan, saya pikir itu akan sangat membantu jika Anda berbagi slide pertemuan di muka, sehingga peserta rapat bisa meninjau mereka dan datang ke pertemuan dengan pertanyaan-pertanyaan.”

7. Jangan lupa positif

Salah satu kesalahan paling umum yang kita buat ketika kita berpikir tentang umpan balik berpikir itu secara eksklusif negatif. Ini sama pentingnya untuk berbagi apa yang orang lakukan dengan baik. Dengan cara itu, mereka memiliki ide spesifik dari apa yang bisa mereka lakukan untuk meningkatkan-serta pemahaman tentang apa yang harus mereka terus lakukan karena itu bekerja dengan baik.

8. Hindari “tapi”

Ah, sandwich umpan balik. Umpan balik sandwich pendekatan di mana Anda mengatakan sesuatu yang positif, sesuatu yang konstruktif, maka sesuatu yang positif lagi. Teorinya adalah, dengan secara efektif “mengapit” kritik konstruktif di antara umpan balik positif, Anda pelunakan pukulan. Sebagai contoh, Anda mungkin menggunakan sandwich umpan balik sebagai berikut: “Terima kasih untuk mengirimkan seperti email yang komprehensif, tetapi kontraktor eksternal kita tidak seharusnya di atasnya sejak itu informasi perusahaan swasta. Saya menghargai inisiatif, meskipun.”

Pada kenyataannya umpan balik sandwich bukan metode umpan balik yang baik. Dengan menyembunyikan sepotong umpan balik yang konstruktif dalam umpan balik positif, Anda merusak umpan balik positif. Sebaliknya, jika ada umpan balik yang konstruktif, jujur tentang hal itu. Ingat: umpan balik konstruktif adalah cara terbaik bagi seseorang untuk tumbuh dan menjadi anggota tim yang lebih baik. Ketika Anda memberi seseorang baik, umpan balik yang konstruktif, Anda melakukan mereka nikmat-tidak perlu membungkusnya dalam sandwich untuk menyamarkan pesan.

Untuk mengubah contoh di atas, cobalah hanya mengatakan, “Saya melihat Anda-CC kontraktor eksternal kami pada email kemarin. Aku lebih suka kalau Anda memeriksa dengan saya sebelum email mereka, karena yang dimaksudkan untuk menjadi informasi tim internal saja.”

9. Sadarilah komunikasi nonverbal Anda

Komunikasi nonverbaladalah setiap bentuk komunikasi yang tidak melibatkan berbicara, seperti bahasa tubuh Anda, ekspresi wajah, atau nada suara. Menyadari komunikasi nonverbal Anda dapat mencegah miskomunikasi, karena memahami komunikasi nonverbal membantu Anda lebih efektif encode dan decode pesan nonverbal.

encoding:Berbagi emosi atau pemikiran Anda secara nonverbal, melalui bahasa tubuh Anda, nada suara, gerakan, dan kontak mata. Misalnya, bertemu mata seseorang ketika Anda meyakinkan mereka tentang sesuatu.

Decoding:Memahami isyarat nonverbal orang lain dengan menganalisis ekspresi wajah mereka, bahasa tubuh, dan banyak lagi. Perlu diingat bahwa isyarat nonverbal setiap orang sangat bergantung pada budaya mereka, jadi hindari membaca terlalu banyak ke dalam pesan yang diterjemahkan tanpa mengkonfirmasi dengan anggota tim Anda.

10. Berikan ruang orang lain untuk bereaksi

Meskipun umpan balik yang Anda bagikan dirancang untuk membantu orang lain membaik dalam beberapa cara, umpan balik terkadang sulit didengar. Salah satu tantangan memberikan umpan balik waktu nyata adalah bahwa Anda tidak pernah tahu persis bagaimana orang lain akan merespons. Orang yang Anda bagikan umpan balik dengan mungkin memiliki pertanyaan, reaksi, atau komentar tambahan.

Setelah Anda berbagi umpan balik spesifik dan tepat waktu, tanyakan orang lain jika mereka memiliki pertanyaan atau pikiran. Beberapa orang mungkin ingin melakukan brainstorming solusi yang dapat ditindaklanjuti di sana dan kemudian, yang dapat Anda lakukan bersama jika Anda merasa nyaman melakukannya. Jika mereka ingin menindaklanjuti di kemudian hari, beri tahu mereka bahwa tidak apa-apa juga.

11. Ketika ragu, tanyakan sebelum memberikan umpan balik

Jika Anda gugup dengan memberikan umpan balik, yang terbaik untuk dilakukan adalah bertanya kepada orang lain apakah Anda dapat memberi mereka umpan balik. Seringkali, kami memiliki naluri yang berlawanan - untuk membagikan umpan balik kami dengan cepat dan mengeluarkannya. Tetapi dengan membiarkan orang itu tahu sebelumnya bahwa Anda memiliki umpan balik, mereka dapat datang ke sesi umpan balik dengan kerangka pikiran yang tepat.

Bertanya sebelum memberikan umpan balik adalah cara yang bagus untuk mempersiapkan diri dan orang lain untuk sesi umpan balik. Ini sangat membantu untuk proses umpan balik peer-to-peer, karena Anda mungkin tidak memberikan umpan balik orang itu di masa lalu.

4 Tips Memberi Umpan Balik Sebagai Manajer

Jika Anda mengelola tim, memberikan umpan balik adalah bagian dari deskripsi pekerjaan Anda. Namun, itu tidak berarti selalu mudah untuk diberikan. Selain 11 praktik terbaik di atas, gunakan empat tips ini saat Anda memberikan umpan balik karyawan:

1. Bersiaplah di muka

Anda tidak perlu skrip - tetapi Anda membutuhkan poin peluru. Siapkan contoh spesifik untuk dibagikan, serta narasi keseluruhan dari sesi umpan balik. Sesi umpan balik ini adalah peluang pertumbuhan antara Anda dan karyawan Anda. Apa yang terjadi, dan apa yang bisa Anda lakukan darinya? Bagaimana karyawan Anda dapat menjadi anggota tim yang lebih efektif bergerak maju?

2. Waktu itu benar

Jangan memberi umpan balik pada saat ini, tetapi juga jangan menunggu sampai kinerja karyawan Anda meninjau enam bulan di ujung jalan. Bertujuan untuk memberikan umpan balik dalam waktu seminggu suatu peristiwa. Dengan begitu, masih segar di kedua pikiran Anda, dan karyawan Anda dapat dengan lebih efektif menerapkan umpan balik Anda untuk pekerjaan mereka bergerak maju.

Ini tidak berarti Anda tidak boleh memberikan umpan balik selama sesi ulasan kinerja yang lebih besar. Tetapi jika Anda memberikan umpan balik secara teratur, penilaian ini harus merangkum apa yang Anda dan karyawan Anda bicarakan selama enam atau 12 bulan terakhir. Ulasan kinerja seharusnya tidak mengejutkan karyawan, karena Anda seharusnya membahas umpan balik dalam pertemuan 1: 1 sebelumnya.

3. Berikan umpan balik secara lisan dan tertulis

Idealnya, timbal dengan umpan balik verbal, tatap muka selama sesi 1: 1 terlebih dahulu untuk memastikan tidak ada yang disalahpahami dan orang yang menerima umpan balik memiliki waktu untuk mengajukan pertanyaan. Setelah rapat, berikan deskripsi percakapan Anda dalam format tertulis.

Memberikan umpan balik dalam bentuk tertulis dan verbal memiliki tiga manfaat utama:

Beberapa anggota tim belajar lebih baik dengan mendengar, yang lain dengan membaca. Dengan memberikan umpan balik secara lisan dan tertulis, Anda meliput pangkalan Anda untuk memastikan anggota tim Anda menerima umpan balik dengan cara yang mereka inginkan.

Umpan balik tertulis adalah sumber daya nyata yang dapat dirujuk karyawan Anda jika mereka lupa umpan balik Anda atau memiliki pertanyaan.

Anda mendokumentasikan bahwa umpan balik ini telah dibagikan. Ini sangat penting jika umpan balik Anda menemukan diri Anda mengulangi kepada karyawan Anda - Anda dapat menunjuk ke umpan balik sebelumnya tentang topik yang sama yang telah Anda bahas di masa lalu.

4. Menawarkan untuk currainstorm solusi

Tergantung pada jenis umpan balik yang Anda tawarkan, mungkin bermanfaat untuk ditawarkanSolusi Brainstorm.. Ini dapat mencakup tindakan bagi anggota tim untuk mengambil di masa depan atau bidang perbaikan yang Anda perhatikan.

Jika Anda melakukan brainstorming, fokus pada beton langkah selanjutnya untuk karyawan yang harus dilakukan dalam jangka pendek - pikirkan tidak lebih dari enam bulan. Dengan begitu, mereka meninggalkan sesi umpan balik Anda dengan gagasan yang jelas tentang bagaimana mereka dapat meningkatkan dan menyelesaikan pekerjaan yang lebih besar.

5 Cara Memberi Umpan Balik Ke atas

Memberikan umpan balik adalah jalan dua arah. Sama seperti manajer Anda sering memberi Anda umpan balik, mereka dapat mengambil manfaat dari umpan balik juga. Tetapi meskipun memberikan umpan balik ke atas itu penting, itu juga mengintimidasi. Setelah lima tips ini tidak membuat umpan balik ke atas, tetapi memudahkan Anda untuk memulai. Begini caranya.

1. Bersandar menjadi Kerentanan

Tidak apa-apa jika Anda gugup sebelum memberikan umpan balik ke atas. Tidak apa-apa jika Anda belum pernah melakukan ini sebelumnya. Tetapi sebisa mungkin, ingat bahwa manajer Anda, pertama dan terutama, manusia. Mereka memahami bahwa umpan balik tidak nyaman untuk memberi - mereka mungkin telah memberikan banyak umpan balik sendiri!

Jika Anda benar-benar gugup, cobalah memimpin dengan, "Ini adalah umpan balik yang sulit bagi saya untuk memberi," atau, "Ini adalah pertama kalinya saya memberikan umpan balik ke atas." Mengakui bagaimana perasaan Anda membantu memotong ketegangan dari pengiriman yang berpotensi canggung.

2. Membedakan antara niat dan dampak

Memahami perbedaan antara dampak dan niat membantu Anda mempersiapkan dan mengirimkan umpan balik ke atas secara efektif. Intent adalah apa yang dimaksud dengan orang tersebut ketika mereka melakukan atau mengatakan sesuatu. Di sisi lain, dampak adalah dampak yang dimiliki tindakan atau percakapan pada Anda atau orang lain.

Intent dan dampak adalah elemen penting dari percakapan. Seseorang mungkin memiliki niat positif ketika mereka melakukan atau mengatakan sesuatu, tetapi itu bisa menemukan cara yang salah. Dampak yang dimiliki tindakan atau percakapan pada Anda penting - tetapi juga penting untuk diingat bahwa itu berasal dari tempat yang baik.

Manajer Anda mungkin selalu memiliki niat positif, tetapi mungkin ada beberapa percakapan atau tindakan yang berdampak pada Anda secara negatif. Memisahkan niat dari dampak membantu Anda mendekati percakapan dan secara jelas berkomunikasi dengan manajer Anda. Bagikan itu, meskipun mereka berusaha membantu, itu tidak menemukan jalan itu.

Misalnya, katakanlah manajer Anda mengundang Anda untuk menghadiri pertemuan dengan para pemangku kepentingan eksekutif. Ketika pertemuan dimulai, mereka memperkenalkan Anda alih-alih membiarkan Anda memperkenalkan diri. Manajer Anda memiliki maksud positif - mereka tidak ingin Anda terintimidasi di sekitar pemangku kepentingan eksekutif. Tetapi Anda ingin memperkenalkan diri untuk membangun hubungan antara Anda dan para pemangku kepentingan eksekutif tersebut. Dalam contoh ini, tidak ada yang "dalam kesalahan," dan mengklarifikasi bahwa ketika Anda berbagi umpan balik dapat membantu Anda dan manajer Anda sampai pada kesimpulan terbaik.

3. Tawarkan solusi jika memungkinkan

Jika Anda memiliki solusi ideal untuk umpan balik yang Anda bagikan, jangan takut untuk menawarkannya. Ini tidak hanya menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan situasi, tetapi juga membantu untuk memusatkan pembicaraan tentang apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan situasi yang baru saja Anda bawa - alih-alih menghabiskan terlalu banyak waktu yang salah di tempat pertama. .

4. Jika perlu, minta manajer mereka untuk hadir

Jika Anda terlalu tidak nyaman memberikan umpan balik ke atas, tanyakan manajer manajer Anda jika mereka bersedia menghadiri percakapan. Ini bermanfaat karena manajer manajer Anda dapat bertindak sebagai mediator dan berpotensi menghaluskan emosi yang intens.

Yang dikatakan, hindari memberikan umpan balik kepada manajer manajer Anda. Melakukannya mungkin membuat manajer Anda merasa seperti berada di belakang mereka. Jika Anda merasa tidak nyaman berbicara dengan manajer Anda tanpa dukungan, pertimbangkan untuk menghubungi departemen SDM Anda untuk tambahanresolusi konflik .

5. Masukkan perspektif

Ingat: Sesi umpan balik ini bukan akhir dari semua hubungan Anda dengan manajer Anda. Hubungan Anda terdiri dari banyak, banyak interaksi antara Anda berdua. Bahkan jika ini adalah interaksi yang penting - atau bahkan yang canggung - ini dapat memengaruhi hubungan Anda, tetapi mungkin secara fundamental tidak mengubah apa pun di antara Anda.

Apa yang harus dihindari saat memberikan umpan balik

Umpan balik adalah bagian yang sangat penting dari hubungan kerja Anda, dan 20 tips di atas membantu Anda memberikan umpan balik secara efektif dan mengurangi kemungkinan miskomunikasi. Namun, sebelum Anda memberikan umpan balik, berikut adalah empat hal yang perlu diingat dan dihindari bila memungkinkan:

Jangan mencoba mengejutkan mereka

Banyak dari kita merasa tidak nyaman memberikan umpan balik. Kami ingin mengatakan apa yang harus kami katakan tanpa orang lain mengganggu, jadi kami default untuk melompat dari mana-mana.

Meskipun ini terasa lebih nyaman untuk pemberian umpan balik pada saat ini, hampir selalu mengarah ke sesi umpan balik yang lebih buruk. Karena orang lain tidak siap, mereka lebih cenderung mengambil umpan balik kurang baik atau bahkan tersinggung.

Tujuan umpan balik adalah membantu orang lain membaik. Jadi sesering mungkin, beri mereka kepala bahwa Anda memiliki umpan balik untuk mereka. Dengan begitu, mereka dapat mempersiapkan dan mendekati sesi umpan balik di ruang headspace terbaik.

Perhatikan suasana hati orang lain

Ketika Anda memberikan umpan balik, Anda ingin orang lain berada di negara terbaik untuk menerima umpan balik. Yang memastikan orang lain dapat menerima umpan balik secara positif dan belajar darinya. Jika orang tersebut dalam suasana hati yang buruk, mereka mungkin tidak akan menerima umpan balik dengan baik, jadi lihat apakah Anda dapat menunda pada hari yang berbeda.

Hindari menempatkan diri pada posisi mereka

Anda akan sering mendengar orang menyarankan Anda "menempatkan diri Anda pada sepatu orang lain" untuk memahami dari mana mereka berasal. Dan memang benar bahwa menempatkan diri pada sepatu seseorang adalah cara yang bagus untukmembangun kecerdasan emosional .

Namun, hindari melakukan ini ketika Anda menawarkan umpan balik. Sayangnya, ketika kita mencoba untuk menempatkan diri kita pada posisi orang lain sambil menawarkan umpan balik, sering terdengar seperti kita tahu lebih baik daripada mereka. Ingat: Umpan balik adalah pendapat, bukan fakta.

Frasa untuk menghindari:

"Jika aku adalah kamu…"

"Kamu harus punya…"

"Ketika aku di sepatumu ..."

Pisahkan fakta dari cerita

Fakta vs. cerita adalah kerangka mental yang dikembangkan olehKelompok kepemimpinan yang sadar, Dan ini cara yang bagus untuk mempersiapkan diri secara mental sebelum menawarkan umpan balik. Fakta-fakta adalah hal-hal yang dapat diamati yang dapat diperhatikan siapa pun - pikirkan hal-hal yang diambil oleh kamera video. Di sisi lain, cerita adalah asumsi dan interpretasi fakta.

Kita semua menciptakan cerita - itulah cara kita memproses dunia. Tetapi ketika Anda menawarkan umpan balik, pastikan Anda jelas membedakan antara fakta dan cerita. Fakta adalah hal-hal yang Anda ketahui tentang apa yang terjadi. Cerita-cerita dapat dengan cepat berubah menjadi asumsi tentang mengapa seseorang melakukannya atau mengatakan sesuatu - meskipun Anda tidak benar-benar tahu apa yang terjadi melalui kepala mereka.

Terkadang sangat membantu untuk berbagi cerita, karena mereka memberikan wawasan orang lain tentang bagaimana perasaan kita. Namun, jika Anda berbagi cerita, sangat penting untuk mengklarifikasi bahwa ini adalah cerita yang Anda anggap, fakta objektif.

Bagikan dan dokumen umpan balik dalam alat terpusat

Semakin banyak umpan balik yang Anda berikan, semakin baik Anda akan mendapatkannya. Pastikan Anda menyimpan dan berbagi umpan balik di pusatAlat Manajemen Kerja, Jadi setiap orang dapat mengakses umpan balik dan terus belajar darinya. Mengatur pekerjaan, berbagi catatan, dan tetap terhubung denganUDN Task Manager. .