การดำน้ำลึกเข้าสู่รูปแบบการจัดการโครงการ

สรุป

รูปแบบการจัดการโครงการวุฒิภาวะ (โดยทั่วไปสั้นลงเป็น PMMM) เป็นเมทริกซ์ที่แสดงให้เห็นว่ากระบวนการจัดการโครงการของ บริษัท วิวัฒนาการเมื่อเวลาผ่านไป เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงของ บริษัท เมื่อมันขยายตัวเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับรูปแบบการจัดการโครงการเพื่อผู้ใหญ่เช่นกัน แนวคิดก็คือองค์กรไม่เติบโตตามแบบสุ่มเมื่อ บริษัท เติบโตขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์ ในบทความนี้เราครอบคลุมแง่มุมต่าง ๆ ของรูปแบบการจัดการโครงการและวิธีที่คุณสามารถใช้รุ่นนี้เพื่ออัปเดตกระบวนการจัดการโครงการของคุณ

มองย้อนกลับไปในสิ่งที่คุณชอบในโรงเรียนประถม คุณมีวิธีที่เป็นผู้ใหญ่ในการมองโลกหรือไม่? แล้วเมื่อคุณอยู่ในโรงเรียนมัธยม? ความคิดเห็นและมุมมองของคุณมีลักษณะอย่างไรตอนนี้คุณเป็นผู้ใหญ่และคุณเคยมีชีวิตมากขึ้น?

แนวคิดของวุฒิภาวะนี้สามารถนำไปใช้กับหลาย ๆ สิ่งรวมถึงการจัดการธุรกิจและโครงการ เมื่อองค์กรเริ่มพัฒนาครั้งแรกอาจมีกระบวนการมาตรฐานเล็กน้อยสำหรับการจัดการโครงการ เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้นรูปแบบการจัดการโครงการของพวกเขา นี่เป็นแนวคิดพื้นฐานที่อยู่เบื้องหลังรูปแบบการจัดการโครงการ

การทำความเข้าใจกับส่วนประกอบของรูปแบบการจัดการโครงการที่ครบกำหนดสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ว่าองค์กรของคุณอยู่ในปัจจุบันและกระบวนการของคุณเป็นผู้ใหญ่อย่างไร จากนั้นคุณสามารถใช้ความรู้นี้เพื่อพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการของคุณ

รูปแบบการจัดการโครงการวุฒิภาวะ (PMMM) คืออะไร?

รูปแบบการจัดการโครงการที่ครบกำหนด (โดยทั่วไปสั้นลงเป็น PMMM) เป็นเมทริกซ์ที่แสดงให้เห็นถึงวิธีการของ บริษัทการจัดการโครงการกระบวนการวิวัฒนาการเมื่อเวลาผ่านไป เช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงของ บริษัท เมื่อมันขยายตัวเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับรูปแบบการจัดการโครงการของคุณเพื่อปรับเช่นกัน แนวคิดก็คือองค์กรไม่เติบโตตามแบบสุ่มเมื่อ บริษัท เติบโตขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์

วัตถุประสงค์ของรูปแบบการจัดการโครงการขององค์กรคือการให้ความเป็นผู้นำแนวทางของขั้นตอนที่พวกเขาสามารถทำได้เพื่อปรับปรุง เมื่อวางไว้ด้วยสายตา PMMM ดูเหมือนเมทริกซ์ที่มีห้าคอลัมน์ข้ามที่ระบุระดับวุฒิภาวะและ 10 แถวลงเพื่อระบุพื้นที่ความรู้

PMMM ถูกสร้างขึ้นตามรูปแบบธุรกิจที่มีอยู่แล้วเช่นรูปแบบความสามารถวุฒิภาวะ(cmm) นี่คือการพัฒนาโดยสถาบันวิศวกรรมซอฟต์แวร์ Carnegie-Mellon University และรูปแบบความเป็นเลิศจากมูลนิธิยุโรปเพื่อการจัดการคุณภาพ (EFQM) นอกจากนี้ยังมีแง่มุมจากแบบจำลองความเสี่ยงที่มีความเสี่ยงซึ่งสรุปว่าสิ่งที่ทุกแง่มุมและกิจกรรมสามารถสร้างโปรแกรมการจัดการความเสี่ยงที่ยั่งยืนและทำซ้ำได้

5 ระดับวุฒิภาวะของ PMMM

วุฒิภาวะของการบริหารโครงการห้าระดับทั้งหมดนี้เป็นตัวแทนของระยะเวลาครบกำหนดที่ บริษัท สามารถอยู่ได้เป็นไปได้ที่องค์กรจะอยู่ในระดับวุฒิภาวะที่แตกต่างกันในพื้นที่ความรู้ที่แตกต่างกัน นี่คล้ายกับรูบริกการให้เกรดหรือการตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงาน .

ระดับ 1: กระบวนการเริ่มต้น

ในระดับนี้องค์กรมีกระบวนการจัดการโครงการน้อยมาก มีแนวโน้มที่จะไม่ทำงานแบบสุ่มและเป็นเรื่องที่ท้าทายในการทำนายความสำเร็จในอนาคตเนื่องจากทุกอย่างเสร็จสิ้นเฉพาะกิจ

ทีมงานที่แตกต่างกันอาจใช้กระบวนการจัดการโครงการที่แตกต่างกันส่งผลให้ขาดความรับผิดชอบและการทำงานร่วมกันระหว่างทีม มีเอกสารน้อยมาก (ถ้ามี) และตัวชี้วัดจะถูกรวบรวมตามต้องการเท่านั้น เนื่องจากทีมงานโครงการไม่ได้ทำการวัดตัวชี้วัดจึงไม่มีวิธีการประเมินความสำเร็จของโครงการ

กระบวนการเริ่มต้นไม่จำเป็นต้องเป็นขั้นที่ไม่ดีที่จะเป็นทีมในทุกทีมต้องเริ่มต้นที่ไหนสักแห่ง! Takeaway หลักที่มีขั้นตอนนี้คือการตระหนักถึงการขาดกระบวนการและเอกสารดังนั้นคุณสามารถทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อพัฒนาพวกเขา

ระดับ 2: กระบวนการที่มีโครงสร้างและมาตรฐาน

ในระดับนี้องค์กรใช้การจัดการโครงการขั้นพื้นฐาน แต่เฉพาะสำหรับแต่ละโครงการ ซึ่งหมายความว่าอาจมีการแตกต่างกันไปวิธีการจัดการโครงการใช้งานทั่วทั้งองค์กร ตัวอย่างเช่นทีมการตลาดอาจจัดระเบียบโครงการต่าง ๆ จากทีมขาย เมื่อการขายและการตลาดจำเป็นต้องทำงานร่วมกันการตัดการเชื่อมต่อนี้ทำให้เกิดแรงเสียดทาน

เนื่องจากไม่มีแนวทางการจัดการโครงการในองค์กรที่กว้างขึ้นความสำเร็จของทุกโครงการขึ้นอยู่กับผู้จัดการโครงการแต่ละรายและทีมงานที่ทำงานโครงการเหล่านั้น ตัวชี้วัดจะถูกติดตามในวิธีพื้นฐานที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าความสำเร็จของโครงการปัจจุบัน

หากทีมของคุณอยู่ในระดับนี้คุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง! คุณเป็นมาตรฐานกระบวนการจัดการโครงการของคุณในระดับทีม ตอนนี้คุณสามารถมุ่งเน้นการสร้างแนวทางปฏิบัติมาตรฐานใน บริษัท เพื่อส่งเสริมการทำงานร่วมกันข้ามการทำงานได้มากขึ้น

ระดับ 3: มาตรฐานองค์กรและกระบวนการที่เป็นสถาบัน

ในระดับที่ครบกําหนดระดับนี้องค์กรควรมีระบบการจัดการโครงการที่กำหนดไว้อย่างดีซึ่งเป็นมาตรฐานทั่วทั้งองค์กรบางครั้งเรียกว่าสำนักงานการจัดการโครงการ (PMO). การจัดการมีส่วนร่วมอย่างสม่ำเสมอในการดำเนินกระบวนการใหม่รวมถึงการใช้งานการบริหารการเปลี่ยนแปลงในกรณีที่จำเป็นในการอัปเดตหรือแก้ไขกระบวนการจัดการโครงการทั่วทั้งองค์กร คุณวัดตัวชี้วัด แต่เพียงเพื่อสร้างพื้นฐานไม่ใช่เพื่อการวางแผนเชิงกลยุทธ์

เอกสารในขั้นตอนนี้มีความสำคัญและมีกระบวนการและข้อมูลที่ระบุไว้อย่างชัดเจนว่ากระบวนการทางธุรกิจมาตรฐานใดมีลักษณะอย่างไร หากเหตุฉุกเฉินที่สำคัญทางธุรกิจเกิดขึ้นมีชัดเจนแผนฉุกเฉินในสถานที่เพื่อป้องกันไม่ให้ธุรกิจล้มเหลวอย่างสมบูรณ์

ระดับ 4: กระบวนการที่ถูกจัดการ

ในขั้นตอนนี้องค์กรของคุณจัดแสดงลักษณะทั้งหมดจากระดับสามและผลักดันให้พวกเขาไกลออกไปเล็กน้อย องค์กรในระดับกระบวนการที่ถูกจัดการมีกระบวนการจัดการโครงการที่ชัดเจนและเอกสารประกอบ โครงการนำไปสู่กระบวนการจัดการโครงการมาตรฐานอย่างสม่ำเสมอตลอดระบบองค์กร ในช่วงนี้การจัดการอย่างสม่ำเสมอเริ่มติดตามตัวชี้วัดและดูประสิทธิภาพที่ผ่านมาเพื่อทำการตัดสินใจในโครงการในอนาคต

ในระดับที่สี่การจัดการมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการบรรลุความสำเร็จของโครงการ ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ที่ผ่านมาเอกสารและตัวชี้วัดปัจจุบันพวกเขาสามารถตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการในอนาคตจะถูกจัดตั้งขึ้นเพื่อความสำเร็จ

ระดับ 5: กระบวนการปรับให้เหมาะสม

เมื่อองค์กรมาถึงระดับการจัดการโครงการระดับนี้พวกเขาสามารถเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของพวกเขาให้เหมาะสมกับความต้องการที่ดีที่สุด หนึ่งในตัวระบุหลักของขั้นตอนนี้คือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นกระบวนการในการปรับกระบวนการของคุณในความพยายามที่จะรักษาประสิทธิภาพและประสิทธิผล องค์กรที่เป็นผู้ใหญ่รวมเทคนิคการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเข้าสู่กระบวนการจัดการโครงการของพวกเขา

ทีมงานของคุณไม่เพียง แต่รายงานการวัดเป็นประจำ แต่คุณยังใช้ตัวชี้วัดเหล่านั้นเพื่อสร้างแผนกลยุทธ์ก้าวไปข้างหน้า ในขณะที่องค์กรในระดับสี่ของการตรวจสอบ PMMM ตรวจสอบเพื่อทำการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญ บริษัท ในระดับห้ายังปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างแข็งขัน

10 พื้นที่ความรู้ของการจัดการโครงการ

หากห้าระดับวุฒิภาวะของ PMMM เป็นคอลัมน์ในเมทริกซ์พื้นที่ความรู้ 10 ประการคือแถว พื้นที่ความรู้ที่แตกต่างกันเหล่านี้ถูกระบุโดยคู่มือการบริหารโครงการ (PMI) ของสถาบันการจัดการโครงการความรู้ (PMBOK Guide®) นี่คือมาตรฐานอุตสาหกรรมสำหรับการระบุพื้นที่ความรู้ที่จำเป็นสำหรับการจัดการโครงการ

การจัดการการรวมโครงการ : การประสานงานของชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวต่างกันของโครงการ ซึ่งรวมถึงงานส่วนบุคคลทรัพยากรผู้มีส่วนได้ส่วนเสียการส่งมอบ, และการจัดการพอร์ตโฟลิโอ. พื้นที่ความรู้นี้ระบุว่าชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวเหล่านี้มีการสื่อสารกับสมาชิกในทีมอื่น ๆ อย่างไร

การจัดการขอบเขต : วิธีที่ทีมช่วยให้มั่นใจว่าโครงการเหมาะกับขอบเขตโครงการไม่ว่าจะเป็นเวลางบประมาณหรือทรัพยากรก็ตาม

การจัดการเวลา : คล้ายกับการจัดการขอบเขตโครงการนี่คือวิธีที่ทีมผู้บริหารโครงการใช้เวลาในระหว่างโครงการ

การจัดการต้นทุน : ชุดย่อยของการจัดการขอบเขตนี่คือวิธีที่ทีมจัดการค่าใช้จ่ายของโครงการและหากใช้งบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการคุณภาพ:ทีมใช้กระบวนการของพวกเขาในการผลิตผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพอย่างไร

การจัดการทรัพยากร : ทีมจัดระเบียบกระบวนการจัดการกระบวนการจัดการและเป็นผู้นำในระหว่างโครงการอย่างไร

การจัดการการสื่อสาร:วิธีการสื่อสารโครงการทั้งสองภายในให้กับพนักงานคนอื่น ๆ และภายนอกกับลูกค้าในอนาคตและลูกค้าปัจจุบัน ซึ่งอาจรวมถึงแบบเรียลไทม์และการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทั้งหมดนี้ควรจะบันทึกไว้ในแผนการสื่อสาร .

การบริหารความเสี่ยง : ทีมช่วยบรรเทาเชิงรุกความเสี่ยงของโครงการ. ซึ่งรวมถึงใด ๆแผนฉุกเฉินทีมมีการตอบสนองต่อความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

การจัดการการจัดซื้อ: องค์กรได้รับสินค้าหรือบริการจากผู้ขายภายนอกอย่างไร ซึ่งอาจเป็นไปได้ในระดับโครงการหรือในระดับ บริษัท

การจัดการผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย : วิธีที่ทีมงานของคุณจัดการความคาดหวังจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่แตกต่างกันรวมถึงวิธีการสื่อสารอัพเดตสถานะกับผู้มีส่วนได้เสียต่าง ๆ

วิธีการย้ายจากระดับหนึ่งไปอีกระดับหนึ่ง

หากคุณต้องการย้ายกระบวนการจัดการโครงการของทีมของคุณจากระดับปัจจุบันถึงถัดไปเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องเข้าใจว่ารูปแบบการจัดการโครงการไม่ได้เป็นชุดที่ยาก พวกเขาเป็นแนวทางและลักษณะที่มากขึ้นสำหรับกระบวนการจัดการโครงการที่ดีมีลักษณะอย่างไร

น่าเสียดายที่ไม่มีวิธีมาตรฐานในการรับประกัน บริษัท ของคุณสามารถย้ายจากระดับหนึ่งไปยังอีกระดับหนึ่ง มีหลายปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อความสามารถขององค์กรในการย้ายระดับรวมถึงอุตสาหกรรมที่คุณอยู่วัฒนธรรมของ บริษัทและเป้าหมายการเติบโต

หากคุณรู้สึกว่าเป็นทีมของคุณกำลังดิ้นรนเพื่อย้ายจากระดับหนึ่งไปอีกระดับหนึ่งลองดูที่ 10 พื้นที่ความรู้เพื่อดูว่าทีมของคุณกำลังก้าวหน้าอย่างไร สำหรับแต่ละพื้นที่ความรู้ถามคำถามต่อไปนี้:

คุณได้ก่อตั้ง การจัดการโครงการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ? ถ้าไม่คุณอาจอยู่ในระดับหนึ่งสำหรับพื้นที่ความรู้นี้

คุณมีเอกสารประกอบเกี่ยวกับวิธีการที่องค์กรของคุณประสานงานพื้นที่ความรู้เฉพาะแต่ละแห่งหรือไม่?ถ้าไม่ใช่พื้นที่ความรู้นี้อาจติดอยู่ที่ระดับสอง .

คุณได้รับการปฏิบัติตามมาตรฐานในทุกทีมในองค์กรของคุณหรือไม่?ถ้าไม่คุณมีแนวโน้มที่ระดับสามสำหรับพื้นที่ความรู้นี้

คุณตรวจสอบตัวชี้วัดและประเมินความสำเร็จของโครงการตามแนวทางปฏิบัติที่ได้มาตรฐานหรือไม่?ถ้าไม่ใช่พื้นที่ความรู้นี้อาจอยู่ที่ระดับสี่

คุณกำลังประเมินอีกครั้งอย่างต่อเนื่องว่าทีมของคุณจัดการพื้นที่ความรู้ได้ดีแค่ไหน?หากไม่ได้มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องสามารถช่วยให้คุณเข้าถึงระดับห้าสำหรับพื้นที่ความรู้นี้

เมื่อคุณถามคำถามเหล่านี้คุณสามารถระบุกระบวนการที่คุณจะต้องมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มวุฒิภาวะการจัดการโครงการขององค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่นหากคุณอยู่ในระดับที่หนึ่งคุณจะรู้ว่าการกระทำของการสร้างกระบวนการจัดการโครงการนั้นเพียงพอที่จะชนคุณจนถึงระดับต่อไป

ประโยชน์ของการใช้ประโยชน์จากรูปแบบการจัดการโครงการ

หากคุณต้องการเห็นการปรับปรุงประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการโครงการของคุณเป็นขั้นตอนที่ดีที่จะใช้ นี่คือเหตุผลบางประการที่ทำให้องค์กรของคุณมีประโยชน์

ส่งเสริมความยืดหยุ่น

หนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญของการใช้รูปแบบการจัดการโครงการที่ครบกำหนดเพื่อวิเคราะห์กระบวนการจัดการโครงการปัจจุบันของคุณคือการสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับการเติบโต การสร้างกระบวนการจัดการโครงการที่ชัดเจนช่วยให้ทีมของคุณกรอบคุณต้องวัดประสิทธิภาพโครงการและความสำเร็จอย่างชัดเจน

เมื่อทีมของคุณเริ่มเติบโตใช้ PMMM เพื่อประเมินอีกครั้งว่าสไตล์การจัดการโครงการขององค์กรของคุณจะทำงานให้กับขนาดทีมที่คุณมีหรือไม่ นี่คือเหตุผลที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเป็นแง่มุมสำคัญของระดับห้า - ช่วยให้ทีมของคุณมีความสามารถในการค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขาในขณะที่ทีมเปลี่ยนและเติบโต

ลดการสื่อสารผิดพลาดให้น้อยที่สุด

เมื่อองค์กรของคุณกำหนดรูปแบบมาตรฐานของการจัดการโครงการทุกคนในทีมของคุณมีเครื่องมือและภาษาที่ใช้ร่วมกันทั้งหมดที่จำเป็นในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นหากทีมของคุณใช้ทะเลแอปพลิเคชั่นเช่น Slack, Dropbox, Google Drive และอีเมลอาจเป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าแหล่งที่มาของความจริงที่แท้จริงคืออะไร แต่ถ้าคุณใช้เครื่องมือการจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการจัดการโครงการของคุณคุณสามารถสร้างแหล่งที่มาของความจริงและลดการสื่อสารผิดพลาดให้น้อยที่สุดผู้จัดการงาน UDNช่วยให้คุณประสานงานแผนโครงการและกระบวนการในที่เดียว นอกจากนี้คุณสามารถสร้างเทมเพลตเพื่อสร้างกระบวนการตามมาตรฐานทั่วทั้งองค์กรของคุณ

เมื่อทุกอย่างเป็นมาตรฐานและทุกคนใช้กระบวนการเดียวกันทีมของคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับไฟล์และเอกสารที่ขาดหายไป สมาชิกในทีมแต่ละคนรู้ว่าจะหาข้อมูลที่ต้องการได้ที่ไหน

เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจ

เมื่อทีมของคุณมีโครงสร้างที่เป็นมาตรฐานสำหรับการจัดการงานของพวกเขาพวกเขาไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับวิธีการสื่อสาร พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญในการทำงาน สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลาและแบนด์วิดธ์จิต ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีความหมายที่ช่วยให้ บริษัท ของคุณเติบโตแทนที่จะทำมะเร็งทำงานเกี่ยวกับงานเช่นเดียวกับการถอดรหัสเธรดอีเมลและการไล่ล่าการอนุมัติ

ขึ้นระดับการจัดการโครงการของคุณด้วยผู้จัดการงาน UDN

หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดในการเริ่มปรับปรุงกระบวนการจัดการโครงการของทีมของคุณคือการสร้างแหล่งความจริงกลาง ใช้เครื่องมือการจัดการงานเช่นผู้จัดการงาน UDNสามารถช่วยให้การจัดการโครงการของคุณเป็นผู้ใหญ่ในระดับต่อไป