Làm thế nào để theo dõi tỷ lệ sử dụng và lợi nhuận của đội lái xe

Tóm lược

Tỷ lệ sử dụng là thước đo thời gian có sẵn được sử dụng cho công việc có thể thanh toán, được biểu thị bằng phần trăm. Bạn có thể xác định tỷ lệ sử dụng bằng cách chia tổng số giờ hóa đơn của thành viên trong nhóm theo tổng số giờ họ có sẵn. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách tính tỷ lệ sử dụng và thảo luận về các cách để giảm công việc về công việc và cải thiện các mức giá này trên toàn đội của bạn.

Bạn có thể theo dõi nhiều Số liệu thành công Để đảm bảo các dự án ở trong phạm vi và sự hài lòng của khách hàng ở lại cao. Nếu bạn làm việc với khách hàng, một trong những số liệu thành công này có thể tập trung vào giờ hóa học. Giờ thanh toán cho khách hàng là cách các công ty kiếm lợi nhuận. Khi bạn theo dõi tỷ lệ sử dụng của các thành viên trong nhóm, bạn có thể thấy thời gian hóa đơn và thời gian của công ty kết hợp.

Các thành viên trong nhóm không thể lập hóa đơn giờ cho mọi nhiệm vụ vì một số nhiệm vụ tập trung vào các hoạt động nội bộ. Tỷ lệ sử dụng có thể xác định thời gian có sẵn của một thành viên trong nhóm cho công việc có lợi nhuận. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách tính toán tỷ lệ sử dụng và thảo luận về các cách để giảm công việc về công việc để cải thiện các tỷ lệ này cho các thành viên trong nhóm của bạn.

Tỷ lệ sử dụng là gì?

Nếu một thành viên trong nhóm hóa đơn 34 giờ trong một tuần cho khách hàng và họ có sẵn 40 giờ trong tuần, thì tỷ lệ sử dụng của họ là 0,85 hoặc 85%.

Hãy nhớ rằng tỷ lệ sử dụng của một thành viên trong nhóm sẽ không bao giờ đạt 100% vì họ nên dành một số thời gian cho công việc nội bộ. Cần có một sự cân bằng lành mạnh trong tuần làm việc của một thành viên trong nhóm giữa các cuộc họp nhóm, các cuộc gọi điện thoại, đào tạo và công việc có thể thanh toán.

Vì vậy, mục tiêu tính toán và theo dõi tỷ lệ sử dụng không phải là 100% -it để giảm bớt thủ công không cần thiết và công việc trùng lặp chiếm rất nhiều ngày làm việc của chúng tôi. Theo Giải phẫu chỉ số công việc , công nhân kiến thức trung bình dành 60% thời gian của họ trong công việc về những thứ làm việc như tìm kiếm thông tin, theo đuổi sự chấp thuận và chuyển đổi giữa các ứng dụng. Bằng cách giảm điều này không cần thiết làm việc về công việc , Bạn có thể tăng tỷ lệ sử dụng trên toàn đội của mình và tạo nhiều thời gian hơn cho các thành viên trong nhóm của bạn thực hiện các nhiệm vụ tác động cao của họ.

Cách tốt nhất để theo dõi tỷ lệ sử dụng là với phần mềm khối lượng công việc. Phần mềm quản lý công việc, như Quản lý tác vụ UDN , giúp bạn dễ dàng nhìn thấy chính xác những người đang làm gì khi bạn có thể thúc đẩy sự cân bằng và Ngăn chặn kiệt sức . Bằng cách làm cho nó dễ dàng để xem chính xác những gì mỗi thành viên trong nhóm có trên đĩa của họ, bạn có thể thực hiện một cách hiệu quả Quản lý khối lượng công việc đội Để đảm bảo các thành viên trong nhóm không vượt qua giờ làm việc được phân bổ tối đa của họ.

Cách cải thiện tỷ lệ sử dụng

Nó có thể gây bực bội để khám phá tỷ lệ sử dụng của nhóm của bạn là thấp. Nhưng thông thường, sử dụng thấp xảy ra vì các quá trình xấu, giao tiếp không nhất quán và dụng cụ cồng kềnh. Cuối cùng, tỷ lệ sử dụng thấp xảy ra vì có sự mất cân bằng giữa nội bộ và bên ngoài khối lượng công việc . Dưới đây là bốn cách để cải thiện điều đó.

Để cải thiện tỷ lệ sử dụng, hãy thử đặt các quy trình quản lý dự án sau đây.

Đặt điểm chuẩn Tỷ lệ sử dụng: Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không biết tỷ lệ sử dụng để tiếp cận trừ khi bạn đặt điểm chuẩn. Bạn cũng có thể đặt điểm chuẩn độc đáo cho các thành viên trong nhóm tùy thuộc vào vai trò của họ. Ví dụ, một nhà thiết kế có thể có điểm chuẩn tỷ lệ sử dụng cao hơn so với người quản lý nguồn nhân lực vì các nhà thiết kế thường làm việc trực tiếp với khách hàng và hóa đơn nhiều giờ hơn. Bạn nên đặt điểm chuẩn của mình dựa trên tỷ lệ thanh toán tối ưu của mình.

Giám sát lãi suất trên khắp công ty: Theo dõi tỷ lệ sử dụng trên toàn bộ công ty có thể giúp bạn xác định tỷ lệ sử dụng năng lực của mình để bạn có thể tìm kiếm sự sẵn có của thành viên trong nhóm hoặc thiếu chúng. Theo dõi phổ quát sẽ giúp bạn thấy khi các đội khác có thời gian lập hóa đơn nhiều giờ hơn để công ty của bạn có thể hoàn thành công việc có thể thanh toán mà không thuê những người làm việc tự do.

Giảm công việc về công việc: Giảm công việc về công việc là rất quan trọng để cải thiện tỷ lệ sử dụng. Trong khi sẽ luôn có một số giờ dành riêng cho các hoạt động nội bộ, bạn có thể sử dụng Quản lý dự án thực hành tốt nhất và đề nghị Mẹo quản lý thời gian để giảm thời gian dành cho công việc không có ý nghĩa. Công việc về công việc bao gồm những thứ như giao tiếp về công việc, tìm kiếm thông tin, chuyển đổi giữa các ứng dụng và quản lý các ưu tiên dịch chuyển.

Sử dụng phần mềm theo dõi thời gian: Phần mềm theo dõi thời gian là rất quan trọng để cải thiện tỷ lệ sử dụng vì nó cho phép các thành viên trong nhóm hóa đơn cho các khách hàng cụ thể hoặc đặt chúng theo thời gian công ty. Thời gian theo dõi cũng có thể khuyến khích các thành viên trong nhóm hãy chú ý hơn về cách họ sử dụng thời gian của họ và giúp họ đạt được điểm chuẩn của họ. Khi họ nhập thời gian của họ, bạn có thể phân tích thông tin này dưới dạng một tập dữ liệu lớn.

Cách tính tỷ lệ sử dụng

Theo dõi Tỷ lệ sử dụng thành viên của nhóm thông báo lợi nhuận chung của công ty bạn. Công thức cho tỷ lệ sử dụng của một thành viên trong nhóm đủ đơn giản, nhưng có một số ít công thức, bạn sẽ cần để tính toán số lý tưởng của công ty bạn.

1. Công thức tỷ lệ sử dụng

Để tính tỷ lệ sử dụng thành viên của nhóm, hãy sử dụng công thức Tỷ lệ sử dụng cơ bản:

Công thức tỷ lệ sử dụng: (Tổng số giờ có thể thanh toán / Tổng số giờ có sẵn)

Ví dụ: nếu một thành viên trong nhóm được lập hóa đơn trong 32 giờ từ tuần 40 giờ, tỷ lệ sử dụng của họ sẽ là 0,80 hoặc 80%.

Tỷ lệ sử dụng thành viên của nhóm khác nhau dựa trên vai trò công việc và năng suất , Vì vậy, việc tính toán tỷ lệ sử dụng của một thành viên của một nhóm là không đủ. Thay vào đó, hãy chắc chắn rằng bạn đang theo dõi tỷ lệ sử dụng cho tất cả các thành viên trong nhóm để có được hình ảnh chính xác hơn về hiệu suất của công ty.

Nếu tỷ lệ sử dụng của bạn thấp trên các nhóm và bộ phận, hãy xem các quy trình, quy trình và kỳ vọng bạn có tại công ty của bạn. Tỷ lệ sử dụng thấp có nghĩa là các thành viên trong nhóm đang dành phần lớn thời gian của họ vào công việc không phải hóa đơn. Họ đang dành thời gian cho cái gì? Rất nhiều công việc về công việc, như công việc chuyển mạch ứng dụng hoặc công việc thủ công, có thể được giảm bớt với các công cụ và quy trình phù hợp.

Ví dụ: chúng ta biết rằng công nhân kiến thức trung bình chuyển đổi giữa 10 ứng dụng lên đến 25 lần mỗi ngày . Nếu các thành viên trong nhóm của bạn báo cáo rằng ứng dụng chuyển đổi đang giảm năng suất của họ và đóng góp vào tỷ lệ sử dụng thấp, hãy tìm kiếm các công cụ kinh doanh tích hợp với nhau. Bằng cách đó, thay vì có các thành viên trong nhóm chuyển đổi giữa các công cụ và mất thời gian quý báu, họ có tất cả thông tin họ cần để hoàn thành công việc của họ trong tầm tay.

Mẹo: Phần mềm theo dõi thời gian có thể giữ các nhóm thành viên của nhóm được tổ chức và giúp dễ dàng thực hiện các tính toán. Nó cũng có thể đảm bảo tính toán của bạn là chính xác và thực hiện bất kỳ sai lầm nào trong các tính toán dễ dàng phát hiện và chính xác.

2. Tỷ lệ sử dụng công suất

Tỷ lệ sử dụng công suất là tỷ lệ sử dụng trung bình cho mỗi thành viên trong nhóm. Đây là công thức sẽ cho bạn biết liệu bạn có thể trang trải chi phí tài nguyên của mình và kiếm lợi nhuận.

Tỷ lệ sử dụng công suất = Tổng tỷ lệ sử dụng thành viên nhóm / tổng số thành viên trong nhóm

Để tính tỷ lệ sử dụng năng lực của công ty, hãy thêm tỷ lệ sử dụng của mọi thành viên trong nhóm và chia số này theo tổng số thành viên trong nhóm.

3. Tỷ lệ thanh toán tối ưu

Khi bạn tính toán tỷ lệ sử dụng năng lực của nhóm, hãy sử dụng số này để xác định số tiền bạn nên tính phí khách hàng để kiếm lợi nhuận được gọi là tỷ lệ thanh toán tối ưu của bạn.

Tổng chi phí tài nguyên của bạn, chi phí chi phí và lợi nhuận của bạn. Chi phí tài nguyên của bạn là số tiền bạn dành cho lao động, vật liệu trực tiếp hoặc sản xuất. Bạn nên liệt kê chi phí chi phí trên cơ sở thành viên trên mỗi thành viên. Biên lợi nhuận của bạn là tỷ lệ lợi nhuận vượt quá chi phí kinh doanh, nhưng bạn nên liệt kê số này là tỷ suất lợi nhuận mà bạn hy vọng sẽ đạt được.

Trong khi ký quỹ lợi nhuận thường được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm, bạn sẽ cần sử dụng tài nguyên và chi phí chi phí của mình để biến tỷ lệ lợi nhuận của mình thành số tiền đô la cho công thức này.

Ký quỹ lợi nhuận dưới dạng số tiền đô la = (Chi phí tài nguyên + trên cao) x Biên lợi nhuận dưới dạng phần trăm

Tỷ lệ thanh toán tối ưu = (Chi phí tài nguyên + Chi phí + Biên lợi nhuận) / Tổng số giờ lao động trung bình / Tỷ lệ sử dụng công suất

Vì vậy, ví dụ, nếu chi phí lao động của bạn là 50.000 đô la, bạn chi 10.000 đô la chi phí cho mỗi nhân viên, tỷ suất lợi nhuận tối ưu của bạn là 25% ((50.000 đô la + 10.000 đô la) x .25 = $ 15.000) và tổng số giờ lao động trung bình của bạn là 1.000, sau đó Số đầu trong công thức này sẽ là 75. Nếu tỷ lệ sử dụng năng lực của bạn là 0,80, thì tỷ lệ thanh toán tối ưu của bạn sẽ là $ 94 mỗi giờ.

Tỷ lệ thanh toán tối ưu = (50.000 đô la + 10.000 đô la + 15.000 đô la) / (1.000)

4. Tỷ lệ sử dụng lý tưởng

Tỷ lệ sử dụng năng lực của bạn sẽ cho bạn biết số giờ trung bình của nhóm các thành viên trong nhóm của bạn liên quan đến tổng số giờ họ làm việc, nhưng số liệu này sẽ không cho bạn biết tỷ lệ đó có phải là số tiền lý tưởng so với chi phí của công ty. Cách tốt nhất để hiểu tỷ lệ sử dụng lý tưởng để có lợi nhuận là sử dụng công thức sau:

Tỷ lệ sử dụng lý tưởng = (Chi phí tài nguyên + Tổng chi phí + Tiền lãi) / (Tổng số giờ có sẵn X Tỷ lệ thanh toán tối ưu)

Để tính tỷ lệ sử dụng lý tưởng của bạn, hãy tìm tổng chi phí tài nguyên, chi phí và lợi nhuận và tỷ lệ lợi nhuận của bạn và chia tổng số sản phẩm của tổng số giờ có sẵn và tỷ lệ thanh toán tối ưu của bạn.

Sử dụng các số từ ví dụ trên, số trên cùng trong công thức này sẽ là 75.000 đô la. Sau đó, bạn sẽ tính thêm 1.000 x 94 lên 94.000 ở dưới cùng của công thức và sau đó thực hiện phân chia cuối cùng là 75.000 đô la trên 94.000 để có được tỷ lệ sử dụng lý tưởng khoảng 0,80, tương đương 80%. Điều này cho thấy tỷ lệ sử dụng năng lực của bạn và tỷ lệ sử dụng lý tưởng của bạn, trên thực tế, phù hợp!

Giảm công việc về công việc để thúc đẩy tỷ lệ sử dụng

Tỷ lệ sử dụng là một số liệu chính bạn nên theo dõi để đánh giá thành viên nhóm và hiệu suất của công ty. Tỷ lệ sử dụng cao giúp dễ dàng bao gồm chi phí vận hành và tăng lợi nhuận liên tục, trong khi tỷ lệ sử dụng thấp có thể chỉ ra các vấn đề trong các quy trình của bạn cần sửa chữa.

Cách tốt nhất để theo dõi việc sử dụng tổng thể là có các thành viên trong nhóm báo cáo các nhiệm vụ và giữ các quy trình có cấu trúc tại chỗ. Khi các thành viên trong nhóm báo cáo các nhiệm vụ không thể hóa đơn và có thể hóa đơn trong thời gian thực, bạn sẽ kiểm soát nhiều tài nguyên hơn và quan điểm rõ ràng hơn về quản lý thời gian.