Gestión de proyectos de hoja de cálculo (plantillas, profesionales, limitaciones)
Udn Webber
Coordinador editorial
Como gerente de proyecto, tienes un sencillo deseo:
Dejar que esto proyecto Sé un éxito, por favor. 🤞
Pero el viaje para cumplir con este deseo necesita. no es tan simple Cosas como crear un plan de proyecto, establecer un programa de proyectos, asignando el alcance del proyecto, planificación de recursos, gestión de clientes, etc.
Afortunadamente, ahora puede usar una hoja de cálculo de gestión de proyectos para hacer frente a todo y no se debe atascarse con esas tareas.
En este artículo, lo descubriremos. Lo que es una hoja de cálculo de gestión de proyectos. , sus beneficios y algunas plantillas. También sugeriremos una alternativa que pueda ser su Solución a cualquier hoja de gestión de proyectos de hoja de cálculo. .
Vamos a alimentar su curiosidad de hoja de cálculo.
¿Qué es una hoja de cálculo de gestión de proyectos?
Si creas un línea de tiempo del proyecto De Gráfico de gantt De tablero , informe, o una lista de sus tareas en una hoja de cálculo, que se convierte en una hoja de cálculo de gestión de proyectos.
En palabras más simples, la gestión de proyectos de hoja de cálculo es cualquier cosa que haga en una hoja de cálculo para facilitar la gestión de proyectos.
Mucha gente los usa para administrar proyectos debido a la familiaridad que ofrecen.
La mayoría de nosotros hemos visto o usado un Microsoft Exce l u hoja de google hoja de cálculo Al menos una vez en nuestras vidas, ¿verdad?
Son flexibles, y puedes manualmente. Gestionar proyectos utilizando fórmulas y gráficos. .
La mejor parte es tu lata Salta el esfuerzo manual porque alguien se le ocurrió una innovación ingeniosa llamada plantillas .
Pero, ¿qué hace que la gestión de proyectos de la hoja de cálculo realmente se destaque?
¡Vamos a averiguar!
5 Beneficios de la gestión de proyectos de hoja de cálculo
Independientemente de si selecciona Excel SpreadSheet Project Management o Google SpreadSheet Project Management, se beneficiará de algunas cosas.
Vamos a explorar algunos de ellos:
1. Organización
Una hoja de cálculo es a menudo la opción para recolectar y organizar datos: dos de sus usos más simples.
Y si amas las cosas super organizadas, una hoja de cálculo es tu lugar feliz.
Puede poner todos los datos de su proyecto en columnas y filas simples y ordenadas y luego ordenar las fórmulas para encontrar rápidamente lo que desea.
2. Presupuesto
Si Microsoft Excel fue a la escuela, todos conocemos el tema, ¡Ace-Math!
Eso es porque los cálculos de Excel son impresionantes y precisos.
Cuando se sienta para crear un presupuesto de proyecto, una hoja de cálculo de Excel puede ayudarlo a briele con sus cálculos rápidos. Puede hacer la mayoría de estos cálculos en una gestión de proyectos. Google hoja de cálculo también.
3. Puede ser barato
Puede realizar la gestión de proyectos de hoja de cálculo a cero costo.
¿Cómo?
Puedes usar Google Sheets ...
Todo lo que necesita es una cuenta de Google para comenzar a usar las hojas para administrar los proyectos.
A diferencia de Google Sheets, Excel no es gratis. Sin embargo, aún puede tener suite personal Microsoft 365 por un precio asequible de $ 6.99 / mes.
¿Quieres aprender a administrar proyectos en Google Sheets?
Echa un vistazo a nuestro Hojas de Google gestión de proyectos guía .
4. Ideal para el listado de tareas
Las células de hoja de cálculo realmente son útiles cuando necesitas hacer listas.
Y eso significa que puede crear tantas tareas de proyecto o listas de tareas que desee.
Ya sabemos cómo pueden ser las hojas de cálculo organizadas, por lo que será conveniente y fácil de administrar sus propias actividades durante un día a día.
No, su equipo no necesita quedarse fuera.
Puede crear listas de tareas para su equipo cada día para garantizar que sus proyectos se mantengan en el camino.
La forma obvia de hacer esto es:
Quiero hacer más que simplemente crear tarea listas en un hoja de cálculo ?
Echa un vistazo a nuestro Proyecto de Excel administración guía .
5. Plantillas
Las plantillas hacen tu vida más fácil al guardarte un tonel de tiempo.
Afortunadamente, encontrará innumerables opciones de plantilla de Excel y Google Sheets.
Hay una plantilla para todo y para todos.
Las hojas de Google incluso vienen precargadas con plantillas gratuitas útiles para ayudar a que su proyecto se mantenga en buen estado, presupuesto y organizado.
Excel, también, tiene muchas plantillas para calendarios , seguimiento de tareas, seguimiento de ventas y más.
Echemos un vistazo a algunos de ellos:
3 plantillas de gestión de proyectos de hoja de cálculo
Una plantilla de gestión de proyectos es una herramienta efectiva para proyectos simples o complejos.
Después de todo, ¿quién no quiere una ventaja? 🏃
Sin embargo, encontrar la plantilla correcta puede tomar para siempre!
Lucky para usted, hemos catalogado tres opciones de plantilla gratis para que pueda comenzar de inmediato.
1. Plantilla de seguimiento de problemas del proyecto
En lugar de crear una hoja de cálculo de Excel de Gestión de proyectos desde cero, use esta plantilla de Excel para administrar los riesgos del proyecto al iniciar problemas de registro.
Descarga esto Plantilla de seguimiento del problema del proyecto de Excel .
2. Plantilla de gráfico de Gantt
Esto es un Plantilla de gráfico de Gantt para una hoja de Google Eso lo ayudará a rastrear su proyecto y progreso de la línea de tiempo. Es una forma fácil de visualizar su plan de proyecto y verifique si los entregables se presentarán a tiempo.
Descarga esto Google Sheets Gantt Chart plantilla .
3. Plantilla de presupuesto del proyecto
Use esta plantilla de presupuesto de proyecto de Excel para rastrear los entregables, los proveedores, los costos estimados y reales, etc.
Descargar este simple Excel. Plantilla de presupuesto del proyecto .
Estas son solo unas pocas opciones.
Puede buscar en línea para otras plantillas, como A:
¿Necesitas más opciones?
Echa un vistazo a esta lista de proyecto administración plantillas .
Desafortunadamente, las hojas de cálculo no son la herramienta más fácil para la gestión de proyectos.
Vamos a descubrir por qué.
7 Desventajas de la gestión de proyectos de hoja de cálculo
Todos conocemos a un grupo de personas que lucharán para demostrar que las hojas de cálculo pueden hacer cualquier cosa.
Y si eres uno de ellos, es genial.
Todos tenemos favoritos.
Sin embargo, hay un montón de inconvenientes que no podemos ignorar.
Problema # 1: Atascado con la misma vista
Si amas las hojas de cálculo, probablemente sueñas en filas y columnas. 💭
¿Pero adivina que?
Su sueño pronto se convertirá en una pesadilla, ya que no tendrá otras opciones de interfaz.
Estará atascado con mesas llenas de celdas que no le permitirán emplear metodologías de proyecto como ágil o kanban .
Ahí es donde Gestor de tareas UDN ¡viene en!
Es uno de los El mejor valorado Herramientas de productividad utilizadas por toneladas de Organizaciones y freelancers en todo el mundo. .
A diferencia de las hojas de cálculo, Gestor de tareas UDN Tiene múltiples puntos de vista porque somos considerados por las opciones de todos.
Ves, nosotros no Quiero quitarte tus sueños felices llenos de filas y columnas.
Y es por eso que nos permita presentarles a nuestro Vista de mesa .
Usando la función de arrastrar y soltar para mover las tareas en Gestor de tareas UDN Vista de la mesa.
Úselo para ver sus tareas en formato de hoja de cálculo, arrastre y suelte para organizarlos, e incluso compartir la tabla con otros para mantener la comunicación que fluye.
Es ideal para almacenar grandes bases de datos, inventarios y presupuesto.
¿Necesitas matemáticas un poco más?
Utilizar Cálculos de columna Para calcular la suma, el promedio o el rango.
Y si todavía te sientes, te extrañas tu hoja de cálculo, usa Visión incrustada para traer su archivo favorito a Gestor de tareas UDN con una url simple.
De esta manera, no tendrá que dejar su herramienta de gestión de proyectos para acceder a su hoja de cálculo.
Pero prometimos que no le permitiríamos estar atrapados con las células.
Eso significa que puedes cambiarlo cuando quieras.
Cambiarlo a la Vista del gráfico de Gantt Para crear tu plan de proyecto , establezca el horario del proyecto de acuerdo con su línea de tiempo y siga el progreso.
Incluso puede administrar cada dependencia de la tarea con facilidad debido a nuestra funcionalidad de arrastrar y soltar.
Programar la línea de tiempo y las tareas de seguimiento en Gestor de tareas UDN Vista de la carta de Gantt
Como gerente de proyecto, probablemente haya trabajado día y noche para encontrar la metodología del proyecto que se adapta mejor a su equipo.
¡No podemos dejar que este esfuerzo se desperdicie!
Es por eso Gestor de tareas UDN tiene un Vista de la placa para que puedas aplicar el Metodología de Kanban . Personalízalo dependiendo de las necesidades de su equipo con Estados personalizados .
Puede estar "pendiente", en progreso, "en la aprobación" ... lo que quieras.
Viendo tareas en Gestor de tareas UDN 'S View
O prueba el Visión de la caja .
Es ideal para rastrear sus sprints mientras disfruta de una visión de alto nivel de las actividades de su proyecto.
Problema # 2: crear paneles de mandos puede ser agotador
A tablero Es el mejor amigo de un gerente de proyecto.
Al menos se supone que es.
Pero un Tablero de tablero de la hoja de cálculo Es más como un amigo falso o incluso bully.
Intenta crear uno, y sabrás de lo que estamos hablando.
Tendrá a Google una guía y leerlo todo.
Luego siga los pasos sin fin y las células modificadas durante todo el día.
Pensando en un tablero plantilla ¿Saltar el trabajo?
¡HAH!
Buena suerte cazando una plantilla que:
Algunos de ellos ni siquiera te dejarán personalizar o editar. ¡ARGH!
No te preocupes. Gestor de tareas UDN Los tableros de mandos lo han cubierto.
No hay guías. No hay pasos. No hay plantillas no confiables.
Sólo tres clics. 🖱
¡FÁCIL!
Personalizar un nuevo panel de control en Gestor de tareas UDN
Lleve todo tipo de datos a su tablero con:
Creación de un tablero con widgets personalizados disponibles en Gestor de tareas UDN
¿Quieres estar en todo el control de tus paneles?
Utilizar Widgets personalizados En su lugar, visualice sus datos en forma de gráficos de barras, gráficos circulares, cálculos, etc.
Problema # 3: No hay habilidades de flujo de trabajo
¿Charla honesta? Las hojas de cálculo son hojas de cálculo.
Allí, lo dijimos.
Al igual que no puede forzar una tostadora para hacer gofres 🧇, no puede usar hojas de cálculo para administrar sus necesidades de flujo de trabajo.
No te dejará crear o asignar tareas.
O actualizar automáticamente los estados de la tarea.
O deja que automatice las tareas repetitivas.
Si los flujos de trabajo son como deliciosos waffles, Gestor de tareas UDN Es el fabricante de gofres que necesitas.
Es un Software de gestión de proyectos Diseñado para soportar todo tipo de flujos de trabajo.
Puedes crear Tareas con subtareños y Listas de verificación .
E incluso asignar ellos.
Agregar Múltiples asignados a una sola tarea o incluso una completa Equipo .
Tenemos un desayuno buffet lleno de opciones para usted!.
Agregando asignas individuales y múltiples para una nueva tarea en Gestor de tareas UDN
Si desea visualizar el viaje de su tarea de tarea para hacerlo, los estados es el camino a seguir.
Puede usar estados simples cuando las tareas necesitan ser cuales hecho o no hecho.
Otras veces, personalizar los estados de la tarea dependiendo de sus requisitos en Listas, Carpetas, y Espacios .
¿Qué? ¿Pensaste que restringiríamos los estados personalizados a la vista de la placa?
¡De ningún modo!
Creando estados personalizados en Gestor de tareas UDN
Problema # 4: esfuerzo manual
Las hojas de cálculo son T-I-R-I-N-G!
Casi todo lo que hace tiene que ser una entrada manual, ya sea que desee crear un panel de administración de proyectos, construir un informe, tiempo de pista, hacer un to-do ...
Como gerente de proyecto, está equilibrando múltiples proyectos, tareas y reuniones.
Después de todo ese trabajo, ¿tiene tiempo para escribir furiosamente en una hoja de cálculo?
Esa es una pérdida de tiempo, y todos sabemos que puede costar dinero. 💰
Olvida las hojas de cálculo y lo intentan Gestor de tareas UDN Las automatizaciones para no volver a realizar tareas repetitivas.
Todo lo que necesita hacer es establecer una combinación de:
¿Luego?
Siéntate y relájate como Gestor de tareas UDN Hace el trabajo para ti. 🥂
Configuración de la automatización personalizada en Gestor de tareas UDN
Plantillas en Gestor de tareas UDN son una excelente manera de trabajar inteligente .
Puede usar y crear plantillas para:
¡Ver!
Puedes plantillas literalmente cualquier cosa.
Y a diferencia de plantillas de hoja de cálculo, puede personalizar o incluso construir su propia Gestor de tareas UDN Plantillas sin guía.
Problema # 5. La vista móvil no es conveniente
Algunas cosas simplemente no están destinadas a las pantallas móviles.
Me gusta esa imagen vergonzosa, tu mejor amigo te atacará. o Hojas de cálculo en una aplicación móvil.
Tu vida tendrá mucho despertamiento y desplazamiento porque las pantallas diminutas no son Para hojas de cálculo.
Guarda tu vista con ...
Afortunadamente, Gestor de tareas UDN Es una solución de gestión de proyectos sin escape. Con sus aplicaciones móviles bien optimizadas para Android y iOS, usted puede:
Visualización de tareas y calendario en Gestor de tareas UDN La aplicación móvil 's
Problema # 6: Sin seguimiento de tiempo
El seguimiento de tiempo en una hoja de cálculo es tan antigua como los teléfonos con flip.
Con la automatización conversando, ¿quiénes incluso se convierten en entradas de tiempo manual en 2021?
E incluso si usa una hoja de cálculo para el seguimiento de tiempo, lamento decir esto, pero está perdiendo el tiempo en el proceso de seguimiento del tiempo.
¿Por qué no automatizarlo?
Gestor de tareas UDN Realiza las tareas de gestión del proyecto y el seguimiento de tiempo a la misma plataforma.
Golpea el jugar Icono para rastrear automáticamente la duración de la tarea a medida que trabaja, y siéntase libre de saltar entre tareas en cualquier momento que desee.
Tiempo de seguimiento con el rastreador de tiempo en Gestor de tareas UDN
Nuestro rastreador de tiempo nativo es también un Temporizador global .
¿Qué es eso?
Significa que puede iniciar el temporizador de un dispositivo y detenerlo de otro. 🤯
Problema # 7: Integraciones limitadas
Para una gestión efectiva del proyecto, desea una herramienta que pueda:
El primer punto está lejos de ser verdadero para hojas de cálculo.
Pero que pasa integraciones ?
Lamento romper su corazón, pero tampoco las hojas de cálculo tampoco son supervisadas.
Por ejemplo, Excel se integra sin herramientas que no son de Microsoft. No directamente, al menos.
¿Estás de acuerdo en que para un Hoja de cálculo de gestión de proyectos Excel no es ideal?
Luego echa un vistazo a esta lista de Alternativas principales de Excel .
Gestor de tareas UDN Es un país de las maravillas de integración. Puede integrarse directamente con varias herramientas populares, incluyendo Github De Toggl De Caja , ¡y más!
Si no encuentra la herramienta que desea, nuestro Zapador La integración está lista para ayudar a conectar Gestor de tareas UDN Con más de 1000 herramientas.
¡Pero hey! Todavía no hemos terminado.
Gestor de tareas UDN tiene mas caracteristicas En la tienda para usted:
Liberarse de las células de hoja de cálculo
Hojas de cálculo simplemente No están construidos para la gestión de proyectos.
¿Por qué querrías pasar tu precioso tiempo tratando de forzar a un herramienta ¿Para hacer algo que nunca estaba destinado a hacer?
En su lugar, use un potente software de gestión de proyectos que pueda reducir su carga de trabajo y le permite rastrear los proyectos de manera organizada.
Básicamente, utilizar Gestor de tareas UDN .
Apoya el proyecto, la tarea, hora De documento , y Administracion de recursos con sin fin personalización Posibilidades.
Si esta solución todo en uno no se deletrea último proyecto administración , no sabemos qué voluntad.
¿Entonces que dices?
Unirse Gestor de tareas UDN de forma gratuita hoy ¡Para hacer que todos sus deseos de gestión de proyectos se hagan realidad!
