Liker ikke å gi tilbakemelding? Disse 20 tipsene er for deg
Sammendrag
Å gi effektiv tilbakemelding er en kritisk ferdighet for alle lagmedlemmene å ha. I denne artikkelen dekker vi 11 beste praksis for å gi noen form for tilbakemelding. Plus, få fire tips for å gi tilbakemelding som en lagleder, og fem trinn for å gi oppover tilbakemelding til en leder eller leder.
Hvis du er ubehagelig å gi tilbakemelding, er du ikke alene. Selv om tilbakemelding er en kritisk del av Effektiv arbeidsplasskommunikasjon , mange av oss vet ikke hvordan å nærme seg tilbakemelding på en konstruktiv måte. Fra å initiere tilbakemelding til å dele konstruktiv kritikk, å vite hvordan du gir nyttig tilbakemelding, er en ferdighet du kan utvikle.
Tilbakemelding er viktig fordi det hjelper den andre personen til å vokse og gjøre en bedre jobb på jobben. Enten du er en leder som gir tilbakemelding til en direkte rapport, en kollega som gir tilbakemelding til en annen kollega, eller et lagmedlem som gir tilbakemelding til en leder, vil disse 20 tipsene hjelpe deg med å gi tilbakemelding effektivt.
11 Tilbakemelding Best Practices
Uansett hvilken type tilbakemelding du gir, er det 11 beste praksis å huske på. Disse beste praksisene hjelper deg med å forberede deg på tilbakemeldingssesjonen og redusere feilkommunikasjon eller potensielle negative reaksjoner. Etter disse tipsene betyr ikke å gi tilbakemelding, er uanstrengt - vi ønsker! - Men det setter deg på vei mot suksess.
1. Gjør det i privat
Viktigst, sørg for at du alltid gir tilbakemelding i privat. Offentlig tilbakemelding kan raskt bli negativ tilbakemelding, selv om det ikke er din hensikt.
Hvis du ikke regelmessig møtes med personen du vil gi tilbakemelding til, spør dem om de har et raskt øyeblikk å chatte. Når det er mulig, referer til diskusjonsemnene slik at personen kommer til møtet som forberedt som mulig. For eksempel kan du si "Har du 15 minutter å snakke om prispresentasjonen fra i går?"
2. Vær rettidig
Målet med tilbakemelding er å hjelpe den andre personen til å bli bedre. For å gjøre det, sørg for at du gir tilbakemelding i tide. Unngå å gi tilbakemelding på noe som skjedde for mer enn to uker siden, siden hendelsen ikke lenger er rettidig og relevant.
I samme vene unngå imidlertid å gi tilbakemelding umiddelbart etter at noe skjer. In-moment tilbakemelding er ofte mer negativ enn du kanskje har tenkt. Vent minst 24 timer før du kommenterer, så både deg og den andre personen kan reflektere over hva som skjedde.
3. Differensiere mellom konstruktiv og negativ tilbakemelding
Før du gir tilbakemelding, må du forstå forskjellen mellom konstruktiv kritikk og negativ tilbakemelding:
Konstruktiv kritikk Vanligvis sentre på noe som personen kan gjøre for å forbedre.
Negativ tilbakemelding -også kjent som destruktiv kritikk eller kritisk tilbakemelding -Puts folk ned i stedet for å hjelpe dem med å forbedre seg.
For å sikre at du gir konstruktiv kritikk i stedet for negativ tilbakemelding, evaluer din hensikt. Pass på at du nærmer deg tilbakemeldingen med det formål å hjelpe den andre personen til å vokse - selv om du føler deg frustrert, unngå mikromanaging eller personlig kritisere noen. Sørg også for at du gir tilbakemelding i privatdeling tilbakemelding i offentligheten, blir raskt en konstruktiv samtale til negativ tilbakemelding.
4. Bruk "I" -klæringer
"I" Erklæringer er uttalelser som starter med "I." Når du bruker "I" -klæringer, fokuserer du på din erfaring og mening om situasjonen, i stedet for personen du snakker med. Ved hjelp av "I" -klæringer hjelper også tilbakemelding til å føle seg som mindre av et skyldspill og mer av en samarbeidsøvelse for å forbedre ting for fremtiden.
For eksempel, i stedet for å si "Du sa at du ville få meg presentasjonsglassene på torsdag, men du sendte dem ikke over til mandag, noe som fikk meg til å føle seg uforberedt for møtet," prøv noe som, "Jeg var under inntrykk Jeg ville motta presentasjonsglassene på torsdag. Var det en forsinkelse jeg ikke visste om? "
5. Fokus på en eller to ting
Selv med konstruktiv tilbakemelding og "I" -klæringer, unngå å dele tilbakemelding om mer enn ett eller to ting om gangen. Hvis du prøver å gi tilbakemelding om for mange ting på en gang, kan du ved et uhell utløse den andre personens forsvaret og gjøre dem mindre sannsynlig å motta tilbakemelding med en åpen tankegang.
I tillegg, hvis du gir rettidig tilbakemelding, vil det nok ikke være så mange ting å snakke om. Det kan være fristende, men unngå å få opp andre tilbakemeldinger forekomster, med mindre du må, siden det også kan føre til en negativ tilbakemelding.
6. Vær spesifikk og gi eksempler
Målet med å gi tilbakemelding er å hjelpe noen bedre. Dette kan være for å hjelpe dem å forstå noe de er gode på eller identifisere og forbedre et mulighetsområde. Jo mer spesifikt du kan være om detaljer og notater, jo lettere er det for den andre personen å ta den tilbakemeldingen og gjøre den til handling.
For eksempel, la oss si at du vil gi din kollega tilbakemelding om deres kommunikasjonsevner. I stedet for å si "Jeg tror presentasjonen i går ikke var veldig klar," som er vag og kan føre til feilkommunikasjon, prøv noe som, "I gårsdagens presentasjon, trodde jeg det ville være nyttig hvis du hadde stoppet mer for spørsmål. Det var mye nyansert informasjon, og det var tider der jeg ikke forstod det punktet du prøvde å gjøre. For fremtidige presentasjoner tror jeg det ville være nyttig hvis du delte møtet lysbilder på forhånd, så møtet deltakerne kunne gjennomgå dem og komme til møtet med spørsmål. "
7. Ikke glem det positive
En av de vanligste feilene vi gjør når vi tenker på tilbakemelding, tenker det er utelukkende negativt. Det er like viktig å dele hva personen har det bra. På den måten har de en bestemt ide om hva de kan gjøre for å forbedre - så vel som en forståelse av hva de skal fortsette å gjøre fordi det fungerer bra.
8. Unngå "men"
Ah, tilbakemelding sandwich. Tilbakemeldingssandwichen er en tilnærming hvor du sier noe positivt, noe konstruktivt, så noe positivt igjen. Teorien er, ved effektivt "sandwiching" den konstruktive kritikken mellom positiv tilbakemelding, mykner du slaget. For eksempel kan du bruke tilbakemeldingssmørbrød som følger: "Takk for at du sendte en så omfattende e-post, men våre eksterne entreprenører burde ikke vært på det siden det var privat bedriftsinformasjon. Jeg setter pris på initiativet, skjønt. "
I virkeligheten er tilbakemeldingssandwichen ikke en god tilbakemeldingsmetode. Ved å gjemme et stykke konstruktiv tilbakemelding i positiv tilbakemelding, undergraver du den positive tilbakemeldingen. I stedet, hvis det er konstruktiv tilbakemelding, vær ærlig om det. Husk: Konstruktiv tilbakemelding er den beste måten for noen å vokse og bli et bedre lagmedlem. Når du gir noen snill, konstruktiv tilbakemelding, gjør du dem en tjeneste - ikke nødvendig å pakke den opp i en sandwich for å skjule meldingen.
For å forvandle eksemplet ovenfor, prøv å bare si, "Jeg la merke til at du cc hadde våre eksterne entreprenører på e-posten i går. Jeg foretrekker det hvis du sjekker med meg før du sender dem en e-post, fordi det bare var ment å være internt teaminformasjon. "
9. Vær oppmerksom på din ikke-verbale kommunikasjon
Ikke-verbal kommunikasjon Er noen form for kommunikasjon som ikke involverer å snakke, som kroppsspråket, ansiktsuttrykkene eller tonen i stemmen. Å være oppmerksom på din ikke-verbale kommunikasjon kan forhindre feilkommunikasjon, fordi forståelse av ikke-verbal kommunikasjon hjelper deg med å effektivt kode og dekode noen ikke-verbale meldinger.
Koding: Deling av dine følelser eller tanker nonverbally, gjennom kroppsspråket, tone av stemme, bevegelser og øyekontakt. For eksempel, å møte noens øye når du beroliger dem om noe.
Dekoding: Forstå andre folks ikke-verbale tegn ved å analysere ansiktsuttrykk, kroppsspråk og mer. Husk at alles nonverbale tegn er dypt avhengig av deres kultur, så unngå å lese for mye i dekodede meldinger uten å bekrefte med gruppemedlemmene dine.
10. Gi den andre personen plass til å reagere
Selv om tilbakemeldingen du deler er designet for å hjelpe den andre personen til å forbedre på en eller annen måte, er tilbakemelding fortsatt vanskelig å høre. En av utfordringene med å gi sanntids tilbakemelding er at du aldri vet nøyaktig hvordan den andre personen vil svare. Personen du deler tilbakemelding med kan ha spørsmål, reaksjoner eller flere kommentarer.
Etter at du har delt din spesifikke, rettidig tilbakemelding, spør den andre personen hvis de har spørsmål eller tanker. Noen mennesker vil kanskje brainstormere handlingsbare løsninger der og da, som du kan gjøre sammen hvis du er komfortabel med å gjøre det. Hvis de vil følge opp på et senere tidspunkt, la dem få vite det er greit også.
11. Når du er i tvil, spør før du gir tilbakemelding
Hvis du er nervøs for å gi tilbakemelding, er det beste å spørre den andre personen hvis du kan gi dem litt tilbakemelding. Ofte har vi det motsatte instinktet - å dele vår tilbakemelding raskt og få det ut av veien. Men ved å la personen vite på forhånd at du har tilbakemelding, kan de komme til tilbakemeldingsøkten med riktig sinnstilstand.
Spør før du gir tilbakemelding er en fin måte å forberede deg på og den andre personen for tilbakemeldingssesjonen. Dette er spesielt nyttig for peer-to-peer-tilbakemeldingsprosessen, siden du kanskje ikke har gitt den personen tilbakemelding i det siste.
4 tips for å gi tilbakemelding som leder
Hvis du administrerer et lag, er det å gi tilbakemelding en del av jobbbeskrivelsen din. Men det betyr ikke at det alltid er lett å gi. I tillegg til de ovennevnte 11 beste praksisene, bruk disse fire tipsene når du gir ansatt tilbakemelding:
1. Forbered på forhånd
Du trenger ikke et skript - men du trenger kulepoeng. Forbered spesifikke eksempler for å dele, så vel som den generelle fortellingen på tilbakemeldingssesjonen. Denne tilbakemeldingsøkten er en vekstmulighet mellom deg og din ansatt. Hva skjedde, og hva kan du begge lære av det? Hvordan kan din ansatt bli et mer effektivt teammedlem som går videre?
2. Tid det riktig
Ikke gi tilbakemelding i øyeblikket, men vent ikke til din ansattes ytelse gjennomgå seks måneder nedover veien. Sikt å gi tilbakemelding innen en uke av en hendelse. På den måten er det fortsatt friskt i begge tankene dine, og din ansatt kan mer effektivt bruke tilbakemelding på deres arbeid fremover.
Dette betyr ikke at du ikke bør gi tilbakemelding under større ytelsesmeldinger. Men hvis du gir tilbakemelding med jevne mellomrom, bør disse vurderingene oppsummere hva du og din medarbeider har snakket om de siste seks eller 12 månedene. Ytelsesanmeldelser bør ikke være en overraskelse for den ansatte, siden du burde ha diskutert tilbakemeldingen i 1: 1 møter på forhånd.
3. Gi tilbakemelding muntlig og skriftlig
Ideelt sett ledet med verbal, ansikt til ansikt tilbakemelding under en 1: 1-sesjon først for å sikre at ingenting er misforstått, og den som mottar tilbakemelding, har tid til å stille spørsmål. Etter møtet, gi en beskrivelse av samtalen i skriftlig format.
Å gi tilbakemelding i skriftlig og verbal form har tre hovedfordeler:
Noen lagmedlemmer lærer seg bedre ved å høre, andre ved å lese. Ved å gi tilbakemelding muntlig og skriftlig, dekker du basene dine for å sikre at gruppemedlemmet ditt mottar tilbakemelding på den måten de foretrekker.
Skriftlig tilbakemelding er en konkret ressurs din medarbeider kan referere til hvis de glemmer tilbakemelding eller har spørsmål.
Du dokumenterer at denne tilbakemeldingen er delt. Dette er spesielt viktig hvis det er tilbakemelding du finner deg selv gjentatt til din ansatt - du kan peke på tidligere tilbakemeldinger om det samme temaet du har dekket i det siste.
4. TILBUD TIL BRAINSTORM SOLUTIONS
Avhengig av hvilken type tilbakemelding du tilbyr, kan det være nyttig å tilby til Brainstorm Solutions. . Dette kan inkludere handlinger for lagmedlemmet å ta i fremtiden eller områder av forbedringer som du har lagt merke til.
Hvis du gjør brainstorm, fokus på konkrete neste trinn for den ansatte å gjøre på kortsiktige tenk ikke lenger enn seks måneder. På den måten forlater de tilbakemeldingsøkten med en klar ide om hvordan de kan forbedre og få enda mer godt arbeid.
5 måter å gi oppover tilbakemelding
Å gi tilbakemelding er en toveis gate. Akkurat som din leder ofte gir deg tilbakemelding, kan de også dra nytte av tilbakemelding. Men selv om å gi oppover tilbakemelding er viktig, er det også skremmende. Etter disse fem tipsene gjør ikke oppover tilbakemelding uten problemer, men det gjør det lettere for deg å komme i gang. Dette er hvordan.
1. Lene seg i sårbarhet
Det er greit hvis du er nervøs før du gir oppover tilbakemelding. Det er også greit hvis du aldri har gjort dette før. Men så mye som mulig, husk at lederen din først og fremst er menneskelig. De forstår at tilbakemelding er ubehagelig å gi - de har sannsynligvis gitt mye tilbakemelding selv!
Hvis du er veldig nervøs, kan du prøve å lede med, "Dette er vanskelig tilbakemelding for meg å gi," eller "Dette er min første gang å gi oppover tilbakemelding." Å anerkjenne hvordan du føler hjelper til med å kutte gjennom spenningen til en potensielt vanskelig levering.
2. Differensiere mellom hensikt og innvirkning
Å forstå forskjellen mellom innvirkning og hensikt hjelper deg med å forberede deg og levere din oppadgående tilbakemelding effektivt. Intent er hva personen betydde da de gjorde eller sa noe. På den annen side er effekten virkningen som handlingen eller samtalen hadde på deg eller andre.
Intent og innvirkning er begge viktige elementer i en samtale. Noen kan ha en positiv hensikt når de gjør eller sier noe, men det kan ha kommet over feil vei. Virkningen som handlingen eller samtalen hadde på deg, men det er også viktig å huske at det kom fra et godt sted.
Din leder har sannsynligvis alltid positiv hensikt, men det kan være noen samtaler eller handlinger som påvirker deg negativt. Å skille hensikten fra virkningen hjelper deg med å nærme seg samtalen og klart kommunisere med sjefen din. Del at selv om de prøvde å hjelpe, kom det ikke over den måten.
For eksempel, si at din leder inviterte deg til å delta på et møte med utøvende interessenter. Når møtet begynte, introduserte de deg i stedet for å la deg introdusere deg selv. Din leder hadde positiv hensikt - de ville ikke at du skulle bli skremt rundt utøvende interessenter. Men du ville ha likt å introdusere deg selv for å bygge forholdet mellom deg og de ledende interessentene. I dette eksemplet var ingen "i feil" og avklare at når du deler tilbakemelding, kan du hjelpe deg, og din leder kommer til den beste konklusjonen.
3. Tilbyr løsninger hvis det er mulig
Hvis du har en ideell løsning for tilbakemeldingen du deler, ikke vær redd for å tilby den. Dette viser ikke bare at du har tenkt gjennom situasjonen, men bidrar også til å sentrere samtalen om hva som kan gjøres for å forbedre situasjonen du nettopp har tatt opp - i stedet for å bruke for mye tid å rehashing hva som gikk galt i utgangspunktet .
4. Spør om nødvendig sin leder å delta
Hvis du er for ubehagelig å gi oppover tilbakemelding, spør lederens leder om de er villige til å delta i samtalen. Dette er nyttig fordi lederens leder kan fungere som en mediator og potensielt glatt over noen intense følelser.
Som blir sagt, unngå Gi tilbakemelding til lederens leder. Å gjøre det kan få lederen din til å føle at du går bak ryggen. Hvis du føler deg ubehagelig å snakke med sjefen din uten støtte, bør du vurdere å kontakte HR-avdelingen din for ytterligere konfliktløsning .
5. Sett det i perspektiv
Husk: Denne tilbakemeldingssesjonen er ikke slutten, alt er alt ditt forhold til sjefen din. Ditt forhold består av mange, mange interaksjoner mellom dere to. Selv om dette er en viktig samhandling eller til og med en vanskelig, kan dette påvirke forholdet ditt, men det vil nok ikke fundamentalt forandre noe mellom deg.
Hva å unngå når du gir tilbakemelding
Tilbakemelding er en veldig viktig del av arbeidsforholdene dine, og de ovennevnte 20 tipsene hjelper deg med å gi tilbakemelding effektivt og redusere enhver sjanse for feilkommunikasjon. Men før du gir tilbakemelding, er det fire ting å huske på og unngå når det er mulig:
Ikke prøv å overraske dem
Mange av oss føler seg ubehagelig å gi tilbakemelding. Vi vil si hva vi må si uten den andre personen som forstyrrer, så vi standard for å spinne tilbakemeldinger ut av ingensteds.
Selv om dette føles mer behagelig for tilbakemeldingsgiven i øyeblikket, fører det nesten alltid til verre tilbakemeldinger. Fordi den andre personen ikke er forberedt, er de mer sannsynlig å ta tilbakemelding mindre godt eller til og med bli fornærmet.
Målet med tilbakemelding er å hjelpe den andre personen til å bli bedre. Så så ofte som mulig, gi dem et heads opp at du har tilbakemelding for dem. På den måten kan de forberede og nærme seg tilbakemeldingsøkten i det beste mulige hodeskjeren.
Legg merke til den andres humør
Når du gir tilbakemelding, vil du at den andre personen skal være i den beste tilstanden for å motta tilbakemelding. Det sikrer at den andre personen kan motta tilbakemeldingen positivt og lære av det. Hvis personen er i dårlig humør, vil de sannsynligvis ikke motta tilbakemelding godt, så se om du kan utsette til en annen dag.
Unngå å sette deg i skoene sine
Du vil ofte høre folk anbefale at du "setter deg i andres sko" for å forstå hvor de kommer fra. Og det er sant at å sette deg selv i noen sko er en fin måte å bygge følelsesmessig intelligens .
Men unngå å gjøre dette når du tilbyr tilbakemelding. Dessverre, når vi prøver å sette oss i andres sko mens vi tilbyr tilbakemelding, høres det ofte ut som om vi vet bedre enn dem. Husk: Tilbakemelding er en mening, ikke et faktum.
Setninger som skal unngås:
"Hvis jeg var deg…"
"Du burde ha…"
"Når jeg er i skoene dine ..."
Skille fakta fra historiene
Fakta vs Stories er et mentalt rammeverk utviklet av Bevisst ledergruppe , Og det er en fin måte å mentalt forberede deg på før du tilbyr tilbakemelding. Fakta er observerbare ting som noen kunne legge merke til - tenk på ting et videokamera plukker opp. På den annen side er historier antagelser og tolkninger av fakta.
Vi lager alle historier - det er hvordan vi behandler verden. Men når du tilbyr tilbakemelding, må du sørge for at du tydeligvis skiller mellom fakta og historier. Fakta er de tingene du vet om hva som skjedde. Historier kan raskt bli til antagelser om hvorfor noen gjorde eller sa noe - selv om du faktisk ikke vet hva som gikk gjennom hodene sine.
Noen ganger er det nyttig å dele historier, fordi de gir den andre personen innsikt i hvordan vi føler oss. Men hvis du deler historier, er det veldig viktig å avklare at disse er historier som du har oppfattet, objektive fakta.
Del og dokument tilbakemelding i et sentralisert verktøy
Jo mer tilbakemeldinger du gir, desto bedre får du på det. Pass på at du lagrer og deler tilbakemelding i en sentralisert Arbeidsstyringsverktøy , så alle kan få tilgang til tilbakemeldingen og fortsette å lære av det. Organiser arbeid, del notater, og hold kontakten med UDN Task Manager .
