Як відстежувати коефіцієнт використання і підвищення прибутковості команди

резюме

Коефіцієнт використання є міра доступного часу використовується для оплачуваної праці, виражена у відсотках. Ви можете визначити коефіцієнт використання шляхом ділення загальної кількості члена команди по виставлений рахунок годин на загальне число годин, наявних у них. У цій частині ми розповімо, як розрахувати коефіцієнт використання і обговорити способи скорочення роботи про роботу і поліпшити ці показники за всіма вашій команді.

Ви, ймовірно, відстежувати різніпоказники ефективностідля забезпечення проектів перебування в межах області та задоволеності клієнтів залишається високим. Якщо ви працюєте з клієнтами, один з цих показників успіху, ймовірно, зосереджені на людино-годин. Billing годин для клієнтів, як компанії, щоб отримати прибуток. При відстеженні коефіцієнта використання членів вашої команди, ви зможете побачити, як людино-години і час компанії збігтися.

Члени команди не можуть вексельні годин для кожного завдання, оскільки деякі завдання зосередитися на внутрішніх операціях. Коефіцієнт використання може визначити, доступне час для членів команди для прибуткової роботи. У цій частині ми розповімо, як розрахувати коефіцієнт використання і обговорити способи скорочення роботи про роботу для того, щоб поліпшити ці показники для членів вашої команди.

Що таке коефіцієнт використання?

Коефіцієнт використання є міра доступного часу використовується для оплачуваної праці, виражена у відсотках. Ви можете визначити коефіцієнт використання шляхом ділення загальної кількості члена команди по виставлений рахунок годин на загальне число годин, наявних у них. Наприклад:

Якщо член команди рахунків 34 години в тиждень для клієнтів, і вони мають 40 годин, доступних в тиждень, то їх коефіцієнт використання +0,85, або 85%.

Майте на увазі, що коефіцієнт використання члена команди ніколи не досягне 100%, тому що вони повинні присвятити частину свого часу на внутрішню роботу. Там повинна бути здоровим баланс робочого тижня члена команди в період між засіданнями команди, телефонними дзвінками, навчанням і оплачуваною роботою.

Таким чином, мета розрахунку і відстеження коефіцієнта використання не одержати до 100% -це зменшити непотрібну вручну і дублюючу роботу, яка займає так багато наш робочий день. Відповідно зАнатомія Індекс роботи, Середній працівник знання витрачає 60% свого часу на роботі про робітників-речах, як пошук інформації, карбування погоджень, і перемикання між додатками. Зменшуючи це непотрібнеробота про роботуВи можете підвищити коефіцієнт використання всіх вашої команди і зробити більше часу для членів вашої команди для виконання своїх завдань ударопрочних.

Кращий спосіб для відстеження показників використання є програмним забезпеченням робочого навантаження. Програмне забезпечення для управління робочим навантаженням, як Диспетчер завдань UDN , Робить його легким для вас, щоб побачити, хто саме робить те, що від коли так що ви можете просувати баланс ізапобігти вигоранню. Роблячи це легко побачити саме те, що кожен член команди має на своїй тарілці, ви можете ефективноуправляти робочим навантаженням командищоб забезпечити членів команди не через їх максимальні відведений робочий час.

Як підвищити коефіцієнт використання

Це може бути неприємно виявити показники використання вашої команди є низькими. Але часто, низьке завантаження відбувається через погані процеси, суперечливою зв'язку і громіздкого інструменту. В кінцевому рахунку, низькі показники використання відбувається тому, що там дисбаланс між внутрішнім і зовнішнімнавантаження. Ось чотири способи, щоб поліпшити це.

Для підвищення коефіцієнта використання, спробуйте помістити наступні процеси управління проектами на місці.

Набір тестів швидкість використання:Члени вашої команди не буде знати, що використання швидкості, щоб досягти, якщо ви не встановили контрольні показники. Ви також можете встановити унікальні критерії для членів команди в залежності від їх ролей. Наприклад, розробник може мати більш високу планку швидкості використання, ніж менеджер людських ресурсів, тому що дизайнери часто працюють безпосередньо з клієнтами і вексельних більше годин. Ви повинні встановити свої критерії на основі вашої оптимальної швидкості виставлення рахунків.

Моніторинг ставок по всій компанії:Відстеження показників використання по всій компанії може допомогти вам визначити коефіцієнт використання потужності, так що ви можете перевірити наявність вільних місць членів команди або її відсутності. Універсальний відстеження допоможе вам побачити, коли інші команди мають час Білл більш годинник, так що ваша компанія може виконати оплачувану роботу без найму фрілансерів.

Скорочення роботи про роботу:Зниження роботи про роботу має вирішальне значення для покращення ставок утилізації. Хоча завжди буде кілька годин, присвячених внутрішнім операціям, ви можете використовувати Кращі практики управління проектамиі запропонуватиПоради щодо управління часомскоротити час, витрачений на не значущу роботу. Робота про роботу включає такі речі, такі як спілкування про роботу, пошук інформації, перемикання між додатками та управління пріоритетами зміщення.

Використовуйте програмне забезпечення для відстеження часу:Програмне забезпечення для відстеження часу має вирішальне значення для покращення ставок утилізації, оскільки це дозволяє учасникам команди рахунком для конкретних клієнтів або розмістити їх під час компанії. Час відстеження також може заохочувати членів команди, щоб бути більш розумними, як вони використовують свій час і допомагають їм досягти своїх орієнтирів. Одного разу вони вводять свій час, ви можете проаналізувати цю інформацію як один великий набір даних.

Як розрахувати швидкість утилізації

Швидкість утилізації команди відстеження інформує загальну прибутковість вашої компанії. Формула для ставки використання однієї команди є досить простим, але є жменька формул, які вам потрібно, щоб розрахувати ідеальні номери вашої компанії.

1. Формула використання швидкості використання

Щоб розрахувати швидкість утилізації члена команди, скористайтеся основною формулою використання утилізації:

Формула використання утилізації:(Загальна кількість доступних годин / загальних годин)

Наприклад, якщо член команди виставляється 32 години з 40-годинного тижня, їх рівень використання склав 0,80, або 80%.

Ставки утилізації учасників команди відрізняються залежно від ролі роботи тапродуктивністьТаким чином, обчислення індивідуальної частоти утилізації члена команди не вистачає. Замість цього переконайтеся, що ви відстежуєте ставки утилізації для всіх членів команди, щоб отримати більш точну картину діяльності компанії.

Якщо ваша ставка утилізації є низькою через команди та відділення, подивіться на інструмент, процеси та очікування, які ви маєте у вашій компанії. Низька ставка утилізації означає, що члени команди витрачають більшу частину свого часу на нерозподільну роботу. Що вони витрачають час? Багато роботи про роботу, подібно до перемикання додатків або ручної роботи, може бути зменшена з правильним інструментом та процесами.

Наприклад, ми знаємо, що середній працівник знань перемикається між10 додаток до 25 разів на день. Якщо члени вашої команди повідомляють, що перемикання додатків зменшує їх продуктивність та сприяє низьким рівням утилізації, шукайте бізнес-інструменти, щоінтегруватиодин з одним. Таким чином, замість того, щоб мати учасників команди між інструментами та втратити цінний час, у них є всю інформацію, яку їм потрібно, щоб завершити свою роботу на своїх пальцях.

Порада:Програмне забезпечення для відстеження часу може зберігати метрики членів команди, організована та полегшити виконання розрахунків. Він також може гарантувати, що ваші розрахунки точні та зробити будь-які помилки в розрахунках легше, щоб визначити та виправити.

2. Ставка використання потужності

Швидкість використання потужності - це середня ставка утилізації для кожного члена команди. Це формула, яка скаже вам, чи ви можете покрити витрати на ресурс та отримати прибуток.

Оцінка потужності= Загальна кількість утилізації утилізації команди / Загальна кількість членів команди

Щоб розрахувати швидкість використання потужності вашої компанії, додайте ставки утилізації кожного члена команди та розділити це число за загальною кількістю членів команди.

3. Оптимальна ставка виставлення рахунків

Після того, як ви обчислюєте швидкість використання потужності вашої команди, використовуйте цей номер, щоб визначити, скільки ви повинні заряджати клієнтам, щоб отримати прибуток, інакше відомий як оптимальна ставка виставлення рахунку.

Підсумовуйте витрати на ресурс, накладні витрати та маржу прибутку. Ваші витрати на ресурс - це сума, яку ви витрачаєте на робочу силу, прямі матеріали або виробництво. Ви повинні вказати свої витрати на накладні витрати на основі членів команди. Ваша маржа прибутку - це відсоток прибутку, який перевищує бізнес-витрати, але ви повинні перелічити цей номер як маржу прибутку, яку ви сподіваєтеся досягти.

Хоча маржа прибутку, як правило, виражається у відсотках, вам доведеться використовувати свої ресурси та надмірні витрати, щоб перетворити маржу прибутку у суму долара для цієї формули.

Маржа прибутку як сума долара =(Витрати на ресурси + накладні витрати) x прибуток від відсотка

Оптимальна ставка платежу= (Витрати ресурсів + накладні + маржа прибутку) / загальна середня вартість робочої сили / потужність утилізації

Отже, наприклад, якщо ваші витрати на оплату праці становить 50 000 доларів, ви витрачаєте 10 000 доларів на накладні витрати на одного працівника, ваша оптимальна маржа прибутку становить 25% ((50 000 + $ 10,000) x .25 = 15 000 доларів США), а загальна середня робоча година - 1000, потім Верхній номер у цій формулі буде 75. Якщо ваша ставка використання потужності становить .80, то ваша оптимальна ставка платежу становитиме 94 долара за годину.

Оптимальна ставка платежу= ($ 50,000 + $ 10,000 + $ 15,000) / (1000)

_____________________________________

.80

4. Ідеальна швидкість утилізації

Ваша ставка утилізації потенціалу розповість вам про середню кількість годин у вашій команді законопроект щодо загальних годин, які вони працюють, але ця метрика не скаже вам, чи ця ставка є ідеальною сумою порівняно з витратами компанії. Найкращий спосіб розуміти ідеальну швидкість використання для прибутковості полягає у використанні така формула:

Ідеальна ставка утилізації= (Витрати на ресурс + накладні + маржа прибутку) / (загальна кількість доступних годин x оптимальна ставка платежу)

Щоб розрахувати вашу ідеальну ставку утилізації, знайдіть суму ваших витрат ресурсів, накладних витрат та прибутку та розділити загальну суму продуктом загальної кількості годин та оптимальної ставки виставлення рахунку.

Використовуючи цифри з вищенаведеного прикладу, верхній номер у цій формулі склав 75 ​​000 доларів. Потім ви обчислите 1000 х 94, щоб дорівнювати 94 000 на нижній частині формули, а потім виконувати остаточне розподіл у розмірі 75 000 доларів понад 94 000, щоб отримати свою ідеальну швидкість використання приблизно 0,80, або 80%. Це показує, що рівень використання потужності та ваша ідеальна ставка утилізації роблять, насправді, матчу!

Ідеальна ставка утилізації= ($ 50,000 + $ 10,000 + $ 15,000)

_____________________________

(1000 х 94)

Зменшити роботу щодо роботи, щоб керувати ставками утилізації

Ставка утилізації - це ключовий показник, який ви повинні відстежувати, щоб оцінити члена команди та продуктивності компанії. Високі ставки утилізації полегшують покриття операційних витрат та постійно збільшувати прибуток, тоді як низькі ставки утилізації можуть вказувати на проблеми у ваших процесах, які потребують фіксації.

Найкращий спосіб відстежувати загальну утилізацію полягає в тому, щоб мати завдання з доповіддю членів команди та зберегти структуровані процеси. Коли члени команди повідомляють про непотрібні та платіжні завдання в режимі реального часу, ви отримуєте більше контролю за своїми ресурсами та чіткішою перспективою у менеджменті часу.