¿Qué registros de vinilo pueden enseñarnos sobre el proceso creativo?

"El enemigo principal de la creatividad es el buen sentido". -Pablo Picasso

No hay falta de respeto al Sr. Picasso, pero no estábamos de acuerdo.

Si bien muchos creativos ven los procesos bien pensados como un obstáculo para la creatividad, lo que administra cientos de proyectos de docenas de solicitantes se vuelve muy desordenado, muy rápidamente. Los flujos de trabajo ineficaces causan plazos perdidos, confusión y redundancias.

Estos problemas en última instancia restan por la capacidad de su equipo para ser creativos. Alrededor del 25% de los creativos gastan Menos de dos horas al día. En realidad, haciendo un trabajo creativo, según una encuesta de iStock de 2013 de 400 creativos en los Estados Unidos y el Reino Unido.

Para cultivar, equipos creativos de alto rendimiento con trabajo cíclico, es útil ver el proceso creativo a través de la lente de la industria discográfica.

Discos de vinilo Se componen de varias ranuras que crean vibraciones y, en última instancia, hacen música. En lugar de reducir manualmente las ranuras en todos y cada uno de los registros, las compañías de producción crean primero lo que se llama un "mancha". Los estambres sirven como "moldes" para álbumes o canciones específicas, y se utilizan para producir rápidamente miles de registros, como un hierro de gofres.

Piense en los estambres como su proceso creativo, y registra como proyectos individuales. En lugar de "cortar nuevos surcos" cada vez que produzca una nueva página web o campaña de correo electrónico, imagine tener un proceso definido para crear cada uno de estos activos.

En otras palabras, si tiene un proceso creativo sólido, puede completar más proyectos de manera más eficiente que si tuviera que comenzar desde cero cada vez. Expliquemos cómo construir procesos de trabajo que se casan con la creatividad y el buen sentido.

Primeras cosas primero: documentando su proceso creativo

Gestor de tareas UDN Transforma su trabajo con características principales de la industria.

La mayoría de los procesos de flujo de trabajo no están completamente documentados, según un Informe de la industria creativa interna 2017 , que encuestó a 375 líderes de los departamentos creativos internos. De hecho, menos de la mitad de los procesos de flujo de trabajo de los encuestados están completamente documentados.

Antes de refinar sus procesos o colocarlos nuevos, debe tener una comprensión sólida de los flujos de trabajo actuales de su equipo y lo que es y no está funcionando. Si está pensando que su equipo no tiene ningún proceso, ¡piense nuevamente! La falta de proceso es esencialmente su propio proceso (desorganizado).

Hay dos formas efectivas de documentar su proceso (ES) (ES):

1) Entrada / Acción / Gráfico de salida: Esta técnica funciona para equipos con procesos menos, más lineales y moderadamente complejos. Le ayudará a comprender mejor las actividades de su equipo, cómo cada uno tarea está vinculado a la siguiente, y que está involucrado en cada paso. A continuación se muestra un ejemplo de un gráfico de entrada / acción / salida parcialmente completada:

2) Mapeo de procesos: Para los equipos con mayor volumen y complejidad de proyectos, no es suficiente entender cada paso dentro de un proceso o que es responsable. También deben priorizar estos proyectos mientras se coordinan con otros equipos y sus intereses.

El mapeo de procesos es una técnica avanzada que puede ayudar. Los equipos comienzan con un inventario de sus proyectos y entregables actuales. A continuación, estos artículos están priorizados de acuerdo con el impacto. A partir de ahí, los procesos se describen identificando sus activadores (puntos de partida) y entregables (puntos finales). Luego se enumeran pasos específicos para conectar los puntos entre estos desencadenantes y entregables.

Este ejercicio le ayuda a visualizar cómo fluye la información en su equipo y organización. Brilla un foco en los obstáculos y las ineficiencias como esfuerzos duplicados, mala comunicación, bucles de retroalimentación ineficaces, y mucho más.

Para obtener más información sobre el mapeo de procesos, Echa un vistazo a esta útil Puesto de blog.

PRO SUGERENCIA: Si se encuentra luchando para documentar su proceso utilizando cualquiera de las técnicas anteriores, intente trabajar hacia atrás. Empezar con el[sesenta y cinco]proyecto

Una vez que haya documentado sus procesos (ES) existentes, considere las siguientes áreas clave para mejorar.

Elegir una sola fuente de verdad

¿Cómo están entrando las solicitudes del proyecto? ¿Dónde vive la información? ¿Dónde están los archivos relevantes almacenados? Si usted es como la mayoría de los equipos creativos, sus respuestas probablemente van desde el correo electrónico a Excel a Dropbox. Una friolera del 80% de los líderes empresariales. De acuerdo en que surgen problemas porque usan diferentes sistemas y aplicaciones que no se "hablan entre sí".

Cuantos más proyectos tenga, más difícil es administrar información, activos y versiones en estas diversas plataformas. Esta es la razón por la que debe identificar una única fuente de verdad para su equipo antes de que pueda abordar cualquier obstáculo. Esto generalmente implica despedirse de un correo electrónico y sobresalir y elegir algún tipo de Espacio de trabajo colaborativo para recoger toda la información relacionada con el proyecto y los activos.

El mercado de hospitalidad en línea Airbnb se dio cuenta de la Importancia de usar una sola fuente de verdad. Para el trabajo, pero estaba luchando para que suceda en una hoja de cálculo compartida.

"Se estrelló constantemente", recuerda el gerente de producción creativa de Airbnb, Hoon Kim. "La gente terminó creando duplicados del DOC para lidiar con su propio pequeño mundo de datos, lo que rápidamente se volvió desactualizado ya que no estaban conectados al documento original. Hubo cantidades masivas de confusión ".

Gestor de tareas UDN Permitido a Airbnb, colocar sus equipos de producción y procesos dentro de un solo ecosistema. Esto ha acelerado la entrega de proyectos al ayudar a eliminar el tiempo de retraso entre los transportes de producción, optimizar la colaboración entre el equipo y brindar mayor transparencia en todos los proyectos.

"Para las personas que se ocupan del día y el día, el proceso se ha vuelto mucho más fácil", dice Kim.

PRO SUGERENCIA: Las mejores soluciones de gestión de trabajo optimizan aún más el flujo de información, gracias a Integración con herramientas. El equipo ya usa, como Gmail, Adobe Creative Suite, Box y Slack. Si bien la solución de gestión de trabajo se desempeña en última instancia como la única fuente de verdad del equipo, también se puede acceder a la información e ingresar la información utilizando estas herramientas existentes.

Transición de "a hacer" a "cómo"

El proceso se trata de la ejecución. Si bien puede saber lo que necesita para lograr gracias a la propia planificación , Ahora es el momento de pensar cómo hacerlo. La mejor manera de comenzar es agrupar tareas individuales en "trozos" de trabajo necesarios para completar un proyecto o lograr un objetivo.

Después de establecer Gestor de tareas UDN Como su única fuente de verdad, Airbnb adaptó el área de trabajo de su equipo para ayudarlos a centrarse en las tareas relevantes y de alta prioridad, en lugar de todo el proyecto masivo.

"Realmente ayuda cuando está buscando información, a simplificar dónde mirar, y luego a quién comunicarse", dice Kim. "Hace que la lista de tareas de 800 elementos sea mucho más manejable cuando se está enfocando en trozos más pequeños".

Mientras que los procesos de cada equipo están compuestos por tareas diferentes y subtareños ¡Aquí hay algunas unidades de trabajo que funcionan como elementos clave en la mayoría de los procesos creativos:

Estos trozos de trabajo se pueden construir según la estructura, los clientes y los entregables únicos de su equipo. Una de las formas más comunes y beneficiosas de estructurar sus procesos es por tipo de proyecto, como video, campaña de correo electrónico o diseño web. Echa un vistazo al proceso de proceso a continuación para un diseño de página web:

Nota Las unidades de trabajo en este proceso están marcadas por un flujo de trabajo en particular con estados de tarea, como "Nuevo", "en curso", o "Aprobado". Definir estos estados de una manera que tenga sentido para sus proyectos es una pieza instrumental del proceso. Ayudan a mantener a todos en la misma página y significar cuándo es el momento de pasar a la siguiente tarea o "trozo".

Conducir victorias consistentes con plantillas y amplificador; Automatización

Como puede ver, los procesos creativos sólidos pueden obtener muy detallados. Es por eso que los equipos avanzados a menudo optan por ver su trabajo menos como proyectos discretos y más como conjuntos continuos de tareas repetitivas y flujos de trabajo.

Los procesos de ahorro (como el ejemplo de diseño de la página web anterior), ya que las plantillas dentro de su plataforma de administración de trabajo le permiten simplemente clonarlas cada vez que inicie un nuevo proyecto. En lugar de comenzar desde cero, los componentes clave como las dependencias, la duración de la tarea, los cesionarios y los informes simplemente se copian.

Los procesos templatizados ahorran a los equipos de alto rendimiento un tonel de tiempo, liberando recursos para proyectos más complejos o personalizados. También hacen que sea más fácil medir y mejorar el rendimiento a lo largo del tiempo, conducir victorias repetibles para su equipo.

Otra forma en que los equipos operativamente excelentes agilizan sus procesos es a través de la automatización. Esto incluye la creación automática del proyecto cuando se envía un resumen creativo, enrutamiento inteligente a la persona adecuada según los requisitos del proyecto y la recepción de las notificaciones de trabajo en tiempo real.

Por ejemplo, para ayudar a escalar la producción creativa en 50 ciudades de todo el mundo, el equipo de KIM en AirBNB ha automatizado sus procesos tanto como sea posible. Las solicitudes de proyectos se crean en Salesforce, que se integra con la plataforma de middleware Azuqua. Una vez que se recibe una solicitud, Azuqua envía una solicitud de proyecto automatizada a Gestor de tareas UDN y otorga automáticamente la información relevante y los cesionarios adecuados a las tareas.

La importancia de la iteración

Un gran proceso nunca está "terminado". Más bien, se refina continuamente y se optimiza según los nuevos proyectos, personas y descubrimientos.

Como experto en operaciones y Gestor de tareas UDN Advoce Adler Chan explica: "La necesidad de iterar y optimizar sus procesos señala a la importancia de tener una sola fuente de verdad para todas sus iniciativas. Solo entonces es posible mirar hacia atrás y analizar con precisión y mejorar los procesos existentes en función del desempeño pasado ".

Bajar el ritmo

Saber cuándo se debe un diseño o quién debe revisar que el WireFrame a continuación apenas dificulta la inspiración. Pero pasar tiempo cavando a través de correos electrónicos de información, haciendo malabares con prioridades conflictivas y se pregunta qué sucede lo siguiente.

La creatividad y el proceso están lejos de ser mutuamente excluyentes. Como nos muestra la industria discográfica, existe una forma eficiente, intencional e inteligente de producir arte:

El proceso es solo uno de los cuatro áreas clave, los equipos creativos deben enfocarse para lograr escalable, alta- calidad producción. Para conocer los demás, descargue nuestro libro electrónico gratuito, La ejecución es todo: cómo transformar a su equipo creativo en una potencia real.