كيفية تتبع معدل الاستفادة وربحية قيادة الفريق
ملخص
معدل الاستخدام هو مقياس الوقت المتاح المستخدم للعمل الفولي، معبرا عنه كنسبة مئوية. يمكنك تحديد معدل الاستفادة من خلال تقسيم إجمالي عدد أعضاء الفريق للساعات الفوتوغرافية من إجمالي الساعات التي توفرها. في هذه القطعة، سنشرح كيفية حساب معدلات الاستخدام ومناقشة سبل الحد من العمل حول العمل وتحسين هذه المعدلات عبر فريقك.
من المحتمل أن تتبع مختلفمقاييس النجاحلضمان إبقاء المشاريع داخل النطاق ورضا العملاء مرتفعا. إذا كنت تعمل مع العملاء، فربما يركز أحد مقاييس النجاح هذه على ساعات الفوترة. ساعات الفواتير للعملاء هو كيف تحقق الشركات ربحا. عند تتبع معدل استخدام أعضاء الفريق الخاص بك، يمكنك أن ترى مدى ساعات الفوترة وتتابق وقت الشركة.
لا يمكن لأعضاء الفريق بيل ساعات مقابل كل مهمة لأن بعض المهام تركز على العمليات الداخلية. معدل الاستخدام يمكن أن يحدد الوقت المتاح لعضو الفريق للعمل المربح. في هذه القطعة، سنشرح كيفية حساب معدلات الاستخدام ومناقشة سبل الحد من العمل حول العمل من أجل تحسين هذه المعدلات لأعضاء فريقك.
ما هو معدل الاستخدام؟
معدل الاستخدام هو مقياس الوقت المتاح المستخدم للعمل الفولي، معبرا عنه كنسبة مئوية. يمكنك تحديد معدل الاستفادة من خلال تقسيم إجمالي عدد أعضاء الفريق للساعات الفوتوغرافية من إجمالي الساعات التي توفرها. علي سبيل المثال:
إذا كان عدد الأعضاء في الفريق 34 ساعة في أسبوع واحد للعملاء ولديهم 40 ساعة متوفرة في الأسبوع، فإن معدل استخدامهم هو .85، أو 85٪.
ضع في اعتبارك أن معدل استخدام عضو الفريق لن يصل إلى 100٪ أبدا لأنه يجب أن يكرس بعض وقتهم للعمل الداخلي. يجب أن يكون هناك توازن صحي في أسبوع عمل عضو الفريق بين اجتماعات الفريق والمكالمات الهاتفية والتدريب والعمل الفولي.
لذا فإن الهدف من حساب ومعدل استخدام وتتبعه ليس للوصول إلى 100٪ - من أجل الحد من العمل اليدوي والاستدعائي غير الضروري الذي يستغرق الكثير من أيام عملنا. بحسب التشريح مؤشر العمل، يقضي عامل المعرفة العادي 60٪ من وقتهم في العمل حول أشياء العمل - أشياء تبحث عن معلومات، ومطاردات الموافقات، والتبديل بين التطبيقات. عن طريق الحد من هذا غير ضروريالعمل عن العمل، يمكنك زيادة معدلات الاستخدام في جميع أنحاء فريقك وتقديم المزيد من الوقت لأعضاء فريقك لتنفيذ مهامهم عالية التأثير.
أفضل طريقة لتتبع معدلات الاستخدام مع برنامج عبء العمل. برنامج إدارة عبء العمل، مثل UDN مدير المهام ، يجعل من السهل عليك أن ترى بالضبط من يفعل ما يحدث عندما يمكنك تعزيز التوازن ومنع الإرهاقوبعد بجعل من السهل أن نرى بالضبط ما يحتوي كل عضو في الفريق على طبقه، يمكنك بفعاليةإدارة عبء عمل الفريقلضمان عدم تجاوز أعضاء الفريق ساعات العمل القصوى المخصصة لها.
كيفية تحسين معدلات الاستفادة
يمكن أن تكون محبطة لاكتشاف معدلات استخدام فريق فريقك منخفضة. لكن في كثير من الأحيان، يحدث استخدام منخفض بسبب العمليات السيئة والاتصال غير المتنقل وأدوات مرهقة. في نهاية المطاف، تحدث معدلات الاستخدام المنخفضة لأن هناك اختلالا بين داخلية وخارجيةعبء العملوبعد فيما يلي أربع طرق لتحسين ذلك.
لتحسين معدلات الاستخدام، حاول وضع عمليات إدارة المشاريع التالية في مكانها.
تعيين معايير معدل الاستفادة:لن يعرف أعضاء فريقك معدل الاستفادة من الوصول إليه إلا إذا قمت بتعيين المعايير. يمكنك أيضا تعيين معايير فريدة من نوعها لأعضاء الفريق اعتمادا على دورهم. على سبيل المثال، قد يكون لدى المصمم معيارا أعلى معدل استخدام من مدير الموارد البشرية لأن المصممين يعملون في كثير من الأحيان مباشرة مع العملاء وبيل ساعات أخرى. يجب عليك تعيين معاييرك بناء على معدل الفواتير الأمثل لديك.
مراقبة الأسعار عبر الشركة:يمكن أن تساعدك معدلات استخدام تتبع في جميع أنحاء الشركة بأكملها في تحديد معدل استخدام قدراتك حتى تتمكن من البحث عن توفر أعضاء الفريق أو عدم وجودها. سيساعدك تتبع عالمي على الرؤية عندما يكون لدى فرق أخرى وقت لفيلات المزيد من ساعات أكثر حتى تتمكن شركتك منجزها في العمل الفولي دون توظيف مستقل.
تقليل العمل عن العمل:الحد من العمل حول العمل أمر حاسم لتحسين معدلات الاستخدام. بينما سيكون هناك دائما عدد من الساعات المخصصة للعمليات الداخلية، يمكنك توظيف إدارة المشاريع أفضل الممارسات وتقديم نصائح إدارة الوقت للحد من الوقت الذي يقضيه في العمل غير الهادف. يشمل العمل حول العمل أشياء مثل التواصل حول العمل، والبحث عن المعلومات، والتبديل بين التطبيقات، وإدارة أولويات التحول.
استخدام برنامج تتبع الوقت:يعد برنامج تتبع الوقت ضروريا لتحسين معدلات الاستخدام لأنه يسمح لأعضاء الفريق بمهام الفواتير للعملاء المحددين أو وضعهم ضمن وقت الشركة. يمكن أن يشجع وقت التتبع أيضا أعضاء الفريق على الإطلاع على كيفية استخدامهم وقتهم ومساعدتهم على الوصول إلى معاييرهم. بمجرد إدخال وقتهم، يمكنك تحليل هذه المعلومات كمجموعة بيانات كبيرة واحدة.
كيفية حساب معدل الاستخدام
تتبع معدل استخدام عضو الفريق يعلم الربحية الإجمالية لشركتك. الصيغة لمعدل استخدام عضو فريق واحد بسيط بما فيه الكفاية، ولكن هناك عدد قليل من الصيغ التي ستحتاج إليها من أجل حساب الأرقام المثالية لشركتك.
1. صيغة معدل الاستفادة
لحساب معدل استخدام عضو الفريق، استخدم صيغة معدل الاستخدام الأساسي:
صيغة معدل الاستفادة:(إجمالي ساعات الفوترة / إجمالي ساعات المتاحة)
على سبيل المثال، إذا كان عضو في الفريق فاتورة لمدة 32 ساعة من أسبوعين 40 ساعة، فسيكون معدل استخدامه 0.80 أو 80٪.
معدلات استخدام عضو الفريق تختلف تستند إلى الدور الوظيفي وإنتاجية، لذلك حساب معدل استخدام عضو الفريق الفردي ليس كافيا. بدلا من ذلك، تأكد من تتبع معدلات الاستخدام لجميع أعضاء الفريق من أجل الحصول على صورة أكثر دقة لأداء الشركة.
إذا كان معدل استخدامك منخفضا عبر الفرق والإدارات، نلقي نظرة على الأدوات والعمليات والتوقعات لديك في شركتك. معدل الاستخدام المنخفض يعني أن أعضاء الفريق يقضون معظم وقتهم على العمل غير المقابل. ماذا يقضون الوقت في؟ يمكن تخفيض الكثير من العمل حول العمل، مثل تبديل التطبيق أو العمل اليدوي، مع الأدوات والعمليات الصحيحة.
على سبيل المثال، نحن نعرف أن متوسط عامل المعرفة يتحول بين10 تطبيقات تصل إلى 25 مرة في اليوموبعد إذا أبلغ أعضاء فريقك أن تبديل التطبيق يقلل من إنتاجيةهم ويساهمون في معدلات استخدام منخفضة، ابحث عن أدوات الأعمال التيدمجمعا. وبهذه الطريقة، بدلا من وجود أعضاء فريق التبديل بين الأدوات وفقدان الوقت الثمين، لديهم كل المعلومات التي يحتاجونها لإكمال عملهم في متناول يدهم.
نصيحة:يمكن لبرنامج تتبع الوقت الحفاظ على مقاييس أعضاء الفريق المنظمة وتسهيل إجراء العمليات الحسابية. يمكنه أيضا ضمان حساباتك دقيقة وتجعل أي أخطاء في الحسابات أسهل في اكتشافها وصحيحها.
2. معدل استخدام القدرات
معدل استخدام القدرات هو متوسط معدل الاستخدام لكل عضو في الفريق. هذه هي الصيغة التي ستخبرك ما إذا كنت قادرا على تغطية تكاليف الموارد الخاصة بك وإثارة الربح.
معدل استخدام القدرات= إجمالي معدلات استخدام عضو الفريق / العدد الإجمالي لأعضاء الفريق
لحساب معدل استخدام سعة شركتك، أضف معدلات استخدام كل عضو في الفريق وتقسيم هذا الرقم إجمالي عدد أعضاء الفريق.
3. معدل الفواتير الأمثل
بمجرد حساب معدل استخدام سعة الفريق الخاص بك، استخدم هذا الرقم لتحديد مقدار ما يجب عليك شحن العملاء لتقديم ربح غير معروف باسم معدل الفواتير المثلى.
خلاصة القول تكاليف الموارد الخاصة بك، والنفقات العامة الخاصة بك، وهامش الربح. تكاليف الموارد الخاصة بك هي المبلغ الذي تنفقه على العمالة والمواد المباشرة، أو الإنتاج. يجب أن قائمة التكاليف العامة الخاصة بك على أساس أعضاء لكل فريق. هامش الربح الخاص بك هو النسبة المئوية من الأرباح التي تتجاوز تكاليف الأعمال التجارية، ولكن يجب إدراج هذا العدد كما هامش الربح الذي تأمل في تحقيقه.
في حين يتم التعبير عن هامش الربح عادة كنسبة مئوية، سوف تحتاج إلى استخدام الموارد والتكاليف العامة لتحويل هامش الربح الخاص بك إلى مبلغ نقدي لهذه الصيغة.
هامش الربح، حيث تبلغ قيمة الدولار =(تكاليف الموارد + النفقات العامة) × هامش الربح كنسبة مئوية
معدل الفواتير الأمثل= (الموارد تكاليف + علوي + هامش ربح) / إجمالي متوسط ساعات العمل / معدل استغلال القدرات
لذلك، على سبيل المثال، إذا كانت تكاليف العمل الخاصة بك هي 50000 $، كنت تنفق 10000 $ في الحمل لكل موظف، هامش الربح الأمثل الخاص بك هو 25٪ (($ 50،000 + $ 10،000) س 0.25 = 15000 $)، وإجمالي متوسط ساعات العمل الخاص بك هو 1000، ثم ان عدد القمة في هذه الصيغة تكون 75. إذا معدل استغلال القدرات الخاص بك هو 0.80، ثم سعر الفواتير الأمثل الخاص بك سيكون 94 $ للساعة الواحدة.
معدل الفواتير الأمثل= ($ 50،000 + $ 10،000 + 15،000 $) / (1000)
_____________________________________
0.80
4. معدل استخدام مثالي
ومعدل استغلال القدرات اقول لكم متوسط كمية الخاص بك ساعة فاتورة أعضاء الفريق فيما يتعلق مجموع ساعات عملها، ولكن هذا المقياس لا اقول لكم ما اذا كان هذا المعدل هو كمية مثالية بالمقارنة مع تكاليف الشركة. أفضل طريقة لفهم معدل الاستغلال الأمثل للربحية لاستخدام الصيغة التالية:
معدل الاستغلال الأمثل= (تكاليف الموارد + علوي هامش الربح +) / (عدد ساعات متاح معدل الفواتير العاشر الأمثل)
لحساب معدل الاستخدام المثالي الخاص بك، والعثور على مجموع تكاليف الموارد والنفقات العامة، وهامش الربح الخاص بك وتقسيم المجموع على المنتج من مجموع ساعات المتاحة ومعدل الفواتير الأمثل الخاص بك.
باستخدام الأرقام من المثال أعلاه، فإن عدد القمة في هذه الصيغة يكون $ 75،000. هل ثم حساب 1000 س 94 ليعادل 94000 على الجزء السفلي من الصيغة ثم قم بإجراء التقسيم النهائي من 75،000 $ 94،000 على ان احصل على معدل الاستخدام المثالي تقريبا 0.80، أو 80٪. وهذا يدل على أن معدل الاستفادة من القدرات ومعدل الاستخدام المثالي الخاص بك القيام به، في الواقع، المباراة!
معدل الاستغلال الأمثل= ($ 50،000 + $ 10،000 + 15،000 $)
_____________________________
(1000 س 94)
تخفيض العمل عن العمل لدفع معدلات الاستخدام
معدل الاستخدام هو المقياس الأساسي يجب أن تتبع لتقييم أعضاء الفريق وأداء الشركة. معدلات استخدام عالية تجعل من السهل لتغطية تكاليف التشغيل وزيادة باستمرار الأرباح، في حين أن معدلات الاستخدام المنخفضة قد يشير إلى مشاكل في العمليات الخاصة بك التي تحتاج إلى إصلاح.
أفضل طريقة لتتبع الاستخدام العام هو أن يكون أعضاء الفريق تقريرا المهام والحفاظ على عمليات التنظيم في المكان. عندما تقريرا أعضاء فريق المهام غير القابلة للفوترة وقابلة للدفع في الوقت الحقيقي، يمكنك الحصول على مزيد من السيطرة على الموارد ومنظور أكثر وضوحا على إدارة الوقت.
