Come monitorare la tasso di utilizzo e la redditività del team di trasmissione

Sommario

UDN Task ManagerTrasforma il tuo lavoro con le caratteristiche leader del settore

Il tasso di utilizzo è la misura del tempo disponibile utilizzato per il lavoro fatturabile, espresso in percentuale. È possibile determinare il tasso di utilizzo dividendo il numero totale di un membro del team di ore di fatturazione con le ore totali che hanno a disposizione. In questo pezzo, spiegheremo come calcolare i tassi di utilizzo e discutere i modi per ridurre il lavoro sul lavoro e migliorare questi tassi attraverso la tua squadra.

Probabilmente traccia variMetriche di successo.Per garantire che i progetti rimanga all'interno della portata e della soddisfazione del cliente rimangono alti. Se lavori con i clienti, una di queste metriche di successo è probabilmente focalizzata sulle ore fatturabili. Le ore di fatturazione ai clienti è il modo in cui le aziende realizzano un profitto. Quando monitora il tasso di utilizzo dei membri del tuo team, puoi vedere come le ore fail paio e l'ora della compagnia corrispondono.

I membri del team non possono berrizzare le ore per ogni compito perché alcune attività si concentrano sulle operazioni interne. Il tasso di utilizzo può determinare l'orario disponibile del membro del team per il lavoro redditizio. In questo pezzo, spiegheremo come calcolare i tassi di utilizzo e discutere dei modi per ridurre il lavoro sul lavoro al fine di migliorare questi tassi per i membri del tuo team.

Qual è il tasso di utilizzo?

Se un membro del team fattura 34 ore in una settimana ai clienti e hanno 40 ore disponibili nella settimana, il loro tasso di utilizzo è .85 o 85%.

Tieni presente che il tasso di utilizzo del membro del team non raggiungerà mai il 100% perché dovrebbe dedicare un po 'del loro tempo al lavoro interno. Ci dovrebbe essere un saldo sano nella settimana lavorativa del membro del team tra riunioni di squadra, telefonate, formazione e lavori di fatturazione.

Quindi l'obiettivo di calcolare e monitorare il tasso di utilizzo non è quello di raggiungere il 100%, per ridurre il lavoro manuale e duplicazione non necessari che occupano così tanto della nostra giornata lavorativa. Secondo ilAnatomia dell'indice di lavoro, il lavoratore della conoscenza medio spende il 60% del loro tempo sul lavoro sul lavoro - cose come cercare informazioni, chasing approvazioni e passare da un'app. Riducendo questo inutileLavorare sul lavoro, è possibile aumentare i tassi di utilizzo sulla tua squadra e migliorare più tempo per i membri del tuo team per eseguire i loro compiti ad alto impatto.

Il modo migliore per tenere traccia dei tassi di utilizzo è con il software di carico di lavoro. Software di gestione del carico di lavoro, come UDN Task Manager , ti rende facile vedere esattamente chi sta facendo cosa, quando in modo da poter promuovere l'equilibrio eprevenire il burnout.. Rendendo facile vedere esattamente ciò che ogni membro della squadra ha sul loro piatto, puoi effettivamenteGestisci i carichi di lavoro del team.Per garantire che i membri del team non vanno oltre le loro ore di lavoro massime assegnate.

Come migliorare i tassi di utilizzo

Può essere frustrante scoprire i tassi di utilizzo della tua squadra sono bassi. Ma spesso, un basso utilizzo avviene a causa di processi errati, comunicazioni incoerenti e utensili ingombranti. In definitiva, si verificano bassi tassi di utilizzo perché c'è uno squilibrio tra interno ed esternocarico di lavoro. Ecco quattro modi per migliorarlo.

Per migliorare i tassi di utilizzo, provare a mettere i seguenti processi di gestione dei progetti in posizione.

Impostare i benchmark del tasso di utilizzo:I membri del tuo team non saprete quale tasso di utilizzo da raggiungere a meno che non si fissino i benchmark. Puoi anche impostare benchmark unici per i membri del team a seconda del loro ruolo. Ad esempio, un designer può avere un benchmark a tasso di utilizzo superiore rispetto a un gestore di risorse umane perché i progettisti spesso funzionano direttamente con i clienti e Bill più ore. Dovresti impostare i tuoi benchmark in base alla tua velocità di fatturazione ottimale.

Tariffe del monitor in tutta la società:I tassi di utilizzo di tracciamento in tutta l'azienda possono aiutarti a determinare il tasso di utilizzo della capacità in modo da poter cercare la disponibilità dei membri del team o la sua mancanza. Il monitoraggio universale ti aiuterà a vedere quando altre squadre hanno il tempo di fatturare più ore in modo che la tua azienda possa realizzare il lavoro fatturabile senza assumere liberi professionisti.

Ridurre il lavoro sul lavoro:Ridurre il lavoro sul lavoro è cruciale per migliorare i tassi di utilizzo. Mentre ci sarà sempre un certo numero di ore dedicate alle operazioni interne, puoi impiegare Gestione dei progetti Best Practicese offrireSuggerimenti per la gestione del temporidurre il tempo trascorso per lavoro non significativo. Lavorare sul lavoro include cose come comunicare sul lavoro, alla ricerca di informazioni, passare dalle app e alla gestione delle priorità spostanti.

Utilizzare il software di tracciamento del tempo:Il software di tracciamento del tempo è fondamentale per migliorare i tassi di utilizzo perché consente ai membri del team di fatturare compiti a clienti specifici o posizionarli nell'ambito dell'azienda. Il tempo di localizzazione può anche incoraggiare i membri del team ad essere più consapevoli di come stanno usando il loro tempo e li aiutano a raggiungere i loro benchmark. Una volta che hanno inserito il loro tempo, è possibile analizzare queste informazioni come un set di dati di grandi dimensioni.

Come calcolare il tasso di utilizzo

Tracciamento del tasso di utilizzo dei membri del team informare la redditività complessiva della tua azienda. La formula per il tasso di utilizzo del membro del team è abbastanza semplice, ma ci sono una manciata di formule necessarie per calcolare i numeri ideali della tua azienda.

1. Formula del tasso di utilizzo

Per calcolare il tasso di utilizzo del membro del team, utilizzare la formula di tasso di utilizzo di base:

Formula del tasso di utilizzo:(Orario totale delle fatturazioni / orario totale disponibile)

Ad esempio, se un membro del team ha fatto pagare per 32 ore da una settimana di 40 ore, il loro tasso di utilizzo sarebbe 0,80 o 80%.

I tassi di utilizzo dei membri del team differiscono in base al ruolo del lavoro eproduttività, quindi il calcolo del tasso di utilizzo del membro del team individuale non è sufficiente. Invece, assicurati di monitorare i tassi di utilizzo per tutti i membri del team per ottenere un'immagine più accurata delle prestazioni aziendali.

Se il tasso di utilizzo è basso tra le squadre e i dipartimenti, dai un'occhiata agli utensili, ai processi e alle aspettative che hai nella tua azienda. Un tasso di utilizzo basso significa che i membri del team stanno spendendo la maggior parte del loro tempo sul lavoro non fatturabile. Cosa stanno passando il tempo? Un sacco di lavoro sul lavoro, come la commutazione di app o il lavoro manuale, può essere ridotto con l'utensile e i processi giusti.

Ad esempio, sappiamo che l'operatore di conoscenza medio cambia tra10 app fino a 25 volte al giorno. Se i membri del team riportano che la commutazione dell'app sta riducendo la loro produttività e contribuendo a tassi di utilizzo bassi, cerca strumenti aziendali cheintegraretra loro. In questo modo, invece di avere membri del team passano tra gli strumenti e perdono tempo prezioso, hanno tutte le informazioni necessarie per completare il loro lavoro a portata di mano.

Consiglio:Il software di tracciamento del tempo può mantenere le metriche dei membri del team organizzate e rendono più facile eseguire calcoli. Può anche garantire che i tuoi calcoli siano accurati e apportare eventuali errori nei calcoli più facili da individuare e correggere.

2. Tasso di utilizzo della capacità

Il tasso di utilizzo della capacità è il tasso di utilizzo medio per ogni membro del team. Questa è la formula che ti dirà se sei in grado di coprire i costi delle risorse e fare un profitto.

Tasso di utilizzo della capacità= Totale Tariffe di utilizzo dei membri del team / Numero totale di membri del team

Per calcolare il tasso di utilizzo della capacità della tua azienda, aggiungere i tassi di utilizzo di ogni membro del team e dividere questo numero entro il numero totale di membri del team.

3. Tasso di fatturazione ottimale

Una volta calcola il tasso di utilizzo della capacità del team, utilizzare questo numero per determinare quanto dovresti caricare i clienti per effettuare un profitto, altrimenti noto come la tua velocità di fatturazione ottimale.

Riassumere i costi delle risorse, il tuo sovraccarico e il margine di profitto. I tuoi costi di risorse sono l'importo che spendi per lavoro, materiali diretti o produzione. Dovresti elencare i tuoi costi generali in base al membro del team. Il tuo margine di profitto è la percentuale di profitto che supera i costi aziendali, ma dovresti elencare questo numero come il margine di profitto che speri di ottenere.

Mentre il margine di profitto è in genere espresso in percentuale, dovrai utilizzare le risorse e i costi generali per trasformare il margine di profitto in un importo del dollaro per questa formula.

Margine di profitto come importo del dollaro =(Costi di risorse + spese generali) x margine di profitto come percentuale

Tasso di fatturazione ottimale= (Costi di risorse + Overhead + Margine di profitto) / Total Media Lavori Ore / Tasso di utilizzo della capacità

Quindi, se i costi del lavoro sono di $ 50.000, spendi $ 10.000 in spese generali per dipendente, il tuo margine di profitto ottimale è del 25% (($ 50.000 + $ 10.000) x .25 = $ 15.000), e le ore di lavoro medio totale sono 1.000, quindi Il numero superiore in questa formula sarebbe 75. Se il tasso di utilizzo della capacità è .80, la velocità di fatturazione ottimale sarebbe di $ 94 all'ora.

Tasso di fatturazione ottimale= ($ 50.000 + $ 10.000 + $ 15.000) / (1.000)

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.80.

4. Tasso di utilizzo ideale

Il tasso di utilizzo della capacità ti dirà la quantità media di ore dei membri del tuo team Bill in relazione alle ore totali che lavorano, ma questa metrica non ti dirà se tale tasso è l'importo ideale rispetto ai costi aziendali. Il modo migliore per capire il tasso di utilizzo ideale per la redditività è utilizzare la seguente formula:

Tasso di utilizzo ideale= (Costi di risorse + Overhead + Margine di profitto) / (orario totale disponibile x velocità di fatturazione ottimale)

Per calcolare il tasso di utilizzo ideale, trovare la somma dei costi delle risorse, il sovraccarico e il margine di profitto e dividere il totale dal prodotto delle ore totali disponibili e del tasso di fatturazione ottimale.

Usando i numeri dall'esempio sopra, il numero superiore in questa formula sarebbe $ 75.000. Calcolare quindi 1.000 x 94 a 94.000 94.000 in fondo alla formula e quindi eseguire la divisione finale di $ 75.000 oltre 94.000 per ottenere il tasso di utilizzo ideale di circa 0,80 o 80%. Ciò dimostra che il tasso di utilizzo della capacità e il tasso di utilizzo ideale fanno, infatti, corrispondono!

Tasso di utilizzo ideale= ($ 50.000 + $ 10.000 + $ 15.000)

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(1.000 x 94)

Ridurre il lavoro sul lavoro per guidare i tassi di utilizzo

Il tasso di utilizzo è una metrica chiave che è necessario tracciare per valutare il membro del team e le prestazioni della società. I tassi di utilizzo elevati rendono più facile la copertura dei costi operativi e aumentare continuamente i profitti, mentre i bassi tassi di utilizzo possono indicare problemi nei processi che necessitano di fissaggio.

Il modo migliore per tenere traccia dell'utilizzo complessivo è quello di avere i membri del team segnalano compiti e tenere in atto processi strutturati. Quando i membri del team riportano compiti non fatturabili e fatturabili in tempo reale, ottieni più il controllo delle risorse e una prospettiva più chiara sulla gestione del tempo.