Como rastrear a taxa de utilização e a rentabilidade da equipe da unidade

Resumo

A taxa de utilização é a medida do tempo disponível usado para o trabalho faturável, expresso como uma porcentagem. Você pode determinar a taxa de utilização dividindo o número total de um membro da equipe de horas faturadas pela hora total que eles têm disponíveis. Nesta peça, vamos explicar como calcular as taxas de utilização e discutir maneiras de reduzir o trabalho sobre o trabalho e melhorar essas taxas em toda a sua equipe.

Você provavelmente rastreia váriosmétricas de sucessoPara garantir que os projetos permaneçam dentro do escopo e a satisfação do cliente permaneça alta. Se você trabalha com clientes, uma dessas métricas de sucesso provavelmente é focada em horas faturáveis. Horário de faturamento para os clientes é como as empresas ganham lucro. Quando você acompanha a taxa de utilização dos membros da sua equipe, você é capaz de ver como horas faturáveis ​​e a hora da empresa correspondem.

Os membros da equipe não podem cobrar horas para cada tarefa, porque algumas tarefas se concentram em operações internas. A taxa de utilização pode determinar o tempo disponível de um membro da equipe para um trabalho lucrativo. Nesta peça, explicaremos como calcular taxas de utilização e discutir maneiras de reduzir o trabalho sobre o trabalho, a fim de melhorar essas taxas para os membros da sua equipe.

Qual é a taxa de utilização?

A taxa de utilização é a medida do tempo disponível usado para o trabalho faturável, expresso como uma porcentagem. Você pode determinar a taxa de utilização dividindo o número total de um membro da equipe de horas faturadas pela hora total que eles têm disponíveis. Por exemplo:

Se um membro da equipe contenha 34 horas em uma semana para os clientes e eles têm 40 horas disponíveis na semana, então sua taxa de utilização é 0,85, ou 85%.

Tenha em mente que a taxa de utilização de um membro da equipe nunca atingirá 100% porque deve dedicar alguns de seu tempo ao trabalho interno. Deve haver um equilíbrio saudável na semana de trabalho de um membro da equipe entre reuniões de equipe, telefonemas, treinamento e trabalho faturável.

Assim, o objetivo de calcular e rastrear a taxa de utilização não é para chegar a 100% - para reduzir o trabalho manual e duplicativo desnecessário que ocupa muito do nosso dia de trabalho. De acordo comAnatomia do Índice de TrabalhoO trabalhador médio do conhecimento gasta 60% do seu tempo no trabalho sobre o trabalho - coisas como procurar informações, perseguindo aprovações e alternando entre os aplicativos. Reduzindo este desnecessáriotrabalhar sobre o trabalho, você pode aumentar as taxas de utilização em sua equipe e obter mais tempo para os membros da sua equipe executar suas tarefas de alto impacto.

A melhor maneira de rastrear taxas de utilização é com software de carga de trabalho. Software de gerenciamento de carga de trabalho, como Gerenciador de tarefas UDN. , facilita que você veja exatamente quem está fazendo o que, quando você pode promover o equilíbrio ePrevenir Burnout. Ao tornar fácil ver exatamente o que cada membro da equipe tem em seu prato, você pode efetivamenteGerenciar cargas de trabalho da equipePara garantir que os membros da equipe não passem por cima de suas horas de trabalho máximo alocador.

Como melhorar as taxas de utilização

Pode ser frustrante descobrir as taxas de utilização da sua equipe são baixas. Mas muitas vezes, baixa utilização acontece por causa de processos ruins, comunicação inconsistente e ferramentas complicadas. Em última análise, as taxas de baixa utilização ocorrem porque há um desequilíbrio entre interno e externoCarga de trabalho. Aqui estão quatro maneiras de melhorar isso.

Para melhorar as taxas de utilização, tente colocar os seguintes processos de gerenciamento de projetos no lugar.

Definir benchmarks da taxa de utilização:Os membros da sua equipe não sabem qual taxa de utilização para alcançar, a menos que você defina benchmarks. Você também pode definir benchmarks exclusivos para membros da equipe, dependendo de sua função. Por exemplo, um designer pode ter uma referência de taxa de utilização maior do que um gerenciador de recursos humanos porque os designers geralmente funcionam diretamente com clientes e faturam mais horas. Você deve definir seus benchmarks com base na sua taxa de faturamento ideal.

Monitorar taxas em toda a empresa:As taxas de utilização de rastreamento em toda a empresa podem ajudá-lo a determinar sua taxa de utilização de capacidade para que você possa procurar a disponibilidade do membro da equipe ou a sua falta. O rastreamento universal ajudará você a ver quando outras equipes têm tempo para faturar mais horas para que sua empresa possa realizar trabalhos faturáveis ​​sem contratar freelancers.

Reduza o trabalho sobre o trabalho:Reduzir o trabalho sobre o trabalho é crucial para melhorar as taxas de utilização. Embora haver sempre uma série de horas dedicadas às operações internas, você pode empregar Práticas recomendadas de gerenciamento de projetose ofertaDicas de gerenciamento de temporeduzir o tempo gasto em trabalho não significativo. Trabalhar sobre o trabalho inclui coisas como se comunicar sobre o trabalho, buscando informações, alternando entre aplicativos e gerenciando prioridades de mudança.

Use o software de rastreamento de tempo:O software de rastreamento de tempo é crucial para melhorar as taxas de utilização porque permite que os membros da equipe faturem tarefas para clientes específicos ou coloque-os sob o tempo da empresa. O tempo de acompanhamento também pode incentivar os membros da equipe a serem mais atentos de como estão usando seu tempo e ajudá-los a alcançar seus benchmarks. Depois de inserir o tempo, você pode analisar essas informações como um grande conjunto de dados.

Como calcular a taxa de utilização

Taxa de utilização do membro da equipe de rastreamento informa a lucratividade geral da sua empresa. A fórmula para a taxa de utilização do membro da equipe é simples o suficiente, mas há um punhado de fórmulas que você precisará para calcular os números ideais da sua empresa.

1. Fórmula da taxa de utilização

Para calcular a taxa de utilização do membro da equipe, use a fórmula básica da taxa de utilização:

Fórmula da taxa de utilização:(Horário total de faturamento / hora total disponível)

Por exemplo, se um membro da equipe faturada por 32 horas a partir de uma semana de 40 horas, sua taxa de utilização seria de 0,80 ou 80%.

As taxas de utilização do membro da equipe diferem com base no papel de trabalho eprodutividade, então calcular a taxa de utilização de um membro da equipe individual não é suficiente. Em vez disso, verifique se você está rastreando taxas de utilização para todos os membros da equipe, a fim de obter uma imagem mais precisa do desempenho da empresa.

Se a sua taxa de utilização estiver baixa em equipes e departamentos, dê uma olhada nos ferramental, processos e expectativas que você tenha em sua empresa. Uma baixa taxa de utilização significa que os membros da equipe estão gastando a maior parte do tempo em trabalho não faturável. O que eles estão passando tempo? Muito trabalho sobre o trabalho, como a comutação do aplicativo ou o trabalho manual, pode ser reduzido com o ferramental e os processos corretos.

Por exemplo, sabemos que o trabalhador médio do conhecimento muda entre10 aplicativos até 25 vezes por dia. Se os membros da sua equipe relatarem que a troca de aplicativos está reduzindo sua produtividade e contribuindo para baixas taxas de utilização, procure ferramentas de negócios queintegraruns com os outros. Dessa forma, em vez de ter membros da equipe alternar entre ferramentas e perder tempo valioso, eles têm todas as informações necessárias para completar seu trabalho na ponta dos dedos.

Dica:O software de rastreamento de tempo pode manter as métricas de membro da equipe organizadas e facilitar a realização de cálculos. Também pode garantir que seus cálculos sejam precisos e façam erros nos cálculos mais fáceis de detectar e corrigir.

2. Taxa de utilização de capacidade

A taxa de utilização de capacidade é a taxa média de utilização para cada membro da equipe. Esta é a fórmula que lhe dirá se você é capaz de cobrir seus custos de recursos e obter lucro.

Taxa de utilização de capacidade= Taxas totais de utilização do membro da equipe / número total de membros da equipe

Para calcular a taxa de utilização da capacidade da sua empresa, adicione as taxas de utilização de todos os membros da equipe e divida esse número pelo número total de membros da equipe.

3. Taxa de faturamento ideal

Depois de calcular a taxa de utilização da capacidade da sua equipe, use esse número para determinar o quanto você deve cobrar clientes para obter lucro - de outra forma conhecido como sua taxa de faturamento ideal.

Resumir seus custos de recursos, sua sobrecarga e margem de lucro. Seus custos de recursos são o valor que você gasta no trabalho, materiais diretos ou produção. Você deve listar seus custos de sobrecarga em uma base de membro por equipe. Sua margem de lucro é a porcentagem de lucro que excede os custos de negócios, mas você deve listar esse número como a margem de lucro que você espera alcançar.

Embora a margem de lucro seja tipicamente expressa como uma porcentagem, você precisará usar seus recursos e custos sobrecarregados para transformar sua margem de lucro em um valor em dólar para esta fórmula.

Margem de lucro como quantia em dólar =(Custos de recursos + sobrecarga) x margem de lucro como porcentagem

Taxa de faturamento ideal= (Custos de recursos + sobrecarga + margem de lucro) / Total de horas de trabalho médio total / taxa de utilização de capacidade

Assim, por exemplo, se seus custos de trabalho forem US $ 50.000, você gasta US $ 10.000 em sobrecarga por funcionário, sua margem de lucro ideal é de 25% ((US $ 50.000 + US $ 10.000) x .25 = $ 15.000), e sua total hora de trabalho é de 1.000 O número superior nesta fórmula seria 75. Se a taxa de utilização da capacidade for .80, sua taxa de faturamento ideal seria de US $ 94 por hora.

Taxa de faturamento ideal= (US $ 50.000 + US $ 10.000 + US $ 15.000) / (1.000)

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.80.

4. Taxa de utilização ideal

Sua taxa de utilização de capacidade lhe dirá a quantidade média de horas em que os membros da sua equipe em relação ao total de horas que trabalham, mas essa métrica não lhe dirá se essa taxa é a quantia ideal em comparação aos custos da empresa. A melhor maneira de entender a taxa de utilização ideal para a lucratividade é usar a seguinte fórmula:

Taxa de utilização ideal= (Custos de recursos + sobrecarga + margem de lucro) / (Horário total disponível x taxa de faturamento ideal)

Para calcular sua taxa de utilização ideal, encontre a soma de seus custos de recursos, sobrecarga e margem de lucro e divida o total pelo produto do total de horas disponíveis e sua taxa de faturamento ideal.

Usando os números do exemplo acima, o número superior nesta fórmula seria de US $ 75.000. Você então calcularia 1.000 x 94 para igual a 94.000 na parte inferior da fórmula e, em seguida, executar a divisão final de US $ 75.000 mais de 94.000 para obter sua taxa de utilização ideal de aproximadamente 0,80, ou 80%. Isso mostra que sua taxa de utilização de capacidade e sua taxa de utilização ideal fazem, de fato, partem!

Taxa de utilização ideal= (US $ 50.000 + US $ 10.000 + US $ 15.000)

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(1.000 x 94)

Reduzir o trabalho sobre o trabalho para conduzir taxas de utilização

A taxa de utilização é uma métrica chave que você deve rastrear para avaliar o membro da equipe e o desempenho da empresa. As taxas de alta utilização facilitam a cobertura dos custos operacionais e aumentam continuamente os lucros, enquanto as taxas de baixa utilização podem indicar problemas em seus processos que precisam ser fixados.

A melhor maneira de acompanhar a utilização geral é ter funcionários de relatório dos membros da equipe e manter os processos estruturados no lugar. Quando os membros da equipe relatam tarefas não-faturáveis ​​e faturáveis ​​em tempo real, você obtém mais controle de seus recursos e uma perspectiva mais clara no gerenciamento de tempo.