Aloittelijan opas liiketoimintaprosessin hallintaan (BPM)

Mikä on liiketoimintaprosessin hallinta (BPM)?

Liiketoimintaprosessin hallinta tai BPM, on liiketoimintaprosessien analysointi ja parantaminen. A on sekvenssi tehtävistä tai toiminnasta, jonka yrityksesi suorittaa tietyn organisaation tavoitteen saavuttamiseksi.

Miksi tämä on tarpeen? Ajan myötä liiketoimintaprosessit - jotka todennäköisesti rakennettiin, kun olit vähemmän tiimin jäseniä tai ennen tiettyjä työkaluja - saattaa olla vanhentunut, tehoton tai tehoton. BPM auttaa sinua analysoimaan näitä prosesseja ja optimoimaan ne kokeiltujen ja todellisten prosessien parantamiskäytäntöjen kautta. Usein tämä sisältää liiketoimintaprosessin parannukset, kuten pullonkaulat, jotka vähentävät manuaalista työtä, tehottomien prosessien optimointi ja virtaviivaistaminen tai projektin tavoitteiden uudelleen suunnittelu erityisten liiketoiminnan tulosten ympärillä.

Kriittisesti liiketoimintaprosessin hallinta ei vain auta luomaan tehokkaampaa tai tehokkaampaa liiketoimintaa - se tekee samanaikaisesti. Ilman tehokkaita, tehokkaita prosesseja voi kestää enemmän aikaa kuin tarpeen. Samoin, kun tehokkaita prosesseja ei myöskään ole optimoitu tehokkuuteen, ne voivat olla nopeita, mutta saavuttavat väärän asian. Lisätietoja siitä, miten saavutetaan molempien, lue artikkeliTehokkuuden ja tehokkuuden välinen ero .

Eri tyyppiset bpm

BPM keskittyy prosessien parantamiseen. Mutta yrityksessäsi on paljon prosesseja, joten BPM-tyyppejä auttaa sinua pääsemään näiden parannusten pohjaan.

Sinun ei välttämättä tarvitse käyttää näitä termejä, mutta ymmärtää kolme erilaista bpm-tyyppiä auttaa sinua tietämään, mikä käyttää prosesseja.

Ihmisen-Centric BPM on liiketoiminnan prosessinhallinta, jossa ihmiset ovat olennainen osa. On asioita, joita vain ihmiset voivat tehdä. Tällöin et voi luoda täydellistä tehokkuutta ja tehokkuutta, vaikka yritit. Joten tämäntyyppinen BPM toimii irrottaa ihmisille, tehdä siitä mahdollisimman helppoa ymmärtää prosesseja ja ohjaa niitä reaaliaikaisesti.

Esimerkkejä ihmiskeskeisistä liiketoimintaprosesseista:

Palkata.Voit parantaa työpaikkoja, jatkaa seurantaa, viittauksia - mutta on olemassa ainutlaatuinen ihmisen elementti uuden työntekijän palkkaamiseksi. Tästä ensimmäisestä puhelimen näytöstä paikan päällä haastatteluun, vuokrausprosessien parantaminen keskittyy ihmiskeskeisiin BPM: hen

Luova työ.Et voi automatisoida luovaa prosessia. Tämä prosessi vaatii ihmiskomponentin - suunnittelijat tai copywriters luovan kipinän tarjoamiseksi. Tällöin ihmiskeskeinen BPM: n avulla on helppo tarkistaa ja julkaista luovaa työtä ja avata mainoksia tiimisi suurta vaikutusta.

Kuten nimi ehdottaa, asiakirja-centric-liiketoimintaprosessit ovat ne, joissa asiakirja on tärkein asia. Ajattele oikeudellista asiakirjaa, blogikirjoitusta tai mitä tahansa asiakirjaa, joka kulkee useita tarkistuskierroksia.

Tiesitkö keskimääräisen tietotyöntekijän välillä10 työkaluja jopa 25 kertaa päivässä? Integraation-Centric BPM toimii tämän ongelman ratkaisemiseksi. Käyttämällä työkalujen integraatioita voit luoda keskuslähteen totuuden kaikille tietosi. Sen sijaan, että päivitetään työkaluja tai etsiä sovelluksia tarvitsemasi tietoihin, integraatio-centrinen BPM on helppo löytää tietoja ja estää asioita putoamasta halkeamien läpi.

Minkälainen prosessin optimointi on sinulle sopiva?

On olemassa erilaisia ​​prosesseja, joiden avulla voit optimoida yrityksesi. Näin BPM pinoa ylös:

Liiketoimintaprosessin hallinta vs. työnkulun hallinta

Liiketoimintaprosessin hallinta keskittyy lopetusprosessiin. BPM pyrkii parantamaan tehokkuutta ja tehokkuutta koko organisaatiossasi.

Osa BPM: stä on työnkulun hallinta. Työnkulku on loppuprosessi, joka auttaa joukkueita vastaamaan tavoitteitaan yhdistämällä oikeat ihmiset oikeaan tietoon oikeaan aikaan. Työnkulut järjestävät tietoja ymmärrettävällä ja toistettavilla tavoilla keskittymällä kolmeen asiaan: suunnittelu, toteutus ja tarkistus. Tehokas työnkulku on toistettava, kestävä liiketoimintaprosessi.

Haluatko parantaa tiettyä työnkulkua? Opi luomaan selkeitä, toistettavia työnkulkuja 7 vaiheessa.

Business Process Management vs. Projektinhallintatoimisto (PMO)

Liiketoimintaprosessien hallinta on tapa arvioida koko prosessia, mallia ihanteellisen prosessin ja parantaa työsi tämän prosessimallin perusteella.

Projektinhallintatoimisto (PMO) keskittyy myös liiketoimintaprosessien parantamiseen, mutta se kulkee hieman eri tavalla. Liiketoimintaprosessien torjumisen sijaan PMO yhdenmukaistaa organisaatiosiProjektinhallinnan parhaat käytännöt, määrittää Ydinprosessien toteuttaminen ja yhdenmukaistaa strategiset aloitteet koko organisaatioon.

Etsitkö PMO: n sijasta bpm? Opi asettamaan ja kohdistamaan projektinhallintasopimuksia projektinhallintatoimistoon.

Liiketoimintaprosessin hallinta vs. liiketoimintaprosessin automaatio

BPM tarkastelee organisaation liiketoimintakäytäntöjä holistisesti, sitten etsii tapoja parantaa niitä. Tämä sisältää usein, mutta ei rajoitu, automaattiset manuaaliset prosessit. BPM: n sisällä kutsutaan liiketoimintaprosessin automaatioksi (BPA).

Liiketoimintaprosessin automatisointi on kriittinen, koska niin monet prosessit teemme päivittäisessä elämässämme ovat manuaalinen: kopiointi työkalujen välillä työn tilan mukaan tai jopa etsimällä tietoja. Et kuitenkaan tarvitse BPM: tä automatisoida manuaaliset prosessit. Sen sijaan etsiä mitäänTyönhallintatyökaluTämä tarjoaa työnkulun automaatioominaisuuksia ohjausprosessien tehostamiseksi.

Haluatko automatisoida manuaaliset prosessit? Aloita automaation avullaUDN-tehtävähallintatänään.

Liiketoimintaprosessien hallinta vs. tehtävä ja projektinhallinta

BPM auttaa sinua luomaan ja sovittamaan prosesseja liiketoiminnan tasolla. Kun toteutat liiketoimintaprosessin hallintaa, katsot koko organisaation liiketoimintaprosesseja ja parantavat niitä.

Tehtävä ja projektinhallinta ovat hieman erilaisia. Tehtävähallinta on yksilöille, jotka haluavat parantaa henkilökohtaista tehokkuuttaan ja tehokkuuttaan. HyvälläTehtävähallintaohjelmisto, voit saada selkeyttä työtäsi ja saada korkeimman vaikutuksen tehtäväsi.

Kuten nimi ehdottaa, projektinhallintatoiminnot projektitasolla. Projektinhallinta on tapa järjestää, seurata ja toteuttaa työtä projektissa. OnHankkeen hallinnan viisi vaihetta: Hankkeen aloittaminen, projektisuunnittelu, projektin toteutus, projektien suorituskyky ja projektin sulkeminen.

Seuraa, järjestää ja hallita työnhallinnan työtä. Nähdä se toiminnassa, kokeileUDN-tehtävähallintaTänään projektinhallintaan.

BPM: n edut

Ilman suurinta kuvaa yrityksesi prosesseistasi, sinulla ei ole keinoa tietää, kuinka tehokkaita ja tehokkaita näitä prosesseja ovat. BPM: n avulla sinulla on tapa ymmärtää, analysoida ja parantaa liiketoimintaprosesseja. Kun maat liiketoimintaprosessin, kuvaat ihanteellisen prosessin. Sitten, jos se ei tällä hetkellä näytä siltä, ​​selvität, miksi, ja voit parantaa sitä.

Muista, että liiketoiminnan prosessinhallinta ei ole yksinomainen prosessi. Sen sijaan se on jatkuva pyrkimys arvioida ja parantaa prosesseja. Tämän seurauksena voit ajaa mielekkäitä prosessin parannuksia, tehokkuutta ja tehokkuutta ja helpompi tapoja tiimin jäsenille saavuttaa tavoitteensa nopeammin ja vähemmän vaivaa.

BPM:

Kartat ja parantaa prosesseja

Automatisoi prosesseja mahdollisuuksien mukaan

Vähentää jätettä

Poistaa pullonkaulat

Leikkaa virheitä

Parantaa tehokkuutta ja tehokkuutta

Luo parempia palveluja ja tuotteita

Johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen

Streamlines tehottomuudet

Varmistaa, että liiketoimintaprosessit ovat selvästi edistäneet liiketoimintatuloksia

Liiketoimintaprosessien hallinta ei ole vain tehokas suurille, yritysorganisaatioille - jopa pienet joukkueet voivat hyötyä. Jos sinulla on liiketoimintastrategia keskeisillä liiketoiminnan tavoitteilla, BPM auttaa sinua optimoimaan prosesseja ja saavuttamaan nämä tavoitteet.

5 vaihetta liiketoimintaprosessin hallintaan

Liiketoimintaprosessinhallinta auttaa vähentämään tehottomuutta ja optimoivat liiketoimintaprosesseja. Aloittaminen seuraavasti:

1. Analysoida

Ennen prosessien optimointia, sinun on ensin ymmärrettävä, mitä he ovat. BPM: n ensimmäinen vaihe analysoida - vaikka sitä kutsutaan joskus suunnitteluvaiheeksi. Tutustu tämän vaiheen aikana, katso nykyisiä liiketoimintaprosesseja ja kartan pääpää loppuun. Tässä vaiheessa et tee muutoksia liiketoimintaprosesseihin; Olet yksinkertaisesti ymmärrä, mitä he ovat.

Kuvittele esimerkiksi, että työskentelet pienyrityksessä. Haluat parantaa tapaa, jolla voit osallistua asiakkaiden kanssa. Aluksi asiakaskokemuksen parantaminen BPM: n kautta analysoi sitä, mitä tällä hetkellä teet. Miten liput jätetään? Kuka vastaa? Mitä tapahtuu, kun joukkue muu kuin asiakaspalvelutiimi tarvitsee osallistua? Kuinka nopeasti saat takaisin asiakkaisiin? Mikä on heidän tyytyväisyysaste? Mikä on viimeisin NPS-pisteet? Käytätkö CRM: tä? Vastaaminen näihin kysymyksiin auttaa maalaa koko kuvan asiakaskokemusprosessistasi.

2. Malli

Nyt kun ymmärrät prosessin alusta loppuun, malli, mitä se todella näyttää. Ihannetapauksessa olet tunnistanut tehottomuuden analysointivaiheen aikana, jota voit leikata tai paikkoja, joissa työ on pullonkaulus. Mallista ihanteellinen prosessi ja tietovirta, joten voit aloittaa sen seuraavassa vaiheessa.

Paluu esimerkkisimme, yksi iso salpaaja tiimisi on saada vastauksia ihmisiltä, ​​jotka eivät ole asiakaspalvelutiimissä, koska he käyttävät eri työkalua. Asiakaspalvelun jäsenet viettävät paljon aikaa kopioimalla tietoja yhdestä työkalusta toiseen. Voit virtaviivaistaa ja automatisoida nämä työnkulut, päätät integroida CRM: nTyönhallintatyökalu. Nyt kun ymmärrät, mitä haluat prosessin näyttämään, mallia käyttäytymistä, jota haluat nähdä ennen sen toteuttamista.

3. panna täytäntöön

Toteutusvaiheen aikana kutsutaan toisinaan Execute Step-laittaa mallisi toiminnaksi. Kuten teet, perustaa menestystä tai epäonnistumista, jotta voidaan arvioida, onko tämä prosessi parempi kuin jo olosi.

Riippuen muutoksen soveltamisalasta, käytä aMuuta hallintaprosessiaVoit rullata tämä, varsinkin jos se on uusi teknologia tai järjestelmä, joukkueesi ei tunne. Onneksi olemme päässeet lukemaan artikkelimme6 vaihetta onnistuneen muutoksen hallintaprosessin rakentamiseksi .

Jatkaa esimerkkiä olet mallinnut ihanteellisen käyttäytymisen työnhallinnan ja CRM-työkalun välillä. Nyt toteutat integrointi-centrisen liiketoiminnan prosessinhallintamallin tämän tekemiseen. Tehokkaat integraatiot kahden työkalun välillä asiakaspalveluryhmä voi lopettaa tietoa manuaalisesti yhdestä työkalusta toiseen ja viettää enemmän aikaa tehdä parhaiten: palvelee asiakkaitasi.

4. Monitor

Kun olet toteuttanut uusia prosesseja, seurata niitä, kuinka hyvin he tekevät. Onko nämä uudet prosessit todella parantaneet pullonkauloja ja tehottomuutta? Ovat ihmisiä käyttämään niitä? Joskus asiat, jotka näyttävät hyvältä paperilla - tai jopa hyvin pienten testien aikana - eivät toimi organisaation laajan käyttöönoton aikana. Jos näin on, vedä pullo takaisin tai harkitse kääntöä johonkin muuhun. Seuraamalla näitä prosesseja voit etsiä ennakoitua ongelmia ja hypätä niihin tarvittaessa.

Esimerkiksi uuden integroinnin jälkeen työkalujen väliset työkalut, monitorin työkalun käyttö. Onko ihmiset käyttävät integraatiota? Onko asiakasryhmän tekemä manuaalinen työ laskeutunut? Jos ei, isäntä ylimääräistä koulutusta ja mahdollisuuksia tehdä adoptiota.

5. Optimoi

Optimoi Step-Joskus nimeltään Automaattinen jatka jatkavat liiketoimintaprosessiasi. Vaikka prosessi, jonka olet toteuttanut täydellisesti, etsiä lisää tehottomuutta tai manuaalisia prosesseja parantaaksesi. Tämä on myös silloin, kun liiketoimintaprosessien automaatio tulee pelaamaan. BPA on prosessi, jolla automatisoi liiketoimintaprosesseja, jotta ne olisivat tehokkaampia ja vähentävät manuaalista työtä.

Jos haluat palata asiakaspalveluun, haluat nyt työntää automaattisesti päivityksiä kahden työkalun välillä sen sijaan, että asiakaspalvelutiimi on manuaalisesti aloittaa integraation. Tai etsi viereistä toimintaa automatisointiin. Esimerkiksi luo sääntö lähettämään automaattisesti asiakaspalaute sähköpostiviesti, kun lippu on suljettu, jotta asiakaspalvelun tehokkuus ja jatkuvat prosessien parantaminen tiellä.

Mikä on liiketoimintaprosessin hallintaohjelmisto?

BPM-ohjelmisto on teknologia, jonka avulla voit kartoittaa ja kaapata liiketoimintaprosesseja. Nämä tekniikat ovat tyypillisesti:

Karttavirta, olemassa olevat prosessit

Malli ihanteelliset prosessit

Auttaa sinua automatisoimaan prosesseja

Seuraa jatkuvaa työtä, joka auttaa sinua jatkuvasti hallitsemaan ja parantamaan prosesseja

BPM-työkalut joskus myös myös:

Tarjoa adaptiivisia analyysityökaluja liiketoiminnan prosessin mahdollisuuksien tunnistamiseksi ennakoivaksi.

Tarjous malleja tiettyihin liiketoimintaprosesseihin tai työnkulkuihin.

Tarjoa työkaluja A / B-testaukseen ennen liiketoimintaprosesseja - erityisesti suurille muutoksille, jotka edellyttävät muutosta hallintaa.

Seuraa uusia prosesseja varmistaakseen, että tiimin jäsenet käyttävät niitä oikein ja noudattaa muutoksia, jos ne eivät ole.

Paranna tehokkuutta ja tehokkuutta yrityksesi yli

Koordinoida suunnitelmia, hankkeita ja prosesseja - koko organisaatiosiUDN-tehtävähallinta . UDN-tehtävähallinta on TyönhallintatyökaluTämä helpottaa manuaalisten prosessien automatisointia ja avaa suurta vaikutusta. Jaettu totuuden lähde voit antaa jokaiselle joukkueelle keskittyä yrityksesi kasvattamiseen.