Kuinka seurata käyttöaste ja ajaa tiimin kannattavuutta

Yhteenveto

Käyttöaste on käytettävissä olevan työn käytettävissä oleva aika, joka ilmaistaan ​​prosentteina. Voit määrittää käyttöasteen jakamalla tiimin jäsenen kokonaismäärän laskutettuja tunteja niiden käytettävissä olevilla kokonaisivulla. Tässä kappaleessa selitämme, miten lasketaan käyttöaste ja keskustella keinoista vähentää työtä työstä ja parantaa näitä hintoja tiimissäsi.

Olet todennäköisesti seurata erilaisiaMenestysmittaritJotta hankkeet pysyisivät laajuudessa ja asiakastyytyväisyys pysyy korkeina. Jos työskentelet asiakkaiden kanssa, yksi näistä menestysmittareista on todennäköisesti keskittynyt laskutettaviin tuntiin. Laskutusajat asiakkaille on, miten yritykset voivat voittoa. Kun seuraat tiimin jäsenten käyttöaste, voit nähdä, kuinka laskutettavia tunteja ja yrityksen aika vastaa.

Tiimin jäsenet eivät voi laskea tuntia jokaiselle tehtävälle, koska jotkut tehtävät keskittyvät sisäisiin toimintoihin. Käyttöaste voi määrittää tiimin jäsenen käytettävissä olevan ajan kannattavaa työtä. Tässä kappaleessa selitämme, miten lasketaan käyttöaste ja keskustella tapoja vähentää työstä työtä näiden hintojen parantamiseksi tiimisi jäsenille.

Mikä käyttöaste on?

Käyttöaste on käytettävissä olevan työn käytettävissä oleva aika, joka ilmaistaan ​​prosentteina. Voit määrittää käyttöasteen jakamalla tiimin jäsenen kokonaismäärän laskutettuja tunteja niiden käytettävissä olevilla kokonaisivulla. Esimerkiksi:

Jos tiimin jäsenlaskut 34 tuntia viikossa asiakkaille ja heillä on 40 tuntia käytettävissä viikolla, niin niiden käyttöaste on 0,85 tai 85%.

Muista, että tiimin jäsenen käyttöaste ei koskaan saavuta 100%, koska heidän pitäisi omistaa joitakin aikansa sisäiseen työhön. Joukkueen jäsenen työviikon välillä pitäisi olla terveellinen tasapaino tiimin kokousten, puhelujen, koulutuksen ja laskutettavan työn välillä.

Joten käyttöasteen laskemisen ja seurannan tavoitteena on saada 100% -S: tä vähentämään tarpeetonta käsikirjaa ja päällekkäistä työtä, joka vie niin paljon työpäivää. MukaanAnatomy of Work IndexKeskimääräinen tietotyöläinen kuluttaa 60% ajastaan teos työhön asioita, kuten tiedon etsimiseen, jahtaavat hyväksynnät ja vaihtamisesta sovelluksia. Vähentämällä tätä tarpeettomiaTyöstä työtäVoit lisätä käyntiasteet poikki joukkue ja tehdä enemmän aikaa tiimisi jäsenet tehtäviensä suorittamiseen iskunkestävä tehtäviä.

Paras tapa seurata käyttöasteita on työmäärä-ohjelmistolla. Työmäärä hallintaohjelmisto, kuten UDN-tehtävähallinta , helpottaa sinua nähdäksesi tarkalleen kuka tekee mitä silloin, kun niin voit edistää tasapainoa jaEstä Burnout. Jotta jokainen joukkueen jäsen on helposti nähtävissä, voit tehokkaastiHallitse tiimin työmäärääVarmistaaksesi tiimin jäsenet eivät mene yli niiden suurimman varattuun työaikaan.

Kuinka parantaa käyttöasteita

Se voi olla turhauttavaa löytää tiimisi käyttöaste on alhainen. Mutta usein alhainen hyödyntäminen tapahtuu huonojen prosessien, epäjohdonmukaisen viestinnän ja hankalien työkalujen vuoksi. Lopulta alhaiset käyttöasteet ilmenevät, koska sisäisen ja ulkoisen välinen epätasapaino on epätasapainotyömäärä. Tässä on neljä tapaa parantaa sitä.

Voit parantaa käyttöastetta, yritä asettaa seuraavat projektinhallintaprosessit paikalleen.

Aseta käyttöaste vertailuarvo:Tiimisi jäsenet eivät tiedä mitä käyttöaste saavuttaa, ellet aseta vertailuarvoja. Voit myös asettaa ainutlaatuisia vertailuarvoja tiimin jäsenille riippuen heidän roolistaan. Esimerkiksi suunnittelija voi olla korkeampi käyttöaste vertailukohtana kuin henkilöstöhallinnon johtaja koska suunnittelijat työskentelevät usein suoraan asiakkaiden kanssa ja Bill tuntia. Sinun pitäisi asettaa vertailuarvot optimaalisen laskutusnopeuden perusteella.

Seuraavat hinnat koko yrityksessä:Seurantakäyttöaste koko yrityksellä voi auttaa sinua määrittämään kapasiteetin käyttöaste, jotta voit etsiä tiimin jäsenen saatavuutta tai puutetta. Yleinen seuranta auttaa sinua näkemään, kun muilla tiimillä on aikaa laskuttaa enemmän tuntia, joten yrityksesi voi suorittaa laskutettavan työn palkkaamatta Freelancereita.

Vähennä työtä työstä:Työn vähentäminen työstä on ratkaisevan tärkeää hyödyntämisnopeuksien parantamiseksi. Vaikka sisäisiin toimintoihin on aina olemassa useita tunteja, voit käyttää Projektinhallinnan parhaat käytännötja tarjotaAjanhallintavinkitvähentää ei-merkityksellistä työtä käytettyä aikaa. Työssä työskentelevässä työskentelyssä on asioita, kuten työstä, tiedon etsiminen, sovellusten vaihtaminen ja siirtyvien painopisteiden hallinta.

Käytä Ajan seurantaohjelmistoa:Ajan seurantaohjelmisto on ratkaisevan tärkeää hyödyntämisnopeuksien parantamiseksi, koska joukkueen jäsenet voivat laskea tehtäviä tiettyihin asiakkaisiin tai sijoittaa ne yrityksen ajaksi. Seuranta-aika voi myös rohkaista tiimin jäseniä olemaan enemmän tietoisia siitä, miten he käyttävät aikaa ja auttavat heitä saavuttamaan vertailuarvot. Kun he syöttävät aikansa, voit analysoida nämä tiedot yhdeksi suureksi tietoryhmällä.

Käyttöaste lasketaan

Tiiminjäsenen käyttöaste ilmoittaa yrityksesi yleisen kannattavuuden. Yhden tiimin jäsenen käyttöaste on tarpeeksi yksinkertainen, mutta on olemassa kourallinen kaavoja, jotka tarvitset, jotta voit laskea yrityksen ihanteelliset numerot.

1. Käyttöaste Kaava

Tiiminjäsenen käyttöaste laskee peruskäyttöaste:

Käyttöaste Kaava:(Yhteensä laskutettavia tuntia / yhteensä käyttötunnit)

Esimerkiksi jos tiimin jäsen laskutettiin 32 tuntia 40 tunnin viikolla, niiden käyttöaste olisi 0,80 tai 80%.

Tiimin jäsenen käyttöaste vaihtelee työn roolin jatuottavuus, joten yksittäisen ryhmän jäsenen käyttöaste ei riitä. Sen sijaan varmista, että seurantaan kaikkien tiimin jäsenten käyttöarvot, jotta saat tarkemman kuvan yrityksen suorituskyvystä.

Jos käyttöaste on alhainen tiimissä ja osastoissa, katsokaa työkaluja, prosesseja ja odotuksia, joita sinulla on yrityksellesi. Alhainen käyttöaste tarkoittaa tiimin jäseniä viettää suurimman osan ajastaan ​​ei-laskutettavissa. Mitä he viettävät aikaa? Paljon työstä työtä, kuten sovelluksen vaihtamista tai manuaalista työtä, voidaan vähentää oikeilla työkaluilla ja prosesseilla.

Tiedämme esimerkiksi, että keskimääräinen tietotyöntekijä kytkee10 sovellusta jopa 25 kertaa päivässä. Jos tiimin jäsenet raportoivat, että sovelluksen vaihtaminen vähentää niiden tuottavuutta ja edistää alhaisia ​​käyttöasteita, etsiä liiketoimintatyökalujaintegroidatoistensa kanssa. Tällä tavoin, sen sijaan, että tiimin jäsenet vaihtavat työkalujen välillä ja menettävät arvokasta aikaa, heillä on kaikki tiedot, joita he tarvitsevat suorittamaan työstään sormenpäissään.

Kärki:Ajan seurantaohjelmisto voi pitää tiiminjäsen -mittareita järjestettäessä ja helpottaa laskelmien suorittamista. Se voi myös varmistaa, että laskelmat ovat tarkkoja ja tekevät virheitä laskelmissa helpommin paikalle ja oikea.

2. Kapasiteetin käyttöaste

Kapasiteetin käyttöaste on jokaisen tiimijäsenen keskimääräinen käyttöaste. Tämä on kaava, joka kertoo, voisitteko kattaa resurssikustannuksesi ja voitto.

Kapasiteetin käyttöaste= Kokonaisryhmän jäsenen käyttöaste / Tiimin jäsenten kokonaismäärä

Laske yrityksen kapasiteetin käyttöaste, lisää jokaisen tiimin jäsenen käyttöaste ja jakaa tämän numeron tiimin jäsenten kokonaismäärällä.

3. Optimaalinen laskutusaste

Kun olet laskenut tiimin kapasiteetin käyttöaste, käytä tätä numeroa määrittääksesi, kuinka paljon sinun pitäisi veloittaa asiakkaita, jotta voit voittoa, joka tunnetaan optimaalisen laskutusnopeudeksi.

Yhteensopi resurssikustannuksesi, yleiskustannuksesi ja voittomarginaali. Resurssikustannuksesi ovat määrä, jonka käytät työvoimaa, suoraa materiaalia tai tuotantoa. Sinun pitäisi luetella yläpuoliset kustannukset tiimin jäsenen perusteella. Voittomarginaali on voittomarginaali, joka ylittää liiketoimintakustannukset, mutta sinun pitäisi luetella tämä numero voittomarginaalin saavuttamiseksi.

Vaikka voittomarginaali ilmaistaan ​​tyypillisesti prosentteina, sinun on käytettävä resursseja ja yleiskustannuksia kääntämään voittomarginaali tämän kaavan dollariin.

Voittomarginaali dollarin määrä =(Resurssikustannukset + yläpuolella) x voittomarginaali prosentteina

Optimaalinen laskutusaste= (Resurssikustannukset + Overhead + voittomarginaali) / keskimääräinen työaika / kapasiteetin käyttöaste

Joten, jos työvoimakustannukset ovat 50 000 dollaria, käytät 10 000 dollaria yleiskustannuksella työntekijää kohti, optimaalinen voittomarginaali on 25% (($ 50,000 + $ 10,000) x .25 = 15 000 dollaria) ja koko keskimääräinen työaika on 1000, sitten Tämän kaavan yläreuna olisi 75. Jos kapasiteetin käyttöaste on .80, optimaalinen laskutusaste olisi 94 dollaria tunnissa.

Optimaalinen laskutusaste= ($ 50,000 + $ 10,000 + 15 000 dollaria) / (1000)

_____________________________________

.80

4. Ihanteellinen käyttöaste

Kapasiteettisi käyttöaste kertoo keskimääräinen tunti, jonka tiimin jäsenet laskusi suhteessa niiden toimivuuteen, mutta tämä metriikka ei kerro, onko kyseinen hinta, joka on ihanteellinen määrä verrattuna yrityskustannuksiin. Paras tapa ymmärtää ihanteellinen käyttöaste kannattavuudelle on käyttää seuraavaa kaavaa:

Ihanteellinen käyttöaste= (Resurssikustannukset + Overhead + voittomarginaali) / (yhteensä saatavana x X optimaalinen laskutusaste)

Ihanteellisen käyttöasteen laskemiseksi löytää summa resurssikustannuksista, yleiskustannuksista ja voittomarginaalista ja jakaa kokonaismäärä käytettävissä olevien kokonais- ja optimaalisen laskutusnopeuden mukaan.

Yllä olevien numeroiden käyttäminen Tässä kaavassa oleva ylin numero olisi 75 000 dollaria. Sitten laskentat 1 000 x 94 94 000: een kaavan pohjalle ja suorita sitten lopullinen jako 75 000 dollaria yli 94 000, jotta saat ihanteellisen käyttöasteen noin 0,80 tai 80%. Tämä osoittaa, että kapasiteetin käyttöaste ja ihanteellinen käyttöaste tekevät itse asiassa!

Ihanteellinen käyttöaste= ($ 50,000 + $ 10,000 + 15 000 dollaria)

_____________________________

(1 000 x 94)

Vähennä työtä hyödyntämisnopeuksien käyttöä

Käyttöaste on keskeinen metriikka, jonka pitäisi seurata arvioida tiimijäsenen ja yritysten suorituskykyä. Korkeat käyttöasteet helpottavat käyttökustannusten kattamista ja lisäävät voitot jatkuvasti, kun taas alhaiset käyttöasteet voivat osoittaa ongelmia prosesseissasi, jotka tarvitsevat kiinnittämistä.

Paras tapa seurata yleistä hyödyntämistä on saada tiimin jäsenten raportti tehtävät ja säilyttää rakenteelliset prosessit paikoillaan. Kun tiimin jäsenet raportoivat muista ja laskutettavista tehtävistä reaaliaikaisesti, saat enemmän valvontaa resursseistasi ja selkeämpi näkökulma ajojen hallintaan.