Ett djupt dyk i projektledningsmodeller

Sammanfattning

En projektorhanteringsmodell (vanligtvis förkortad till PMMM) är en matris som illustrerar hur ett företags projektledningsprocess utvecklas över tiden. Precis som ett företag förändras som det expanderar är det nödvändigt för projektledningsstilen att mogna också. Tanken är att en organisation inte växer slumpmässigt - när ett företag växer, växer det med syfte. I den här artikeln täcker vi de olika fasetterna för projektledningsmognadsmodellen och hur du kan använda den här modellen för att uppleva dina projekthanteringsprocesser.

Titta tillbaka till vad du var i grundskolan. Har du ett moget sätt att titta på världen? Vad sägs om när du var i gymnasiet? Vad ser dina åsikter och synpunkter ut nu att du är en vuxen och du har upplevt mer liv?

Detta koncept för löptid kan tillämpas på många saker, inklusive affärs- och projektledning. När en organisation först börjar utveckla arbete kan det finnas lite för ingen standardprocess för projektledning. När verksamheten växer, mognar deras projektledningstil. Detta är det grundläggande konceptet bakom projektledningsmodellen.

Att förstå komponenterna i projektledningsmodellen kan hjälpa dig att analysera var din organisation för närvarande står och hur mogna dina processer är. Då kan du använda den här kunskapen för att vidareutveckla och förbättra dina projekthanteringsprocesser.

Vad är en Project Management Maturity Model (PMMM)?

En projektorhanteringsmodell (vanligtvis förkortad till PMMM) är en matris som illustrerar hur ett företagsprojektledningProcessen utvecklas över tiden. Precis som ett företag förändras som det expanderar är det nödvändigt för din projektledningsstil att justera också. Tanken är att en organisation inte växer slumpmässigt - när ett företag växer, växer det med syfte.

Syftet med den organisatoriska projektledningsmognadsmodellen är att ge ledarskap en riktlinje av åtgärder som de kan vidta för att förbättra. När den är utlagd ser PMMM ut som en matris med fem kolumner över det som indikerar löptidsnivåer och 10 rader ner för att indikera kunskapsområden.

PMMM skapades baserat på redan befintliga affärsmodeller somKapacitetsmodnadsmodell(Cmm). Detta utvecklades av Carnegie-Mellon University Software Engineering Institute och Excellence-modellen från European Foundation for Quality Management (EFQM). Det tar också aspekter av riskmognadsmodellen, som beskriver vilka aspekter och aktiviteter som kan skapa ett hållbart och repeterbart riskhanteringsprogram.

5 Mognadsnivåer av PMMM

Dessa fem nivåer av projektledningsmognad representerar alla löptidsstadiet som ett företag kan vara i. Det är möjligt för en organisation att vara i olika löptider i varierande kunskapsområden. Detta liknar en graderingsrubrik, eller enAnställdas resultatrecension .

Nivå 1: Inledande process

Under denna nivå har en organisation mycket få projekthanteringsprocesser på plats. Mer sannolikt än inte, är uppgifterna slumpmässigt och det är utmanande att förutsäga framtida framgång eftersom allt är klart ad hoc.

Olika lag kan använda olika projekthanteringsprocesser, vilket resulterar i brist på ansvarsskyldighet och sammanhållning mellan lag. Det finns väldigt lite (om någon) dokumentation, och mätvärden samlas endast efter behov. Eftersom projektgrupper inte mäter mätvärden finns det inget sätt att utvärdera projektets framgång.

Den ursprungliga processen är inte nödvändigtvis ett dåligt stadium att vara i alla lag måste börja någonstans! Den viktigaste takeawayen med detta stadium är att vara medveten om bristen på processer och dokumentation, så du kan arbeta med ditt team för att utveckla dem.

Nivå 2: Strukturerad process och standarder

På denna nivå implementerar en organisation grundläggande projektledning, men endast för enskilda projekt. Det betyder att det kan vara varierandeProjektledningsmetoderi bruk över hela organisationen. Marknadsföringsteamet kan till exempel organisera sina projekt annorlunda än försäljningsgruppen. När försäljning och marknadsföring måste samarbeta, orsakar denna kopplingsfriktion.

Eftersom det inte finns några bredare organisatoriska projekthanteringspraxis på plats, beror framgången för alla projekt på enskilda projektledare och lagen som arbetar med dessa projekt. Metrics spåras endast på det mest grundläggande sättet att säkerställa framgången för det aktuella projektet.

Om ditt lag är på denna nivå, är du på rätt spår! Du standardiserar dina projekthanteringsprocesser på teamnivå. Nu kan du fokusera på att skapa standardpraxis över hela företaget för att främja mer tvärfunktionellt samarbete.

Nivå 3: Organisationsstandarder och institutionaliserade processer

På denna löptid bör en organisation ha ett väldefinierat projekthanteringssystem som är standard i hela organisationen, som ibland kallasProjektledningskontor (PMO). Ledningen är regelbundet involverad i genomförandet av nya processer, inklusive genomförandebyta hanteringVid behov för att uppdatera eller ändra organisationsövergripande projekthanteringsprocesser. Du mäter mätvärden, men bara för att skapa en baslinje, inte för strategisk planering.

Dokumentation i detta skede är viktigt, och det finns uppsatta processer och information som tydligt noterar vilka standard affärsprocesser som ser ut. Om en affärskritisk nödsituation inträffar, det är klartberedskapsplanerpå plats för att förhindra att verksamheten helt misslyckas.

Nivå 4: Hanterade processer

I detta skede uppvisar din organisation alla egenskaper från nivå tre och skjuter dem lite längre. En organisation i förvaltad processnivå har tydliga projekthanteringsprocesser och dokumentation på plats. Projektledningar innehåller regelbundet standardprojekthanteringsprocesser i hela företagssystemen. Under detta skede börjar ledningen regelbundet övervaka mätvärden och titta på tidigare resultat för att fatta beslut för framtida projekt.

På nivå fyra har ledningen en tydlig förståelse för hur man ska uppnå projektframgång. Baserat på tidigare erfarenheter,dokumentation, och nuvarande mätvärden, de kan fatta välgrundade beslut för att säkerställa att framtida projekt är upprättade för framgång.

Nivå 5: Optimeringsprocess

När en organisation når denna nivå av projektledningsmognad kan de börja fullt ut optimera sina processer för att bäst skräddarsy till sina behov. En av de viktigaste identifierarna i detta skede är kontinuerlig förbättring. Kontinuerlig förbättring är processen att anpassa dina processer i ett försök att upprätthålla effektivitet och produktivitet. Äldre organisationer integrerar kontinuerliga förbättringstekniker i sina projekthanteringsprocesser.

Inte bara rapporterar ditt lag regelbundet om mätvärden, du använder också dessa mätvärden för att skapa enstrategisk plangår vidare. Medan organisationer i nivå fyra av PMMM granskar mätvärden för att fatta viktiga affärsbeslut, förbättrar företagen i nivå fem också aktivt affärsprocesser.

10 kunskapsområden för projektledning

Om de fem mognadsnivåerna för PMMM är kolumnerna i matrisen, är de 10 kunskapsområdena raderna. Dessa olika kunskapsområden identifieras av Project Management Institute (PMI) Guide, projektledningskommittén (PMBOK Guide®). Detta är branschstandarden för att identifiera vilka kunskapsområden som är avgörande för projektledning.

Projektintegrationshantering : Samordningen av olika rörliga delar av projekt. Detta inkluderar enskilda uppgifter, resurser, intressenter,leveransochportföljförvaltning. Detta kunskapsområde identifierar hur alla dessa rörliga bitar kommuniceras med andra lagmedlemmar.

Scope Management : Det sätt som laget säkerställer ett projekt passar projektets räckvidd, oavsett om det är tid, budget eller resurser.

Tidsplanering : Liksom Project Scope Management är så här ett projektledningsteam använder tid under ett projekt.

Kostnadshantering : En delmängd av Scope Management, så här hanterar ett team kostnaderna för ett projekt och om de använderbudgeteffektivt.

Kvalitetshantering:Hur lag använder sina processer för att producera kvalitetsprodukter.

Resurshantering : Hur lagen organiserar, bearbetar, hanterar och leder lagmedlemmar under ett projekt.

Kommunikationshantering:Vägen lag kommunicerar projekt både internt till andra anställda och externt till framtida och nuvarande kunder. Detta kan innehålla realtid ochasynkron kommunikation, som alla bör dokumenteras i enkommunikationsplan .

Riskhantering : Hur ett team proaktivt mildrarProjektrisk. Detta inkluderar någonberedskapsplanerEtt lag har på grund av potentiell risk.

Procurement Management: Hur en organisation erhåller varor eller tjänster från externa leverantörer. Detta kan antingen vara på projektnivå eller på företagsnivå.

Hantering av intressenter : Hur ditt lag hanterar förväntningar från olika intressenter, plus hur du kommunicerarstatusuppdateringarmed olika intressenter.

Hur man flyttar från en nivå till en annan

Om du vill flytta ditt teams projektledningsprocesser från den nuvarande nivån till nästa upp är det viktigt att förstå att projekteringsmodnadsmodellen inte är en hård uppsättning regler. De är mer riktlinjer och egenskaper för vad en bra projektledningsprocess ser ut.

Tyvärr finns det inget vanligt sätt att garantera att ditt företag kan flytta från en nivå till en annan. Det finns många olika faktorer som påverkar organisationens förmåga att flytta nivåer, inklusive industrin du är i,företagskulturoch tillväxtmål.

Om du känner att ditt team kämpar för att flytta från en nivå till nästa, ta en titt på de 10 kunskapsområdena för att se hur ditt lag går framåt. För varje kunskapsområde, fråga dig själv följande frågor:

Har du etablerat dig Projektledning Bästa praxis ? Om inte, kan du vara på nivå en för detta kunskapsområde.

Har du dokumentation på plats om hur organisationen koordinerar varje specifikt kunskapsområde?Om inte, kan detta kunskapsområde fastnat på nivå två .

Har du standardiserat praxis över alla lag i din organisation?Om inte, är du sannolikt på nivå tre för detta kunskapsområde.

Övervakar du mätvärden och utvärderar projektets framgång baserat på standardiserade metoder?Om inte, kan detta kunskapsområde vara på nivå fyra.

Är du kontinuerligt omvärderar hur bra ditt lag hanterar varje kunskapsområde?Om inte, med fokus på kontinuerlig förbättring kan du hjälpa dig att nå nivå fem för detta kunskapsområde.

När du ställer dessa frågor kan du ange vilka processer du behöver fokusera på för att öka organisationens projektledningsmatning. Om du till exempel är i nivå en, vet du att handlingen att skapa en projekthanteringsprocess är tillräcklig för att stöta på dig till nästa nivå.

Fördelar med att utnyttja projektledningsmodellen

Om du vill se prestationsförbättring i ditt företag, optimerar dina projekthanteringsprocesser ett bra steg att ta. Här är några anledningar till varför detta är till nytta för din organisation.

Uppmuntrar till skalbarhet

En av de stora fördelarna med att använda projektledningsmodellen för att analysera dina nuvarande projekthanteringsprocesser är att skapa en solid grund för tillväxten. Att upprätta tydliga projekthanteringsprocesser hjälper till att ge ditt lag ramverket du måste tydligt mäta projektets prestanda och framgång.

När ditt lag börjar växa, använd PMMM för att omvärdera om din organisations projektledningsstil kommer att fungera för lagstorleken du har. Det är därför kontinuerlig förbättring är en viktig aspekt av nivå fem-det ger ditt team förmågan att hitta det som fungerar bäst för dem som laget skiftar och växer.

Minimerar felkommunikation

När din organisation etablerar en standardform av projektledning, har alla på ditt lag alla de delade verktygen och det språk som krävs för att kommunicera effektivt. Till exempel, om ditt team använder ett hav av applikationer som Slack, Dropbox, Google Drive och E-post, kan det vara svårt att veta vad den verkliga källan av sanning är. Men om du använder ett arbetshanteringsverktyg som UDN Task Manager Som en del av din projektledningsprocess kan du upprätta en källa till sanning och minimera felkommunikation.UDN Task ManagerHjälper dig att samordna planer, projekt och processer på ett centralt läge. Dessutom kan du skapa mallar för att standardisera processer över hela organisationen.

När allt är standardiserat och alla använder samma processer behöver inte ditt team oroa dig så mycket om saknade filer och dokument. Varje lagmedlem vet exakt var du ska hitta den information de behöver.

Ökar affärsresultatet

När ditt team har en standardiserad struktur för att hantera sitt arbete, behöver de inte oroa sig för hur man kommunicerar. De kan bara fokusera på vad som är viktigt - gör jobbet. Detta sparar tid och mental bandbredd. Ditt lag kan fokusera på det meningsfulla arbetet som hjälper ditt företag att växa, istället för att göra menialArbeta om arbeteGilla att dechiffrera e-postgängor och jaga ned godkännanden.

UP-nivå din projektledning medUDN Task Manager

Ett av de enklaste sätten att börja förbättra ditt teams projektledningsprocesser är att upprätta en central källa till sanning. Använda ett arbetshanteringsverktyg somUDN Task Managerkan hjälpa till att mogna din projektledning till nästa nivå.