Не подобається давати відгук? Ці 20 порад для вас

Резюме

Даючи ефективний відгук - це критична майстерність для всіх членів команди. У цій статті ми покриваємо 11 найкращих практик для надання будь-якого типу зворотного зв'язку. Крім того, отримуйте чотири поради, щоб дати відгук, як менеджер команди, і п'ять кроків, щоб відмовитися від відгуків до менеджера або лідера.

Якщо ви незручно, даючи зворотний зв'язок, ви не самотні. Незважаючи на те, що відгук є критичною частиноюЕфективне спілкування на робочому місці, багато хто з нас не знає, як наближатися до зворотного зв'язку конструктивним способом. Від ініціювання зворотного зв'язку для обміну конструктивною критикою, знаючи, як дати корисним відгуком, це вміння, яке ви можете розвинути.

Зворотній зв'язок є важливим, оскільки це допомагає іншу людину зростати і зробити кращу роботу на роботі. Незалежно від того, чи є ви менеджер, що дає відгук до прямого звіту, колега, що дає зворотний зв'язок з іншим колегою, або член команди, який дає відгук до менеджера, ці 20 порад допоможуть ефективно отримувати відгук.

11 найкращих практик зворотного зв'язку

Незалежно від того, який тип відгуків ви дає, є 11 найкращих практик, щоб мати на увазі. Ці найкращі практики допомагають вам підготуватися до сеансу зворотного зв'язку та зменшити неправильне спілкування або потенційні негативні реакції. Після цих порад не означає, що відгук відгук легко - ми бажаємо!

1. Робіть це в приватному

Найголовніше, переконайтеся, що ви завжди надаєте відгук у приватному порядку. Громадський відгук може швидко перетворитися на негативний відгук, навіть якщо це не ваш намір.

Якщо ви не регулярно зустрічаєтеся з людиною, з якою ви хочете дати відгук, запитайте їх, якщо вони мають швидку хвилину, щоб спілкуватися. Коли це можливо, посилання на теми обговорення, тому людина приїжджає до зустрічі, як це можливо. Наприклад, ви можете сказати: "Чи є у вас 15 хвилин, щоб поговорити про презентацію ціноутворення з вчорашнього дня?"

2. Будьте своєчасно

Мета зворотного зв'язку полягає в тому, щоб допомогти іншій особі поліпшити. Щоб зробити це, переконайтеся, що ви своєчасно даєте відгук. Уникайте відгуки про те, що відбулося більше двох тижнів тому, оскільки інцидент більше не є своєчасним та актуальним.

Однак у тій же вені, однак, уникайте відгуки відразу після чогось. Зворотній зв'язок часто є більш негативним, ніж ви можете мати намір. Почекайте принаймні за 24 години до того, як коментує, так що ви і інша людина може подумати про те, що сталося.

3. Диференціювати конструктивні та негативні відгуки

Перш ніж дати відгук, потрібно зрозуміти різницю між конструктивною критикою та негативними відгуками:

Конструктивна критика Зазвичай центри на чому людина може зробити, щоб поліпшити.

Негативний відгук-також відомий якруйнівна критикаабокритичний відгук- Надсилає люди, замість того, щоб допомогти їм поліпшити.

Щоб забезпечити конструктивну критику, а не негативні відгуки, оцінюють свій намір. Переконайтеся, що ви наближаєтеся до зворотного зв'язку з наміром допомогти іншій особі рости, навіть якщо ви відчуваєте розчарування, уникайте мікроману або особисто критикуючи когось. Також завжди переконайтеся, що ви надаєте відгук у відгуках приватного обміну, що публікується, швидко перетворює конструктивну розмову в негативний відгук.

4. Використовуйте заяви "I"

"Я" заяви є заявами, які починаються з "I." Коли ви використовуєте "я" заяви, ви зосереджуєте увагу на вашому досвіді та думці про ситуацію, а не людину, до якої ви говорите. Використовуючи заяви "I", також допомагає відгук відчувати себе як менш винна гра та більше спільного вправи, щоб поліпшити речі на майбутнє.

Наприклад, замість того, щоб говорити: «Ви сказали, що ви отримаєте мені презентацію слайдів у четвер, але ви не відправили їх до понеділка, що змусило мене відчувати себе непідготовленим до зустрічі», - спробуйте щось подібне », - це було під враженням, що Я б отримав презентацію слайдів у четвер. Чи була там затримка, про яку я не знав?

5. Зосередьтеся на одній або двох речах

Навіть з конструктивними відгуками та заявами "я", уникайте обміну зворотним зв'язком приблизно більше однієї або двох речей за один раз. Якщо ви намагаєтеся відразу відгукнути про занадто багато речей відразу, ви можете випадково спричинити захист іншої людини, і зробити їх рідше отримувати відгуки з відкритим мисленням.

Крім того, якщо ви даєте своєчасне відгук, то, мабуть, не буде, що багато чого говорити. Це може бути спокусливо, але уникнути виховання інших випадків зворотного зв'язку, якщо вам не потрібно, оскільки це також може призвести до негативної сесії зворотного зв'язку.

6. Будьте конкретними та наведеними прикладами

Мета надання відгуку - це допомогти комусь поліпшити. Це може допомогти їм зрозуміти те, що вони хороші або ідентифікують і покращують територію можливостей. Чим більше конкретно ви можете бути про деталі та ноти, тим легше, щоб інша особа, яка приймає це відгук і перетворити його в дію.

Наприклад, скажімо, ви хочете дати ваші колеги відгуки про свої навички спілкування. Замість того, щоб сказати: "Я думаю, що презентація вчора не була дуже зрозуміла", яка невизначена і може призвести до неправильного спілкування, спробуйте щось подібне ", - під час вчорашньої презентації, я подумав, що це буде корисним, якщо ви призупинили більше питань. Там було багато нюансованої інформації, і там були там, де я не розумів, що ви намагалися зробити. Для майбутніх презентацій, я думаю, було б корисним, якщо ви поділилися на засідання, заздалегідь, тому учасники зустрічі могли їх переглядати та приїхати на зустріч з питаннями. "

7. Не забудьте позитивний

Одна з найпоширеніших помилок, коли ми думаємо про відгук, думаючи, що це виключно негативне. Цілком важливо поділитися тим, що робить людина добре. Таким чином, вони мають конкретну ідею того, що вони можуть зробити, щоб поліпшити, а також розуміння того, що вони повинні продовжувати робити, тому що він добре працює.

8. Уникайте "але"

Ах, сендвіч відгуку. Сендвіч зворотного зв'язку - це підхід, де ви говорите щось позитивне, щось конструктивне, потім щось позитивне. Теорія, фактично "сендувала" конструктивною критикою між позитивними відгуками, ви пом'якшите удар. Наприклад, ви можете скористатися сендвічем зворотного зв'язку наступним чином: "Дякую за відправлення такої комплексної електронної пошти, але наші зовнішні підрядники не повинні були бути на ньому, оскільки це була інформація про приватну компанію. Я ціную ініціативу. "

Насправді, сендвіч зворотного зв'язку не є гарним методом зворотного зв'язку. Приховавши шматок конструктивного зворотного зв'язку у позитивних відгуках, ви підриваєте позитивні відгуки. Замість цього, якщо є конструктивні відгуки, будьте чесні про це. Пам'ятайте: конструктивний відгук - це найкращий спосіб, щоб хтось рости і стати кращим членом команди. Коли ви даєте комусь, конструктивні відгуки, ви робите їх користь - не потрібно обертати його в сендвіч, щоб замаскувати повідомлення.

Щоб перетворити наведений приклад, спробуйте просто сказати: "Я помітив, що ви CC'd наших зовнішніх підрядників на електронну пошту вчора. Я віддаю перевагу, якщо ви перевіряєте зі мною, перш ніж надсилати їх, тому що це було призначено лише для внутрішньої команди. "

9. Зверніть увагу на невербальне спілкування

Невербальне спілкуванняЧи є будь-яка форма комунікації, яка не передбачає говорити, як мову тіла, вирази обличчя або тонус голосу. Будучи усвідомлення вашого невербального спілкування, може запобігти неправильному спілкуванні, оскільки розуміння невербального спілкування допомагає вам більш ефективно кодувати та декодувати будь-які невербальні повідомлення.

Кодування:Розділяючи свої емоції або думки, невербально, через мову тіла, тонус голосу, жестів та контакту очей. Наприклад, зустріч з чиєсь очі, коли ви їх переоцінюєте.

Декодування:Розуміння невербальних сигналів інших народів, аналізуючи їх вирази обличчя, мову тіла та багато іншого. Майте на увазі, що невербальні сигнали, що є глибоко залежними від їхньої культури, тому уникайте читання занадто багато в декодованих повідомлення, не підтверджуючи членів вашої команди.

10. Дайте іншу людину, щоб реагувати

Незважаючи на те, що ви обмін відгуками призначений, щоб допомогти іншій особі певним чином, відгук все ще важко почути. Одне з проблем надання реального часу зворотного зв'язку полягає в тому, що ви ніколи точно не знаєте, як відповість інша особа. Особа, яку ви поділяєте відгуки з можливістю запитань, реакцій або додаткових коментарів.

Після того, як ви поділилися вашим конкретним, своєчасним зворотним зв'язком, попросіть іншу особу, якщо вони мають будь-які питання або думки. Деякі люди, можливо, захочуть мозковий штурм, які мають право, а потім, які ви можете зробити разом, якщо вам зручно робити це. Якщо вони хочуть стежити з пізніше, дайте їм знати, що це добре.

11. Коли ви сумніваєтеся, запитайте, перш ніж давати відгук

Якщо ви нервуєте, щоб дати відгук, найкраще зробити, це запитати іншої людини, якщо ви можете дати їм деякий відгук. Часто, ми маємо протилежне інстинкт - швидко поділитися нашим відгуком і вийти з дороги. Але, дозволяючи людині заздалегідь знати, що у вас є відгук, вони можуть прийти до сеансу зворотного зв'язку з правильним розумом.

Запитуючи, перш ніж дати відгук - це чудовий спосіб підготувати себе та іншу особу за сесію зворотного зв'язку. Це особливо корисно для процесу зворотного зв'язку, оскільки ви, можливо, не дали вам відгуки людини в минулому.

4 поради, щоб дати відгук як менеджера

Якщо ви керуєте командою, надаючи відгук є частиною вашого опису роботи. Однак це не означає, що це завжди легко дати. На додаток до вищезгаданих 11 найкращих практик, використовуйте ці чотири поради, коли ви надаєте відгук працівників:

1. Підготуйтеся заздалегідь

Вам не потрібен сценарій, але вам потрібні точки кулі. Підготуйте конкретні приклади для обміну, а також загальний розповідь про сеанс зворотного зв'язку. Цей відгук - це можливість зростання між вами та вашим працівником. Що сталося, і що ви можете обидва вчитися від нього? Як ваш працівник стане більш ефективним членом команди, що рухається вперед?

2. Час це правильно

Не дайте відгуку в даний момент, але також не чекайте, поки ваш працівник виступає з шести місяців по дорозі. Прагніть надати відгук протягом тижня подія. Таким чином, він все ще свіжий у обох ваших свідомості, і ваш працівник може більш ефективно застосовувати ваш відгук до своєї роботи, що рухається вперед.

Це не означає, що ви не повинні давати відгук під час більших сеансів перегляду ефективності. Але якщо ви регулярно віддаєте відгук, ці оцінки повинні узагальнювати те, що ви та ваш працівник говорив протягом останніх шести-12 місяців. Огляди продуктивності не повинно бути несподіванкою для працівника, оскільки ви повинні обговорити відгук у 1: 1 засідання заздалегідь.

3. Надайте зворотний зв'язок усно та в письмовій формі

В ідеалі, свинцем із словесним, обличчям до обличчя протягом 1: 1 сесія спочатку, щоб гарантувати, що ніщо не зрозуміло, і людина, яка отримує відгук, має час задавати питання. Після зустрічі надайте опис вашої бесіди у письмовому форматі.

Надання зворотного зв'язку у письмовій та словесному вигляді має три основні переваги:

Деякі члени команди краще вивчають чути, інші, читаючи. Забезпечуючи відгук усно та в письмовій формі, ви охоплюєте свої основи, щоб ваш член команди отримує відгук у тому, як вони віддають перевагу.

Письмовий відгук - це відчутний ресурс, який ваш працівник може посилатися, якщо вони забудуть ваші відгуки або мають питання.

Ви документуєте, що цей відгук був розділений. Це особливо важливо, якщо це відгук, який ви опинитеся з вашим працівником, ви можете вказати на попереднє відгук про ту ж тему, яку ви охопили в минулому.

4. Пропозиція для розтин мозкового штурму

Залежно від типу відгуків ви пропонуєте, це може бути корисним для пропозиціїМозковий штурм розчини. Це може включати дії для учасника команди, щоб взяти в майбутнє або області вдосконалення, які ви помітили.

Якщо ви виконуєте мозковий штурм, зосередьтеся на конкретному наступному кроках для працівника, щоб зробити короткострокову думку не більше шести місяців. Таким чином, вони залишають сесію відгуків з чітким уявленням про те, як вони можуть покращити та отримати ще більш велику роботу.

5 способів відмовитися від відгуку

Надання зворотного зв'язку - це двосторонна вулиця. Так само, як ваш менеджер часто дає вам відгук, вони також можуть скористатися відгуком. Але навіть якщо відгуки є важливим, він також залякує. Слідуючи цим п'ятьма порадам, не робить договір про відгук без зусиль, але це робить це легше, щоб ви почати. Ось як.

1. нахиляйтеся в уразливість

Це нормально, якщо ви нервуєте, перш ніж відмовитися від відгуку. Це також добре, якщо ви ніколи не робили цього раніше. Але якомога більше, пам'ятайте, що ваш менеджер, перш за все, людина. Вони розуміють, що відгук незручний, щоб дати, напевно, дали багато відгуків!

Якщо ви дійсно нервуєте, спробуйте вести, - це важке відгук для мене, щоб дати, "або", це мій перший раз, коли відмовляється від відгуків ". Визнаючи, як ви відчуваєте, допомагає скоротити напругу потенційно незручної доставки.

2. диференціювати між наміром і впливом

Розуміння різниці між впливом та наміром допомагає вам ефективно підготуватися і доставляти ваш зворотний зв'язок. Намір - це те, що людина означала, коли вони щось зробили або щось сказали. З іншого боку, вплив впливає на те, що дія або розмова мала на вас або інших.

Намір і вплив є важливими елементами розмови. Хтось може мати позитивний намір, коли вони роблять або говорять щось, але це могло б зіткнутися з неправильним шляхом. Вплив того, що дія або розмова мала на вас, - але також важливо пам'ятати, що він прийшов з гарного місця.

Ваш менеджер, ймовірно, завжди має позитивний намір, але можуть бути деякі розмови або дії, які впливають на вас негативно. Відокремлення намірів від впливу допомагає вам найкраще підходити до розмови та чітко спілкуватися з вашим менеджером. Поділіться цим, хоча вони намагалися допомогти, це не зустрічалося таким чином.

Наприклад, скажіть, що ваш менеджер запросив вас відвідати зустріч з виконавчими зацікавленими сторонами. Коли почалася зустріч, вони представили вас замість того, щоб дозволити вам представити себе. Ваш менеджер мав позитивний намір - вони не хотіли, щоб ви залякують навколо виконавчих зацікавлених сторін. Але ви хотіли б представити себе, щоб побудувати відносини між вами та цими виконавчими зацікавленими сторонами. У цьому прикладі ніхто не був "у неправильному", і з'ясувавши, що, коли ви поділяєте відгук, може допомогти вам, і ваш менеджер надходять до найкращого висновку.

3. Якщо можливо, пропонувати рішення

Якщо у вас є ідеальне рішення для обміну зворотним зв'язком, не бійтеся запропонувати це. Це не лише показує, що ви думали через ситуацію, але також допомагає центром розмову про те, що можна зробити, щоб покращити ситуацію, яку ви тільки що вийшли - замість того, щоб витрачати занадто багато часу, що пішло не так .

4. При необхідності запитайте свого менеджера

Якщо ви занадто незручно, відмовляєтеся від відгуку, попросіть менеджера вашого менеджера, якщо вони готові відвідати розмову. Це корисно, тому що менеджер вашого менеджера може діяти як посередник і потенційно гладкий над будь-якими інтенсивними емоціями.

Що сказано, уникайте Надання відгуку менеджера вашого менеджера. Робити так може зробити ваш менеджер відчуваєш, що ви їдете за спиною. Якщо ви відчуваєте себе незручно, розмовляючи з вашим менеджером без підтримки, розгляньте зв'язок з вашим відділом HR для додатковихвирішення конфліктів .

5. Покладіть його в перспективу

Пам'ятайте: Ця сесія зворотного зв'язку не є кінцем всіх ваших відносин з вашим менеджером. Ваші стосунки складаються з багатьох, багато взаємодій між двома з вас. Навіть якщо це важлива взаємодія - або навіть незручна - це може вплинути на ваші відносини, але це, мабуть, не буде принципово змінювати нічого між вами.

Що уникати при надання зворотного зв'язку

Зворотній зв'язок - це дійсно важлива частина ваших робочих відносин, а викладені вище 20 порад допоможуть вам ефективно надавати відгук та зменшити будь-який шанс на безвідмову. Однак, перш ніж давати відгук, ось чотири речі, щоб мати на увазі і уникнути, коли це можливо:

Не намагайтеся їх здивувати

Багато нас відчуває себе незручним, даючи зворотний зв'язок. Ми хочемо сказати, що ми повинні сказати без іншої особи, яка перериває, тому ми за замовчуванням виникають відгуки з нізвідки.

Навіть незважаючи на те, що це відчуває себе більш комфортно для датчика зворотного зв'язку в даний момент, він майже завжди веде до гіршого відгуку. Оскільки інша людина не готова, вони, швидше за все, беруть відгук менш добре або навіть образитися.

Мета зворотного зв'язку полягає в тому, щоб допомогти іншій особі поліпшити. Так часто, наскільки це можливо, дайте їм голову, що у вас є відгук для них. Таким чином, вони можуть підготувати та підходити до сеансу зворотного зв'язку у найкращому головному просторі.

Зверніть увагу на настрій іншої особи

Коли ви даєте відгук, ви хочете, щоб інша людина була в кращому стані, щоб отримати відгук. Це гарантує, що інша людина може позитивно отримати відгук і вчитися з неї. Якщо людина знаходиться в поганому настрої, вони, мабуть, не отримуватимуть відгуки, тому бачимо, чи можете ви відкласти до іншого дня.

Уникайте покласти себе в їхнє взуття

Ви часто чуєте, як люди рекомендуєте, щоб ви "поклали себе в чуже взуття", щоб зрозуміти, звідки вони йдуть. І це правда, що поклавши себе в чиєсь взуття - це чудовий спосібСтворіть емоційний інтелект .

Однак, уникайте цього, коли ви пропонуєте відгук. На жаль, коли ми намагаємося поставити себе в туфлі інших людей, пропонуючи відгук, він часто звучить, як ми знаємо краще за них. Пам'ятайте: відгук - це думка, а не факт.

Фрази, щоб уникнути:

"На твоєму місці…"

"Ти повинен мати…"

"Коли я у вашій черевиках ..."

Окремі факти з історій

Факти проти історій - це психічна рамка, розробленаСвідома лідерська група, і це чудовий спосіб подумки підготувати себе, перш ніж пропонувати відгук. Факти спостерігаються речі, які хтось міг помітити-думати про речі відеокамери підбирає. З іншого боку, історії є припущеннями та тлумаченням фактів.

Ми всі створюємо історії - це як ми обробляємо світ. Але коли ви пропонуєте відгук, переконайтеся, що ви чітко дивляться між фактами та історіями. Факти - це те, що ви знаєте про те, що сталося. Історії можуть швидко перетворитися на припущення про те, чому хтось зробив або сказав щось, навіть якщо ви насправді не знаєте, що відбувається через їхні голови.

Іноді це корисно обмінюватися історіями, тому що вони дають іншу особу розуміння того, як ми відчуваємо. Однак, якщо ви обмінюєте історії, це дійсно важливо прояснити, що це історії, які ви сприймали, Об'єктивні факти.

Частка та відгук документів у централізованому інструменті

Чим більше відгуків ви даєте, тим краще ви отримаєте це. Переконайтеся, що ви зберігаєте та обмінюються відгуки в централізованомуІнструмент управління роботоюТаким чином, кожен може отримати доступ до відгуків і продовжувати навчання з нього. Організувати роботу, обмін нотами та залишатися пов'язаними зМенеджер завдань UDN .