4 conseils pour créer le meilleur plan de travail hebdomadaire
Sommaire
Un plan de travail hebdomadaire est un outil de gestion des tâches pouvant vous aider à décomposer les tâches dont vous avez besoin pour compléter en fonction de votre prochaine semaine. Découvrez comment cette stratégie peut vous aider à rester organisé et à atteindre vos délais.
Oh, les lundis redoutés. Le fléau de l'existence pour de nombreux professionnels de la marche et des chats tabby de la lasagne. L'une des raisons pour lesquelles les gens craignent de se rendre au travail le lundi sont parce qu'ils sont submergés par la quantité inconnue de travail en les attendant. Cette ambiguïté peut causer du stress supplémentaire et peut conduire à Burnout .
Un plan de travail hebdomadaire peut aider à soulager une partie du stress que vous ressentez lors de votre travail un lundi. L'utilisation d'un plan de travail hebdomadaire peut vous aider à organiser tout ce que vous devez faire pendant la semaine, plus empêcher les effrayants du dimanche redoutés de la culture.
Qu'est-ce qu'un plan de travail hebdomadaire?
Un plan de travail hebdomadaire est un outil de gestion de tâches qui vous aide à décomposer et à organiser les tâches dont vous avez besoin pour compléter la semaine prochaine. La création d'un horaire hebdomadaire améliore vos compétences de gestion de temps en vous aidant à organiser de manière proactive votre temps. De cette façon, vous pouvez obtenir des tâches importantes terminées à la planification.
Cette technique vous aide non seulement à créer un horaire quotidien , mais vous donne également un aperçu hebdomadaire de ce que vous travaillerez. Lorsque vous créez votre plan de travail hebdomadaire, il est important d'examiner les réunions dont vous avez besoin. Cela peut vous aider à équilibrer votre charge de travail avec le nombre de réunions que vous avez afin que vous n'ayez pas trop de travail accidentellement sur une journée de rencontre.
Comment créer un plan de travail hebdomadaire
La création d'un plan de travail hebdomadaire est un processus simple qui peut commencer votre semaine de travail sur la bonne voie. Voici quatre étapes faciles que vous pouvez prendre.
Étape 1: Suivez votre TO-DOS au même endroit
Le moyen le plus courant de démarrer votre plan de travail hebdomadaire est de tout mettre dans une ancienne façonnée. liste de choses à faire . Les listes numériques à faire fonctionnent mieux car elles facilitent trier et hiérarchiser le travail-pittent-leur-là impossibles à perdre. Avec un outil comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] , vous pouvez également joindre des informations contextuelles aux tâches afin que vous ayez les informations dont vous avez besoin sans qu'il encombrer votre liste. La partie la plus importante de cette étape est que tout ce dont vous avez besoin est dans un espace afin de devenir votre source de vérité pour la semaine. Si vous n'êtes pas sûr de ce qui doit se produire ensuite, vous pouvez simplement revenir à vos dons.
Si vous avez du mal à suivre toutes vos tâches, essayez d'utiliser le Obtenir les choses (GTD)[dix]méthode. Cette technique se concentre sur l'organisation de toutes vos pensées au même endroit, de sorte que vous puissiez décharger les informations dans votre cerveau au lieu d'essayer de tout jongler mentalement.
Étape 2: Attribuez des délais pour les tâches de votre liste
Chaque élément d'action de votre liste de tâches doit avoir une date d'échéance correspondante. Il s'agit d'une étape extrêmement importante pour les plans de travail hebdomadaires, car les dates dus vous aideront à dicter lorsque vous devriez travailler sur chaque tâche.
Si vous savez que vous avez besoin d'une tâche terminée par un certain jour, vous comprenez approximativement combien de temps la tâche individuelle vous conduira à compléter. Prenez cet temps estimé et travaillez à l'envers à partir de la date d'échéance. Ceci est au minimum lorsque vous devriez commencer à travailler sur cette tâche.
Par exemple, un gestionnaire pourrait vouloir le prochain mois Calendrier de contenu des médias sociaux Vendredi matin. Le calendrier prend généralement environ trois jours à compléter. Vous commencerez donc à travailler sur cette tâche au moins mardi pendant votre semaine de travail.
Étape 3: Donnez la priorité à vos tâches efficacement
Comment préférez-vous votre priorité à vos tâches pour la semaine est extrêmement importante. L'équilibrage des délais avec priorité est une compétence délicate à gérer. Lorsque vous avez des projets à long terme avec des dates d'échéance plus éloignées, vous pouvez casser ces projets en pièces plus petites et compléter une partie de la tâche chaque jour jusqu'à la date d'échéance. Cela peut vous aider à vous empêcher de procrastiner et de briser à la dernière minute pour obtenir des projets plus importants.
Étape 4: Dédicate Time chaque semaine pour l'organisation de la tâche
Un plan de travail hebdomadaire fonctionne mieux lorsque vous l'utilisez de manière cohérente en tant que planificateur hebdomadaire. Talure un peu de temps dans votre emploi du temps toutes les semaines pour arrêter et réfléchir aux tâches dont vous avez besoin pour la prochaine semaine.
Certaines personnes passent un peu de temps le vendredi après-midi organisant leurs tâches, tandis que d'autres utilisent lundi matin comme leur temps de planification hebdomadaire. Les deux jours ont leurs avantages. Compiler vos tâches le vendredi vous permet d'entrer lundi avec des tâches clairement organisées afin que vous puissiez frapper le sol. C'est une bonne stratégie pour les personnes qui ont du mal à déconnecter du travail le week-end, car ils auront une idée claire de leur journée, à quoi ressemble leur journée le lundi avant de se rendre au week-end.
Organiser vos tâches hebdomadaires lundi vous donne un aperçu clair de ce que vous allez travailler pendant la semaine. Cette méthode est bonne pour les membres de l'équipe qui dépendent des autres pour leurs tâches, telles qu'une équipe de vente ou une équipe de succès du client. Si vous êtes plus susceptible d'obtenir une correspondance au cours du week-end, la création de votre plan de travail hebdomadaire un lundi vous permet de donner la priorité au travail entré pendant que vous étiez sorti.
4 meilleures pratiques pour créer un plan de travail hebdomadaire
Les étapes ci-dessus sont les actions simples que vous devez prendre pour créer votre plan de travail hebdomadaire. Pour compléter ces étapes, voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de votre plan de travail.
1. Réfléchissez à votre plan de travail chaque semaine
Pendant que vous organisez vos tâches pour la semaine prochaine, prenez le temps de réfléchir la semaine dernière et des tâches que vous avez terminées. Prenez cela en considération lors de la planification de la semaine à venir. Avez-vous des tâches restantes sur lesquelles vous devez passer à la semaine prochaine?
Lorsque vous regardez vos tâches restantes à partir de la semaine précédente, prenez le temps de considérer votre charge de travail pour la semaine prochaine. Si vous avez trop de tâches restantes, cela peut être un indicateur que vous avez trop sur votre assiette. Si vous avez besoin de décharger des travaux de votre assiette, voici quelques stratégies:
Parlez à votre responsable de sentiment surmené .
Déléguer certaines de vos tâches à d'autres membres de l'équipe.
User un Matrice Eisenhower mieux hiérarchiser vos tâches.
Commencez à dire "non" à plus de projets.
2. Équilibrez votre charge de travail hebdomadaire
Certaines tâches peuvent nécessiter une plus grande capacité mentale que d'autres. Par exemple, faire une planification de grande image peut prendre plus d'énergie mentale que de répondre à un email rapide. Si vous avez une journée de travail à la réunion, essayez d'équilibrer les tâches qui nécessitent moins d'énergie mentale à ces jours. Équilibrer votre charge de travail de cette manière peut vous empêcher de vous empêcher de s'épuiser mentalement trop tôt dans la semaine de travail. Cela peut également vous empêcher de trop se termine et de laisser la majeure partie de votre travail jusqu'à la fin de la semaine.
3. Planifiez des pauses tout au long de votre journée de travail
Lorsque vous travaillez dans votre liste de tâches, n'oubliez pas de prendre du temps de votre journée pour les pauses. Utilisez la méthode du plan de travail hebdomadaire en plus d'une autre méthode de productivité, comme la Pomodoro Méthode ou Méthode de blocage de temps . La construction régulière dans des pauses tout au long de la journée est importante. N'oubliez pas que votre cerveau est un muscle et doit être traité comme tel.
4. Utilisez l'automatisation à votre avantage
Si vous utilisez un Outil de gestion de travail[dix]Pour organiser votre horaire hebdomadaire, économisez du temps en automatisant vos tâches. Par exemple, Gestionnaire de tâches UDN[dix] Peut vous aider à extraire automatiquement toutes les tâches dont vous avez besoin pour compléter dans une section de votre liste de tâches. De cette façon, vous n'avez pas à passer du temps à choisir manuellement les tâches dont vous avez besoin pour travailler.
Avantages de l'utilisation d'un plan de travail hebdomadaire
L'utilisation d'un plan de travail hebdomadaire ne vous aide pas uniquement, cela aide vos collègues et vos parties prenantes également. Voici comment utiliser un plan de travail hebdomadaire peut aider tout le monde sur votre équipe à faire les choses.
Rester organisé
C'est l'avantage le plus évident pour utiliser un plan de travail hebdomadaire. Vous n'avez pas à vous soucier de tout à la fois et vous pouvez voir votre semaine en un coup d'œil. Cela aide à briser de grands projets de projet dans des étapes plus petites et exploitables. De plus, plus vous êtes sur vos délais, plus il est probable que vos membres de votre équipe puissent accéder à leur part du projet sans heurts.
Prioriser les tâches dépendantes
Lorsque vous organisez vos tâches hebdomadaires, priorisez-vous Tâches dépendantes Donc, vous pouvez débloquer vos collègues. Lorsque vous préférez la priorité aux travaux dépendants, cela peut réduire les goulots d'étranglement et garder votre projet en douceur. Cela peut également limiter la quantité de mises à jour d'état, de sorte que vous puissiez vous concentrer davantage sur un travail important au lieu de rattraper la correspondance.
Augmenter la visibilité
Lorsque vous organisez vos tâches à l'aide d'un outil de gestion de travail numérique comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] , toute votre équipe peut examiner ce que vous travaillez sur et quand vous y travaillez. Cela minimise la communication de retour et d'autre que vous devez faire. De plus, cela aide vos coéquipiers à coordonner leurs plans de travail hebdomadaires individuels pour correspondre à la vôtre, ou inversement.
Créez votre plan de travail numérique hebdomadaire en utilisant Gestionnaire de tâches UDN[dix]
Simplifiez votre processus de planification hebdomadaire en utilisant un outil de planification numérique comme Gestionnaire de tâches UDN[dix]. Créez facilement des modèles de projet, automatiser les tâches et affichez votre semaine de travail en un coup d'œil. En savoir plus sur la façon dont Gestionnaire de tâches UDN[dix]peut aider votre équipe.
