Um mergulho profundo em modelos de maturidade de gerenciamento de projetos
Resumo
Um modelo de maturidade de gerenciamento de projetos (comumente encurtado para PMMM) é uma matriz que ilustra como o processo de gerenciamento de projetos de uma empresa evolui ao longo do tempo. Assim como uma empresa muda à medida que se expande, é necessário que o estilo de gerenciamento de projetos seja amadurecido também. A ideia é que uma organização não cresça aleatoriamente - quando uma empresa cresce, cresce com propósito. Neste artigo, cobrimos as diferentes facetas do modelo de maturidade de gerenciamento de projetos e como você pode usar este modelo para apoiar seus processos de gerenciamento de projetos.
Olhe para o que você era como na escola primária. Você teve uma maneira madura de olhar para o mundo? E quando você estava no ensino médio? O que suas opiniões e pontos de vista parecem agora que você é um adulto e você experimentou mais vida?
Esse conceito de maturidade pode ser aplicado a muitas coisas, incluindo negócios e gerenciamento de projetos. Quando uma organização primeiro começa a desenvolver o trabalho, pode haver pouco ou nenhum processo padrão para o gerenciamento de projetos. À medida que o negócio cresce, seu estilo de gerenciamento de projetos amadurece. Este é o conceito básico por trás do modelo de maturidade de gerenciamento de projetos.
Compreender os componentes do Modelo de Maturidade de Gerenciamento de Projetos pode ajudá-lo a analisar onde sua organização está atualmente e como é maduro seus processos. Em seguida, você pode usar esse conhecimento para desenvolver e melhorar ainda mais seus processos de gerenciamento de projetos.
O que é um modelo de maturidade de gerenciamento de projetos (PMMM)?
Um modelo de maturidade de gerenciamento de projetos (comumente encurtado para PMMM) é uma matriz que ilustra como uma empresaGerenciamento de Projetosprocesso evolui ao longo do tempo. Assim como uma empresa muda à medida que se expande, é necessário que o estilo de gerenciamento do projeto se ajuste também. A ideia é que uma organização não cresça aleatoriamente - quando uma empresa cresce, cresce com propósito.
O objetivo do modelo de maturidade de gerenciamento de projetos organizacionais é fornecer liderança uma diretriz de passos que possam tomar para melhorar. Quando dispostos visualmente, o PMMM se parece com uma matriz com cinco colunas naquele indica níveis de maturidade e 10 linhas para baixo para indicar áreas de conhecimento.
O PMMM foi criado com base em modelos de negócios já existentes, como omodelo de maturidade capacitiva(CMM). Isto foi desenvolvido pelo Instituto de Engenharia de Software Universitário Carnegie-Mellon e o modelo de excelência da Fundação Europeia para Gestão da Qualidade (EFQM). Também é preciso aspectos do modelo de maturidade de risco, que descreve quais aspectos e atividades podem criar um programa de gerenciamento de risco sustentável e repetível.
5 Níveis de maturidade do PMMM
Esses cinco níveis de maturidade de gerenciamento de projetos representam o estágio de maturidade que uma empresa pode estar. É possível que uma organização esteja em diferentes níveis de maturidade em áreas de conhecimento variadas. Isso é semelhante a uma rubrica de classificação, ou umRevisão de desempenho do empregado .
Nível 1: processo inicial
Durante este nível, uma organização tem muito poucos processos de gerenciamento de projetos em vigor. Mais provável do que não, as tarefas são feitas aleatoriamente e é um desafio para prever o sucesso futuro, já que tudo é feito ad hoc.
Diferentes equipes podem usar diferentes processos de gerenciamento de projetos, resultando em uma falta de responsabilidade e coesão entre as equipes. Há muito pouco (se houver) documentação, e as métricas são coletadas apenas conforme necessário. Como as equipes de projeto não estão medindo métricas, não há como avaliar o sucesso do projeto.
O processo inicial não é necessariamente um estágio ruim para ser em todas as equipes terá que começar em algum lugar! O takeaway principal com este estágio é estar ciente da falta de processos e documentação, para que você possa trabalhar com sua equipe para desenvolvê-los.
Nível 2: processo estruturado e padrões
Nesse nível, uma organização implementa o gerenciamento básico de projetos, mas apenas para projetos individuais. Isso significa que pode haver variandometodologias de gerenciamento de projetosem uso em toda a organização. Por exemplo, a equipe de marketing pode ser organizar seus projetos de forma diferente da equipe de vendas. Quando vendas e marketing precisam colaborar, esta desconexão provoca atrito.
Como não existem práticas de gerenciamento de projeto mais amplo de organização no lugar, o sucesso de todos os projetos depende de gerentes de projetos individuais e as equipes que trabalham nesses projetos. Métricas são rastreadas somente na forma mais básica para garantir o sucesso do projeto atual.
Se sua equipe é a este nível, você está no caminho certo! Você está padronizando seus processos de gerenciamento de projetos no nível da equipe. Agora, você pode se concentrar na criação de práticas padrão em toda a empresa para promover uma colaboração mais cross-funcional.
Nível 3: padrões organizacionais e processos institucionalizados
Neste nível de maturidade, uma organização deve ter um sistema de gerenciamento de projeto bem definido que é padrão em toda a organização, por vezes referido como umaProject Management Office (PMO). Gestão é regularmente envolvido na implementação de novos processos, incluindo a implementação demudar a gestãoquando necessário, para atualizar ou modificar os processos de gerenciamento de projetos em toda a organização. Você mede as métricas, mas apenas para estabelecer uma linha de base, não para o planejamento estratégico.
Documentação nesta fase é importante, e há conjunto de processos e informações que claramente anotar quais processos de negócio padrão se parecem. Se uma emergência críticas de negócios acontece, não são clarasplanos de contingênciano local para impedir o negócio de completamente falhando.
processos geridos: Nível 4
Nesta fase, a sua organização apresenta todas as características do nível três e empurra-los um pouco mais. Uma organização no nível de processos gerenciado tem processos de gerenciamento de projetos claros e documentação em lugar. leads projeto incorporar regularmente processos de gerenciamento de projeto padrão em todos os sistemas corporativos. Durante esta fase, a gestão começa regularmente monitorar métricas e olhando para o desempenho passado para decisões fazem para projetos futuros.
No nível quatro, a gestão tem uma compreensão clara de como alcançar o sucesso do projeto. Com base em experiências passadas,documentaçãoe métricas atuais, eles podem tomar decisões informadas para garantir que os projectos futuros são criadas para o sucesso.
Nível 5: Processo de Otimização
Uma vez que uma organização atinge este nível de maturidade em gerenciamento de projetos, eles podem começar totalmente otimizar seus processos para melhor adequar às suas necessidades. Um dos identificadores chave deste estágio é a melhoria contínua. A melhoria contínua é o processo de adaptar os seus processos em um esforço para manter a eficiência e produtividade. organizações maduras integrar técnicas de melhoria contínua em seus processos de gerenciamento de projetos.
Não só a sua equipe apresentar regularmente relatórios sobre métricas, você também usar essas métricas para criar umaplano estratégicoavançar. Embora as organizações em nível quatro de revisão métricas MMGP para tomar decisões-chave de negócios, empresas em nível cinco também activamente melhorar os processos de negócios.
10 áreas de conhecimento do gerenciamento de projetos
Se os cinco níveis de maturidade PMMM são as colunas na matriz, as 10 áreas de conhecimento são as linhas. Estas diferentes áreas do conhecimento são identificados pelo guia do Project Management Institute (PMI), o Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide ®). Este é o padrão da indústria para identificar quais áreas de conhecimento são essenciais para o gerenciamento de projetos.
Gerenciamento integrado de projetos : A coordenação das diferentes peças móveis de projetos. Isso inclui tarefas individuais, recursos, as partes interessadas,entregas, egerenciamento de portfólio. Este conhecimento identifica a área como todas essas peças móveis são comunicadas aos outros membros da equipe.
Gerenciamento do escopo : A forma como a equipa garante um projecto enquadra-se no escopo do projeto, se isso é tempo, orçamento ou recursos.
Gerenciamento de tempo : Semelhante ao Gerenciamento de Escopo do Projeto, é assim que uma equipe de gerenciamento de projetos usa o tempo durante um projeto.
Gerenciamento de custos : Um subconjunto de gerenciamento de escopo, é assim que uma equipe gerencia os custos de um projeto e se estiver usandoorçamentoeficientemente.
Gestão da Qualidade:Como as equipes usam seus processos para produzir produtos de qualidade.
Gestão de recursos : Como as equipes organizam, processam, gerenciam e lideram membros da equipe durante um projeto.
Gestão de Comunicação:A maneira como as equipes comunicam projetos tanto internamente para outros funcionários quanto externamente a clientes futuros e atuais. Isso pode incluir em tempo real eComunicação assíncrona, todos os quais devem ser documentados em umplano de comunicação .
Gerenciamento de riscos : Como uma equipe mitiga proativamenterisco de projeto. Isso inclui qualquer outroplanos de contingênciaUma equipe tem em resposta ao risco potencial.
Gestão de contratos: Como uma organização obtém bens ou serviços de fornecedores externos. Isso pode estar no nível do projeto ou no nível da empresa.
Gerenciamento de partes interessadas : A maneira como sua equipe gerencia expectativas de diferentes partes interessadas, além de como você se comunicaatualizações de statuscom várias partes interessadas.
Como se mover de um nível para outro
Se você está procurando mover os processos de gerenciamento de projetos da sua equipe do nível atual para o próximo, é importante entender que o modelo de maturidade do gerenciamento de projetos não é um conjunto difícil de regras. Eles são mais diretrizes e características para o que é um bom processo de gerenciamento de projetos.
Infelizmente não há uma maneira padrão de garantir que sua empresa possa se mover de um nível para outro. Existem muitos fatores diferentes que influenciam a capacidade da sua organização de mover níveis, incluindo a indústria em que você está,cultura da empresae metas de crescimento.
Se você sentir que sua equipe está lutando para se mover de um nível para o outro, dê uma olhada nas 10 áreas de conhecimento para ver como sua equipe está progredindo. Para cada área de conhecimento, faça a si mesmo as seguintes perguntas:
Você já estabeleceu Práticas recomendadas de gerenciamento de projetos ? Se não, você pode estar no nível um para esta área de conhecimento.
Você tem documentação em vigor sobre como sua organização coordena cada área de conhecimento específica?Se não, esta área de conhecimento pode estar presa no nível dois .
Você padronizou práticas em todas as equipes da sua organização?Se não, você provavelmente está no nível três para esta área de conhecimento.
Você monitora métricas e avalia o sucesso do projeto com base em práticas padronizadas?Se não, esta área de conhecimento pode estar no nível quatro.
Você está continuamente reavaliando o quão bem sua equipe está gerenciando cada área de conhecimento?Caso contrário, concentrando-se em melhoria contínua pode ajudá-lo a alcançar o nível cinco para esta área de conhecimento.
Quando você faz essas perguntas, você pode identificar quais processos necessários para se concentrar para aumentar a maturidade do gerenciamento de projetos da sua organização. Por exemplo, se você estiver no nível, você sabe que o ato de criar um processo de gerenciamento de projetos é suficiente para bater em você para o próximo nível.
Benefícios de utilizar o modelo de maturidade de gerenciamento de projetos
Se você quiser ver melhorias de desempenho em sua empresa, otimizar seus processos de gerenciamento de projetos é um bom passo para levar. Aqui estão algumas razões pelas quais isso é benéfico para sua organização.
Incentiva a escalabilidade
Um dos principais benefícios de usar o modelo de maturidade de gerenciamento de projetos para analisar seus processos atuais de gerenciamento de projetos é criar uma base sólida para o crescimento. Estabelecer processos claros de gerenciamento de projetos ajuda a dar a sua equipe a estrutura necessária para medir claramente o desempenho e o sucesso do projeto.
À medida que sua equipe começa a crescer, use o PMMM para reavaliar se o estilo de gerenciamento de projetos da sua organização funcionará para o tamanho da equipe que você tem. É por isso que a melhoria contínua é um aspecto fundamental do nível cinco - dá a sua equipe a capacidade de encontrar o que funciona melhor para eles à medida que a equipe muda e cresce.
Minimiza a falta de comunicação
Quando sua organização estabelece uma forma padrão de gerenciamento de projetos, todos em sua equipe têm todas as ferramentas e linguagem compartilhadas necessárias para se comunicar de forma eficaz. Por exemplo, se sua equipe usa um mar de aplicativos como folga, Dropbox, Google Drive e e-mail, pode ser difícil saber qual é a verdadeira fonte de verdade. Mas se você usar uma ferramenta de gerenciamento de trabalho como Gerenciador de tarefas UDN. Como parte do processo de gerenciamento do projeto, você pode estabelecer uma fonte de verdade e minimizar a falta de comunicação.Gerenciador de tarefas UDN.Ajuda você a coordenar planos, projetos e processos em uma localização central. Além disso, você pode criar modelos para padronizar processos em sua organização.
Quando tudo é padronizado e todo mundo está usando os mesmos processos, sua equipe não precisa se preocupar tanto quanto a falta de arquivos e documentos. Cada membro da equipe sabe exatamente onde encontrar as informações necessárias.
Aumenta o desempenho dos negócios
Quando sua equipe tem uma estrutura padronizada para gerenciar seu trabalho, eles não precisam se preocupar com como se comunicar. Eles podem apenas se concentrar no que é importante - fazer o trabalho. Isso economiza tempo e largura de banda mental. Sua equipe pode se concentrar no trabalho significativo que ajuda sua empresa a crescer, em vez de fazertrabalhar sobre o trabalhocomo decifrar tópicos de e-mail e perseguir aprovações.
Subindo seu gerenciamento de projetos comGerenciador de tarefas UDN.
Uma das maneiras mais fáceis de começar a melhorar os processos de gerenciamento de projetos da sua equipe está estabelecendo uma fonte central de verdade. Usando uma ferramenta de gerenciamento de trabalho comoGerenciador de tarefas UDN.pode ajudar a amadurecer seu gerenciamento de projetos para o próximo nível.
