Cómo rastrear la tasa de utilización y la rentabilidad del equipo de manejo

Resumen

La tasa de utilización es la medida del tiempo disponible utilizado para el trabajo facturable, expresado como un porcentaje. Puede determinar la tasa de utilización dividiendo el número total de horas facturadas de un miembro del equipo por las horas totales que tienen disponibles. En esta pieza, le explicaremos cómo calcular las tasas de utilización y discutir formas de reducir el trabajo sobre el trabajo y mejorar estas tasas en su equipo.

Probablemente rastreen variosmétricas de éxitoPara garantizar que los proyectos se mantengan dentro del alcance y la satisfacción del cliente se mantiene altos. Si trabaja con clientes, una de estas métricas de éxito está probablemente enfocada en las horas facturables. Las horas de facturación a los clientes son cómo las empresas tienen ganancias. Cuando realiza un seguimiento de la tasa de utilización de los miembros del equipo, puede ver cómo las horas facturables y el tiempo de la empresa coinciden.

Los miembros del equipo no pueden facturar horas para cada tarea porque algunas tareas se centran en las operaciones internas. La tasa de utilización puede determinar el tiempo disponible de un miembro del equipo para el trabajo rentable. En esta pieza, explicaremos cómo calcular las tasas de utilización y discutirán formas de reducir el trabajo sobre el trabajo para mejorar estas tarifas para los miembros de su equipo.

¿Qué es la tasa de utilización?

La tasa de utilización es la medida del tiempo disponible utilizado para el trabajo facturable, expresado como un porcentaje. Puede determinar la tasa de utilización dividiendo el número total de horas facturadas de un miembro del equipo por las horas totales que tienen disponibles. Por ejemplo:

Si un miembro del equipo factura 34 horas en una semana a los clientes y tienen 40 horas disponibles en la semana, entonces su tasa de utilización es .85, o 85%.

Tenga en cuenta que la tasa de utilización de un miembro del equipo nunca alcanzará el 100% porque deben dedicar parte de su tiempo al trabajo interno. Debe haber un equilibrio saludable en la semana laboral de un miembro del equipo entre las reuniones del equipo, las llamadas telefónicas, la capacitación y el trabajo facturable.

Por lo tanto, el objetivo de calcular y rastrear la tasa de utilización no es para llegar al 100%, es para reducir el trabajo innecesario y el trabajo duplicativo que ocupa tanto de nuestra jornada laboral. De acuerdo con laAnatomía del índice de trabajo.El trabajador del conocimiento promedio gasta el 60% de su tiempo en el trabajo sobre las cosas de trabajo, como buscar información, perseguir las aprobaciones y cambiar entre aplicaciones. Reduciendo este innecesariotrabajar sobre el trabajo, puede aumentar las tasas de utilización en su equipo y hacer más tiempo para que los miembros de su equipo ejecuten sus tareas de alto impacto.

La mejor manera de rastrear las tasas de utilización es con el software de carga de trabajo. Software de gestión de la carga de trabajo, como Gestor de tareas UDN , le facilita ver exactamente quién está haciendo qué cuando puede promover el equilibrio yPrevenir el agotamiento. Al hacer que sea fácil ver exactamente lo que cada miembro del equipo tiene en su plato, puede efectivamenteadministrar las cargas de trabajo del equipoPara garantizar que los miembros del equipo no pasen por sus horas de trabajo asignadas máximas.

Cómo mejorar las tasas de utilización.

Puede ser frustrante descubrir las tarifas de utilización de su equipo son bajas. Pero a menudo, la baja utilización ocurre debido a los malos procesos, la comunicación inconsistente y las herramientas engorrosas. En última instancia, las bajas tarifas de utilización se producen porque hay un desequilibrio entre interno y externo.carga de trabajo. Aquí hay cuatro formas de mejorar eso.

Para mejorar las tasas de utilización, intente colocar los siguientes procesos de gestión de proyectos en su lugar.

Establecer puntos de referencia de tarifas de utilización:Los miembros de su equipo no sabrán qué tasa de utilización para llegar a menos que establezca puntos de referencia. También puede establecer puntos de referencia únicos para los miembros del equipo según su papel. Por ejemplo, un diseñador puede tener un punto de referencia de tasa de utilización más alto que un administrador de recursos humanos porque los diseñadores a menudo trabajan directamente con los clientes y facturan más horas. Debe configurar sus puntos de referencia según su tasa de facturación óptima.

Monitorear las tasas a través de la empresa:Las tasas de utilización de seguimiento en toda la compañía pueden ayudarlo a determinar su tasa de utilización de la capacidad para que pueda buscar la disponibilidad de miembros del equipo o la falta de la misma. Universal Tracking lo ayudará a ver cuando otros equipos tengan tiempo para facturar más horas para que su empresa pueda lograr un trabajo facturable sin contratar a freelancers.

Reducir el trabajo sobre el trabajo:Reducir el trabajo sobre el trabajo es crucial para mejorar las tasas de utilización. Si bien siempre habrá una serie de horas dedicadas a las operaciones internas, puede emplear Gestión de proyectos Las mejores prácticas.y ofrecerConsejos de gestión de tiempoPara reducir el tiempo empleado en un trabajo no significativo. El trabajo sobre el trabajo incluye cosas como comunicarse sobre el trabajo, buscar información, cambiar entre aplicaciones y administrar prioridades cambiantes.

Utilice el software de seguimiento de tiempo:El software de seguimiento de tiempo es crucial para mejorar las tasas de utilización porque permite a los miembros de los equipos facturar tareas a clientes específicos o colocarlos en tiempo de compañía. El tiempo de seguimiento también puede alentar a los miembros del equipo a tener más conscientes de cómo están usando su tiempo y ayudarlos a alcanzar sus puntos de referencia. Una vez que ingresan su tiempo, puede analizar esta información como un conjunto de datos grandes.

Cómo calcular la tasa de utilización

Seguimiento de la tasa de utilización de miembros del equipo informa la rentabilidad general de su empresa. La fórmula para la tasa de utilización de un miembro del equipo es lo suficientemente simple, pero hay un puñado de fórmulas que necesitará para calcular los números ideales de su empresa.

1. Fórmula de tarifa de utilización.

Para calcular la tasa de utilización de los miembros del equipo, use la fórmula de tasa de utilización básica:

Fórmula de tarifa de utilización:(Total de horas facturables / horas totales disponibles)

Por ejemplo, si un miembro del equipo facturó durante 32 horas desde una semana de 40 horas, su tasa de utilización sería de 0.80, o 80%.

Las tasas de utilización de los miembros del equipo difieren en función del papel de trabajo yproductividad, así que calculando la tasa de utilización de un miembro del equipo individual no es suficiente. En su lugar, asegúrese de que esté rastreando las tarifas de utilización para todos los miembros del equipo para obtener una imagen más precisa del rendimiento de la empresa.

Si su tasa de utilización es baja en todos los equipos y departamentos, eche un vistazo a las herramientas, los procesos y las expectativas que tiene en su empresa. Una tasa de baja utilización significa que los miembros del equipo están gastando la mayor parte de su tiempo en un trabajo no facturable. ¿En qué están pasando el tiempo? Una gran cantidad de trabajo sobre el trabajo, como la conmutación de la aplicación o el trabajo manual, se puede reducir con las herramientas y los procesos adecuados.

Por ejemplo, sabemos que el trabajador del conocimiento promedio cambia entre10 aplicaciones hasta 25 veces al día. Si los miembros de su equipo informan que la conmutación de la aplicación está reduciendo su productividad y contribuye a las bajas tasas de utilización, busque herramientas de negocios queintegraruno con el otro. De esa manera, en lugar de que los miembros del equipo cambien entre herramientas y pierden un tiempo valioso, tienen toda la información que necesitan para completar su trabajo a su alcance.

Propina:El software de seguimiento de tiempo puede mantener las métricas de miembros del equipo organizadas y facilitar la realización de cálculos. También puede asegurarse de que sus cálculos sean precisos y cometen errores en los cálculos más fáciles de detectar y corregir.

2. Tasa de utilización de la capacidad

La tasa de utilización de la capacidad es la tasa de utilización promedio para cada miembro del equipo. Esta es la fórmula que le dirá si puede cubrir sus costos de recursos y obtener un beneficio.

Tasa de utilización de la capacidad= Tasas de utilización de miembros del equipo total / número total de miembros del equipo

Para calcular la tasa de utilización de la capacidad de su empresa, agregue las tasas de utilización de cada miembro del equipo y divida este número por el número total de miembros del equipo.

3. Tasa de facturación óptima

Una vez que calcule la tasa de utilización de la capacidad de su equipo, use este número para determinar cuánto debe cobrar a los clientes para obtener una ganancia, de lo contrario, se conoce como su tasa de facturación óptima.

Resuma sus costos de recursos, su sobrecarga y margen de beneficio. Sus costos de recursos son la cantidad que gasta en mano de obra, materiales directos o producción. Debe enumerar sus gastos generales por miembro de un equipo. Su margen de beneficio es el porcentaje de ganancias que supera los costos comerciales, pero debe enumerar este número como el margen de beneficio que espera lograr.

Si bien el margen de beneficio se expresa típicamente como un porcentaje, deberá usar sus recursos y costos generales para convertir su margen de beneficio en un monto en dólares para esta fórmula.

Margen de beneficio como cantidad en dólares =(Costos de recursos + gastos generales) X margen de beneficio como porcentaje

Tasa de facturación óptima= (Costos de recursos + Overhead + Margen de beneficio) / Horas de trabajo promedio total / Tasa de utilización de la capacidad

Entonces, por ejemplo, si sus costos laborales son de $ 50,000, gasta $ 10,000 en gastos generales por empleado, su margen de beneficio óptimo es del 25% (($ 50,000 + $ 10,000) x .25 = $ 15,000), y su horario de trabajo promedio total es de 1.000. El número superior en esta fórmula sería 75. Si su tasa de utilización de la capacidad es .80, entonces su tasa de facturación óptima sería de $ 94 por hora.

Tasa de facturación óptima= ($ 50,000 + $ 10,000 + $ 15,000) / (1,000)

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.80

4. Tasa de utilización ideal

Su tasa de utilización de la capacidad le indicará la cantidad promedio de horas que los miembros de su equipo facturan en relación con las horas totales que trabajan, pero esta métrica no le dirá si esa tasa es la cantidad ideal en comparación con los costos de la compañía. La mejor manera de comprender la tasa de utilización ideal para la rentabilidad es utilizar la siguiente fórmula:

Tasa de utilización ideal= (Costos de recursos + Overhead + Margen de beneficio) / (Total de horas disponibles x Tasa de facturación óptima)

Para calcular su tasa de utilización ideal, encuentre la suma de sus costos de recursos, la sobrecarga y el margen de beneficio y divida el total por el producto de las horas totales disponibles y su tasa de facturación óptima.

Usando los números del ejemplo anterior, el número superior en esta fórmula sería de $ 75,000. Luego, calculara 1.000 x 94 para igualar 94,000 en la parte inferior de la fórmula y luego realizaría la división final de $ 75,000 a más de 94,000 para obtener su tasa de utilización ideal de aproximadamente 0,80 o 80%. ¡Esto demuestra que la tasa de utilización de la capacidad y su tasa de utilización ideal, de hecho, coinciden!

Tasa de utilización ideal= ($ 50,000 + $ 10,000 + $ 15,000)

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(1.000 x 94)

Reduzca el trabajo sobre el trabajo para impulsar las tarifas de utilización.

La tasa de utilización es una métrica clave que debe rastrear para evaluar el miembro del equipo y el rendimiento de la empresa. Las tasas de alta utilización hacen que sea más fácil cubrir los costos operativos y aumentar continuamente las ganancias, mientras que las bajas tasas de utilización pueden indicar problemas en sus procesos que necesitan fijación.

La mejor manera de realizar un seguimiento de la utilización general es que los miembros del equipo informen las tareas y mantén los procesos estructurados en su lugar. Cuando los miembros del equipo reportan tareas no facturables y facturables en tiempo real, obtiene más control de sus recursos y una perspectiva más clara a la administración del tiempo.