Comment choisir un logiciel de gestion de projet pour votre équipe
Si votre équipe a déjà eu du mal à obtenir un projet sur le terrain ou à obtenir une mise à jour de statut opportune, ou à faire du travail effectué par date limite, ou tout ce qui précède, prenez votre cœur. Tu n'es pas seul. La gestion de projets est un travail difficile. Vraiment dur. Mais c'est aussi un travail essentiel qui peut faire ou casser la capacité de votre équipe à atteindre des objectifs.
Comment choisir un logiciel de gestion de projet pour votre équipe
Si votre équipe a déjà eu du mal à obtenir un projet sur le terrain ou à obtenir une mise à jour de statut opportune, ou à faire du travail effectué par date limite, ou tout ce qui précède, prenez votre cœur. Tu n'es pas seul. La gestion de projets est un travail difficile. Vraiment dur. Mais c'est aussi un travail essentiel qui peut faire ou casser la capacité de votre équipe à atteindre des objectifs.
Entrez le logiciel de gestion de projet. Bien sûr, tout outil vous aidera probablement, mais prendre le temps de trouver le bon outil de votre équipe vous permettra de frapper systématiquement vos objectifs et d'obtenir un plus grand succès.
Si vous regardez
Logiciel de gestion de projet
Pour la première fois, choisir un outil peut se sentir assez accablant. En fait, vous pouvez toujours vous demander pourquoi vous avez même besoin d'un logiciel de gestion de projet, sans parler de comprendre ce dont vous avez besoin. De plus, vous avez des centaines d'options et de fonctionnalités à prendre en compte, ce qui signifie qu'il est difficile de savoir où commencer. C'est pourquoi nous avons à[dix]
Gestionnaire de tâches UDN
a écrit ce guide. Avec cela, vous apprendrez à:
Dessinez une image plus complète des défis auxquels votre équipe est confrontée - afin que vous puissiez mieux définir vos besoins
Comprendre la manière dont le logiciel de gestion de projet peut vous aider, de sorte que vous ne perdez pas votre temps à essayer des outils qui sont un mauvais match
Définissez les critères que vous devriez penser comme vous évaluez les outils - afin que vous sachiez quelles caractéristiques sont les plus critiques pour votre équipe.
Pourquoi ai-je besoin d'un outil de gestion de projet?
Comment assurez-vous que votre équipe sait ce que le travail doit être fait? Qui est responsable de le faire? Et quand c'est due? La planification et l'organisation de tous ces composants et détails fondamentaux sont un must pour le travail basé sur le projet - et essentiel au succès de votre équipe. Pourtant, il est toujours l'un des plus grands équipes des défis et des entreprises.
Alors comment pouvez-vous dire si vous aviez
bénéficier de la gestion de projet
Logiciel? Voici quatre raisons pour lesquelles votre équipe pourrait avoir besoin d'un outil:
Tout le monde sur votre équipe utilise un système différent pour gérer leur travail, de sorte que les projets, les tâches, les fichiers et la communication de votre équipe sont dispersés à travers des outils.
Les membres de l'équipe ne savent pas quoi travailler, quelles sont leurs priorités ou comment savoir, alors ils gaspillent beaucoup de leur temps (et probablement le vôtre aussi) demandant et recherchent des réponses.
Votre processus de communication des priorités et de demande[dix]mises à jour de statut
Implique la plupart du temps à la tenue de réunions, à envoyer des courriels ou à réviser manuellement des feuilles de calcul compliquées.
Les membres de l'équipe manquent régulièrement des délais. Parce que tout ce qui précède.
Principes de base de la gestion de projet: organiser le travail et établir une responsabilité
Pour que tout projet soit un succès, chaque membre de l'équipe doit l'appuyer. Mais comment peuvent-ils s'ils ne savent pas ce que l'on attend d'eux, quelles délais et quels jalons ils ont besoin pour se rencontrer ou où trouver des informations dont ils ont besoin?
Vous devez organiser votre travail au même endroit
Le logiciel de gestion de projet est un conteneur pour tout le travail de votre équipe qui vous permet d'organiser tout au même endroit. Pensez-y comme un système cubby dans lequel toutes les informations essentielles que votre équipe a besoin de réussir - les projets et les tâches qui doivent être effectuées, des cessionnaires, des dates d'échéance, des priorités, des fichiers - tous ont leur place.
De cette façon, les membres de l'équipe savent exactement où trouver ce dont ils ont besoin, et tout le monde est clair sur les responsabilités dont ils ont besoin pour remplir. Comme vous envisagez des outils, évaluez les éléments suivants:
Structure de projet et de tâche
. Comment chaque outil décompose-t-il des projets dans leurs composants? Ce n'est pas sur la façon dont vous[dix]visualiser le travail
; Il s'agit de la hiérarchie de l'information. Par exemple, pouvez-vous casser de grandes tâches en tâches plus petites (c'est-à-dire sous-éléments)?
Informations sur la tâche
. Quelles informations chaque tâche comprend-elle? La structure des tâches est-elle cohérente du projet au projet?
Vous devez établir une appropriation claire et une responsabilité pour le travail
La solution de gestion de projet que vous choisissez devrait vous aider et votre équipe désigner facilement les cessionnaires, montrer comment le travail est connecté et quand cela se produise. Nous vous recommandons de rechercher ces capacités:
Assignade de tâches
. Pouvez-vous facilement attribuer un propriétaire à chaque tâche? Est-il clair qui est responsable de faire le travail? Ceci est un must Si vous souhaitez favoriser une plus grande responsabilité dans votre équipe et assurez-vous que tout le monde répond à des délais.
Dépendances de tâches
. Montrant que les dépendances entre les tâches permettent aux membres de l'équipe de voir ce qui fonctionne aux autres nécessité d'achever d'abord (et de la trouver) avant de pouvoir commencer.
Démarrage de dates et dates d'échéance
. Bien sûr, vous devez définir des dates difficiles, mais toutes les tâches ne sont pas créées égales, certaines prennent plus de temps que d'autres. Vous voudrez peut-être indiquer les dates de début aussi. Cela donne à votre équipe une plus grande clarté lorsque le travail se produit et combien de temps cela prendra. Les dates de début aident également tout le monde à la priorité à la priorité.
Avec un bon système d'organisation d'informations fondamentales - quel travail doit être fait, qui le fait, quand cela se produise et quand il est dû - tout le monde aura plus de succès en gardant le travail sur la voie et la réunion des délais. Et puis vous pouvez commencer à améliorer le travail de votre équipe dans d'autres domaines également.
Collaboration: centralisateur de la communication et de l'information sur l'équipe
Les équipes aujourd'hui sont soumises à une pression énorme pour faire plus avec moins, déplacez plus rapidement que jamais et améliorer la qualité de leur travail.[dix]Collaboration efficace
est impératif, mais travaillant ensemble est toujours si difficile. Pourquoi?
Une des raisons est que trop souvent les équipes ne partageent pas un espace de travail-un endroit où ils peuvent planifier, gérer et communiquer sur leurs objectifs, projets, tâches, fichiers et plus encore. Au lieu de cela, leur travail est réparti sur de nombreux outils, ce qui entrave une collaboration efficace de différentes manières.
L'utilisation d'e-mail ou d'autres applications pour partager des travaux conduit à des threads sans fin qui ne donnent que le contexte aux destinataires - s'ils peuvent même trouver ce dont ils ont besoin. Les membres de l'équipe ont perdu du temps à la recherche de communications associées, de commentaires et d'autres informations dont ils ont besoin pour comprendre leur travail, souvent à découvrir, il est caché dans la boîte de réception de quelqu'un d'autre.
Que vous donniez des commentaires, partageant des mises à jour de statut ou poser des questions, votre outil de gestion de projet devrait intégrer toutes vos communications ensemble au même endroit et les attacher directement aux projets et aux tâches qu'ils sont associées. Certaines capacités à rechercher sont:
Pouvez-vous communiquer dans le contexte - où le travail est?
Assurez-vous de faire des commentaires sur les tâches, des autres membres de l'équipe et de vous intégrer à d'autres applications de communication que vous souhaitez utiliser. Ces fonctionnalités contribueront à rationaliser le travail et à garder la communication d'équipe au même endroit afin que tout le monde ait le contexte dont ils ont besoin chaque fois qu'ils en ont besoin.
Pouvez-vous collaborer de manière asynchrone?
Comme de nombreuses entreprises offrent des arrangements de travail plus flexibles, il est essentiel que les membres de l'équipe et les parties prenantes puissent rester à jour sur le travail, peu importe leur situation. Utilisez un outil sur le cloud et recherchez des fonctionnalités qui vous permettent de suivre et d'obtenir des notifications sur les projets et les tâches qui sont importantes pour vous.
Pouvez-vous travailler sur le pouce?
En outre, assurez-vous que l'outil que vous choisissez dispose d'une application mobile afin que vous puissiez suivre votre téléphone ou votre tablette.
Vous avez besoin d'un espace de travail pour votre équipe
Lorsque les plans, les tâches, les fichiers et la communication ne sont pas centralisés, ils tombent dans des silos. Les équipes n'ont pas une seule source de vérité. Ils ne peuvent donc pas rechercher de contenu, connecter le travail entre les équipes et les projets, ou[dix]collaborer de manière asynchrone
. Les membres de l'équipe deviennent isolés et finissent par perdre la dupliquant le travail de chacun.
Logiciel de gestion de projet apporte toutes les projets et toutes les tâches de votre équipe dans un endroit afin que vous puissiez planifier, gérer, etc.[dix]communiquer sur votre travail
. Lorsque vous évaluez les options, voici quelques questions à poser et aux capacités de rechercher:
Pouvez-vous télécharger des fichiers numériques vers leurs projets et tâches associés?
Il devrait être facile pour votre équipe de gérer les actifs numériques, de sorte que personne ne perdie la recherche de temps ou des fichiers de duplication. Il s'agit d'une clé fondamentale pour une meilleure collaboration, assurez-vous donc que les solutions que vous envisagez de vous permettre de télécharger des fichiers de votre ordinateur, en plus de proposer un espace de stockage illimité.
Pouvez-vous intégrer avec les outils que vous utilisez déjà?
Votre équipe devrait également être capable de
Connecter de manière transparente avec d'autres outils
Ils utilisent tous les jours, comme Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive. Ces intégrations sont essentielles pour gérer facilement des fichiers partagés et aider votre équipe à travailler plus de manière productive.
Pouvez-vous facilement partager, connecter et rechercher du travail?
Pour augmenter la transparence, votre équipe devrait pouvoir visualiser des projets et des tâches disponibles au public pour trouver facilement ce dont ils ont besoin. Cela élimine les silos d'information et de données, permet aux équipes d'aligner plus facilement les objectifs et aide les membres de l'équipe à éviter de faire dupliquer les travaux de chacun.
Personnalisation et flexibilité: adapter un outil pour répondre aux besoins de votre équipe
De nombreuses entreprises embauchent des responsables de projets professionnels et même
Gestion de projet d'entreprise
équipes pour superviser le travail. Et souvent, ils utilisent des logiciels élaborés conçus spécifiquement pour leurs besoins individuels et non les besoins d'une équipe.
Dans des organisations plus petites (et petites), parfois tout le monde doit gérer des projets - sans le bénéfice de la formation spécialisée. En fait, de nombreux membres de l'équipe sont aujourd'hui «gestionnaires de projets accidentels» qui sont confrontés à beaucoup de défis communs:
Les équipes travaillent sur différents types de projets qu'ils éprouvent nécessitent différents outils à gérer.
[dix]Plans de projet
changement. Mais les réviser provoque la confusion, de nombreux incendies et des déraillons.
Les équipes s'attaquent à plusieurs reprises sur les mêmes types de projets (lancement d'un produit ou à l'intérieur des nouveaux employés, par exemple), mais n'ont pas normalisé leurs processus pour obtenir le travail du sol plus rapidement, ils perdent donc beaucoup de temps à répéter les mêmes tâches Rote.
Les membres de l'équipe ont souvent différents styles de travail et veulent des outils qui remplissent leurs préférences individuelles.
Vous avez besoin d'un outil que vous pouvez personnaliser avec les besoins de votre équipe
Un bon outil de gestion de projet aide votre équipe à se concentrer sur[dix]travail de grande valeur qui pousse l'entreprise
. Il devrait fournir la possibilité de gérer toutes les projets de votre équipe, de vous adapter aux changements rapidement et facilement et de gagner du temps sur le travail de routine. Voici quelques capacités de base que vous devriez rechercher:
Comment vous et votre équipe souhaitez-vous visualiser votre travail est un facteur important à prendre en compte. Certains outils offrent une variété d'options, et certains ne le font pas. Par exemple, une équipe axée sur des projets axés sur la date limite peut vouloir visualiser le travail sur un[dix]chronologie
ou
[dix]calendrier
Pour voir et comprendre les étapes concernées, quelles tâches dépendent des autres et lorsque le travail se produit.
Mais pour un projet de suivre les travaux en cours, votre équipe peut ressentir un[dix]Board Kanban
, liste ou autre vue est une meilleure option.
Bien sûr, avoir plus d'une option pour visualiser le travail signifie que votre équipe peut choisir ce qui convient le mieux à chaque projet et à leurs propres préférences individuelles.
Avec des champs personnalisés, vous pouvez suivre toutes sortes d'informations d'une manière qui convient le mieux à votre équipe et à vos projets individuels. Par exemple, vous voudrez peut-être utiliser un champ pour indiquer la priorité de chaque tâche au sein d'un projet (haut, moyen, faible) ou désigner que le travail de scène est dans (en cours, pour approbation, etc.). Les champs personnalisés donnent à votre équipe des options sans fin pour mieux gérer et faire rapport sur le travail.
De nombreux outils offrent un[dix]Bibliothèque de modèles de projet
Pour vous aider à démarrer, mais assurez-vous de pouvoir les personnaliser à vos besoins spécifiques et de sauvegarder le vôtre aussi. De cette façon, vous pouvez normaliser et affiner les processus pour les projets et les tâches que votre équipe s'attaque régulièrement.
Adoption: Veiller à ce que toute votre équipe utilise votre outil de gestion de projet
Dans un monde idéal, votre équipe adoptera rapidement et facilement l'outil de gestion de projet que vous choisissez. Malheureusement, la mise en œuvre de nouveaux logiciels est souvent complexe et stimulante. Vous devez donc prendre du temps pour comprendre ce que l'adoption de l'outil impliquera - pour vous et votre équipe.
Pouvez-vous essayer le produit avec votre équipe pendant quelques semaines ou plus afin que tout le monde puisse plonger et tester la fonctionnalité? Assurez-vous de pouvoir lancer les pneus et même gérer un projet important de commencer à terminer dans le cadre de votre expérience d'essai. Une fois votre essai terminé, vous voudrez évaluer si vous avez le savoir-faire d'utiliser le produit avec succès pour le long terme.
Évaluez à quel point l'outil sera facile à apprendre afin que vous puissiez déterminer la rapidité avec laquelle tout le monde peut être utilisé. La société propose-t-elle des tutoriels,[dix]démos
, cours et guides que les coéquipiers peuvent utiliser à la demande? Pouvez-vous obtenir le soutien d'une équipe de succès du client? Assurez-vous d'utiliser certaines de ces ressources pendant votre essai pour vous assurer qu'ils vous aideront à apprendre le produit.
Combien de temps faut-il pour configurer l'outil? Combien de temps de configurer des projets? Peut tu[dix]Importer des travaux de feuilles de calcul
ou des documents ou utilisez un modèle pour commencer tout de suite? Bien que ces fonctionnalités ne garantissent pas votre équipe adoptera, elles peuvent vous rendre beaucoup plus facile de commencer à utiliser et à tester rapidement des outils.
L'interface est-elle simple et intuitive? Tous les membres de votre équipe peuvent-ils (pas seulement les chefs de projet avec une formation spécialisée) l'utiliser? La conception anticipe-t-elle ce que les utilisateurs devraient-ils avoir besoin de faire et de les faciliter leur action? Assurez-vous de noter les actions que vous prenez le plus souvent et la facilité de trouver, de comprendre et d'utiliser.
Le logiciel inclut-il des modèles de flux de travail et de processus courants afin que votre équipe puisse régler rapidement de nouveaux projets et exécuter des tâches de routine? Pouvez-vous les personnaliser aux besoins spécifiques de votre équipe? Assurez-vous d'utiliser un modèle ou deux pour déterminer s'ils aideront votre équipe à être plus productif et à passer plus de temps sur un travail de grande valeur.
Mise à l'échelle et prix: trouver un outil qui pousse avec votre équipe
Ok, heure pour presque tout le monde le moins préféré: argent. Comme la plupart des équipes, vous avez probablement un budget, vous voudrez donc comprendre les coûts. Vous devez également vous assurer que l'outil que vous choisissez peut évoluer avec votre équipe car elle grandit. Vous ne voulez pas choisir une solution uniquement pour découvrir quelques années plus tard, vous avez besoin de quelque chose de différent car votre équipe a doublé de taille ou le prix est devenu trop cher.
Une petite équipe vient de commencer avec le logiciel de gestion de projet a des besoins très différents qu'une plus grande équipe d'utilisateurs expérimentés. De nombreux vendeurs offrent[dix]des plans
Sur la base des mêmes facteurs ou similaires, tels que la taille de votre équipe ou des fonctionnalités disponibles, vous pouvez donc choisir le plan qui vous donnera la plus grande valeur pour votre argent. Assurez-vous également que vous pouvez facilement mettre à niveau lorsque le moment est venu.
Comprenez-vous comment le prix du plan que vous choisissez est déterminé - est-ce par siège (personne)? Un tarif forfaitaire? Redevance mensuelle? Autre chose? Cela vous aidera à déterminer quels outils pourraient devenir prohibitifs à mesure que votre équipe se développe.
Reporting: Partage des progrès et des résultats avec les membres de l'équipe et les parties prenantes
Une grande partie de la gestion de projets est[dix]Rapports sur les progrès
. Vous devez savoir comment les projets progressent afin que vous puissiez ajuster vos plans et vos ressources selon vos besoins. Le leadership voudra savoir si votre projet sera livré à temps car ils comptent probablement à ce sujet pour atteindre des objectifs spécifiques. Et une fois que votre projet est terminé, vous et d'autres personnes voudront bien sûr également connaître les résultats.
Pour générer facilement des rapports utiles, vous pouvez utiliser et partager avec le leadership et les coéquipiers, l'outil que vous choisissez doit suivre les informations de projet que vous aimez. Comme nous l'avons mentionné, vous voudrez suivre chaque œuvre, quand c'est due, et qui est responsable de cela. À partir de là, vous voudrez peut-être également suivre des informations telles que la priorité, la scène et la chaîne afin que vous puissiez créer des rapports spécifiques sur ces critères.
Voici quelques capacités à rechercher dans votre outil de gestion de projet:
Mises à jour de statut
: Votre projet est-il sur la bonne voie, à risque ou bloqué? Le partage des mises à jour de statut régulier garantit que les coéquipiers savent où le projet est élevé à un niveau élevé. Assurez-vous que l'outil que vous choisissez dispose d'un endroit dédié au sein de chaque projet pour partager les mises à jour d'état, de manière à trouver et à faire référence.
Suivi des progrès en temps réel
: Comme le travail est terminé, votre outil de gestion de projet doit automatiquement suivre cette progression pour vous. De cette façon, vous savez combien de travail a été terminé, si une tâche bloque une autre, et ce qui reste à faire à tout moment.
Rapports partageables
: Obtenez des idées de projets significatifs en créant et en partageant des rapports avec le leadership et les coéquipiers basés sur les données que vous suivez. En plus des rapports standard, assurez-vous que l'outil que vous choisissez vous permet de créer des rapports personnalisés à partir des données que vous aimez.
Sécurité: Protéger le travail de votre équipe
Puisque vous gérez les projets de votre équipe dans cet outil, vous devez avoir la confiance que[dix]Votre travail est sécurisé
. Quelles que soient les exigences de votre entreprise, vous souhaiterez rechercher quelques fonctions d'administrateur, de données et de sécurité dans un outil de gestion de projet.
Contrôles d'administration
Assurez-vous que l'outil que vous choisissez a des commandes d'administration afin que vous puissiez ajouter, gérer et supprimer des employés et des invités lorsque vous en avez besoin. Vous voudrez peut-être également définir des exigences de mot de passe telles que des directives de résistance, une authentification à 2 facteurs, SSO ou SAML pour protéger vos données. Enfin, assurez-vous que les capacités de gestion des données de l'outil, telles que l'exportation et la suppression de données selon les besoins, correspondent à vos besoins.
Autorisations de confidentialité
Certains projets contiennent des travaux plus sensibles. Assurez-vous que votre outil de gestion de projet vous permet de définir des autorisations de confidentialité, telles que le public ou le privé, pour des projets et des œuvres spécifiques de sorte que seules les personnes appropriées peuvent les voir.
Niveaux d'accès variables
Gérer vos projets dans un[dix]outil de collaboration
Augmente la visibilité dans le travail en cours, mais elle ouvre également vos plans à des modifications accidentelles si l'accès n'est pas géré attentivement.
Choisissez un outil qui vous permet d'accorder différents niveaux d'accès, tels que l'édition ou le commentaire uniquement, aux membres en fonction de leur rôle et de leur implication dans le projet. Par exemple, de nombreux membres n'ont besoin que de voir des informations sur le projet et de commenter les tâches, mais n'ont pas besoin de les modifier.
Sécurité générale des produits
Pour que les données du projet et des utilisateurs soient sûres et sécurisées, certaines fonctionnalités de sécurité générales dont vous avez besoin. Assurez-vous que la transmission des données est cryptée, des tests de sécurité réguliers et des analyses de réseau sont effectuées, l'outil est conforme aux cadres de confidentialité courants et possède des certifications de sécurité requises par votre équipe informatique.
Quel outil votre équipe utilisera-t-elle?
Oui, le processus de choix du bon outil de gestion de projet pour votre équipe est une grande entreprise. Et ce n'est pas une décision de faire rapidement ou légèrement. Nous espérons que ce guide vous a aidé à mieux comprendre les défis de votre équipe et définir vos besoins. Maintenant, vous pouvez réduire la liste des outils pour essayer avec votre équipe
Gestionnaire de tâches UDN
.
