Gillar inte att ge feedback? Dessa 20 tips är för dig

Sammanfattning

Att ge effektiv feedback är en kritisk skicklighet för alla lagmedlemmar att ha. I den här artikeln täcker vi 11 bästa praxis för att ge någon typ av feedback. Plus, få fyra tips för att ge feedback som en lagchef och fem steg för att ge uppåt till en chef eller ledare.

Om du är obekväma ger feedback, är du inte ensam. Även om feedback är en kritisk del avEffektiv arbetsplatskommunikation, många av oss vet inte hur man ska närma sig feedback på ett konstruktivt sätt. Från att inleda feedback för att dela konstruktiv kritik, vet du hur man ger användbar feedback är en färdighet du kan utveckla.

Feedback är viktigt eftersom det hjälper den andra personen att växa och göra ett bättre jobb på jobbet. Oavsett om du är en chef som ger feedback till en direktrapport, en kollega som ger feedback till en annan medarbetare eller en teammedlem som ger feedback till en chef, hjälper dessa 20 tips att ge feedback effektivt.

11 Feedback Bästa praxis

Oavsett vilken typ av feedback du ger, finns det 11 bästa praxis för att komma ihåg. Dessa bästa praxis hjälper dig att förbereda dig för din feedback-session och minska felkommunikation eller potentiella negativa reaktioner. Att följa dessa tips betyder inte att ge feedback är enkelt - vi önskar! -But det sätter dig på vägen mot framgång.

1. Gör det privat

Viktigast, se till att du alltid ger feedback i privat. Offentlig återkoppling kan snabbt bli negativ feedback, även om det inte är din avsikt.

Om du inte träffas med den person du vill ge feedback till, fråga dem om de har en snabb minut att chatta. När det är möjligt, referera till diskussionsämnena så att personen kommer till mötet som möjligt. Till exempel kan du säga "Har du 15 minuter att chatta om prissättningspresentationen från igår?"

2. Var aktuell

Målet med feedback är att hjälpa den andra personen att förbättra. För att göra det, se till att du ger feedback i tid. Undvik att ge feedback om något som hände mer än två veckor sedan, eftersom händelsen inte längre är aktuell och relevant.

I samma ven, undvik dock att ge feedback omedelbart efter att något händer. Återkoppling i ögonblicket är ofta mer negativ än du kan tänka dig. Vänta minst 24 timmar innan du kommenterar så både dig och den andra personen kan reflektera över vad som hände.

3. Differentiera mellan konstruktiv och negativ återkoppling

Innan du ger feedback måste du förstå skillnaden mellan konstruktiv kritik och negativ feedback:

Konstruktiv kritik vanligtvis centrerar på något som personen kan göra för att förbättra.

Negativ feedback-också känd somdestruktiv kritikellerKritisk feedback-Puts människor ner istället för att hjälpa dem att förbättra.

För att du ska ge konstruktiv kritik snarare än negativ feedback, utvärdera din avsikt. Se till att du närmar dig feedbacken med avsikt att hjälpa den andra personen att växa-även om du känner dig frustrerad, undvik mikromanageringen eller personligen kritiserar någon. Se alltid till att du ger feedback i privatdelande feedback i allmänheten snabbt vänder en konstruktiv konversation till negativ feedback.

4. Använd "I" uttalanden

"Jag" uttalanden är uttalanden som börjar med "I." När du använder "I" -deklarationer, fokuserar du på din erfarenhet och åsikt om situationen, snarare än den person du talar med. Att använda "I" -deklarationer hjälper också till att feedback känns som mindre av ett skuldspel och mer av en samarbetsövning för att förbättra saker för framtiden.

Till exempel, istället för att säga "du sa att du skulle få mig presentationsglasen på torsdagen men du skickade dem inte fram till måndag, vilket fick mig att känna mig oförberedd för mötet", prova något som "Jag var under intrycket att Jag skulle få presentationsglas på torsdagen. Var det en fördröjning jag inte visste om? "

5. Fokusera på en eller två saker

Även med konstruktiv feedback och "I" -utlåtanden, undvik att dela feedback om mer än en eller två saker i taget. Om du försöker ge feedback om för många saker på en gång kan du oavsiktligt utlösa den andras försvar och göra dem mindre benägna att få feedback med en öppen tankegång.

Plus, om du ger tidig feedback, kommer det förmodligen inte att vara så många saker att prata om. Det kan vara frestande, men undvik att ta upp andra återkopplingsinstanser om du inte behöver, eftersom det också kan leda till en negativ återkopplingssession.

6. Var specifik och ge exempel

Målet att tillhandahålla feedback är att hjälpa någon att förbättra. Detta kan vara att hjälpa dem att förstå något de är bra på eller identifiera och förbättra ett tillfälle. Ju mer specifikt du kan handla om detaljer och anteckningar, desto lättare är det för den andra personen att ta den feedbacken och vända den till handling.

Till exempel, låt oss säga att du vill ge din kollega feedback om sina kommunikationsförmåga. I stället för att säga "Jag tror att presentationen igår var inte så tydlig", vilket är vagt och kan leda till felkommunikation, prova något som "under gårdagens presentation trodde jag att det skulle vara till hjälp om du hade pausat mer för frågor. Det var mycket nyanserad information, och det fanns tider där jag inte förstod den punkt du försökte göra. För framtida presentationer tror jag att det skulle vara till hjälp om du delade mötesglasen i förväg, så mötesdeltagarna kunde granska dem och komma till mötet med frågor. "

7. Glöm inte det positiva

Ett av de vanligaste misstag vi gör när vi tänker på feedback tänker att det är exklusivt negativt. Det är lika viktigt att dela vad personen gör det bra. På det sättet har de en specifik uppfattning om vad de kan göra för att förbättra - såväl som en förståelse för vad de borde fortsätta att göra eftersom det fungerar bra.

8. Undvik "men"

Ah, återkopplingsmörgås. Feedbacksmörgås är ett tillvägagångssätt där du säger något positivt, något konstruktivt, då något positivt igen. Teorin är, genom att effektivt "smörja" den konstruktiva kritiken mellan positiv feedback, mjuknar du slaget. Du kan till exempel använda feedbacksmörgås enligt följande: "Tack för att du skickade ett sådant omfattande e-postmeddelande, men våra externa entreprenörer borde inte ha varit på det eftersom det var privat företagsinformation. Jag uppskattar dock initiativet. "

I verkligheten är återkopplingsmörgås inte en bra återkopplingsmetod. Genom att dölja en bit av konstruktiv återkoppling inom positiv feedback undergräver du den positiva återkopplingen. Istället, om det är konstruktiv feedback, var ärlig om det. Kom ihåg: Konstruktiv feedback är det bästa sättet för någon att växa och bli en bättre lagmedlem. När du ger någon snäll, konstruktiv feedback, gör du dem en tjänst - ingen anledning att sätta upp det i en smörgås för att dölja meddelandet.

För att omvandla exemplet ovan, försök att bara säga: "Jag märkte att du skulle cc'd våra externa entreprenörer på e-postmeddelandet igår. Jag föredrar det om du kontrollerar med mig innan du skickar dem, för det var endast avsett att vara internt laginformation. "

9. Var medveten om din icke-verbala kommunikation

Icke-verbal kommunikationÄr någon form av kommunikation som inte innebär att tala, som ditt kroppsspråk, ansiktsuttryck eller tonstopp. Att vara medveten om din icke-verbala kommunikation kan förhindra felkommunikation, eftersom förståelsen av icke-verbal kommunikation hjälper dig att mer effektivt koda och avkoda några icke-verbala meddelanden.

Kodning:Dela dina känslor eller tankar nonverbally, genom ditt kroppsspråk, ton av röst, gester och ögonkontakt. Till exempel möter någons öga när du är lugnande dem om något.

Avkodning:Förstå andra människors icke-verbala signaler genom att analysera sina ansiktsuttryck, kroppsspråk och mer. Tänk på att allas icke-verbala signaler är djupt beroende av sin kultur, så undvik att läsa för mycket i avkodade meddelanden utan att bekräfta med dina lagmedlemmar.

10. Ge det andra personen att reagera

Även om den feedback du delar är utformad för att hjälpa den andra personen att förbättra på något sätt, är feedback fortfarande ibland svårt att höra. En av utmaningarna med att ge återkoppling av realtid är att du aldrig vet exakt hur den andra personen kommer att svara. Den person du delar feedback med kan ha frågor, reaktioner eller ytterligare kommentarer.

När du har delat din specifika, aktuell feedback, fråga den andra personen om de har några frågor eller tankar. Vissa människor kanske vill brainstorma handlingsbara lösningar där och då, som du kan göra tillsammans om du är bekväm att göra det. Om de vill följa upp vid ett senare tillfälle, låt dem veta det är okej också.

11. När du är i tvivel, fråga innan du ger feedback

Om du är nervös för att ge feedback är det bästa att göra att fråga den andra personen om du kan ge dem lite feedback. Ofta har vi motsatt instinkt - att dela vår feedback snabbt och ta den ur vägen. Men genom att låta personen veta i förväg att du har feedback, kan de komma till feedbacksessionen med den högra sinnesstäden.

Att fråga innan du ger feedback är ett bra sätt att förbereda dig och den andra personen för feedbacksessionen. Detta är särskilt användbart för feer-to-peer feedback-processen, eftersom du kanske inte har gett den personens feedback tidigare.

4 tips för att ge feedback som en chef

Om du hanterar ett lag är det en del av din arbetsbeskrivning. Men det betyder inte att det alltid är lätt att ge. Utöver ovanstående 11 bästa praxis, använd dessa fyra tips när du ger anställdas feedback:

1. Förbered i förväg

Du behöver inte ett skript - men du behöver kula poäng. Förbered specifika exempel för att dela, liksom den övergripande berättelsen om återkopplingssessionen. Denna återkopplingssession är ett tillväxtmöjlighet mellan dig och din anställd. Vad hände, och vad kan du både lära av det? Hur kan din anställd bli en mer effektiv lagmedlem framåt?

2. Tid det rätt

Ge inte feedback i ögonblicket, men vänta inte tills din anställdas prestation granska sex månader nerför vägen. Syfte att ge feedback inom en vecka av en händelse. På det sättet är det fortfarande friskt i båda mina tankar, och din anställd kan mer effektivt tillämpa din feedback till sitt arbete framåt.

Det betyder inte att du inte ska ge feedback under större prestanda granskningssessioner. Men om du ger feedback regelbundet, bör dessa bedömningar sammanfatta vad du och din anställd har pratat om under de senaste sex eller 12 månaderna. Prestanda recensioner bör inte vara en överraskning för arbetstagaren, eftersom du borde ha diskuterat feedbacken i 1: 1 möten i förväg.

3. Ge feedback muntligt och skriftligt

Helst leder med verbal, ansikte mot ansikte feedback under en 1: 1 session först för att inte säkerställa att inget är missförstått och den person som får feedback har tid att ställa frågor. Efter mötet, ange en beskrivning av din konversation i skriftligt format.

Att tillhandahålla feedback i skriftlig och verbal form har tre huvudförmåner:

Vissa lagmedlemmar lär sig bättre genom att höra, andra genom att läsa. Genom att ge feedback muntligt och skriftligt täcker du dina baser för att säkerställa att din teammedlem får feedback i det sätt de föredrar.

Skriftlig feedback är en konkret resurs Din anställd kan referera till om de glömmer din feedback eller har frågor.

Du dokumenterar att denna feedback har delats. Detta är särskilt viktigt om det är feedback du befinner dig att upprepa till din anställd - du kan peka på tidigare feedback om samma ämne som du har täckt i det förflutna.

4. Erbjud till Brainstorm Solutions

Beroende på vilken typ av återkoppling du erbjuder kan det vara till hjälp att erbjudaBrainstorm-lösningar. Detta kan innefatta åtgärder för lagmedlemmen att ta i framtiden eller områden av förbättringar som du har märkt.

Om du gör Brainstorm, fokusera på konkreta nästa steg för att arbetstagaren ska göra på kort sikt inte längre än sex månader. På det sättet lämnar de din feedbacksession med en klar uppfattning om hur de kan förbättra och få ännu mer bra jobbat.

5 sätt att ge uppåt återkoppling

Att ge feedback är en tvåvägsgata. Precis som din chef ger dig ofta feedback, kan de också dra nytta av feedback. Men även om det ger uppåtriktad feedback är viktigt, är det också skrämmande. Att följa dessa fem tips gör inte uppåt feedback enkelt, men det gör det lättare för dig att komma igång. Här är hur.

1. Luta sig till sårbarhet

Det är okej om du är nervös innan du ger uppåtgående feedback. Det är också okej om du aldrig har gjort det här förut. Men så mycket som möjligt, kom ihåg att din chef är först och främst mänsklig. De förstår att feedback är obekväma att ge-de har förmodligen gett mycket feedback själva!

Om du är väldigt nervös, försök med, "det här är svårt feedback för att jag ska ge," eller "det här är min första gång som ger uppåtgående feedback." Att erkänna hur du känner hjälper till att skära igenom spänningen av en potentiellt besvärlig leverans.

2. Differentiera mellan avsikt och påverkan

Förstå skillnaden mellan påverkan och avsikt hjälper dig att förbereda dig och leverera din uppåtgående feedback effektivt. Intent är vad personen menade när de gjorde eller sa något. Å andra sidan är effekten den inverkan som åtgärd eller konversation hade på dig eller andra.

Intent och inverkan är både viktiga delar av en konversation. Någon kan ha en positiv avsikt när de gör eller säger något, men det kunde ha kommit över på fel sätt. Den inverkan som handling eller konversation hade på dig, men det är också viktigt att komma ihåg att det kom från ett bra ställe.

Din chef har sannolikt alltid positivt avsikt, men det kan finnas några konversationer eller handlingar som påverkar dig negativt. Att skilja avsikten från effekten hjälper dig att närma sig konversationen och tydligt kommunicera med din chef. Dela det, även om de försökte hjälpa, kom det inte över det sättet.

Till exempel, säg att din chef bjöd in dig att delta i ett möte med verkställande intressenter. När mötet började introducerade de dig istället för att låta dig presentera dig själv. Din chef hade positivt avsikt - de ville inte att du skulle bli skrämmad runt verkställande intressenter. Men du skulle ha velat presentera dig själv för att bygga upp förhållandet mellan dig och de verkställande intressenterna. I det här exemplet var ingen "fel," och klargöra att när du delar feedback kan hjälpa dig och din chef anländer till bästa möjliga slutsats.

3. Erbjud lösningar om möjligt

Om du har en idealisk lösning för den feedback du delar, var inte rädd för att erbjuda det. Detta visar inte bara att du har tänkt genom situationen, men hjälper också till att centrera konversationen om vad som kan göras för att förbättra den situation du bara har tagit upp istället för att spendera för mycket tid att rehashing vad som gick fel i första hand .

4. Om det behövs, be deras chef att delta

Om du är för obekväm som ger uppåtriktad feedback, fråga din chefs chef om de är villiga att delta i konversationen. Det här är till hjälp eftersom din chefs chef kan fungera som en medlare och potentiellt smidigt över några intensiva känslor.

Som sagt, undvik ger feedback till din chefs chef. Att göra det kan göra din chef att känna att du går bakom ryggen. Om du känner dig obekväma talar med din chef utan stöd, överväga att kontakta din HR-avdelning för ytterligareKonfliktlösning .

5. Sätt det i perspektiv

Kom ihåg: Den här feedback-sessionen är inte slutet, allt är allt ditt förhållande med din chef. Ditt förhållande är bestående av många, många interaktioner mellan er två. Även om det här är en viktig interaktion - eller till och med en besvärlig, kan det påverka ditt förhållande, men det kommer förmodligen inte att förändra något mellan dig.

Vad du ska undvika när du ger feedback

Feedback är en riktigt viktig del av dina arbetsförhållanden, och de ovan nämnda 20 tipsen hjälper dig att ge feedback effektivt och minska risken för felkommunikation. Men innan du ger feedback, här är fyra saker att komma ihåg och undvika när det är möjligt:

Försök inte överraska dem

Många av oss känner sig obekväma att ge feedback. Vi vill säga vad vi måste säga utan att den andra personen avbryter, så vi standard för att springa feedback ut ur ingenstans.

Även om detta känns mer bekvämt för återkopplingsgivaren i ögonblicket, leder det nästan alltid till sämre återkopplingssessioner. Eftersom den andra personen inte är beredd är de mer benägna att få feedback mindre bra eller till och med bli förolämpad.

Målet med feedback är att hjälpa den andra personen att förbättra. Så så ofta som möjligt, ge dem en huvud som du har feedback för dem. På det sättet kan de förbereda och närma sig återkopplingssessionen i bästa möjliga huvudutrymme.

Notera den andra människans humör

När du ger feedback, vill du att den andra personen ska vara i bästa staten för att få feedback. Det säkerställer att den andra personen kan ta emot feedbacken positivt och lära av det. Om personen är i dåligt humör, kommer de förmodligen inte att få feedback bra, så se om du kan skjuta upp till en annan dag.

Undvik att sätta dig i sina skor

Du kommer ofta att höra att folk rekommenderar att du "sätter dig i någon annans skor" för att förstå var de kommer ifrån. Och det är sant att du sätter dig i någons skor är ett bra sätt attBygg emotionell intelligens .

Undvik att göra det när du erbjuder feedback. Tyvärr, när vi försöker sätta oss i andras skor medan vi erbjuder feedback, låter det ofta som vi vet bättre än dem. Kom ihåg: Feedback är en åsikt, inte ett faktum.

Fraser att undvika:

"Om jag var du…"

"Du borde ha…"

"När jag är i dina skor ..."

Separera fakta från berättelserna

Fakta vs historier är en mental ram som utvecklats avMedveten ledarskapsgruppOch det är ett bra sätt att mentalt förbereda dig innan du erbjuder feedback. Fakta är observerbara saker som alla kan märka - tänk på saker som en videokamera plockar upp. Å andra sidan är historier antaganden och tolkningar av fakta.

Vi skapar alla historier - det är hur vi behandlar världen. Men när du erbjuder feedback, se till att du tydligt skiljer mellan fakta och berättelser. Fakta är de saker du vet om vad som hände. Berättelser kan snabbt bli till antaganden om varför någon gjorde eller sa något - även om du inte faktiskt vet vad som gick igenom huvudet.

Ibland är det bra att dela historier, för att de ger den andra personen inblick i hur vi känner. Men om du delar store, är det verkligen viktigt att klargöra att det här är berättelser som du uppfattat, objektiva fakta.

Dela och dokumentåterkoppling i ett centralt verktyg

Ju mer feedback du ger desto bättre får du på den. Se till att du lagrar och delar feedback i en centraliseradArbetshanteringsverktyg, så alla kan komma åt feedback och fortsätta att lära av det. Organisera arbete, dela anteckningar och hålla kontakten medUDN Task Manager .