Une plongée dans les modèles de maturité de gestion de projet

Sommaire

Un modèle de maturité de gestion de projet (couramment raccourci à PMMM) est une matrice qui illustre la manière dont le processus de gestion de projet d'une entreprise évolue au fil du temps. Tout comme une entreprise change lorsqu'il s'agrandit, il est nécessaire que le style de gestion de projet soit également mûr. L'idée est qu'une organisation ne se développe pas au hasard - lorsqu'une entreprise grandit, elle pousse avec le but. Dans cet article, nous couvrons les différentes facettes du modèle de maturité de gestion de projet et comment utiliser ce modèle pour Uplevel vos processus de gestion de projet.

Revenez à ce que vous étiez comme dans l'école primaire. Avez-vous eu une façon mature de regarder le monde? Qu'en est-il de quand tu étais au lycée? À quoi ressemblent vos opinions et points de vue maintenant que vous êtes un adulte et que vous avez expérimenté plus de vie?

Ce concept de maturité peut être appliqué à de nombreuses choses, y compris la gestion des entreprises et des projets. Lorsqu'une organisation commence d'abord à développer des travaux, il peut y avoir peu de processus standard pour la gestion de projet. Au fur et à mesure que l'entreprise grandit, leur style de gestion de projet mûrit. C'est le concept de base derrière le modèle de maturité de gestion de projet.

Comprendre les composants du modèle de maturité de gestion de projet peut vous aider à analyser dans la mesure de votre organisation et de la maturité de vos processus. Ensuite, vous pouvez utiliser ces connaissances pour développer et améliorer vos processus de gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un modèle de maturité de gestion de projet (PMMM)?

Un modèle de maturité de gestion de projet (couramment raccourci à PMMM) est une matrice qui illustre la manière dont une entreprise gestion de projet[dix]processus évolue avec le temps. Tout comme une entreprise change à mesure qu'il se développe, il est nécessaire que votre style de gestion de projet ajuste également. L'idée est qu'une organisation ne se développe pas au hasard - lorsqu'une entreprise grandit, elle pousse avec le but.

Le modèle d'échéance de la gestion de projet organisationnel est de fournir un leadership une ligne directrice des mesures qu'elles peuvent prendre pour améliorer. Lorsque vous disposez visuellement, le PMMM ressemble à une matrice avec cinq colonnes à travers celle indiquant les niveaux d'échéance et 10 rangées pour indiquer les zones de connaissances.

Le PMMM a été créé sur la base de modèles commerciaux déjà existants tels que le Modèle de maturité de capacité (CMM). Ceci a été développé par l'Institut d'ingénierie du logiciel de l'Université Carnegie-Mellon et le modèle d'excellence de la Fondation européenne de gestion de la qualité (EFQM). Cela prend également des aspects du modèle de maturité de risque, qui décrit quels aspects et activités peuvent créer un programme de gestion des risques durable et répétable.

5 niveaux de maturité du PMMM

Ces cinq niveaux de maturité de gestion de projet représentent tous le stade de la maturité qu'une entreprise peut être intégrée. Il est possible que d'une organisation soit à des niveaux de maturité différents dans des domaines de connaissances variables. Ceci est similaire à une rubrique de classement, ou un Examen du rendement des employés[dix] .

Niveau 1: Processus initial

Au cours de ce niveau, une organisation compte très peu de processus de gestion de projet. Plus probablement que non, les tâches sont effectuées au hasard et il est difficile de prédire le succès futur puisque tout est fait ad hoc.

Différentes équipes peuvent utiliser différents processus de gestion de projet, entraînant un manque de responsabilité et de cohésion entre les équipes. Il y a très peu (le cas échéant) la documentation et les mesures ne sont collectées que si nécessaire. Étant donné que les équipes de projet ne mesurent pas les métriques, il n'ya aucun moyen d'évaluer le succès du projet.

Le processus initial n'est pas nécessairement un mauvais stade d'être dans toutes les équipes doit commencer quelque part! Les principaux plats à emporter avec cette étape doivent être conscients du manque de processus et de documentation afin que vous puissiez travailler avec votre équipe pour les développer.

Niveau 2: Processus structuré et normes

À ce niveau, une organisation implémente la gestion de projet de base, mais uniquement pour des projets individuels. Cela signifie qu'il peut y avoir varié Méthodologies de gestion de projet[dix]utilisé à travers l'organisation. Par exemple, l'équipe marketing peut organiser leurs projets différemment de l'équipe de vente. Lorsque les ventes et le marketing doivent collaborer, cette déconnexion provoque des frictions.

Comme il n'existe pas de pratiques de gestion de projets organisationnels plus larges, le succès de tous les projets dépend des responsables de projets individuels et des équipes qui travaillent dans ces projets. Les métriques ne sont suivies que de manière la plus élémentaire de garantir le succès du projet en cours.

Si votre équipe est à ce niveau, vous êtes sur la bonne voie! Vous normalisez vos processus de gestion de projet au niveau de l'équipe. Vous pouvez maintenant vous concentrer sur la création de pratiques standard à travers la société pour promouvoir une collaboration plus fonctionnelle.

Niveau 3: Normes organisationnelles et processus institutionnalisés

À ce niveau de maturité, une organisation devrait avoir un système de gestion de projet bien défini qui est standard dans l'ensemble de l'organisation, parfois appelé Bureau de gestion de projet (PMO)[dix]. La direction est régulièrement impliquée dans la mise en œuvre de nouveaux processus, notamment la mise en œuvre gestion du changement si nécessaire pour mettre à jour ou modifier les processus de gestion de projet à l'échelle de l'organisation. Vous mesurez les métriques, mais seulement pour établir une base de référence, pas pour la planification stratégique.

La documentation à ce stade est importante et il existe des processus définis et des informations qui note clairement quels processus commerciaux standard ressemblent. Si une urgence critique d'entreprise se produit, il est clair des plans d'urgence en place pour empêcher l'entreprise d'échouer complètement.

Niveau 4: Processus gérés

À ce stade, votre organisation présente toutes les caractéristiques du niveau trois et les pousse un peu plus loin. Une organisation du niveau des processus gérés a des processus de gestion de projet clairs et de la documentation en place. Les chefs de projet incorporent régulièrement des processus de gestion de projet standard dans les systèmes d'entreprise. Au cours de cette étape, la direction commence régulièrement à la surveillance des indicateurs et en examinant les performances passées pour prendre des décisions pour les projets futurs.

Au niveau quatre, la direction a une compréhension claire de la réussite du projet. Basé sur les expériences passées, Documentation et les métriques actuelles, ils peuvent prendre des décisions éclairées de veiller à ce que les futurs projets soient mis en place pour réussir.

Niveau 5: Optimisation du processus

Une fois qu'une organisation atteint ce niveau de maturité de gestion de projet, ils peuvent commencer à optimiser pleinement leurs processus au mieux adapté à leurs besoins. L'un des identificateurs clés de cette étape est une amélioration continue. L'amélioration continue est le processus d'adaptation de vos processus dans le but de maintenir l'efficacité et la productivité. Les organisations matures intègrent des techniques d'amélioration continue dans leurs processus de gestion de projet.

Non seulement votre équipe a-t-elle de compte régulièrement sur les métriques, vous utilisez également ces métriques pour créer un plan stratégique avancer. Bien que les organisations au niveau de quatre des méticules d'examen de la PMMM puissent prendre des décisions commerciales clés, les entreprises du niveau cinq améliorent également activement les processus métier.

10 domaines de connaissances de la gestion de projet

Si les cinq niveaux de maturité de PMMM sont les colonnes de la matrice, les 10 domaines de connaissances sont les lignes. Ces différents domaines de connaissances sont identifiés par le Guide de l'Institut de gestion du projet (PMI), l'ensemble des connaissances de la gestion de projet (PMBOK Guide®). C'est la norme de l'industrie pour identifier les domaines de connaissances essentiels à la gestion de projet.

Gestion de l'intégration du projet [dix] : La coordination de différentes pièces de projets mobiles. Cela inclut des tâches individuelles, des ressources, des parties prenantes, livrables , et gestion de portefeuille[dix]. Cette zone de connaissances identifie comment toutes ces pièces mobiles sont communiquées à d'autres membres de l'équipe.

Gestion de la portée : La façon dont l'équipe assure un projet correspond à la portée du projet, que ce soit le temps, le budget ou les ressources.

Gestion du temps : Semblable à la gestion de la portée du projet, voici la manière dont une équipe de gestion de projet utilise du temps pendant un projet.

La gestion des coûts : Un sous-ensemble de gestion de la portée, c'est la manière dont une équipe gère les coûts d'un projet et s'ils utilisent budget efficacement.

Gestion de la qualité: Comment les équipes utilisent leurs processus pour produire des produits de qualité.

La gestion des ressources : Comment les équipes organisent, traitent, gèrent et dirigent les membres de l'équipe au cours d'un projet.

La gestion de la communication: La manière dont les équipes communiquent des projets à la fois à l'intérieur des employés et externes aux clients futurs et actuels. Cela peut inclure le temps réel et Communication asynchrone[dix], qui devraient tous être documentés dans un plan de communication .

Gestion des risques : Comment une équipe atténue de manière proactive risque de projet . Cela inclut tout des plans d'urgence une équipe a répondu à un risque potentiel.

Gestion des achats: Comment une organisation obtient des biens ou des services à partir de fournisseurs externes. Cela pourrait être au niveau du projet ou au niveau de la société.

Gestion des parties prenantes : La façon dont votre équipe gère les attentes de différentes parties prenantes, ainsi que comment vous communiquez mises à jour de statut avec divers intervenants.

Comment passer d'un niveau à un autre

Si vous souhaitez déplacer les processus de gestion de projet de votre équipe du niveau actuel à la suivante, il est important de comprendre que le modèle d'échéance de la gestion de projet n'est pas un jeu de règles dur. Ce sont plus de directives et de caractéristiques pour ce qu'un bon processus de gestion de projet ressemble.

Malheureusement, il n'y a pas de moyen standard de garantir à votre entreprise peut passer d'un niveau à un autre. Il y a beaucoup de facteurs différents qui influencent la capacité de votre organisation à déplacer des niveaux, y compris l'industrie que vous êtes dans, Culture de la société et objectifs de croissance.

Si vous sentez que votre équipe a du mal à passer d'un niveau à l'autre, jetez un coup d'œil aux 10 domaines de la connaissance pour voir comment votre équipe progresse. Pour chaque zone de connaissances, posez-vous les questions suivantes:

Avez-vous établi Gestion de projet Meilleures pratiques [dix] ? Sinon, vous pouvez être au niveau de cette zone de connaissances.

Avez-vous une documentation en place sur la manière dont votre organisation coordonne chaque zone de connaissances spécifique? Sinon, cette zone de connaissances peut être bloquée au niveau deux .

Avez-vous normalisé des pratiques dans toutes les équipes de votre organisation? Sinon, vous êtes probablement au niveau trois pour cette zone de connaissances.

Surveillez-vous les métriques et évaluez-vous le succès du projet en fonction des pratiques normalisées? Sinon, cette zone de connaissances peut être au niveau de niveau quatre.

Êtes-vous en train de réévaluer en permanence la gestion de votre équipe de chaque zone de connaissances? Sinon, se concentrer sur l'amélioration continue peut vous aider à atteindre le niveau cinq pour cette zone de connaissances.

Lorsque vous posez ces questions, vous pouvez identifier les processus que vous devrez vous concentrer pour augmenter la maturité de la gestion de projet de votre organisation. Par exemple, si vous êtes actuellement au niveau, vous savez que l'acte de créer un processus de gestion de projet est suffisant pour vous reprocher au niveau suivant.

Avantages d'utiliser le modèle de maturité de la gestion de projet

Si vous souhaitez voir l'amélioration des performances de votre entreprise, optimiser vos processus de gestion de projet est une bonne étape à prendre. Voici quelques raisons pour lesquelles cela est bénéfique pour votre organisation.

Encourage l'évolutivité

L'un des principaux avantages de l'utilisation du modèle d'échéance de la gestion de projet pour analyser vos processus de gestion de projet actuels consiste à créer une base solide de croissance. Établir des processus de gestion de projet clairs permet de donner à votre équipe le cadre dont vous avez besoin pour mesurer clairement la performance et le succès du projet.

Lorsque votre équipe commence à croître, utilisez le PMMM pour réévaluer si le style de gestion de projet de votre organisation fonctionnera pour la taille de l'équipe que vous avez. C'est pourquoi l'amélioration continue est un aspect essentiel du niveau cinq-il donne à votre équipe la capacité de trouver ce qui fonctionne le mieux pour eux, car l'équipe se déplace et se développe.

Minimise la mauvaise communication

Lorsque votre organisation établit une forme standard de gestion de projet, tout le monde de votre équipe dispose de tous les outils et langue partagés nécessaires pour communiquer efficacement. Par exemple, si votre équipe utilise une mer d'applications telles que Slack, Dropbox, Google Drive et E-mail, il peut être difficile de savoir quelle est la source réelle de la vérité. Mais si vous utilisez un outil de gestion de travail comme Gestionnaire de tâches UDN[dix] Dans le cadre de votre processus de gestion de projet, vous pouvez établir une source de vérité et minimiser la mauvaise communication. Gestionnaire de tâches UDN[dix]Vous aide à coordonner des plans, des projets et des processus dans un emplacement central. De plus, vous pouvez créer des modèles pour standardiser les processus à travers votre organisation.

Lorsque tout est standardisé et que tout le monde utilise les mêmes processus, votre équipe n'a pas à s'inquiéter autant de fichiers et de documents manquants. Chaque membre de l'équipe connaît exactement où trouver les informations dont ils ont besoin.

Augmente les performances commerciales

Lorsque votre équipe a une structure standardisée pour la gestion de leur travail, ils n'ont pas à s'inquiéter de la manière de communiquer. Ils peuvent simplement se concentrer sur ce qui est important - faire le travail. Cela permet d'économiser du temps et de la bande passante mentale. Votre équipe peut se concentrer sur le travail significatif qui aide votre entreprise à grandir, au lieu de faire de la menualité travailler sur le travail Comme déchiffrer des threads par e-mail et poursuivre les approbations.

Haut niveau votre gestion de projet avec Gestionnaire de tâches UDN[dix]

L'un des moyens les plus faciles de commencer à améliorer les processus de gestion de projet de votre équipe est d'établir une source de vérité centrale. En utilisant un outil de gestion de travail comme Gestionnaire de tâches UDN[dix]Peut aider à maturonner votre gestion de projet au niveau suivant.